Dar formato al informe
Objetivos de aprendizaje
Utilizar formatos de informes
Existen tres formatos de informe disponibles: Tabular, Resumen y Matricial. Tabular es el formato predeterminado.
Formato de informes | Caso de uso principal | Compatible con tableros | Compatible con gráficos de informe | Campos de depósitos** | Fórmulas** | Fórmulas de objeto cruzado** |
---|---|---|---|---|---|---|
Tabular | Realizar una lista | * | ||||
Resumen | Agrupar y resumir | |||||
Matriz | Agrupar y resumir, por fila y columna |
* Límite de filas obligatorio. Obtenga más información aquí.
** Los campos de depósitos y fórmulas no está cubiertos en este módulo.
Echemos un vistazo a la creación de un informe de muestra para cada formato de informe.
Informes tabulares
Los informes tabulares son la forma más sencilla y rápida de consultar sus datos. Parecidos a las hojas de cálculo, están compuestos simplemente por un conjunto ordenado de campos en columnas, con cada registro coincidente indicado en una fila. Se suelen utilizar mejor para tareas como la generación de listas de correo. Cuando Lincoln preguntó a María por un informe de todas las oportunidades abiertas, María sabía que un informe tabular se ajustaría a las necesidades.
Vamos a ayudar a María a crear el informe tabular.
- En Reports (Informes), haga clic en New Report (Nuevo informe), seleccione el tipo de informe Opportunities (Oportunidades) y haga clic en Start Report (Comenzar informe).
- Haga clic en Filters (Filtros) y luego aplique los siguientes filtros:
- Para el filtro estándar Show Me (Mostrar), seleccione All opportunities (Todas las oportunidades) y haga clic en Done (Listo).
- Para el filtro estándar Opportunity Status (Estado de oportunidad), seleccione Open (Abierta) y haga clic en Apply (Aplicar).
- Para el filtro de fecha estándar, seleccione Created Date (Fecha de creación) y All Time (Siempre) para el intervalo. Haga clic en Apply (Aplicar).
Para su instancia de Trailhead Playground, se recomienda All Time (Siempre) para el intervalo, pero para resultados más rápidos en su entorno de producción, establezca siempre el intervalo de fechas más pequeño que pueda. Si su informe tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.
- Las siguientes columnas deben ya estar incluidas en su informe: Opportunity Name (Nombre de oportunidad), Type (Tipo), Lead Source (Origen de prospecto), Amount (Cantidad), Close Date (Fecha de cierre), Next Step (Siguiente paso), Stage (Etapa), Probability (Probabilidad) (%), Fiscal Period (Periodo fiscal), Age (Edad), Created Date (Fecha de creación), Opportunity Owner (Propietario de oportunidad), Owner Role (Función de propietario), Account Name (Nombre de cuenta).
- Haga clic en Save (Guardar).
- Asigne el nombre
Open Opportunities This Year
(Oportunidades abiertas este año) a su informe. - Ingrese una descripción y guarde el informe en la carpeta Informes públicos.
- Haga clic en Run (Ejecutar). El informe debería tener un aspecto parecido a este:
Informes de resumen
Los informes de resumen son parecidos a los informes tabulares, excepto que también le permiten agrupar filas de datos, visualizar subtotales y crear gráficos. Los informes de resumen ofrecen muchas más opciones para organizar los datos, y son excelentes para su uso en tableros. ¡Sí!
Los informes de resumen son los caballos de batalla de la creación de informes: los usuarios suelen observar que la mayoría de sus informes tienden a tener este formato.
Roberto Alvarez, director de operaciones de Ursa Major Solar, desea conocer qué cantidad de los casos de clientes cerrados de las compañías eran de prioridad alta, media o baja. María puede ayudar a Roberto creando un informe de resumen.
- En la ficha Reports (Informes), haga clic en New Report (Nuevo informe), seleccione la categoría Customer Support Reports (Informes de asistencia de clientes) y haga clic en Start Report (Comenzar informe).
- Haga clic en Filters (Filtros) y luego aplique estos filtros estándar:
- Para Show Me (Mostrar), seleccione All Cases (Todos los casos) y haga clic en Apply (Aplicar).
