Empiece a realizar un seguimiento de su progreso
Inicio de Trailhead
Inicio de Trailhead

Crear reportes con el Generador de reportes

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Utilizar el generador de reportes con función de arrastrar y soltar.
  • Explicar el valor de usar filtros, filtros cruzados y lógica de filtro.
  • Crear un reporte tabular.

Utilizar el generador de reportes

Cuando crea un reporte en Salesforce, el criterio que ingresa es fundamentalmente una pregunta que está formulando y los resultados devueltos son la respuesta. Pero para formular una pregunta, debe hablar el idioma de la base de datos. ¡Buenas noticias! Salesforce incluye un traductor integrado, permitiéndole formular todas las preguntas que desee a la base de datos a través de una interfaz de apuntar y hacer clic. Conozca el generador de reportes de arrastrar y soltar, su forma de obtener las respuestas que necesite acerca de sus datos.

Seleccionar un tipo de reporte

Para abrir el generador de reportes desde la ficha Reportes, haga clic en Nuevo reporte. A continuación, seleccione un tipo de reporte.

La selección del tipo de reporte adecuado es uno de los pasos más importantes en la generación de un reporte. Cuando elige un tipo de reporte, elige los registros y los campos que podrá ver en su reporte. En este punto, pulsemos el botón Pausa y asegúrese de comprender la estructura de los tipos de reporte.

Cada tipo de reporte tiene una relación de objeto principal y un formato de campo.

La relación de objeto determina qué registros incluye el tipo de reporte. Los objetos son entidades estándar o personalizadas de Salesforce, como oportunidades, cuentas y productos. Cada relación de objeto especifica un objeto principal, como las oportunidades, y, de forma opcional, uno o varios registros relacionados. Si especifica solamente un objeto principal, su tipo de reporte incluirá solo los registros de ese objeto. Si también especifica un objeto relacionado, como productos, entonces su tipo de reporte incluirá objetos principales con (o sin, en función de la configuración) objetos relacionados. Por ejemplo, el tipo de reporte Oportunidades con productos incluye registros de oportunidades que tienen al menos un registro de producto relacionado. Si agrega un objeto relacionado, aquí puede ver cómo configurar la relación de objeto de un tipo de reporte:

  • Objeto principal con objeto relacionado: Los registros devueltos solo son aquellos donde el objeto principal tiene al menos un registro de objeto relacionado. En nuestro ejemplo de Oportunidades con productos, los únicos registros que se pueden mostrar en el reporte pueden ser oportunidades que tienen al menos un registro de producto relacionado.
  • Objeto principal con o sin objeto relacionado: Los registros devueltos son aquellos donde el objeto principal puede o no tener un registro de objeto relacionado. Si creáramos un tipo de registro personalizado Oportunidades con o sin productos, las oportunidades se mostrarían tanto si tienen como si no tienen un registro de producto relacionado.

Puede tener hasta cuatro objetos relacionados y cada uno puede tener la distinción “con” o “con o sin”.

Página de descripción general de conjuntos de permisos

El formato de campo determina qué campos incluye el tipo de reporte. Normalmente, los campos se traducen en “columnas” en un reporte. Una única instancia de un objeto (un registro) se describe por un conjunto de campos, y cada campo también tiene un tipo. Los tipos de campo incluyen Texto, Número, Casilla de verificación y Fecha/Hora. Por ejemplo, cada registro de oportunidad tiene campos (con el tipo de campo entre paréntesis) como Nombre de la cuenta (Texto), Cantidad (Número), Cerrada (Casilla de verificación) y Fecha de cierre (Fecha/Hora).

¿No ve los campos que desea después de seleccionar un tipo de reporte? ¿Hay demasiados campos? Puede que necesite crear o modificar un tipo de reporte personalizado que agregue u oculte campos. Para crear, modificar o revisar tipos de reportes, en Configuración, ingrese Tipos de reporte en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Tipos de reporte.

Nota

Nota

No puede modificar tipos de reporte estándar.

En la próxima sección, profundizaremos en cómo puede utilizar filtros para obtener resultados específicos.

Utilizar filtros

Cuando utilice el generador de reportes para formular una pregunta acerca de sus datos, los filtros y la lógica de filtros le permiten ser más específico. Además, los límites de fila le ayudan a limitar la respuesta que recibe. Primero, echemos un vistazo de alto nivel a estas funciones y le guiaremos durante el proceso de creación de un filtro.

