Dar formato al informe

Existen tres formatos de informe disponibles: Tabular, Resumen y Matricial. Tabular es el formato predeterminado.

Formato de informes	Caso de uso principal	Compatible con tableros	Compatible con gráficos de informe	Campos de depósitos**	Fórmulas**	Fórmulas de objeto cruzado**
Tabular	Realizar una lista	*
Resumen	Agrupar y resumir
Matriz	Agrupar y resumir, por fila y columna

* Límite de filas obligatorio. Obtenga más información aquí.

** Los campos de depósitos y fórmulas no está cubiertos en este módulo.

Echemos un vistazo a la creación de un informe de muestra para cada formato de informe.

Los informes tabulares son la forma más sencilla y rápida de consultar sus datos. Parecidos a las hojas de cálculo, están compuestos simplemente por un conjunto ordenado de campos en columnas, con cada registro coincidente indicado en una fila. Se suelen utilizar mejor para tareas como la generación de listas de correo. Cuando Lincoln preguntó a María por un informe de todas las oportunidades abiertas, María sabía que un informe tabular se ajustaría a las necesidades.

Vamos a ayudar a María a crear el informe tabular.

En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su informe en tiempo de ejecución.

1. En Informes, haga clic en Nuevo informe, seleccione el tipo de informe Oportunidades y haga clic en Comenzar informe.
2. Haga clic en Filtros y luego aplique los siguientes filtros:
   1. Para el filtro estándar Mostrar, seleccione Todas las oportunidades y haga clic en Listo.
   2. Para el filtro estándar Estado de oportunidad, seleccione Abierta y haga clic en Aplicar.
   3. Para el filtro de fecha estándar, seleccione Created Date (Fecha de creación) y All Time (Siempre) para el intervalo. Haga clic en Apply (Aplicar).
      Para su instancia de Trailhead Playground, se recomienda All Time (Siempre) para el intervalo, pero para resultados más rápidos en su entorno de producción, establezca siempre el intervalo de fechas más pequeño que pueda. Si su informe tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.
3. Las siguientes columnas deben ya estar incluidas en su informe: Nombre de oportunidad, Tipo, Origen de prospecto, Fecha de cierre, Siguiente paso, Etapa, Probabilidad (%), Periodo fiscal, Edad, Fecha de creación, Propietario de oportunidad, Función de propietario, Nombre de cuenta.
4. Haga clic en Guardar.
5. Asigne el nombre Open Opportunities This Year (Oportunidades abiertas este año) a su informe.
6. Ingrese una descripción y guarde el informe en la carpeta Informes públicos.
7. Haga clic en Ejecutar. El informe debería tener un aspecto parecido a este:

Los informes de resumen son parecidos a los informes tabulares, excepto que también le permiten agrupar filas de datos, visualizar subtotales y crear gráficos. Los informes de resumen ofrecen muchas más opciones para organizar los datos, y son excelentes para su uso en tableros. ¡Sí!

Los informes de resumen son los caballos de batalla de la creación de informes: los usuarios suelen observar que la mayoría de sus informes tienden a tener este formato.

Roberto Alvarez, director de operaciones de Ursa Major Solar, desea conocer qué cantidad de los casos de clientes cerrados de las compañías eran de prioridad alta, media o baja. María puede ayudar a Roberto creando un informe de resumen.

En función de qué organización esté usando para practicar estos pasos, puede que necesite (o no) ver datos en su informe en tiempo de ejecución.

