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Introducción a Reportes y tableros en Lightning Experience

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Agregar frases de necesidades de negocio como preguntas de reportes que se pueden contestar.
  • Explicar la diferencia entre un reporte, un tablero y un tipo de reporte.

Introducción a reportes y tableros

Su negocio tiene preguntas. Sus datos de Salesforce tienen las respuestas. Cuando se le solicitó generar un reporte, la solicitud se presenta habitualmente en el formato de una pregunta. La pregunta puede ser algo como:
  • ¿Qué productos son mis ventas principales?
  • ¿Quién es mi cliente potencial de mayor valor?
  • ¿Qué campañas de marketing han tenido más éxito?
  • ¿Cuál es el grado de satisfacción de mis clientes?

Antes de generar un reporte, el truco es tomar esa pregunta, formular preguntas adicionales, redactar requisitos y luego asignar esos requisitos a criterios del reporte.

Este es el caso de María Jimenez, administradora de Ursa Major Solar. Un día, su directora general, Sita Nagappan-Alvarez, acudió a ella con preguntas como qué tal iba el negocio; en concreto, quería saber qué productos se estaban vendiendo mejor.

María y Sita hablando sobre los productos que mejor se venden

María partió de la pregunta original de Sita, y continuó con otras cuestiones clarificadoras.

Tipo de información Ejemplos
Pregunta original de Sita ¿Qué productos son mis ventas principales?
Preguntas de seguimiento de Maria
  • ¿Qué convierte un producto en una venta principal, los ingresos o la cantidad?
  • ¿Desea ver los resultados agrupados por familia de productos?
  • ¿Cuál es su intervalo de fechas?
  • Si detenemos la venta de un producto, ¿debe aparecer en el reporte?
Requisitos
  • “Ventas principales” aquí significa cantidad en vez de ingresos.
  • Agrupar productos por familia de productos.
  • Mostrar todas las oportunidades Cerrada ganada.
  • No mostrar productos inactivos.
Criterios
  • Tipo de reporte = Oportunidades con productos
  • Formato de reporte = Resumen
  • Agrupación = Familia de productos
  • Mostrar = Todas las oportunidades
  • Campo de fecha = Fecha de cierre
  • Intervalo = Año fiscal actual
  • Filtro = Producto ‘igual a’ activo
  • Filtro = Etapa de oportunidad ‘igual a’ Cerrada ganada
  • Lógica de filtro = 1 Y 2

En este momento, estará visualizando esa columna Criterios y pensando, ¿qué significa todo esto? No se preocupe, trataremos estos temas con detalles cuando trabaje en adquirir su insignia para este módulo.

La cuestión es que la mayoría de personas de su compañía lo buscarán con preguntas como la que Sita formuló a María. A continuación tiene algunas preguntas típicas que los trabajadores de Ursa Major Solar preguntan a María.
  • Lincoln Ulrich, un ejecutivo de cuentas que planifica las llamadas del día, pregunta con qué prospectos deberían hacer contacto primero los miembros de su equipo.
  • Roberto Alvarez, director de operaciones, que analiza la frecuencia de desviación mes tras mes desde la implantación de esa comunidad de autoservicio el pasado verano, pregunta sobre casos del año pasado.
  • Sita, directora ejecutiva, que confecciona el plan anual de la compañía y toma decisiones acerca de hacia dónde llevar la compañía, pregunta qué ciudades tienen más prospectos.

Para cada uno de estos escenarios, un reporte o un tablero pueden proporcionar la perspectiva que necesita cada miembro del equipo para actuar y crecer ese día, mes o año. Puede ser la persona que traduce su pregunta en el reporte o tablero que necesiten.

Lea para saber cómo empezar a trabajar con reportes y tableros para su compañía. Además, si prefiere videos, consulte este video de descripción general de reportes y tableros.

¿Qué es un reporte?

En su forma más sencilla, un reporte es una lista de registros (como oportunidades y cuentas) que cumplen los criterios que defina. Pero los reportes son mucho más que simples listas. Para obtener los datos que necesita, puede filtrar, agrupar y hace operaciones matemáticas con los registros. Puede incluso mostrarlos gráficamente.

