Filtrar el informe

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Explicar el valor de los distintos tipos de filtros de informes.
Aplicar filtros a los informes.
Utilizar lógica de filtro para agregar condiciones a los filtros.

Nota

El reto práctico para esta insignia está localizado al japonés, español (LATAM) y portugués (Brasil). Para cambiar el idioma de su Trailhead Playground, siga estas instrucciones. Puede que la localización esté desactualizada. Si no aprueba el reto con las instrucciones localizadas, cambie el idioma a inglés y la configuración local a Estados Unidos, y vuelva a intentarlo.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para aprender a aprovechar la experiencia traducida de Trailhead.

Accesibilidad

Esta unidad requiere algunas instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de esta unidad, haga clic en el siguiente vínculo.

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

Agregar filtros

Cuando utilice el generador de informes para formular preguntas acerca de sus datos, los filtros le permitirán ser más específico.

Primero, realizaremos un análisis de alto nivel de estas funciones y, luego, lo guiaremos durante el proceso de creación de un filtro.

Puede filtrar los datos en un informe utilizando las siguientes opciones de filtro.

Tipo de filtro	Descripción
Filtro estándar	La mayoría de los objetos incluyen filtros estándar. Los diversos objetos tienen filtros estándar diferentes, pero la mayoría incluyen los filtros estándar Show me (Mostrar) y Created Date (Fecha de creación). Show Me (Mostrar) filtra los objetos con agrupaciones comunes, como My accounts (Mis cuentas) o All accounts (Todas las cuentas). Date Field (Campo de fecha) filtra por un campo, como Created Date (Fecha de creación) o Last Activity (Última actividad), y un intervalo de fechas, como All Time (Siempre) o Last Month (El mes pasado).
Filtro de campo	Los filtros de campo están disponibles para informes, vistas de listas, reglas de flujo de trabajo y otras áreas de la aplicación. Para cada filtro defina el campo, operador y valor. Para agregar un filtro de campo, utilice la barra de búsqueda en la ficha Filters (Filtros) o arrastre el campo desde la lista Fields (Campos).
Lógica de filtro	Agregue condiciones booleanas para controlar cómo se evalúan los filtros de campo. Debe agregar al menos 1 filtro de campo antes de aplicar la lógica de filtro. La lógica de filtro se aplica a filtros de campo, pero no a filtros estándar.
Filtro cruzado	Filtre un informe por el objeto secundario mediante las condiciones WITH (CON) o WITHOUT (SIN). Agregue subfiltros para continuar filtrando por campos en el objeto secundario. Por ejemplo, si tiene un filtro cruzado de Accounts with Opportunities (Cuentas con oportunidades), haga clic en Add Opportunity Filter (Agregar filtro de oportunidades) y cree el subfiltro Opportunity Name equals ACME (Nombre de oportunidad igual a ACME) para ver únicamente esas oportunidades.
Límite de filas	En los informes separados (tabulares), seleccione la cantidad máxima de filas que se mostrarán, seleccione un campo de clasificación y especifique el orden de clasificación. Puede utilizar un informe tabular como informe de origen para una tabla de tablero o componente de gráfico si limita la cantidad de filas que se muestran.

Veamos cómo Lance puede ajustar los resultados de su informe al agregar un filtro para mostrar solo a los clientes directos.

Diríjase a Reports (Informes), abra el informe Direct Customer Accounts (Cuentas de clientes directos) y haga clic en Edit (Modificar).
Haga clic en Filters (Filtros).
Haga clic en el filtro estándar Show Me (Mostrar), seleccione My accounts (Mis cuentas) y haga clic en Apply (Aplicar).
En la ficha Filters (Filtros), haga clic en Add filter (Agregar filtro).
1. Seleccione el campo Type (Tipo).
2. Defina el operador de filtro como equals (igual).
3. Bajo Value (Valor), seleccione Customer (Cliente) - Direct (Directo) y haga clic en Apply (Aplicar).
Haga clic en Save & Run (Guardar y ejecutar).

