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Más información sobre informes y tableros de Lightning

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Agregar frases de necesidades de negocio como preguntas de informes que se pueden contestar.
  • Explicar la diferencia entre un informe, un tablero y un tipo de informe.
Nota

Accesibilidad

Esta unidad requiere algunas instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de esta unidad, haga clic en el siguiente vínculo:

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

¿Por qué informes y tableros?

Su negocio tiene preguntas. Sus datos de Salesforce tienen las respuestas. Cuando se le solicitó generar un informe, la solicitud se presenta habitualmente en el formato de una pregunta. La pregunta puede ser algo como:
  • ¿Qué productos son mis ventas principales?
  • ¿Quién es mi cliente potencial de mayor valor?
  • ¿Qué campañas de marketing han tenido más éxito?
  • ¿Cuál es el grado de satisfacción de mis clientes?

Antes de generar un informe, el truco es tomar esa pregunta, formular preguntas adicionales, redactar requisitos y luego asignar esos requisitos a criterios del informe.

Este es el caso de María Jimenez, administradora de Ursa Major Solar. Un día, su directora general, Sita Nagappan-Alvarez, acudió a ella con preguntas como qué tal iba el negocio; en concreto, quería saber qué productos se estaban vendiendo mejor.

Ilustración de Maria y Sita conversando en la oficina.

María partió de la pregunta original de Sita, y continuó con otras cuestiones clarificadoras.

Tipo de información Ejemplos
Pregunta original de Sita ¿Qué productos son mis ventas principales?
Preguntas de seguimiento de Maria
  • ¿Qué convierte un producto en una venta principal, los ingresos o la cantidad?
  • ¿Desea ver los resultados agrupados por familia de productos?
  • ¿Cuál es su intervalo de fechas?
  • Si detenemos la venta de un producto, ¿debe aparecer en el informe?
Requisitos
  • “Ventas principales” aquí significa cantidad en vez de ingresos.
  • Agrupar productos por familia de productos.
  • Mostrar todas las oportunidades Cerrada ganada.
  • No mostrar productos inactivos.
Criterios
  • Tipo de informe = Oportunidades con productos
  • Formato de informe = Resumen
  • Agrupación = Familia de productos
  • Mostrar = Todas las oportunidades
  • Campo de fecha = Fecha de cierre
  • Intervalo = Año fiscal actual
  • Filtro = Producto ‘igual a’ activo
  • Filtro = Etapa de oportunidad ‘igual a’ Cerrada ganada
  • Lógica de filtro = 1 Y 2

En este momento, estará visualizando esa columna Criterios y pensando, ¿qué significa todo esto? No se preocupe, trataremos estos temas con detalles cuando trabaje en adquirir su insignia para este módulo.

La cuestión es que la mayoría de personas de su compañía lo buscarán con preguntas como la que Sita formuló a María. A continuación tiene algunas preguntas típicas que los trabajadores de Ursa Major Solar preguntan a María.
  • Lincoln Ulrich, un ejecutivo de cuentas que planifica las llamadas del día, pregunta con qué prospectos deberían hacer contacto primero los miembros de su equipo.
  • Roberto Alvarez, director de operaciones, que analiza la frecuencia de desviación mes tras mes desde la implantación de esa comunidad de autoservicio el pasado verano, pregunta sobre casos del año pasado.
  • Sita, directora ejecutiva, que confecciona el plan anual de la compañía y toma decisiones acerca de hacia dónde llevar la compañía, pregunta qué ciudades tienen más prospectos.

Para cada uno de estos escenarios, un informe o un tablero pueden proporcionar la perspectiva que necesita cada miembro del equipo para actuar y crecer ese día, mes o año. Puede ser la persona que traduce su pregunta en el informe o tablero que necesiten.

Lea para saber cómo empezar a trabajar con informes y tableros para su compañía. Además, si prefiere videos, consulte este video de descripción general de informes y tableros.

¿Qué es un informe?

En su forma más sencilla, un informe es una lista de registros (como oportunidades y cuentas) que cumplen los criterios que defina. Pero los informes son mucho más que simples listas. Para obtener los datos que necesita, puede filtrar, agrupar y hace operaciones matemáticas con los registros. Puede incluso mostrarlos gráficamente.

Cuando Sita preguntó a María qué productos son los que mejor se venden, María creó un informe que devolvió una lista de todas las oportunidades con productos. A continuación, hizo lo siguiente:

  • Filtró para mostrar solo las oportunidades de Closed Won (Cerradas ganadas) para productos “activos” de este año fiscal.
  • Agrupó por familia de productos.
  • Sumó el número total de ventas.
  • Mostró los resultados en un gráfico de barras verticales, para que Sita pudiera ver fácilmente los resultados.

