Usar los prospectos para realizar un seguimiento de los clientes potenciales

Cada compañía es única, pero todas las compañías desean encontrar, cerrar ventas con los clientes y conservarlos. Salesforce incluye las herramientas necesarias para aumentar las oportunidades en curso y el volumen de ventas.

En esta unidad, aprenderemos sobre los prospectos siguiendo un registro de prospectos desde la creación hasta la conversión. La siguiente unidad aborda las oportunidades, y le muestra cómo puede hacer que todo su equipo de ventas trabaje junto en las oportunidades. Por último, descubrirá nuevas formas de buscar y ver sus prospectos y oportunidades (así como trabajar con ellos) desde el principio del proceso de ventas hasta el cierre de las negociaciones mediante rutas y vistas Kanban.

Los prospectos son personas y compañías que ha identificado como clientes potenciales. Puede encontrar prospectos mediante varios métodos. Es posible que muchos de sus prospectos se los envíen otros clientes satisfechos. Además, puede conseguir prospectos cuando los clientes hagan contacto con usted en su sitio web o se detengan en su puesto en un congreso, o mediante el intercambio de información con compañías asociadas. En Salesforce, la información sobre los prospectos se almacena en registros de prospectos.

No todas las compañías utilizan prospectos. Algunas compañías trabajan con todas sus oportunidades en curso como oportunidades, segmentando las negociaciones en grupos cualificados y no cualificados. No obstante, hay algunas ventajas importantes de utilizar los prospectos. Puede mejorar el seguimiento, crear reportes al respecto y dirigir campañas de marketing a clientes potenciales. Los prospectos pueden ayudarle a concentrarse en las negociaciones con una mayor probabilidad de cierre. Si su compañía tiene equipos de ventas independientes para clientes potenciales y clientes existentes, el uso de prospectos aumentará la eficiencia del trabajo de todos.

Imagine que usted es representante de ventas de Cloud Kicks, una compañía que se especializa en zapatillas personalizadas de lujo. Está a punto de cerrar una negociación con la oficina principal de Get Cloudy Consulting para suministrar a sus empleados zapatillas personalizadas para una gran conferencia en San Francisco.

Recientemente se reunió con un prospecto, Aparna Bosu, en la feria comercial Cloud Nine. Trabaja en Get Cloudy West y se comunica habitualmente con Leung Chan, su contacto para la negociación con la oficina principal de Get Cloudy. Aparna también está interesada en ofrecer zapatillas personalizadas a los empleados de su oficina, así que le deja su tarjeta de visita. Rápidamente, la agrega como prospecto desde la aplicación de Salesforce en su teléfono celular. Deberá hacer un seguimiento de ella después de la feria comercial.

Vamos a agregar un prospecto. Más adelante, practicaremos cómo mover el prospecto en una oportunidad en curso.

1. Haga clic en la ficha Prospecto.
2. Haga clic en Nuevo.
3. Agregue un registro de prospecto para Aparna Bosu.
   • Nombre: Aparna
   • Apellidos: Bosu
   • Compañía: Get Cloudy West
   • Título: Gerente de marketing
   • Email: aparna@gogetcloudywest.com
   • Estado del prospecto: Abierto: No contactado
     
     
     
     
4. Ingrese cualquier otra información que tenga sobre el prospecto.
5. Haga clic en Guardar.

Además, puede agregar prospectos mediante la importación de un archivo en Salesforce o un proceso automático, como un formulario de prospectos web que permita recopilar prospectos del sitio web de su negocio.

Algunas compañías asignan los prospectos automáticamente, por ejemplo, asignando prospectos a propietarios en función de la ubicación geográfica del prospecto. Otras compañías asignan inicialmente todos los prospectos nuevos a una cola. Su administrador de Salesforce configurará un proceso de asignación de prospectos que funcione para su compañía.

A medida que trabaje para cualificar sus prospectos, el registro del prospecto le servirá como espacio de trabajo. Utilice el espacio de trabajo para realizar un seguimiento de las interacciones con los prospectos, comprobar el historial de la campaña y planificar futuras actividades.