Puede filtrar los datos en un reporte utilizando las siguientes opciones de filtro.

Tipo de filtro
Descripción
Filtro estándar
Los filtros estándar se aplican de forma predeterminada a la mayoría de los objetos. Los diversos objetos tienen filtros estándar diferentes, pero la mayoría de los objetos incluyen los filtros estándar Mostrar y Campo de fecha. Mostrar filtra los objetos con agrupaciones comunes (como “Mis cuentas” o “Todas las cuentas”). Campo de fecha filtra por un campo (como Fecha de creación o Última actividad) y un intervalo de fechas (como “Siempre” o “El mes pasado”).
Filtro de campo
Los filtros de campo están disponibles para reportes, vistas de listas, reglas de flujo de trabajo y otras áreas de la aplicación. Para cada filtro defina el campo, operador y valor. Con los reportes de tablas, de resumen y matriciales, puede arrastrar un campo desde el panel Campos al panel Filtros para agregar un filtro de reporte.
Lógica de filtro
Agregue condiciones booleanas para controlar cómo se evalúan los filtros de campo. Debe agregar al menos 1 filtro de campo antes de aplicar la lógica de filtro.
Filtro cruzado
Filtre un reporte por el objeto secundario utilizando las condiciones CON o SIN. Agregue subfiltros para continuar filtrando por campos en el objeto secundario. Por ejemplo, si tiene un filtro cruzado de Cuentas con oportunidades, haga clic en Agregar filtro de oportunidades y cree el subfiltro Nombre de oportunidad igual a ACME para ver únicamente esas oportunidades.
Límite de filas
En los reportes tabulares, seleccione el número máximo de filas que se mostrarán y seleccione el campo y el orden de clasificación. Puede utilizar un reporte tabular como reporte de origen para una tabla de tablero o componente de gráfico si limita el número de filas que devuelve.

Ahora que ya tenemos eso, ayudemos a María a crear y filtrar un reporte. Lance Park, el representante de ventas, mencionó a María en Chatter para pedirle un reporte de cuentas de clientes directos.

  1. Vaya a Reportes y haga clic en Nuevo reporte.
  2. Seleccione el tipo de reporte “Cuentas” y haga clic en Continuar.
  3. Para empezar a filtrar, haga clic en Filtros.
  4. Haga clic en el filtro estándar Mostrar y seleccione Mis cuentas. Haga clic en Aplicar.
  5. Haga clic en el filtro estándar Campo de fecha y seleccione Fecha de creación. Para Intervalo, seleccione Siempre. Haga clic en Aplicar.
  6. En el panel de filtros, haga clic en Agregar filtro... para incluir un filtro de campo.
    1. Seleccione un campo desde la primera lista desplegable. Para este ejemplo, elijamos Tipo.
    2. Defina el operador de filtro como Igual.
    3. Bajo Valor, seleccione Cliente: Directo y haga clic en Aplicar.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Guarde su reporte con el nombre Cuentas de cliente directo y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.

¡Buen trabajo! Creó un filtro de reporte que muestra todas sus cuentas donde el tipo = Ciente: Directo. Haga clic en Ejecutar para ver sus resultados. En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su reporte en tiempo de ejecución.

A continuación se incluye un acceso directo práctico. Al crear un filtro, pruebe a arrastrar un campo del panel de campos al panel de filtros. ¡Voilà! Está listo para crear su siguiente filtro. También puede utilizar la función de tecleo anticipado para localizar un campo. ¡Obtuvo opciones!

En el ejemplo anterior, usamos el operador Equals para crear nuestro filtro, pero hay numerosos operadores que puede usar para crear sus reportes. Sin embargo, una pequeña advertencia: Vigile de cerca su desempeño al usar Not Equals como operador. Puede hacer que su reporte se ralentice o agote el tiempo de espera. Consulte la lista completa de operadores de filtro en la Referencia de operadores de filtro.

Utilizar filtros de objeto cruzado

Ahora que ha creado un filtro, pasemos al siguiente nivel con filtros de objeto cruzado o “filtros cruzados”. Estos tipos de filtro le permiten ampliar sus reportes a objetos relacionados con los objetos originales definidos en el tipo de reporte. Los filtros cruzados le ayudan a ajustar sus resultados, sin escribir códigos o utilizar fórmulas. El caso de uso más común es reportes de excepción. Aquí tiene algunos ejemplos de lo que el equipo de ventas de Ursa Major Solar ha solicitado.

