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Aprobar registros desde noticias en tiempo real de Chatter

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
  • Crear una plantilla para publicaciones de aprobación.
  • Crear un proceso de aprobación sencillo empleando el asistente de inicio rápido.

Introducción a las aprobaciones en Chatter

Un proceso de aprobación marca la ruta que sigue un registro por las personas que están alineadas para proporcionar aprobación. El proceso de aprobación permite enviar una solicitud de aprobación como una publicación de Chatter. Puede crear una plantilla para esa publicación para asegurarse de que se publica el mismo tipo de datos con cada solicitud.

Puesto que las aprobaciones en Chatter se basan en Chatter y en las aprobaciones, la configuración de aprobaciones en Chatter implica más que la simple activación de la función. Para asegurarse de que todo funciona correctamente y de que los usuarios verán sus solicitudes de aprobación como publicaciones de Chatter, se recomienda seguir estos pasos.

  1. Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
  2. Cree una plantilla de publicación de aprobación.
  3. Cree un proceso de aprobación.
  4. Activar el seguimiento de noticias en tiempo real.
    Nota

    Nota

    Active el seguimiento de noticias en tiempo real para cualquier objeto en el que se basa un proceso de aprobación. Por ejemplo, cuando desea que la creación de una cuenta lance un proceso de aprobación, activa el seguimiento de noticias en tiempo real para el objeto Cuenta.

  5. Realice los pasos 2 a 4 para cada objeto que desea enviar a través de un proceso de aprobación.

A través de su configuración personal de Chatter, los usuarios pueden optar por no recibir solicitudes de aprobación como publicaciones en sus noticias en tiempo real de Chatter. Se les sigue notificando a través del email. Los usuarios que no optan por no recibir obtienen una publicación de Chatter y una notificación de email.

Las publicaciones de solicitud de aprobación aparecen:

  • En las noticias en tiempo real de Chatter del aprobador asignado.
  • En el perfil del remitente, pero no en sus noticias en tiempo real de Chatter a menos que esté siguiendo el registro de aprobación.
  • En las noticias en tiempo real de Chatter del registro de aprobación.
  • En las noticias en tiempo real de Chatter de cualquiera que siga el registro de aprobación.

Activar solicitudes de aprobación en Chatter

Para activar solicitudes de aprobación en Chatter:

  1. En Configuración, ingrese Configuración de Chatter en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Configuración de Chatter.
  2. Haga clic en Modificar.
  3. En la sección Publicaciones de aprobación, seleccione Permitir aprobaciones.

    Publicaciones de aprobación

  4. Haga clic en Guardar.

Si cualquiera de sus usuarios opta por no recibir publicaciones de solicitud de aprobación, esos usuarios no las verán en sus propias noticias en tiempo real. Si optan por no recibir notificaciones, cualquiera que tenga acceso al registro aprobado puede ver las publicaciones de aprobación en las noticias en tiempo real del registro.

Nota

Nota

Si no ve la sección Publicaciones de aprobación en Configuración de Chatter, puede que su licencia no la admita. Hable con su representante de Salesforce.

A continuación, configure una plantilla para la publicación de aprobación de Chatter.

Crear una plantilla de publicación

Le gustaría que las publicaciones de aprobaciones que aparecen en Chatter estuvieran estandarizadas. Hay varios pasos que debe seguir para ello. En primer lugar, tiene que configurar una plantilla de publicación. En la plantilla puede identificar los datos de registros que quiere que aparezcan en la publicación. Más tarde, cuando defina el proceso de aprobación, puede asociar su plantilla con él.
Nota

Nota

Para crear una plantilla de publicación de Chatter, necesitará el permiso “Personalizar aplicación”.

  1. En Configuración, ingrese Plantillas de publicación en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Plantillas de publicación.
  2. Haga clic en Nueva plantilla.

