Aprobar registros desde noticias en tiempo real de Chatter

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
  
• Crear una plantilla para publicaciones de aprobación.
  
• Crear un proceso de aprobación sencillo empleando el asistente de inicio rápido.
  

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y copie y pegue los valores en español (LATAM). Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Accesibilidad

Esta unidad requiere algunas instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de esta unidad, haga clic en el siguiente vínculo:

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

Introducción a las aprobaciones en Chatter

Un proceso de aprobación marca la ruta que sigue un registro por las personas que están alineadas para proporcionar aprobación. El proceso de aprobación permite enviar una solicitud de aprobación como una publicación de Chatter. Puede crear una plantilla para esa publicación para asegurarse de que se publica el mismo tipo de datos con cada solicitud.

Puesto que las aprobaciones en Chatter se basan en Chatter y en las aprobaciones, la configuración de aprobaciones en Chatter implica más que la simple activación de la función. Para asegurarse de que todo funciona correctamente y de que los usuarios verán sus solicitudes de aprobación como publicaciones de Chatter, se recomienda seguir estos pasos.

1. Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
   
2. Crear una plantilla de publicación de aprobación.
   
3. Crear un proceso de aprobación.
   
4. Active el seguimiento de noticias en tiempo real para cualquier objeto en el que se basa un proceso de aprobación. Por ejemplo, cuando desea que la creación de una cuenta lance un proceso de aprobación, active el seguimiento de noticias en tiempo real para el objeto Account (Cuenta).
   
5. Siga los pasos de 2 a 4 para cada objeto que desea enviar a través de un proceso de aprobación.
   

A través de su configuración personal de Chatter, los usuarios pueden optar por no recibir solicitudes de aprobación como publicaciones en sus noticias en tiempo real de Chatter. Se les sigue notificando a través del email. Los usuarios que no anulan sus suscripciones reciben una publicación de Chatter y una notificación de email.

Las publicaciones de solicitud de aprobación aparecen:

• En las noticias en tiempo real de Chatter del aprobador asignado
  
• En el perfil del remitente, pero no en sus noticias en tiempo real de Chatter, a menos que esté siguiendo el registro de aprobación.
  
• En las noticias en tiempo real de Chatter del registro de aprobación.
  
• En las noticias en tiempo real de Chatter de cualquiera que siga el registro de aprobación.
  

Activar solicitudes de aprobación en Chatter

Para activar solicitudes de aprobación en Chatter:

1. En Setup (Configuración), ingrese Chatter Settings (Configuración de Chatter) en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Chatter Settings (Configuración de Chatter).
   
2. Haga clic en Modificar.
   
3. En la sección Publicaciones de aprobación, seleccione Permitir aprobaciones.
   

4. Haga clic en Guardar.

Si cualquiera de sus usuarios opta por no recibir publicaciones de solicitud de aprobación, esos usuarios no las verán en sus propias noticias en tiempo real. Si optan por no recibir notificaciones, cualquiera que tenga acceso al registro aprobado puede ver las publicaciones de aprobación en las noticias en tiempo real del registro.

Si no ve la sección Publicaciones de aprobación en Configuración de Chatter, puede que su licencia no la admita. Hable con su representante de Salesforce.

A continuación, configure una plantilla para la publicación de aprobación de Chatter.

Crear una plantilla de publicación

Le gustaría que las publicaciones de aprobaciones que aparecen en Chatter estuvieran estandarizadas. Hay varios pasos que debe seguir para ello. En primer lugar, tiene que configurar una plantilla de publicación. En la plantilla puede identificar los datos de registros que quiere que aparezcan en la publicación. Más tarde, cuando defina el proceso de aprobación, puede asociar su plantilla con él.

Para crear una plantilla de publicación de Chatter, necesitará el permiso “Personalizar aplicación”.

1. En Setup (Configuración), ingrese Post Templates (Plantillas de publicación) en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Post Templates (Plantillas de publicación).
   
2. Haga clic en Nueva plantilla.
   
3. Estas aprobaciones son para las cuentas. Por lo tanto, seleccione Cuenta y haga clic en Siguiente.
   
4. Ingrese el nombre Account Approval Post Template (Plantilla de publicación de aprobación de cuenta) con la descripción A template for account approval request posts (Plantilla para las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas).
   
5. Para hacer esta plantilla como predeterminada para todas las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas, seleccione la opción Predeterminada.
   
