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Importar datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir y comparar las distintas opciones para la importación de datos en Salesforce.
  • Indicar los pasos incluidos en la preparación e importación de datos desde un archivo .csv de ejemplo utilizando el asistente de importación de datos.

Introducción a la importación de datos

Puede importar fácilmente datos externos en Salesforce. Las fuentes de datos admitidas incluyen cualquier programa que permita guardar datos en formato de texto delimitado por comas (.csv).

Salesforce ofrece dos métodos principales de importación de datos.

  • Asistente de importación de datos: esta herramienta, a la que se puede acceder desde el menú Configuración, permite importar datos en objetos estándar comunes, como contactos, prospectos, cuentas y objetos personalizados. Permite importar hasta 50.000 registros a la vez. Es una interfaz sencilla para especificar parámetros de configuración, fuentes de datos y asignaciones de campos (en el archivo de importación se asignan los mismos nombres de campos que en Salesforce).

  • Cargador de datos: es una aplicación de cliente que permite importar hasta cinco millones de registros a la vez de cualquier tipo de datos, como datos de archivos o conexión de bases de datos. Funciona en la interfaz de usuario o mediante la línea de comandos. En este último caso, debe especificar fuentes de datos, asignaciones de campos y otros parámetros mediante archivos de configuración. Esto permite automatizar el proceso de importación mediante llamadas a la API.

Nota

Nota

Con ambos métodos, el número de registros que puede importar depende de sus permisos, el tipo de datos que va a importar y los límites de almacenamiento de datos generales de la organización. El tipo de objetos que puede importar depende de su edición.

Utilice el asistente de importación de datos cuando:

  • Necesita cargar menos de 50.000 registros.
  • Los objetos que necesita importar son compatibles con el asistente.
  • No necesita automatizar el proceso de importación.

Utilice el Cargador de datos cuando:

  • Necesita cargar entre 50.000 y cinco millones de registros. Si necesita cargar más de 5 millones de registros, le recomendamos que trabaje con un socio de Salesforce o visite AppExchange para obtener un producto de socio adecuado.
  • Necesita cargar en un objeto no admitido por los asistentes de importación.
  • Desea programar cargas de datos regulares, como importaciones nocturnas.
Nota

Nota

El cargador de datos usa la API basada en SOAP para procesar registros. Para agilizar el procesamiento, puede establecer la configuración para el uso de la API masiva. La API masiva está optimizada para cargar un gran número de registros simultáneamente. Es más rápida que la API basada en SOAP debido al procesamiento paralelo y al menor número de recorridos de ida y vuelta a la red.

Prepararse para la importación de datos

Cloud Kicks produce calzado deportivo diseñado y personalizado para sus clientes. Por su parte, las superestrellas de las ventas Candace y Jose están siempre ansiosos por salir al aire libre para practicar ejercicio. Por lo tanto, acuerdan celebrar una reunión al aire libre, mientras dan un paseo, con Linda, administradora de Salesforce de la compañía. Quieren que Linda los ayude a importar sus datos de CRM en Salesforce. Como tienen menos de 50.000 registros, Linda decide usar el Asistente de importación de datos. Al volver a la oficina tras el paseo, Linda preparara los datos para la importación.

 Plática de Jose y Candace con Linda acerca de la importación de datos

Realice estos pasos para empezar a importar cualquier tipo de datos.
  1. Use el software existente para crear un archivo de exportación de datos.
  2. Limpie el archivo de importación para garantizar la precisión y la coherencia. Esto implica la actualización de datos para eliminar duplicados, la eliminación de información innecesaria, la corrección ortográfica y de otros errores y la aplicación de las convenciones de nomenclatura.
  3. Compare sus campos de datos con los campos de Salesforce en los que puede importar y verifique que sus datos se asignarán a los campos de Salesforce adecuados. Es posible que necesite ajustar la asignación antes de completar la importación. Para obtener más información, consulte Asignación de campos para fuentes de datos en la ayuda online.
  4. Realice los cambios de configuración necesarios en Salesforce para controlar los datos importados. Por ejemplo, es posible que necesite crear campos personalizados, agregar valores nuevos a listas de selección o desactivar temporalmente reglas de flujo de trabajo.
Nota

Nota

Salesforce recomienda importar primero un archivo de prueba pequeño para confirmar que los datos de origen se han preparado correctamente.

Vea este video para obtener más información sobre la limpieza del archivo de importación.