¡Buen trabajo! Lance ahora tiene un filtro de informe que muestra todas las cuentas que tienen el tipo Customer - Direct (Cliente: directo).

En función de qué organización utilice para practicar estos pasos, puede que no observe datos en el informe en el tiempo de ejecución.

En el ejemplo anterior, utilizó el operador equals (igual) para crear un filtro, pero existen otros operadores que puede utilizar para crear sus informes. Sin embargo, una pequeña advertencia: Visualice su desempeño detenidamente cuando utilice not equals (no es igual). El operador not equals (no es igual) puede provocar que su informe funcione más lento o que se agote el tiempo de espera. Consulte la lista completa de operadores de filtro en la Referencia de operadores de filtro.

Utilizar filtros cruzados

Ahora que creó un filtro, pasemos al siguiente nivel con filtros cruzados. Estos tipos de filtro le permiten ampliar sus informes a objetos relacionados con los objetos originales definidos en el tipo de informe. Los filtros cruzados ayudan a ajustar sus resultados, sin necesidad de escribir códigos o utilizar fórmulas. El caso de uso más común es informes de excepción. Aquí tiene algunos ejemplos de lo que el equipo de ventas de Ursa Major Solar ha solicitado.

Accounts with Opportunities (Cuentas con oportunidades): son las cuentas con oportunidades que se encuentran estancadas en las primeras etapas del ciclo de ventas. A Lance le gustaría pasar la tarde dando divulgación a estas cuentas para ver si puede moverlas a las siguientes etapas.
Stale Opportunities (Oportunidades obsoletas): son oportunidades sin actividad en los últimos 90 días. Erin no quiere desperdiciar tiempo llamando a estas oportunidades.
Orphan Contacts (Contactos huérfanos): son contactos sin cuentas. Lincoln Ulrich, ejecutivo de cuentas de Ursa Major Solar, quiere agregar estos contactos a cuentas, o eliminarlos.

Para ayudar a Lance, crearemos un informe con un filtro cruzado que busque cuentas con oportunidades en las etapas iniciales.

Vaya a Reports (Informes) y haga clic en New Report (Nuevo informe).
Seleccione el tipo de informe Accounts (Cuentas) y haga clic en Start Report (Comenzar informe).
Haga clic en Filters (Filtros) y, luego, establezca el filtro Show Me (Mostrarme) en All accounts (Todas las cuentas) y el intervalo Created Date (Fecha de creación) en All Time (Siempre).
En la ficha Filter (Filtro), haga clic en la flecha More Actions (Más acciones) y seleccione Add Cross Filter (Agregar filtro cruzado).

Agregue un elemento de menú de filtro cruzado.

5. Seleccione un objeto principal de la lista desplegable Show Me (Mostrar). Su elección determina qué objetos relacionados verá en la lista de objetos secundarios. Seleccione Accounts (Cuentas).

6. Seleccione con como el operador.

7. Seleccione un objeto secundario de la lista desplegable Secondary Object (Objeto secundario) o búsquelo por su nombre. Seleccione Opportunities (Oportunidades) y haga clic en Apply (Aplicar).
Configuración para crear un filtro cruzado.

8. De forma opcional, agregue subfiltros:

Haga clic en el cuadro de búsqueda Add Opportunities Filter (Agregar filtro de oportunidades).
Seleccione un campo. El objeto secundario en el filtro cruzado determina los campos disponibles. Por ejemplo, si su filtro cruzado es Accounts with Opportunities (Cuentas con oportunidades), puede utilizar campos de oportunidad para su subfiltro. Seleccione Stage (Etapa) para nuestro subfiltro.
Seleccione equals para el operador.
Bajo Value(s) (Valores), seleccione Prospecting (Prospectos), Qualification (Cualificación), Needs Analysis (Necesita análisis) y Value Proposition (Propuesta de valor).
Haga clic en Apply (Aplicar).

