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Visualizar sus datos con el generador de tableros de Lightning

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Explicar la diferencia entre gráficos de reportes y tableros.
  • Crear un tablero y un reporte subyacente.

Crear tableros

Ursa Major Solar confía en tener unos reportes excelentes para tomar decisiones como a quién llamar hoy, pero a veces necesitan la imagen significativa. Entra en el tablero, con una capacidad inigualable de resumir y mostrar datos de Salesforce en formato de gráfico.

Los tableros de Salesforce presentan varios reportes en paralelo usando componentes de tablero en un formato de página de un único tablero. Los componentes de tablero se muestran en varios tipos de gráficos, tablas, mediciones e indicadores, y puede personalizar la forma en la que se agrupan los datos, se resumen y se muestran para cada componente. El generador de tableros es una interfaz intuitiva para la generación de tableros desde reportes de origen que creó en Salesforce.

Además de los tableros, tiene también opciones para agregar gráficos a formatos de página de registro y reportes. Siga leyendo para aprender cómo visualizar datos con gráficos de reportes y componentes de tablero.

Generador de tableros

Conozca el generador de tableros, su forma de visualizar sus datos para un consumo sencillo de un vistazo. Inicie el generador de tableros desde la ficha Tableros haciendo clic en Nuevo tablero. Ingrese un nombre para su tablero y haga clic en Crear.

Inserte un componente en su tablero haciendo clic en + Componente, o agregue un filtro haciendo clic en + Filtro [1]. Cuando se le solicite, seleccione un reporte y un tipo de gráfico para su nuevo componente, o un campo y un criterio para un filtro. Cada componente muestra datos desde un reporte. Después de agregar un componente, haga clic en él para cambiarle el tamaño, eliminarlo o cambiar su reporte de origen (Lápiz de modificación) [2]. Coloque sus componentes arrastrando y soltándolos [3]. Un formato de tabla con capacidad de respuesta admite componentes de diferentes tamaños en diversos órdenes [4].

Editor de tablero

Cuando seleccione el tipo de componente, tenga en cuenta lo siguiente:

Tipo de componente Cuándo se debe utilizar
gráfico de barras horizontales gráfico de barras verticales gráfico de barras horizontales apiladas gráfico de barras horizontales apiladas gráfico de líneas gráfico de anillos gráfico de embudo gráfico de dispersión
Utilice un gráfico cuando desee mostrar datos gráficamente. Puede elegir entre varios tipos de gráficos.
indicador
Utilice un gráfico de indicador si tiene un único valor que desee mostrar en un rango de valores personalizados
medición

Utilice una medición si tiene un valor clave para mostrar.

tabla Lightning tabla heredada
Utilice una tabla para mostrar un conjunto de datos de reportes en forma de columnas.

Por último, al seleccionar un reporte de origen para usarlo en un componente de tablero, recuerde que no puede seleccionar los reportes unidos ni los reportes de tendencias históricas.

Crear un tablero

Roberto mencionó a María en Chatter para pedirle una revisión exhaustiva de las oportunidades en curso de ventas de Ursa Major Solar. Vamos a ayudar a María a crear un tablero para Roberto. En primer lugar, crearemos el reporte de origen que utilizamos en el tablero. Vamos a crear un reporte simple de Prospectos.

  1. Haga clic en la ficha Reportes, haga clic en Reporte nuevo, y seleccione Prospectos como el tipo de reporte. Haga clic en Continuar.
  2. Haga clic en Filtros y modifique estos filtros estándar:
    1. Para el filtro estándar Mostrarme, seleccione Todos los prospectos. Haga clic en Aplicar.
    2. Para el filtro estándar Campo de fecha, seleccione Fecha de creación. Para Intervalo, seleccione Siempre. Haga clic en Aplicar.
  3. Haga clic en Detallar y agrupe filas por Origen de prospectos. Desde la búsqueda Agregar grupo..., seleccione Origen de prospectos.
  4. Asegúrese de que estas columnas están incluidas en su reporte: Propietario de prospecto, Nombre, Apellidos, Título, Compañía/Cuenta, Intervalo, Calle, Email.
  5. Haga clic en Guardar, asigne a su reporte el nombre Prospectos por origen de prospecto y acepte el nombre único generado automáticamente.
  6. Haga clic en Ejecutar. El reporte debería tener un aspecto parecido a este: Reporte de prospectos por origen Nota En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su reporte en tiempo de ejecución.

Ahora que se creó su reporte, visualicémoslo utilizando un componente de tablero.

  1. En la ficha Tableros, haga clic en Tablero nuevo.
  2. Asigne a su tablero el nombre Tablero de prospectos y, opcionalmente, ingrese una descripción.
  3. Haga clic en Crear.
  4. Para insertar un componente, haga clic en + Componente.
  5. Desde Seleccionar reporte, elija el reporte Prospectos que creó antes, Prospectos por origen de prospectos, y haga clic en Seleccionar. En Agregar componente, seleccione el gráfico de anillos. Adición de un componente de tablero
  6. Asegúrese de que su componente se titula Prospectos por origen de prospectos.
  7. Opcionalmente, otorgue a su componente un subtitulo y pie de página.
  8. Haga clic en Agregar. Su nuevo componente aparece en el tablero.
  9. Opcionalmente, cambie el tamaño de su componente de tablero haciendo clic en él, luego arrastrando las esquinas y laterales.
  10. Haga clic en Guardar y, a continuación, en Listo. Su comando debería tener un aspecto similar a este. Ejemplo de tablero de prospectos

¡Excelente trabajo! Acaba de generar un reporte y un tablero sencillos para la visualización de prospectos por origen.