    Botón Nueva plantilla

  3. Estas aprobaciones son para las cuentas. Por lo tanto, seleccione Cuenta y haga clic en Siguiente.

    Configuración de la plantilla de publicación de aprobación

  4. Ingrese el nombre Plantilla de publicación de aprobación de cuenta con la descripción Plantilla para las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas.
  5. Para hacer esta plantilla como predeterminada para todas las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas, seleccione la opción Predeterminada.
  6. En el caso de Campos de la plantilla de publicación, mueva Número de la cuenta, Propietario de cuenta y Descripción a la columna derecha. Si Nombre de la cuenta aún no está en la columna Campos seleccionados de la derecha, mueva la opción a esta ubicación.
    Sugerencia

    Sugerencia

    Incluya los campos con un uso intensivo de texto (como Comentarios o Descripción) en la parte inferior.

  7. Haga clic en Guardar.

Ahora está listo para definir su proceso de aprobación para las cuentas.

Crear un proceso de aprobación

Vamos a crear un proceso de aprobación sencillo para cuentas.

Supongamos que desea que Allison Wheeler, apruebe todas las cuentas nuevas y los cambios en cuentas existentes de las que no es propietaria. El siguiente es un proceso de aprobación sencillo para este caso.

  1. En Configuración, ingrese Procesos de aprobación en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Procesos de aprobación.
  2. En Gestionar procesos de aprobación para, seleccione Cuenta.

    Opciones de Gestionar procesos aprobación

  3. Haga clic en Crear proceso de aprobación nuevo y seleccione Usar asistente de inicio rápido.

    Asistente de inicio rápido para aprobación

  4. En la sección Información del proceso de aprobación
    1. Para Nombre, ingrese: Proceso de aprobación de cuenta.
    2. Para obtener un nombre exclusivo para este proceso que se utilizará en la API, haga clic en el campo Nombre exclusivo.
    3. Deje en blanco Plantilla de email de asignación de aprobación para usar la plantilla de email predeterminada.
    4. Para Plantilla de publicaciones de aprobación, haga clic en el icono de búsqueda y seleccione Plantilla de publicaciones de aprobación de cuenta. Creamos esta plantilla en la última sección.
      Nota

      Nota

      Para obtener información acerca del parámetro Utilizar campo de aprobación de propietario de objeto, consulte Seleccionar un aprobador automatizado a través de un proceso de aprobación.

    5. Para actualizar todos los formatos de página para este objeto, seleccione Agregar el botón Enviar para aprobación y la lista relacionada Historial de aprobaciones a todos los formatos de página de Objeto.

      La selección de esta opción da a los usuarios un método para enviar solicitudes de aprobación y realizar un seguimiento de ellas a lo largo del proceso de aprobación.

  5. En la sección Especificar criterios de entrada, configure los criterios para poner en marcha este proceso de aprobación.

    En nuestro ejemplo, dado que el objetivo es que Allison Wheeler apruebe cuentas de las que no es propietaria, ingresamos estos criterios en la primera línea:

    • Campo: Cuenta: Propietario de cuenta
    • Operador: no igual a
    • Valor: Allison Wheeler
  6. En la sección Seleccionar aprobador, asigne todas las solicitudes de aprobación a Allison Wheeler.
    • Seleccione Asignar automáticamente a aprobador(es).
    • Seleccione Usuario y, en el segundo campo, ingrese Allison Wheeler.
    • Debajo de Cuando se seleccionan varios aprobadores, seleccione Aprobar o rechazar según la PRIMERA respuesta. Si desea que todos los aprobadores seleccionados aprueben, seleccione Requerir una aprobación UNÁNIME de todos los aprobadores seleccionados.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Haga clic en Ver página de detalles del proceso de aprobación.
  9. En la página Cuenta: Proceso de aprobación de cuenta, haga clic en Activar para activar el proceso de aprobación.

Este proceso de aprobación sencillo ya está configurado. Cuando un usuario distinto de Allison Wheeler crea una cuenta o cambia el propietario de una cuenta y envía la cuenta para su aprobación, se notifica a Allison Wheeler. Recibe una solicitud de aprobación por email y una publicación de solicitud de aprobación en sus noticias en tiempo real.