Trabajar con grupos de Chatter
Objetivos de aprendizaje
Introducción a los grupos
Tipos de grupos
- Los grupos públicos son visibles y abiertos para todos los empleados. Cualquiera de la compañía puede unirse a un grupo público, incluir publicaciones y comentarios, y agregar archivos a este.
- Los grupos privados son de solo miembros. Los usuarios deben solicitar la unión a un grupo privado. Solo los miembros del grupo pueden incluir publicaciones y comentarios y agregar archivos. Las personas que no son miembros pueden ver la imagen y la descripción del grupo pero no las noticias en tiempo real ni los archivos del grupo. Si el grupo permite usuarios externos, como que se unan clientes, el propietario o el gestor del grupo debe invitarlos a unirse.
- Los grupos sin registrar solo funcionan con invitación y no se muestran en vistas de lista ni en resultados de búsqueda. Un grupo sin registrar permanece oculto para todos a excepción de los miembros del grupo. Solo el propietario o los gestores del grupo pueden invitar a otras personas a unirse al grupo sin registrar. Como administrador, debe activar la opción para crear grupos sin registrar. Revisaremos este proceso en un minuto.
- Los grupos de solo difusión se usan para hacer anuncios. Tan solo el propietario y los gestores de un grupo de solo difusión pueden publicar en dicho grupo. No obstante, los miembros del grupo pueden incluir comentarios relacionados con estas publicaciones. Puede convertir cualquier tipo de grupo en uno de solo difusión.
Monitorear la implicación
Todos los grupos incluyen la ficha Implicación para monitorear la pertenencia al grupo y la actividad en el tiempo.
Utilice la ficha Implicación para monitorear la actividad del grupo, la frecuencia de la actividad, la estabilidad de la suscripción de grupo y varios resúmenes de conteo. Los conteos incluyen el número de miembros, publicaciones, preguntas, preguntas sin responder, Me gusta y comentarios.
Ejemplos de grupos
Al configurar Chatter para su compañía, puede crear algunos grupos iniciales relacionados con intereses comunes y equipos funcionales. Por ejemplo, cree grupos relacionados con productos en las áreas de investigación y desarrollo, ventas y marketing, configure grupos para la capacitación interna, los recursos humanos y las instalaciones. Los grupos de Chatter facilitan más la colaboración, la gestión de proyectos y la tarea de mantenerse al día.
A continuación se indican algunos grupos que han tenido éxito en otras compañías. Recuerde que los grupos pueden ser públicos para todos los empleados o privados para una serie de personas seleccionadas.
Crear grupos
Mientras está trabajando a través del contenido y los retos prácticos en este módulo, asegúrese de que inició sesión en su Trailhead Playground. El uso de su playground garantiza que no está cambiando datos en su organización de producción o publicando en las noticias en tiempo real de Chatter de su compañía.
Activar grupos sin registrar
Un tipo de grupo es el tipo sin registrar. No puede detectar un grupo sin registrar en una búsqueda. Debe ser invitado a unirse a un grupo sin registrar. Crear un grupo sin registrar le da un método para establecer un espacio privado para tratar material confidencial con una audiencia específica. Por ejemplo, imagínese que desea un lugar para tratar posibles contratos, compensaciones o desempeño individual.
- En el cuadro Búsqueda rápida de Configuración, ingrese Configuración de Chatter, haga clic en Configuración de Chatter y luego haga clic en Modificar.
- Lo más probable es que la opción Permitir registros en grupos (1) esté seleccionada de forma predeterminada. Si no lo está, selecciónela.
- Seleccione la activación de grupos sin registrar (2).
- Haga clic en Guardar (3).
Crear un grupo público
Cree un grupo público llamado Volunteer Central (Central de voluntarios). La finalidad de Volunteer Central este grupo es compartir información sobre eventos para voluntarios.
- En Salesforce, haga clic en la ficha Grupos. Si no la ve, abra el Iniciador de aplicación, busque Grupos y haga clic en su resultado.
- En la página de lista Grupos, haga clic en Nuevo para abrir la ventana Nuevo grupo. Nota: Puede personalizar grupos para proporcionar opciones para el formato y las funciones del grupo. Al personalizar un grupo de esta manera, los usuarios ven el cuadro de diálogo Seleccionar el tipo de grupoObtenga más información sobre la personalización de sus grupos con tipos de registros de grupos en la sección Recursos de esta unidad.
- Ingrese información acerca de su grupo.
- Nombre: Volunteer Central (Central de voluntarios)
- Descripción: Este es un grupo abierto para todos los empleados para buscar información acerca de oportunidades de oportunidades de voluntarios, formular preguntas acerca del voluntariado y compartir experiencias de voluntarios.
- Bajo Información, proporcione cualquier detalle del grupo que le interese compartir y asigne un formato a sus detalles con los controles del editor de texto enriquecido.
- Sugerencia: Después de crear su grupo, la dirección de email del grupo aparece bajo Email de grupo. Puede verlo aquí y en la columna derecha de su página de grupo. Las personas con acceso al grupo pueden utilizar la dirección para publicar en las noticias en tiempo real del grupo a través del email.
- Propietario: Asigne una persona para ser el propietario del grupo. Comience a ingresar un nombre y seleccione de la lista de resultados. Siempre puede dejarlo tal cual y ser el propietario del grupo. Un grupo puede tener solo un propietario, pero muchos gestores. Los propietarios y los gestores tienen los mismos privilegios en el grupo.
