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Asignar formato a reportes

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir formatos de reporte: tabular, de resumen y matricial.
  • Crear un reporte matricial.

Utilizar formatos de reportes

Existen tres formatos de reporte disponibles: Tabular, Resumen y Matricial. Tabular es el formato predeterminado.

Formato de reportes Caso de uso principal Compatible con tableros Compatible con gráficos de reporte Campos de depósitos** Fórmulas** Fórmulas de objeto cruzado**
Tabular Realizar una lista Icono de verificación que indica disponibilidad*
Icono de verificación que indica disponibilidad

Resumen Agrupar y resumir Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad
Matriz Agrupar y resumir, por fila y columna Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad Icono de verificación que indica disponibilidad

* Límite de filas obligatorio. Obtenga más información aquí.

** Los campos de depósitos y fórmulas no está cubiertos en este módulo.

Echemos un vistazo a la creación de un reporte de muestra para cada formato de reporte.

Reportes tabulares

Los reportes tabulares son la forma más sencilla y rápida de consultar sus datos. Parecidos a las hojas de cálculo, están compuestos simplemente por un conjunto ordenado de campos en columnas, con cada registro coincidente indicado en una fila. Se suelen utilizar mejor para tareas como la generación de listas de correo. Cuando Lincoln preguntó a María por un reporte de todas las oportunidades abiertas, María sabía que un informe tabular se ajustaría a las necesidades.

Vamos a ayudar a María a crear el reporte tabular.

Nota

Nota

En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su reporte en tiempo de ejecución.

  1. En Reportes, haga clic en Nuevo reporte, seleccione el tipo de reporte Oportunidades y haga clic en Continuar.
  2. Haga clic en Filtros y luego aplique los siguientes filtros:
    1. Para el filtro estándar Mostrar, seleccione Todas las oportunidades y haga clic en Listo.
    2. Para el filtro estándar Estado de oportunidad, seleccione Abierta y haga clic en Aplicar.
    3. Para el filtro estándar de fecha, seleccione Fecha de creación y Año fiscal actual para el intervalo y haga clic en Aplicar.
      Para unos resultados más rápidos, establezca siempre el intervalo de fecha más pequeño que pueda. Si su reporte tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.
  3. Las siguientes columnas deben ya estar incluidas en su reporte: Nombre de oportunidad, Tipo, Origen de prospecto, Fecha de cierre, Siguiente paso, Etapa, Probabilidad (%), Periodo fiscal, Edad, Fecha de creación, Propietario de oportunidad, Función de propietario, Nombre de cuenta.
  4. Haga clic en Guardar.
  5. Nombre su reporte Oportunidades abiertas este año.
  6. Ingrese una descripción y guarde el reporte en la carpeta Reportes públicos.
  7. Haga clic en Ejecutar. El reporte debería tener un aspecto parecido a este:
Ejemplo de reporte tabular

Reportes de resumen

Los reportes de resumen son parecidos a los reportes tabulares, excepto que también le permiten agrupar filas de datos, visualizar subtotales y crear gráficos. Los reportes de resumen ofrecen muchas más opciones para organizar los datos, y son excelentes para su uso en tableros. ¡Sí!

Los reportes de resumen son los caballos de batalla de la creación de reportes: los usuarios suelen observar que la mayoría de sus reportes tienden a tener este formato.

Roberto Alvarez, director de operaciones de Ursa Major Solar, desea revisar todos los casos de asistencia al cliente abiertos, agrupados por prioridad. María puede ayudar a Roberto creando un reporte de resumen.

Nota

Nota

En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su reporte en tiempo de ejecución.

