Aprobar registros desde noticias en tiempo real de Chatter

Después de completar esta unidad, podrá:

• Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
• Crear una plantilla para publicaciones de aprobación.
• Crear un proceso de aprobación sencillo empleando el asistente de inicio rápido.

Un proceso de aprobación marca la ruta que sigue un registro por las personas que están alineadas para proporcionar aprobación. El proceso de aprobación permite enviar una solicitud de aprobación como una publicación de Chatter. Puede crear una plantilla para esa publicación para asegurarse de que se publica el mismo tipo de datos con cada solicitud.

1. Activar solicitudes de aprobación en Chatter.
2. Crear una plantilla de publicación de aprobación.
3. Crear un proceso de aprobación.
4. Activar el seguimiento de noticias en tiempo real.  Active el seguimiento de noticias en tiempo real para cualquier objeto en el que se basa un proceso de aprobación. Por ejemplo, cuando desea que la creación de una cuenta lance un proceso de aprobación, activa el seguimiento de noticias en tiempo real para el objeto Cuenta.
5. Realice los pasos 2 a 4 para cada objeto que desea enviar a través de un proceso de aprobación.

• En las noticias en tiempo real de Chatter del aprobador asignado.
• En el perfil del remitente, pero no en sus noticias en tiempo real de Chatter a menos que esté siguiendo el registro de aprobación.
• En las noticias en tiempo real de Chatter del registro de aprobación.
• En las noticias en tiempo real de Chatter de cualquiera que siga el registro de aprobación.

1. En Configuración, ingrese Configuración de Chatter en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Configuración de Chatter.
2. Haga clic en Modificar.
3. En la sección Publicaciones de aprobación, seleccione Permitir aprobaciones.

4. Haga clic en Guardar.

Le gustaría que las publicaciones de aprobaciones que aparecen en Chatter estuvieran estandarizadas. Hay varios pasos que debe seguir para ello. En primer lugar, tiene que configurar una plantilla de publicación. En la plantilla puede identificar los datos de registros que quiere que aparezcan en la publicación. Más tarde, cuando defina el proceso de aprobación, puede asociar su plantilla con él.

1. En Configuración, ingrese Plantillas de publicación en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Plantillas de publicación.
2. Haga clic en Nueva plantilla.
3. Estas aprobaciones son para las cuentas. Por lo tanto, seleccione Cuenta y haga clic en Siguiente.
4. Ingrese el nombre Plantilla de publicación de aprobación de cuenta con la descripción Plantilla para las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas.
5. Para hacer esta plantilla como predeterminada para todas las publicaciones de solicitudes de aprobación de cuentas, seleccione la opción Predeterminada.
6. En el caso de Campos de la plantilla de publicación, mueva Número de la cuenta, Propietario de cuenta y Descripción a la columna derecha. Si Nombre de la cuenta aún no está en la columna Campos seleccionados de la derecha, mueva la opción a esta ubicación.  Sugerencia: Incluya los campos con un uso intensivo de texto (como Comentarios o Descripción) en la parte inferior.
7. Haga clic en Guardar.

Vamos a crear un proceso de aprobación sencillo para cuentas.

1. En Configuración, ingrese Procesos de aprobación en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, haga clic en Procesos de aprobación.
2. En Gestionar procesos de aprobación para, seleccione Cuenta.
3. Haga clic en Crear proceso de aprobación nuevo y seleccione Usar asistente de inicio rápido.
4. En la sección Información del proceso de aprobación
   1. Para Nombre, ingrese: Proceso de aprobación de cuenta.
   2. Para obtener un nombre exclusivo para este proceso que se utilizará en la API, haga clic en el campo Nombre exclusivo.
   3. Deje en blanco Plantilla de email de asignación de aprobación para usar la plantilla de email predeterminada.
   4. Para Plantilla de publicaciones de aprobación, haga clic en el icono de búsqueda y seleccione Plantilla de publicaciones de aprobación de cuenta. Creamos esta plantilla en la última sección.  Para obtener información acerca del parámetro Utilizar campo de aprobación de propietario de cuenta, consulte Seleccionar un aprobador automatizado a través de un proceso de aprobación.
   5. Para actualizar todos los formatos de página de este objeto, seleccione Agregar el botón Enviar para aprobación y la lista relacionada Historial de aprobaciones a todos los formatos de página de Cuenta. La selección de esta opción da a los usuarios un método para enviar solicitudes de aprobación y realizar un seguimiento de ellas a lo largo del proceso de aprobación.
5. En la sección Especificar criterios de entrada, configure los criterios para poner en marcha este proceso de aprobación. Utilicemos un usuario que ya exista en la organización. Si queremos que el Usuario de integración (sabemos que no es el mejor nombre) apruebe cuentas que no son de su propiedad, ingresamos estos criterios en la primera línea:
   • Campo: Cuenta: Propietario de cuenta
   • Operador: no igual a
   • Valor: Usuario de integración
6. En la sección Seleccionar aprobador, asigne todas las solicitudes de aprobación al Usuario de integración.
   • Seleccione Asignar automáticamente a aprobador(es).
   • Seleccione Usuario y, en el segundo campo, ingrese Usuario de integración.
   • En When multiple approvers are selected (Cuando se seleccionan varios aprobadores), seleccione Approve or reject based on the FIRST response (Aprobar o rechazar según la PRIMERA respuesta). Si desea que todos los aprobadores seleccionados aprueben, seleccione Requerir una aprobación UNÁNIME de todos los aprobadores seleccionados.
7. Haga clic en Guardar.
8. Haga clic en Ver página de detalles del proceso de aprobación.
9. En la página Cuenta: Proceso de aprobación de cuenta, haga clic en Activar para activar el proceso de aprobación.