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Ampliar su estrategia de creación de reportes con AppExchange

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Buscar paquetes de reportes y tableros gratuitos en AppExchange.
  • Instalar un paquete de reportes y tableros de AppExchange.
  • Modificar los reportes y los tableros en el paquete instalado.

Instalar una aplicación desde AppExchange

Cuando está creando un reporte o un tablero, una estrategia común es copiar un reporte existente y modificarlo para cumplir sus necesidades. Pero ¿dónde puede obtener reportes y tableros de muestra para modificar? María, la administradora de Ursa Major Solar, no busca más allá de AppExchange.

En AppExchange, hay paquetes de reportes y tableros de muestra disponibles de Salesforce Labs. Estos pueden descargarse e instalarse en su entorno sandbox o de trabajo. Los paquetes son gratuitos y los reportes y tableros pueden ser copiados y luego modificados para responder a sus necesidades específicas.

Los temas más populares incluyen:

  • Tableros de adopción de Salesforce
  • Tableros de Salesforce CRM
  • Tableros de actividad de ventas
  • Tablero ¡Limpie su habitación!
  • Tableros de asistencia y ayuda
  • Tableros y reportes de la base de datos de conocimientos
  • Tableros de Salesforce Chatter
  • Tablero de retos de Chatter

Si está buscando tableros relacionados con ventas, servicios, actividad, CRM o con la adopción, hay modelos de reportes y tableros disponibles para usted.

Considere que algunas aplicaciones contienen fichas, campos, objetos y mucho más. Y existen regulaciones y límites en Salesforce a las que su organización está sujeta. Las aplicaciones pueden ser gestionadas o no gestionadas, y sus límites generales se verán afectados en modos diferentes, en función del tipo que elija. Cuando esté instalando cualquier aplicación, tenga en cuenta sus límites. Puede aprender más acerca de este tema ganando la insignia Soluciones de AppExchange.

Para instalar una aplicación, inicie sesión en AppExchange, busque la aplicación que desee y haga clic en Obtener ahora. Durante el proceso de instalación, tendrá que tomar algunas decisiones.

Algunas de las más importantes son:

  • ¿Dónde instalo, en el entorno de producción o en el de sandbox?
    • En general, la mejor práctica en AppExchange es instalar primero en un entorno sandbox. Con reportes y tableros, aquí tiene algunas consideraciones:
      • Algunos de los paquetes vienen aparejados con un puñado de campos personalizados.
      • Todos los reportes, tableros, carpetas y campos personalizados tienen nombres, lo que puede generar conflictos con nombres ya existentes en su organización.
      • Todos los paquetes vienen con carpetas de reportes y/o de tableros.
    • Una vez que ya sabe lo que específicamente está instalando, tiene que decidir dónde quiere instalarlo. Nota Puede previsualizar todos los componentes de los paquetes durante el proceso de instalación.
  • ¿Desea conceder permisos solo a los administradores, a todos los usuarios o a perfiles específicos?
    • ¿Quién puede tener acceso a estos reportes, tableros, carpetas y, en algunos casos, campos personalizados? Esta es un área en la que puede realizar una planificación previa antes de proceder con la instalación, con lo cual no necesitará realizar actualizaciones en la configuración de colaboración de perfiles y carpetas después de la instalación.

Una vez finalizada la instalación correctamente, recibirá un email de confirmación. ¡Ahora está preparado para comenzar!

Acceder a paquetes instalados

Así es como puede encontrar lo que acaba de instalar.

  1. En Configuración, ingrese Paquetes instalados en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Paquetes instalados.
  2. Haga clic en el nombre de su paquete instalado. Este será el mismo nombre de la página en la que descargó el paquete de AppExchange.
  3. Haga clic en Ver componentes.
  4. Esta acción abre la página de detalles del paquete, donde podrá visualizar todos los componentes, lo que incluye reportes, tableros, carpetas, campos personalizados y otros elementos. La manera más fácil de navegar entre todos los reportes y tableros es verlos en la ficha Reportes en Salesforce.

Ahora podrá ver todos los reportes y tableros que acaba de instalar.

Modificar reportes

Lo primero que hay que recordar antes de modificar un reporte existente es hacer una copia de modo que no sobreescribe un reporte que usted u otra persona quiera mantener.

Para realizar una copia de un reporte, ábralo y haga clic en Guardar como [1].
Realizar una copia de un reporte
Asigne un nombre a su reporte copiado, elija la carpeta Reportes privados y haga clic en Guardar. Siempre podrá trasladarlo a otra carpeta de reportes más adelante, pero es una ubicación segura para experimentar con reportes antes de estar listo para que otros usuarios los utilicen.
Cuadro de diálogo de reporte Guardar como

Ahora puede guardar el reporte de forma segura.

Sugerencia

Sugerencia

Si abre un reporte o tablero de AppExchange con funciones no compatibles con Lightning Experience, las funciones no compatibles se suprimen pero no se eliminan. La función no aparecerá en Lightning Experience, pero si abre el reporte o tablero en Salesforce Classic, estará allí. Para obtener más información, consulte Límites de Lightning Experience.

Como acaba de empezar a trabajar con la modificación de un reporte existente, intente hacer tareas sencillas como agregar y eliminar columnas, cambiar el orden de columnas y cambiar el criterio y el campo de intervalo de fechas. También puede agregar nuevos filtros y cambiar el formato del reporte cuando se sienta más cómodo. Si realiza cambios, recuerde guardar con frecuencia y haga clic en Ejecutar reporte para ver su resultado finalizado, ya que el panel de vista previa solo muestra un conjunto limitado de registros.

Modificar tableros

Al igual que con los reportes, asegúrese de realizar una copia de modo que no estropee el tablero de otra persona.

Para copiar el tablero, ábralo, haga clic en la flecha a la derecha del botón Modificar y seleccione Guardar como.

Ingrese un nombre, especifique una carpeta y haga clic en Crear. Luego haga clic en Modificar para abrir el tablero en el generador de tableros de arrastrar y soltar. Ahora puede ver cómo se creó el tablero inicialmente. Echemos un vistazo más de cerca. Editor de tablero

Recuerde que puede agregar componentes y filtros [1], cambiar un componente haciendo clic en Lápiz de modificación [2], arrastrar y soltar un componente [3] y reorganizar componentes [4].

Como acaba de empezar a trabajar con la modificación de tableros, lo mejor que hacer es simplemente cambiar los tipos de componentes de tableros. Para este fin, intente elegir un solo reporte y generar un tablero con ese mismo reporte mostrado en cada tipo de componente de tablero. Esto le dará un buen sentido de cómo funciona cada tipo de componente de tablero.

Personalizaciones habituales

Ahora que sabe cómo instalar un paquete de tablero y reporte y ha evaluado qué hay en el paquete, es el momento de empezar a realizar modificaciones. Recuerde siempre utilizar Guardar como antes de comenzar.

Estas son algunas de las formas más habituales de personalizar un reporte o tablero existente. ¡Pruébelas!

  • Agregar un intervalo de fechas
  • Utilizar un valor de fecha relativa como HOY, AYER, SEMANA PASADA y MES PASADO
  • Agrupar por propietario
  • Cambiar el tipo de componente de tablero
  • Cambiar el orden de las columnas
  • Agregar o eliminar columnas
  • Cambiar el formato del reporte a tabular, de resumen o matricial
  • Agregar componentes de tablero adicionales