  1. Desde la ficha Reportes, haga clic en Nuevo reporte, seleccione el tipo de reporte Casos en la carpeta Reportes de servicio de atención al cliente y haga clic en Continuar.
  2. Haga clic en Filtros y luego aplique estos filtros estándar:
    1. Para Mostrar, seleccione Todos los casos y haga clic en Aplicar.
    2. Para Campo de fecha, seleccione Fecha de apertura y Siempre para el intervalo. A continuación, haga clic en Aplicar.
  3. Desde la lista de selección Agregar filtro..., aplique un filtro de campo para casos donde Abierto es igual a Verdadero.
    1. Busque y seleccione Abrir.
    2. Desde la lista de selección, seleccione Verdadero y haga clic en Aplicar.
  4. Verifique que estas columnas aparecen en su reporte: Propietario de caso, Asunto, Fecha/Hora de apertura, Antigüedad, Abierto, Cerrado y Nombre de cuenta. Si es necesario, agréguelas.
  5. Para hacer que este reporte sea un reporte de resumen, necesita agrupar filas. Para agrupar filas, primero haga clic en Esquema.
  6. Bajo AGRUPAR FILAS, desde la lista de selección Agregar grupo..., seleccione Prioridad. Creación de un reporte de resumen
  7. Para ver solo los totales de cada nivel de prioridad, desactive Filas de detalle en la parte inferior de la página de vista previa.
  8. Guarde el reporte como Casos abiertos Siempre, y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
  9. Ingrese una descripción, elija la carpeta Reportes públicos y haga clic en Guardar.
  10. Haga clic en Ejecutar. El reporte debería tener un aspecto parecido a este: Ejemplo de reporte de resumen
Nota

Nota

Haga clic en Filas de detalles para alternar entre mostrar y ocultar columnas en su reporte de resumen.

Reportes matriciales

Los reportes matriciales le permiten agrupar registros tanto por filas como por columnas. Estos reportes son los que requieren más tiempo para su configuración, pero también proporcionan la vista más detallada de nuestros datos.

¿Por qué desea utilizar un reporte matricial? Si está buscando una descripción de los datos de un vistazo, especialmente para algo como totales de ingresos o cantidad de producto vendido, el formato de reporte matricial es para usted.

Construyamos un reporte matricial. Sita, directora general, está planificando el próximo año, y quiere saber las previsiones de ingresos, mes a mes.

Empecemos ayudando a María a crear el reporte básico. En este paso, crearemos un reporte matricial mostrando ventas por tipo para cada mes.

  1. En la ficha Reportes, haga clic en Nuevo reporte, seleccione el tipo de reporte Oportunidades y haga clic en Continuar.
  2. Haga clic en Filtros y luego aplique estos filtros estándar:
    1. Para el filtro estándar Mostrar, seleccione Todas las oportunidades y haga clic en Listo.
    2. Para el filtro estándar Estado de oportunidad, seleccione Cerrada ganada y haga clic en Aplicar.
    3. Para el filtro estándar Campo de fecha, seleccione Fecha de cierre. Para Intervalo, seleccione Año fiscal actual. Haga clic en Aplicar.
      Para unos resultados más rápidos, establezca siempre el intervalo de fecha más pequeño que pueda. Si su reporte tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.
  3. Para resumir el reporte por Suma de importe, haga clic en la flecha desplegable Más acciones en la columna Importe. A continuación, haga clic en Resumir y seleccione Suma.
  4. Para cambiar el formato del reporte a matricial, primero agrupe las filas por Mes de cierre y las columnas por Tipo. Para empezar a agrupar, haga clic en Esquema.
    1. Bajo AGRUPAR FILAS, desde la lista de selección Agregar grupo..., seleccione Mes de cierre.
    2. Bajo AGRUPAR COLUMNAS, desde la lista de selección Agregar grupo..., seleccione Tipo.
  5. Es posible que desee ocultar los detalles del reporte al visualizar un reporte matricial. Los reportes matriciales son habitualmente más fáciles de consumir con detalles ocultos. Para ocultar los detalles del reporte, desactive Filas de detalles.
  6. Guarde su reporte con el nombre Oportunidades por suma de importe y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
  7. Haga clic en Ejecutar reporte.
  8. El reporte debería tener un aspecto parecido a éste. Ejemplo de reporte matricial