Cuando Sita preguntó a María qué productos son los que mejor se venden, María creó un reporte que devolvió una lista de todas las oportunidades con productos. A continuación, hizo lo siguiente:

  • Filtró para mostrar solo las oportunidades de Cerradas ganadas para productos “activos” de este año fiscal.
  • Agrupó por familia de productos.
  • Sumó el número total de ventas.
  • Mostró los resultados en un gráfico de barras verticales, para que Sita pudiera ver fácilmente los resultados.

Esta clase de análisis avanzados es uno de los motivos por los cuales los reportes son la herramienta preferida de María cuando le hacen preguntas sobre el negocio. Todos los empleados de Ursa Major Solar adoran los reportes de María.

Cada reporte se almacena en una carpeta. Las carpetas de reportes determinan cómo se accede a los reportes, y quién puede acceder a ellos para ver, modificar o gestionar. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas. Usted controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos, grupos públicos, territorios y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.

¿Qué es un tablero?

Un tablero es una presentación visual de tendencias y mediciones clave para registros en su organización. La relación entre un reporte y un componente de tablero es 1:1; para cada componente de tablero, existe un solo reporte de origen. Sin embargo, puede utilizar el mismo reporte en múltiples componentes de tablero en un solo tablero (por ejemplo, utilice el mismo reporte tanto en un gráfico de barras como en un gráfico circular). Puede mostrar varios componentes de tablero en un formato de página de tablero único, creando una potente presentación visual y una forma de consumir múltiples reportes que a menudo tienen un tema en común, como desempeño de ventas, servicio de atención al cliente, etc.

A igual que los reportes, los tableros se guardan en carpetas, que controlan el acceso de los usuarios. Si tiene acceso a una carpeta, podrá ver sus tableros. Sin embargo, para ver los componentes del tablero, necesita acceder a los reportes subyacentes también.

Cada tablero tiene un usuario que ejecuta, cuyos parámetros de seguridad determinan los datos que se mostrarán en un tablero. Si el usuario que ejecuta es un usuario concreto, todos los usuarios que visualicen el tablero verán los datos basados en la configuración de seguridad de ese usuario, con independencia de su configuración de seguridad personal. Por este motivo, deseará seleccionar el usuario que ejecuta de forma inteligente, de modo que no abra demasiada visibilidad. Por ejemplo, establezca el gestor de ventas como el usuario que ejecuta para un grupo de los mejores para su equipo. Esto permite a los miembros de su equipo ver el grupo de los mejores para su equipo individual, pero no otros equipos.

Los tableros dinámicos son tableros para los que el usuario que ejecuta es siempre el usuario que inició sesión. De este modo, cada usuario ve el tablero de acuerdo con su propio nivel de acceso. Si está preocupado por demasiado acceso, los tableros dinámicos podrían ser una buena opción.

¿Qué es un tipo de reporte?

Un tipo de reporte es como una plantilla que facilita la generación de reportes. El tipo de reporte determina qué campos y registros están disponibles para el uso al crear un reporte. Esto se basa en la relación entre un objeto principal y sus objetos relacionados. Por ejemplo, con el tipo de reporte 'Contactos y Cuentas', 'Contactos' es el objeto principal y 'Cuentas' es el objeto relacionado.

Los reportes solo muestran registros que cumplen los criterios definidos en el tipo de reporte. Desde el principio, Salesforce proporciona un conjunto de tipos de reporte estándar predefinidos. ¿No ve todos los campos que quiere? Podría necesitar crear un tipo de reporte personalizado.

Por ejemplo, supongamos que Lincoln menciona a María en Chatter para preguntar qué ciudades tienen más prospectos. María puede averiguarlo creando un reporte de prospectos basado en el tipo de reporte estándar Prospectos. Pero si Lincoln solo quiere los Prospectos que tengan Actividades, entonces el tipo de reporte estándar Prospectos no es exactamente lo que necesita, ya que devolverá todos los prospectos (con y sin actividades). Pero eso no preocupa a María. Ella sabe que puede crear un tipo de reporte personalizado denominado Prospectos con actividades que use Prospectos como el objeto principal y Actividades como el objeto relacionado, que solo devuelva Prospectos con actividades. A continuación, todo lo que tiene que hacer es crean un reporte basado en su nuevo tipo de reporte Prospectos con actividades.

Una imagen mostrando la relación entre carpetas, tableros, reportes y tipos de reporte.