Utilizar el asistente de importación de datos

Una vez que se ha creado el archivo de exportación y se han limpiado los datos para la importación, realice estos pasos para importar datos con el asistente de importación de datos.
  1. Inicie el asistente.
    1. En Configuración, ingrese Asistente de importación de datos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Asistente de importación de datos.
    2. Revise la información proporcionada en la página de bienvenida y, a continuación, haga clic en Inicie el asistente.
  2. Seleccione los datos que desee importar.
    1. Para importar cuentas, contactos, prospectos, soluciones, cuentas personales o miembros de campaña, haga clic en Objetos estándar. Para importar objetos personalizados, haga clic en Objetos personalizados.
    2. Especifique si desea agregar nuevos registros a Salesforce, actualizar registros existentes o agregar y actualizar registros de forma simultánea.
    3. Especifique los criterios de coincidencia y de otro tipo que sean necesarios. Pase el ratón sobre los signos de interrogación para obtener más información sobre cada opción.
    4. Especifique el archivo que contiene los datos.
      Puede especificar su archivo de datos arrastrando el CSV a la zona de carga de la página o haciendo clic en la categoría de CSV que está utilizando y después navegando hasta el archivo y seleccionándolo.
    5. Seleccione un método de codificación de caracteres para su archivo. La mayoría de los usuarios puede aceptar la codificación de caracteres predeterminada.
    6. Haga clic en Siguiente.
      Asistente de importación de datos
  3. Asigne sus campos de datos a campos de datos de Salesforce.
    El asistente de importación de datos intenta asignar tantos campos de datos como es posible con campos de datos estándar de Salesforce. Si Salesforce no puede asignar los campos automáticamente, debe hacerlo de forma manual. Los campos no asignados no se importan en Salesforce.

    Para ver una lista de campos de datos estándar de Salesforce, en Configuración, en la parte superior de la página, haga clic en Gestor de objetos. Haga clic en el objeto en cuyos campos está interesado y haga clic en Campos y relaciones. Por ejemplo, si desea ver una lista de campos estándar de Salesforce para prospectos, haga clic en Gestor de objetos | Prospecto | Campos y relaciones.

    1. Analice la lista de campos de datos asignados para localizar los campos sin asignar.
    2. Haga clic en Mapa junto al nombre del campo sin asignar.
    3. En el cuadro de diálogo Asigne su campo, seleccione los campos de Salesforce a los que desee asignar y haga clic en Mapa.
      Nota

      Nota

      El cuadro de diálogo Asigne su campo también le da la opción de guardar datos de campos sin asignación en un campo de notas general para cuentas y contactos. Para ello, seleccione Nota de la cuenta o Nota del contacto desde la lista desplegable Asignar a y haga clic en Asignar.

    4. Para cambiar las asignaciones que Salesforce realizó automáticamente, haga clic en Cambiar a la izquierda del campo en cuestión y, a continuación, elija los campos de Salesforce a los que desea asignar y haga clic en Asignar.
    5. Haga clic en Siguiente.
  4. Revise e inicie la importación.
    1. Revise la información de importación en la página Revisar. Si aún tiene campos sin asignar que desee importar, haga clic en Anterior para regresar a la página anterior y especificar sus asignaciones.
    2. Haga clic en Iniciar importación.
  5. Compruebe el estado de importación.
    En Configuración, ingrese Trabajos de carga de datos masivos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Trabajos de carga de datos masivos.
    Sugerencia

    Sugerencia

    El usuario que inicia la importación de datos recibe un email de estado cuando se completa la importación.

Más información...

Esta información puede ayudarle a integrar sus datos importados en Salesforce.
  • Nuevos valores para listas de selección y listas de selección múltiple: Si importa un valor de lista de selección que no coincide con un valor de lista de selección existente:
    • Para una lista de selección sin restricciones, el Asistente de importación de datos utiliza el valor incluido en el archivo de importación.
    • Para una lista de selección restringida, el Asistente de importación de datos utiliza el valor predeterminado de la lista de selección.
  • Listas de selección múltiple: Para poder importar valores múltiples a una lista de selección múltiple, separe los valores por punto y coma en su archivo de importación.
  • Casillas: Para importar datos a un campo de casilla, utilice 1 para los valores seleccionados y 0 para los valores sin seleccionar.
  • Valores predeterminados: En el caso de los campos de lista de selección, de lista de selección múltiple y de casilla, si no ha asignado el campo en el asistente para importación, se insertará automáticamente el valor predeterminado en el registro nuevo o actualizado.
  • Campos de fecha y hora: Asegúrese de que el formato de cualquier campo de fecha y hora que esté importando coincida con el modo en que se muestra en Salesforce según su configuración regional.
  • Campos de fórmula: Los campos de fórmula no pueden aceptar datos importados porque son de sólo lectura.
  • Reglas de validación de campos: Salesforce ejecuta reglas de validación en registros antes de importarlos. Los registros que no superan la validación no se importan. Desactive las reglas de validación correspondientes antes de ejecutar una importación si afectan a los registros que va a importar.