• Si el prospecto está implicado en alguna campaña de marketing, esto se mostrará en el Historial de campaña del prospecto.
• Revise la ficha Detalles del prospecto para encontrar y actualizar información del prospecto.
• Utilice la ficha Actividad del prospecto para registrar sus llamadas y emails para recordar con más facilidad de qué habló con el prospecto y cómo respondió este. Planifique el futuro creando Tareas o Eventos.
• Utilice la ficha Noticias del prospecto para comprobar las últimas noticias del sector del prospecto. Inicie sesión con su cuenta de Twitter para encontrar y seguir las noticias de Twitter del prospecto.
• Conecte con sus colegas de trabajo para hacer preguntas, pedir consejo o proporcionar información en la ficha Chatter del prospecto. Las noticias en tiempo real de Chatter del registro también muestran cuándo se crean actividades.

El estado del prospecto es un indicador importante que le ayuda a realizar un seguimiento de dónde se encuentra cada prospecto en su proceso de ventas. La forma tradicional de actualizar el estado de un prospecto es hacer clic en Modificar mientras visualiza el registro del prospecto, cambiar el Estado del prospecto y hacer clic en Guardar. En la siguiente unidad trataremos un par de formas más para hacer esto.

La cualificación de un prospecto indica que considera que el prospecto puede usar y tiene interés en sus productos, y que la venta es sin duda una posibilidad. Algunos negocios optan por cualificar los prospectos más rápidamente que otros. Los criterios exactos para cualificar y convertir los prospectos forman parte del proceso de negocio único de su compañía.

Al cualificar un prospecto, puede convertir el registro de prospecto en una oportunidad. A continuación, deberá trabajar con la oportunidad hasta cerrar la negociación mediante su finalización o cancelación.

Suponga que llama a Aparna de Get Cloudy West para hablar sobre su negociación. A ella le satisface lo que le dice y usted está seguro de que realmente tiene interés en comprar zapatillas personalizadas. Su prospecto ya se puede convertir en una oportunidad.

Cuando convierte un prospecto, Salesforce usa la información almacenada en el registro de prospecto para crear una cuenta de negocio, un contacto y una oportunidad. Si activó las cuentas personales y el registro de prospecto no incluye el nombre de una compañía, el prospecto se convierte en una cuenta personal y una oportunidad.

Vamos a convertir el registro de prospecto de Aparna Bosu.

1. En la ficha Prospectos, abra el registro de prospecto de Aparna.
2. Haga clic en Convertir.
3. En la sección Cuenta, cree una nueva cuenta desde el nombre de Compañía que ingresó para el prospecto. Si fuera a convertir un prospecto que trabaje para una cuenta existente, seleccionaría una cuenta existente en su lugar.
4. En la sección Contacto, cree un nuevo contacto desde el nombre que ingresó para el prospecto. Si el contacto ya existe, seleccionaría el contacto existente en su lugar.
5. En la sección Oportunidad, ingrese un nombre para la oportunidad nueva. Asigne un nombre descriptivo a la oportunidad. Por ejemplo, utilice el nombre de cuenta y un resumen de los productos que pueden comprar, como “Get Cloudy West: 50 zapatillas personalizadas Stratus X11”.
6. Compruebe que el Propietario del registro y el Estado convertido son correctos.
7. Haga clic en Convertir.

Si su compañía aún no tiene una convención de nomenclatura estándar para los prospectos y las oportunidades, este es un momento excelente para implementar dicha convención. Las convenciones de nomenclatura contribuyen a aumentar la eficiencia durante el trabajo, ya que los usuarios pueden encontrar más fácilmente una negociación y comprender en qué consiste cada negociación de una lista. Una convención de nomenclatura para las oportunidades puede incluir un método estándar para el uso de nombres de productos, nuevos negocios, complementos y cantidades. En este caso, Aparna indicó que necesitará 50 pares de zapatillas y está interesada en su modelo Stratus X11. De este modo tiene sentido poner esa información en el nombre de la oportunidad.

Puede utilizar Flow Builder para automatizar la estandarización de los nombres de oportunidades. O bien, si un usuario crea una oportunidad convirtiendo un prospecto, Salesforce anexa el nombre de la cuenta al nombre de la nueva oportunidad automáticamente.

Ahora que ya ha convertido el prospecto, puede trabajar con la negociación.