Esta clase de análisis avanzados es uno de los motivos por los cuales los informes son la herramienta preferida de María cuando le hacen preguntas sobre el negocio. Todos los empleados de Ursa Major Solar adoran los informes de María.

Cada informe se almacena en una carpeta. Las carpetas de informes determinan cómo se accede a los informes, y quién puede acceder a ellos para ver, modificar o gestionar. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas. Usted controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos, grupos públicos, territorios y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.

¿Qué es un tipo de informe?

Un tipo de informe es como una plantilla. Elegir el tipo adecuado de informe es importante en el momento de generarlo, ya que, cuando se selecciona un tipo de informe, se seleccionan los registros y los campos disponibles para el informe. 

Cada tipo de informe tiene un objeto principal y la opción de incluir objetos relacionados. Salesforce ofrece una variedad de tipos de informe estándar en función de objetos únicos, como Accounts (Cuentas), Leads (Prospectos) y Products (Productos), con objetos relacionados, como Opportunities with Projects (Oportunidades con proyectos) y Campaigns with Contacts (Campañas con contactos). 

Sin embargo, a veces, un tipo de informe estándar no ofrece todos los objetos y los campos que necesita. Aquí entran en juego los tipos de informe personalizados. Por ejemplo, imagine que Erin Donaghue, representante de Ventas en Ursa Major Solar, desea generar un informe sobre todos sus prospectos que tengan actividades asociadas. Podría seleccionar el tipo de informe Leads (Prospectos), pero de hacerlo, su informe mostraría todos los prospectos, no solo los que tengan actividades. 

Con los tipos de informe personalizados, Maria puede crear un tipo de informe llamado Leads with Activities (Prospectos con actividades) que utilice Leads (Prospectos) como objeto principal y Activities (Actividades) como objeto relacionado. Luego, lo único que debe hacer Erin es seleccionar el tipo de informe personalizado Prospectos con actividades para ver únicamente sus prospectos con actividades. 

Para obtener información sobre la creación, edición y visualización de tipo de informe personalizados, consulte Crear un tipo de informe personalizado.

¿Qué es un tablero?

Un tablero es una presentación visual de tendencias y mediciones clave para registros en su organización. Cada widget del tablero se basa en un solo informe de origen. Puede utilizar el mismo informe de origen o uno diferente para los diversos widgets de un tablero (por ejemplo, puede utilizar el mismo informe en un gráfico de barras y un gráfico circular). Al agregar varios widgets de un tablero a una sola página de tablero, puede crear una eficaz representación visual de datos sobre un tema común, como el desempeño de ventas o la asistencia al cliente.

Al igual que los informes, los tableros se almacenan en carpetas. Si tiene acceso a una carpeta, podrá ver sus tableros. Para ver los widgets individuales del tablero, también necesita acceso a los informes subyacentes.

Cada tablero tiene un usuario que ejecuta, cuyos parámetros de seguridad determinan los datos que se mostrarán en un tablero. Si el usuario que ejecuta es un usuario concreto, todos los usuarios que visualicen el tablero verán los datos basados en la configuración de seguridad de ese usuario, con independencia de su configuración de seguridad personal. Por este motivo, deseará seleccionar el usuario que ejecuta de forma inteligente, de modo que no abra demasiada visibilidad. Por ejemplo, establezca el gestor de ventas como el usuario que ejecuta para un grupo de los mejores para su equipo. Esto permite a los miembros de su equipo ver el grupo de los mejores para su equipo individual, pero no otros equipos.

Los tableros dinámicos son tableros para los que el usuario que ejecuta es siempre el usuario que inició sesión. De este modo, cada usuario ve el tablero de acuerdo con su propio nivel de acceso. Si está preocupado por demasiado acceso, los tableros dinámicos podrían ser una buena opción.

Organice sus informes y tableros

Cada informe o tablero se almacena en una carpeta de informes o tableros. Las carpetas determinan cómo se organizan los informes y los tableros y quién puede acceder a estos. Las carpetas pueden ser públicas, ocultas o compartidas. Usted controla quién tiene acceso a los contenidos de la carpeta según las funciones, permisos, grupos públicos, territorios y tipos de licencia. Puede hacer que una carpeta esté disponible para toda la organización o que sea privada y que únicamente el propietario tenga acceso.

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