6. En el caso de Campos de la plantilla de publicación, mueva Número de la cuenta, Propietario de cuenta y Descripción a la columna derecha. Si Nombre de la cuenta aún no está en la columna Campos seleccionados de la derecha, mueva la opción a esta ubicación.  Sugerencia: Incluya los campos con un uso intensivo de texto (como Comentarios o Descripción) en la parte inferior.
   
7. Haga clic en Guardar.
   

Ahora está listo para definir su proceso de aprobación para las cuentas.

Crear un proceso de aprobación

Vamos a crear un proceso de aprobación sencillo para cuentas.

Supongamos que desea que alguien apruebe todas las cuentas nuevas y los cambios en cuentas existentes que no son de su propiedad. El siguiente es un proceso de aprobación sencillo para este caso.

1. En Setup (Configuración), ingrese Approval Processes (Procesos de aprobación) en el cuadro de búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Approval Processes (Procesos de aprobación).
   
2. En Manage Approval Processes For (Gestionar procesos de aprobación para), seleccione Account (Cuenta).
   
3. Haga clic en Crear proceso de aprobación nuevo y seleccione Usar asistente de inicio rápido.
   
4. En la sección Approval Process Information (Información del proceso de aprobación):
   

1. Para Nombre, ingrese: Account Approval Process (Proceso de aprobación de cuenta)
   
2. Para obtener un nombre exclusivo para este proceso que se utilizará en la API, haga clic en el campo Nombre exclusivo.
   
3. Deje en blanco Plantilla de email de asignación de aprobación para usar la plantilla de email predeterminada.
   
4. Para Plantilla de publicaciones de aprobación, haga clic en el icono de búsqueda y seleccione Plantilla de publicaciones de aprobación de cuenta. Creamos esta plantilla en la última sección.  Para obtener información acerca del parámetro Use Approval Field of Account Owner (Utilizar campo de aprobación de propietario de cuenta), consulte Seleccionar un aprobador automatizado durante un proceso de aprobación en la Ayuda de Salesforce.
   
5. Para actualizar todos los formatos de página de este objeto, seleccione Agregar el botón Enviar para aprobación y la lista relacionada Historial de aprobaciones a todos los formatos de página de Cuenta. La selección de esta opción da a los usuarios un método para enviar solicitudes de aprobación y realizar un seguimiento de ellas a lo largo del proceso de aprobación.
   

5. En la sección Especificar criterios de entrada, configure los criterios para poner en marcha este proceso de aprobación. Utilicemos un usuario que ya exista en la organización. Si queremos que Integration User (Usuario de integración) (sabemos que no es el mejor nombre) apruebe cuentas que no son de su propiedad, ingresamos estos criterios en la primera línea:
   

• Campo: Cuenta: Propietario de cuenta
  
• Operador: no igual a
  
• Valor: Usuario de integración
  

6. En la sección Seleccionar aprobador, asigne todas las solicitudes de aprobación al Usuario de integración.
   

• Seleccione Asignar automáticamente a aprobador(es).
  
• Seleccione User (Usuario) y, en el segundo campo, seleccione Integration User (Usuario de integración).
  
• En When multiple approvers are selected (Cuando se seleccionan varios aprobadores), seleccione Approve or reject based on the FIRST response (Aprobar o rechazar según la PRIMERA respuesta). Si desea que todos los aprobadores seleccionados aprueben, seleccione Requerir una aprobación UNÁNIME de todos los aprobadores seleccionados.
  

7. Haga clic en Save (Guardar) y, a continuación, en OK (Aceptar).
   
8. Haga clic en Ver página de detalles del proceso de aprobación.
   
9. En la página Cuenta: Página Account Approval Process (Proceso de aprobación de cuenta), haga clic en Activate (Activar) para activar el proceso de aprobación que creó, y haga clic en OK (Aceptar).
   

Este proceso de aprobación sencillo ya está configurado. Cuando un usuario que no es el Usuario de integración crea una cuenta o cambia el propietario de una cuenta y envía la cuenta para su aprobación, se notifica al Usuario de integración, quien recibe una solicitud de aprobación por email y una publicación en sus noticias en tiempo real.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Configurar un proceso de aprobación clásico
• Ayuda de Salesforce: Procesos de aprobación clásicos
• Ayuda de Salesforce: Procesos de aprobación clásicos de muestra
• Ayuda de Salesforce: Terminología del proceso de aprobación clásico
• Trailhead: Lightning Flow