- Para Date Field (Campo de fecha), seleccione Opened Date (Fecha de apertura) y All Time (Siempre) para el intervalo. A continuación, haga clic en Apply (Aplicar).
- Desde la lista de selección Add filter… (Agregar filtro…), aplique un filtro de campo para casos en el que Closed (Cerrado) sea igual a True (Verdadero).
- Busque y seleccione Closed (Cerrado).
- Desde la lista de selección, seleccione True (Verdadero) y haga clic en Apply (Aplicar).
- Verifique que estas columnas aparecen en su informe: Case Owner (Propietario de caso), Subject (Asunto), Date/Time Opened (Fecha/Hora de apertura), Age (Antigüedad), Open (Abierto), Closed (Cerrado), y Account Name (Nombre de cuenta). Si es necesario, agréguelas.
- Para hacer que este informe sea un informe de resumen, necesita agrupar filas. Para agrupar filas, primero haga clic en Outline (Esquema).
- Bajo GROUP ROWS (AGRUPAR FILAS), desde la lista de selección Add group... (Agregar grupo), seleccione Priority (Prioridad).
- Para ver solo los totales de cada nivel de prioridad, desactive Detail Rows (Filas de detalle) en la parte inferior de la página de vista previa.
- Guarde el informe como
Closed Cases for All Time
(Casos cerrados Siempre), y acepte el nombre exclusivo generado de forma automática. - Ingrese una descripción, elija la carpeta Informes públicos y haga clic en Save (Guardar).
- Haga clic en Run (Ejecutar). El informe debería tener un aspecto parecido a este:
Informes matriciales
Los informes matriciales le permiten agrupar registros tanto por filas como por columnas. Estos informes son los que requieren más tiempo para su configuración, pero también proporcionan la vista más detallada de sus datos.
¿Por qué desea utilizar un informe matricial? Si está buscando una descripción de los datos de un vistazo, especialmente para algo como totales de ingresos o cantidad de producto vendido, el formato de informe matricial es para usted.
Construyamos un informe matricial. Sita, directora general, está planificando el próximo año, y quiere saber las previsiones de ingresos, mes a mes.
Empecemos ayudando a María a crear el informe básico. En este paso, creará un informe matricial en el que se muestren las ventas por tipo para cada mes.
- En la ficha Reports (Informes), haga clic en New Report (Nuevo informe), seleccione el tipo de informe Opportunities (Oportunidades) y haga clic en Start Report (Comenzar informe).
- Haga clic en Filters (Filtros) y luego aplique estos filtros estándar:
- Para el filtro estándar Show Me (Mostrar), seleccione All Opportunities (Todas las oportunidades) y haga clic en Done (Listo).
- Para el filtro estándar Opportunity Status (Estado de oportunidad), seleccione Closed Won (Cerrada ganada) y haga clic en Apply (Aplicar).
- Para el filtro estándar Date Field (Campo de fecha), seleccione Close Date (Fecha de cierre). Para Intervalo, seleccione All Time (Siempre). Haga clic en Apply (Aplicar).
Para obtener resultados más rápido, establezca siempre el intervalo de fechas más pequeño que pueda. Si su informe tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.
- Para resumir el informe por Sum of Amount (Suma de importe), haga clic en la columna Amount (Importe). A continuación, haga clic en Summarize (Resumir) y seleccione Sum (Suma).
- Para cambiar el formato del informe a matricial, primero agrupe las filas por Mes de cierre y las columnas por Tipo. Para empezar a agrupar, haga clic en Outline (Esquema).
- Bajo GROUP ROWS (AGRUPAR FILAS), desde la lista de selección Add group... (Agregar grupo), seleccione Close Month (Mes de cierre).
- Bajo AGRUPAR COLUMNAS, desde la lista de selección Add group... (Agregar grupo), seleccione Type (Tipo).
- Es posible que desee ocultar los detalles del informe al visualizar un informe matricial. Los informes matriciales son habitualmente más fáciles de consumir con detalles ocultos. Para ocultar los detalles del informe, desactive Detail Rows (Filas de detalles).
- Guarde su informe con el nombre
Opportunities by Sum of Amount
(Oportunidades por suma de importe) y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente. - Haga clic en Run Report (Ejecutar informe).
- El informe debería tener un aspecto parecido a este.