9. Haga clic en Save (Guardar).

10. Asigne el nombre Accounts with Early Stage Opportunities (Cuentas con oportunidades en las etapas iniciales) al informe y acepte el nombre predeterminado único del informe.

11. Haga clic en Save (Guardar).

¡Excelente trabajo! Creó un informe que muestra cuentas relacionadas con oportunidades de etapas iniciales. Si desea limitar la lista en mayor medida, puede agregar subfiltros adicionales.

Utilizar lógica de filtro

La lógica de filtro le permite aplicar filtros basándose en condiciones. Imagine que Erin desea enfocar sus actividades de ventas de esta semana en todas sus oportunidades abiertas que tienen una probabilidad razonable de cerrarse o tienen un importe lo suficientemente alto para justificar un esfuerzo adicional.

Para ayudar a Erin, crearemos un informe Opportunities (Oportunidades). Primero, debe establecer Close Date (Fecha de cierre) como All Time (Siempre) para poder observar datos en este informe de muestra.

Luego, debe configurar dos filtros de campo:

Importe superior a 100.000.
Probabilidad (%) superior a 50.

Probabilidad también es un filtro estándar en los reportes Oportunidad, pero no se puede aplicar la lógica de filtro a un filtro estándar; por lo tanto, se debe agregar un filtro de campo independiente en Probabilidad (%).

Con esta configuración, se mostrarán los resultados si los datos coinciden con ambos criterios, 1 y 2. Sin embargo, Erin desea ver los resultados si los datos coinciden con ambos o con uno de los filtros.

Aquí entra en juego la lógica de filtro. En el panel Filters (Filtros), haga clic en la flecha More Actions (Más acciones) y seleccione Add Filter Logic (Agregar lógica de filtro).

Cambie 1 AND 2 (1 y 2) a 1 OR 2 (1 o 2), y haga clic en Apply (Aplicar). Ahora, Erin verá los resultados del informe si el importe de la oportunidad es superior a USD 100 000 o si la probabilidad es superior al 50 %.

Estas operaciones se encuentran respaldadas en la lógica de filtro. Puede utilizar paréntesis para hacer agrupaciones, por ejemplo (1 OR 2) AND 3 AND NOT 4.

Operador	Definición
AND	Busca registros que coincidan con ambos valores.
OR	Busca registros que coincidan con alguno de los dos valores.
NOT	Busca registros que excluyan valores. Puede excluir valores mediante el operador NOT (NO) en la lógica de filtro o mediante el operador not equal to (no es igual) o does not contain (no contiene) en la definición del filtro.

Bloquear filtros en la página Report Run (Ejecución de informes)

Cuando agrega filtros en el generador de informes, los valores de filtro quedan disponibles para su selección en la página de ejecución de informes. La persona que visualiza el informe puede seleccionar valores de filtro diferentes a los establecidos en el generador de informes.

Sin embargo, ¿qué sucede si no desea que nadie cambie el valor del filtro en la página de ejecución de informes?

Erin tiene un informe de oportunidad que desea compartir con el equipo de ventas indirectas, pero solo desea compartir los datos sobre las oportunidades de socios, no sobre otros orígenes de prospecto. ¿Cómo puede hacerlo? Puede hacerlo si bloquea los valores de filtro.

En su informe de oportunidad, Erin configura un filtro de Lead Source (Origen del prospecto) con el valor de filtro Contains (Contiene) Partner (Socio). Para bloquear el filtro, selecciona la casilla de verificación Locked (Bloqueado) y hace clic en Apply (Aplicar).

Ubicación de la casilla de verificación Locked (Bloqueado).

Ahora, cuando hace clic en el icono de filtro en la página de ejecución de informes, el filtro se muestra como configurado y bloqueado.

Página de ejecución de informes con el icono de filtro, el filtro Partner (Socio) bloqueado y entradas destacadas en la columna Lead Source (Origen del prospecto).