- Conteo de miembros se rellena después de que cree el grupo.
- Tipo de registro muestra el tipo de noticias en tiempo real que seleccionó (por ejemplo, Publicación o Pregunta) en el paso 3, siempre que la opción estuviera disponible para usted.
- Archivar: Con la función o permiso adecuado podrá modificar un grupo y marcarlo para Archivar aquí. Los grupos inactivos se archivan pasados 90 días consecutivos de manera predeterminada. Para evitar el archivado automático, seleccione Desactivar archivado automático.
- Cuando se archiva un grupo de Chatter, los miembros del grupo no pueden publicar mensajes ni compartir archivos con el grupo. No obstante, las publicaciones, los comentarios y los archivos anteriores permanecen disponibles como referencia. Las menciones a un grupo (@[nombre_grupo]) no cuentan como una actividad en las noticias en tiempo real en ese grupo y no retrasan el archivado del grupo. Los propietarios de grupos, gestores de grupos y usuarios con el permiso Modificar todos los datos pueden archivar o modificar la configuración de archivado automático del grupo en cualquier momento.
- Tipo de acceso: Público
- Los clientes no pueden unirse a este grupo, por lo que deje Permitir clientes sin seleccionar.
- Si la casilla de verificación Solo difusión está disponible, déjela también sin marcar.
- 4. Haga clic en Guardar y siguiente. 5. Haga clic en Cargar imagen, seleccione una imagen para su grupo de voluntarios y haga clic en Siguiente. 6. En la página Agregar miembros, puede buscar y agregar personas a su grupo. Puede agregar miembros más adelante. De momento, haga clic en Listo.
¡Felicitaciones! Ha creado su primer grupo.
Agregar una acción al formato de grupo
El formato de grupo es la ubicación en la que puede ajustar los tipos de acciones y la configuración que están disponibles para los grupos. Personalicemos nuestro formato de grupo con una acción que nos permita crear casos desde el grupo.
- En el cuadro Búsqueda rápida de Configuración, ingrese Grupo y, a continuación, haga clic en Formatos de grupo.
- En la fila Formato de grupo, haga clic en Modificar.
- En el panel Formato de grupo de la parte superior de la página, seleccione Acciones móviles y Lightning. Si aún no se ha incluido, arrastre Nuevo caso al área Acciones de la aplicación móvil Salesforce y Lightning Experience.
- Bajo Formato de grupo en la parte superior de la página, haga clic en Guardar.
¡Excelente trabajo! Acaba de personalizar un formato de grupo al agregar una acción Nuevo caso.
Ahora veamos nuestros resultados en Volunteer Central.
Ya tenemos la acción Nuevo caso en la página del grupo.
Para personalizar aún más el grupo, haga clic en Modificar grupo en el menú de desbordamiento de acciones. Puede cambiar la imagen, el nombre, los detalles y el propietario de un grupo. Además, puede buscar y agregar más miembros.
Crear un grupo privado con clientes
Los grupos de Chatter privados son un método excelente para que los equipos de proyectos colaboren y compartan información confidencial. Los grupos privados pueden incluir además miembros externos. Por ejemplo, cree un grupo privado para colaborar con clientes o expertos en la materia que están fuera de la compañía.
Cuando selecciona permitir clientes en un grupo privado, se muestra claramente en la página del grupo. La etiqueta, Privado con clientes, aparece debajo del nombre del grupo. ¡Compruebe siempre esta declaración! Deje que guíe el tipo de información que comparte en este grupo.
Puede crear un grupo privado del mismo modo que crea un grupo público, pero debe seleccionar un tipo de grupo diferente.
- Para navegar a la página Grupos, haga clic en la ficha Grupos o encuentre y seleccione Grupos en el Iniciador de aplicación.
- Haga clic en Nuevo.
- Proporcione información acerca del grupo.
- Asigne un nombre a su grupo y describa en qué consiste.
- Proporcione cualquier detalle del grupo que le importe compartir y asigne un formato a sus detalles utilizando controles del editor de texto enriquecido.
- Asigne una persona para ser el propietario del grupo. Empiece a escribir un nombre o seleccione entre la lista resultante, o bien mantenga su propio nombre como propietario del grupo.
- Seleccione el tipo de acceso Privado y seleccione la casilla Permitir clientes.
- Haga clic en Guardar y siguiente, Siguiente, luego Listo.
Agregar y promover miembros
Tras crear su grupo, es fácil agregar más miembros. Vaya al grupo, abra el menú de acciones en la pancarta del grupo y seleccione Gestionar miembros. En el cuadro de diálogo Agregar miembros, busque las personas que desea agregar y haga clic en Agregar junto a sus nombres.
También puede buscar miembros existentes y promocionarlos a gestor. Los gestores de grupo disfrutan de los mismos derechos y privilegios que el propietario del grupo. Los gestores pueden modificar el grupo, gestionar sus suscripciones y realizar otras acciones disponibles para propietarios de grupos. Es una excelente forma de compartir la responsabilidad de la gestión del grupo.
Para promocionar un miembro a gestor:
- Abra el cuadro de diálogo Agregar miembros.
- Busque un miembro existente.
- Seleccione Gestor desde el menú junto a su nombre.
Ahora que domina el arte de los grupos, exploremos cómo recibir notificaciones en sus noticias en tiempo real cuando cambien los valores en campos de registros. Pero primero, ¡probemos sus conocimientos!