Tableros dinámicos: Seleccionar qué personas ven un tablero

Con los tableros dinámicos, cada usuario visualiza los datos a los que tiene acceso sin necesidad de crear tableros separados para cada usuario.

Esto significa que se puede utilizar un solo tablero potente para múltiples usuarios en su compañía, porque el usuario que inició sesión que está visualizando el tablero visualiza los datos que debe ver, basándose en la configuración de seguridad y colaboración.

Observemos un ejemplo con Ursa Major Solar. Imaginemos que el equipo de ventas está compuesto de un vicepresidente, cuatro gestores de ventas y 40 representantes de ventas, 10 representantes por gestor. María necesita crear tableros que mostrarán las siguientes estadísticas, restringidas según función y jerarquía:

Función Total de reservas Porcentajes de cierres por competidor Número de actividades por tipo de reunión
Representante de ventas Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Responsable de ventas Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Vicepresidente de ventas Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad

Los representantes de ventas sólo deberían ver sus datos; los gestores sólo deberían ver los datos de los representantes que gestionan y el vicepresidente debería ver los datos de todo el equipo. En este escenario, María normalmente tendría que crear 45 tableros diferentes, uno para cada persona. Además, debería crear varias carpetas para gestionar los derechos de acceso.

Con los tableros dinámicos, puede crear únicamente dos tableros y guardarlos en una única carpeta. Todo lo que necesita es:

  • Un tablero dinámico para los representantes de ventas con los siguientes componentes:
    • Un medidor de las reservas totales
    • Una tabla de actividades por tipo de reunión
  • Un tablero dinámico para los representantes de ventas y el vicepresidente con los siguientes componentes:
    • Un medidor de las reservas totales
    • Un gráfico de columnas del porcentaje de cierres por competidor

Todos los usuarios sólo verán datos a los que puedan acceder. Los representantes de ventas verán sus propias reservas y actividades. Los gestores verán las reservas y porcentajes de datos de los representantes que gestionan. El vicepresidente ve las reservas y porcentajes de cierres de todo el equipo. Como los indicadores son los mismos para los gestores y el vicepresidente, puede utilizar el mismo tipo de tablero dinámico para ambas funciones. La función de tableros dinámicos reduce el número de tableros necesarios de 45 a dos.

Los gestores que tengan el permiso “Ver los tableros de Mi equipo” o “Ver todos los datos” pueden establecer una opción para obtener una vista previa del tablero desde el punto de vista de los usuarios que están por debajo en la jerarquía de funciones.

Configurar un tablero dinámico

  1. En la ficha Tableros, cree un tablero nuevo o modifique uno existente.
  2. Abra el menú Propiedades haciendo clic en Modificar propiedades de tablero.
  3. Bajo Ver tablero como, seleccione cómo las personas ven el tablero:
    • Yo: Los lectores de tableros ven datos en el tablero de acuerdo con su acceso a datos. Por ejemplo, si solo puede ver Oportunidades en Canadá, los lectores de tableros solo ven datos acerca de Oportunidades en Canadá.
    • Otra persona: Los lectores del tablero ven datos en el tablero de acuerdo con el nivel de acceso de datos de quienquiera que especifique. Por ejemplo, so elige alguien que puede ver Oportunidades desde cualquier país, los lectores del tablero ven datos acerca de Oportunidades de todos los países.
    • El visor del tablero: Los lectores del tablero ven datos como sí mismos, de acuerdo con su propio acceso a datos. Estos tipos de tableros a menudo se denominan tableros dinámicos. Su organización puede tener hasta 5 tableros dinámicos para Enterprise Edition, 10 para Unlimited Edition y Performance Edition, y 3 para Developer Edition. Los tableros dinámicos no están disponibles en otras ediciones. Puede haber tableros dinámicos adicionales para su compra. Tome nota de estas limitaciones para los tableros dinámicos:
      • No puede seguir componentes en tableros dinámicos.
      • No puede guardar tableros dinámicos en carpetas privadas.
      • No puede programar actualizaciones para tableros dinámicos. Deben actualizarse manualmente.
  4. También puede seleccionar opcionalmente Permitir a visores de tablero elegir como quién visualizan el tablero para permitir que un usuario con los permisos de usuario apropiados seleccione cómo ven el tablero. Con el permiso de usuario “Ver los tableros de mi equipo”, el lector puede ver el tablero como sí mismo o como cualquiera por debajo de ellos en la jerarquía de funciones. Con el permiso de usuario “Ver todos los datos”, el lector puede ver el tablero como cualquiera.
  5. Desde la ventana Propiedades, haga clic en Guardar. A continuación, desde el Generador de tableros, haga clic en Guardar de nuevo.

Cuando las personas abren su tablero, ven datos como la persona que especificó.

Crear gráficos

Gráficos de reporte

Si no desea crear un tablero, pero solo desea agregar un gráfico a su reporte, los gráficos de reporte pueden ser una buena opción. Los gráficos de reporte le permiten colocar un solo gráfico justo en la parte superior de su reporte, por lo que cuando visualice el reporte, puede ver el gráfico y los resultados del reporte en una sola vista.

A continuación verá cómo agregar un gráfico de reporte:

  1. En la ficha Reportes, abra el reporte que creó antes, Prospectos por origen de prospectos.
  2. Un gráfico podría aparecer en la parte superior de su reporte. En caso contrario, haga clic en el icono de gráfico Botón de gráfico. Puede mostrar u ocultar el gráfico siempre que quiera haciendo clic en el icono.

¡Listo! Su reporte ahora tiene un gráfico.