1. Desde la ficha Informes, haga clic en Nuevo informe, seleccione el tipo de informe Casos en la carpeta Informes de servicio de atención al cliente y haga clic en Comenzar informe.
2. Haga clic en Filtros y luego aplique estos filtros estándar:
   1. Para Mostrar, seleccione Todos los casos y haga clic en Aplicar.
   2. Para Campo de fecha, seleccione Fecha de apertura y Siempre para el intervalo. A continuación, haga clic en Aplicar.
3. Desde la lista de selección Add filter… (Agregar filtro…), aplique un filtro de campo para casos en el que Closed (Cerrado) sea igual a True (Verdadero).
   1. Busque y seleccione Closed (Cerrado).
   2. Desde la lista de selección, seleccione Verdadero y haga clic en Aplicar.
4. Verifique que estas columnas aparecen en su informe: Propietario de caso, Asunto, Fecha/Hora de apertura, Antigüedad, Abierto, Cerrado y Nombre de cuenta. Si es necesario, agréguelas.
5. Para hacer que este informe sea un informe de resumen, necesita agrupar filas. Para agrupar filas, primero haga clic en Esquema.
6. Bajo AGRUPAR FILAS, desde la lista de selección Agregar grupo..., seleccione Prioridad. 
7. Para ver solo los totales de cada nivel de prioridad, desactive Filas de detalle en la parte inferior de la página de vista previa.
8. Guarde el informe como Closed Cases for All Time (Casos cerrados Siempre), y acepte el nombre exclusivo generado de forma automática.
9. Ingrese una descripción, elija la carpeta Informes públicos y haga clic en Guardar.
10. Haga clic en Ejecutar. El informe debería tener un aspecto parecido a este:

Haga clic en Filas de detalles para alternar entre mostrar y ocultar columnas en su informe de resumen.

Los informes matriciales le permiten agrupar registros tanto por filas como por columnas. Estos informes son los que requieren más tiempo para su configuración, pero también proporcionan la vista más detallada de sus datos.

¿Por qué desea utilizar un informe matricial? Si está buscando una descripción de los datos de un vistazo, especialmente para algo como totales de ingresos o cantidad de producto vendido, el formato de informe matricial es para usted.

Construyamos un informe matricial. Sita, directora general, está planificando el próximo año, y quiere saber las previsiones de ingresos, mes a mes.

Empecemos ayudando a María a crear el informe básico. En este paso, creará un informe matricial en el que se muestren las ventas por tipo para cada mes.

1. En la ficha Informes, haga clic en Nuevo informe, seleccione el tipo de informe Oportunidades y haga clic en Comenzar informe.
2. Haga clic en Filtros y luego aplique estos filtros estándar:
   1. Para el filtro estándar Mostrar, seleccione Todas las oportunidades y haga clic en Listo.
   2. Para el filtro estándar Estado de oportunidad, seleccione Cerrada ganada y haga clic en Aplicar.
   3. Para el filtro estándar Campo de fecha, seleccione Fecha de cierre. Para Intervalo, seleccione Siempre. Haga clic en Apply (Aplicar).
      Para obtener resultados más rápido, establezca siempre el intervalo de fechas más pequeño que pueda. Si su informe tiene que buscar entre varias fechas, mostrar la información que ha solicitado podría tardar más tiempo.
3. Para resumir el informe por Suma de importe, haga clic en la columna Importe. A continuación, haga clic en Resumir y seleccione Suma.
4. Para cambiar el formato del informe a matricial, primero agrupe las filas por Mes de cierre y las columnas por Tipo. Para empezar a agrupar, haga clic en Esquema.
   1. Bajo AGRUPAR FILAS, desde la lista de selección Agregar grupo..., seleccione Mes de cierre.
   2. Bajo AGRUPAR COLUMNAS, desde la lista de selección Agregar grupo..., seleccione Tipo.
5. Es posible que desee ocultar los detalles del informe al visualizar un informe matricial. Los informes matriciales son habitualmente más fáciles de consumir con detalles ocultos. Para ocultar los detalles del informe, desactive Filas de detalles.
6. Guarde su informe con el nombre Opportunities by Sum of Amount (Oportunidades por suma de importe) y acepte el nombre exclusivo generado automáticamente.
7. Haga clic en Ejecutar informe.
8. El informe debería tener un aspecto parecido a este. 

• Ayuda de Salesforce: Construir un reporte en Lightning Experience