  • Cuentas con oportunidades: Cuentas con oportunidades estancadas en las primeras etapas del ciclo de ventas. A Lance le gustaría pasar la tarde dando divulgación a estas cuentas para ver si puede moverlas a las siguientes etapas.
  • Oportunidades inactivas: oportunidades sin actividad en los últimos 90 días. Erin no quiere desperdiciar tiempo llamando a estas oportunidades.
  • Contactos huérfanos: contactos sin cuentas. Lincoln quiere agregar estos contactos a cuentas, o eliminarlos.

Ahora María puede ayudar al equipo creando un reporte con un filtro cruzado.

  1. Vaya a Reportes y haga clic en Nuevo reporte.
  2. Seleccione el tipo de reporte “Cuentas” y haga clic en Continuar.
  3. Haga clic en Filtros, luego establezca el intervalo Fecha de creación como Siempre.
  4. Haga clic en la flecha Más acciones y seleccione Agregar filtro cruzado.
    Agregar filtro cruzado
  5. Seleccione un objeto principal de la lista desplegable Mostrar. Su elección determina qué objetos relacionados verá en la lista de objetos secundarios. Seleccione Cuentas.
  6. Seleccione con como el operador.
  7. Seleccione un objeto secundario de la lista desplegable Objeto secundario o búsquelo por su nombre. La lista desplegable contiene todos los objetos secundarios posibles de su objeto principal seleccionado. Seleccione Oportunidades y haga clic en Aplicar.
  8. De forma opcional, agregue subfiltros:
    1. Haga clic en Agregar filtro de oportunidades.
    2. Seleccione un campo. El objeto secundario en el filtro cruzado determina los campos disponibles. Por ejemplo, si su filtro cruzado es Cuentas con oportunidades, puede utilizar campos de oportunidad para su subfiltro. Seleccione Etapa para nuestro subfiltro.
    3. Seleccione equals para el operador.
    4. Bajo Valores, seleccione Prospectos, Cualificación, Necesita análisis y Propuesta de valor.
    5. Haga clic en Aplicar.
  9. Haga clic en Guardar.
  10. Asigne el nombre al reporte Cuentas con Oportunidades de etapas iniciales. Haga clic en Guardar.

¡Excelente trabajo! Creó un reporte que muestra cuentas relacionadas con oportunidades de etapas iniciales. Además, si tiene otras formas en que desea buscar la relación entre cuentas y oportunidades, continúe y agregue subfiltros adicionales.

Utilizar lógica de filtro

La lógica de filtro le permite aplicar filtros basándose en condiciones. Supongamos que Erin quiere ver las cuentas que sean de clientes directos o distribuidores de componentes solares de Ursa Major. Al filtrar un reporte estándar de Cuentas, Erin obtendrá lo siguiente:

  1. Propietario de cuenta igual a Erin Donaghue
  2. Tipo igual a Cliente - Directo
  3. Tipo igual a Socio/distribuidor directo

Pero los filtros 2 y 3 entran en conflicto entre sí, lo que hace que el reporte no devuelva ningún dato. Para hacer que este reporte funcione según lo esperado, debemos agregar una lógica de filtro. Para agregar la lógica de filtro, abra el panel de filtros del Generador de reportes haciendo clic en FILTROS. A continuación, haga clic en Agregar lógica de filtro. Finalmente, especifique cómo se deben aplicar los filtros al reporte. Estos son los operadores disponibles para aplicar la lógica de filtro.

Operador
Definición
Y
Busca registros que coincidan con ambos valores.
OR
Busca registros que coincidan con alguno de los dos valores.
NOT
Busca registros que excluyan valores.

Para dar a Erin lo que busca, estableceremos la lógica de filtro en 1 Y (2 O 3). Ahora, el reporte solo contiene cuentas que son propiedad de Erin de clientes o distribuidores. Con este reporte, Erin se asegurará de batir récords con sus cuotas este trimestre.

Nota

Nota

Cada vez que agregue un filtro, vuelva a revisar su lógica de filtro para asegurarse de que aún es correcta.

La lógica de los filtros no se aplica a los filtros cruzados.