Crear prospectos y convertirlos en clientes potenciales
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Declarar cómo se incluyen los prospectos en el proceso de ventas.
- Explicar la diferencia entre prospecto y oportunidad.
- Debatir sobre qué sucede cuando convierte un prospecto.
- Describir cómo gestionar prospectos de manera eficiente.
- Crear y convertir prospectos.
Nota
¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y copie y pegue los valores en español (LATAM). Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.
Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.
El proceso de ventas desde la creación hasta la conversión
Gestionar prospectos de ventas es como cultivar un jardín, donde cada semilla representa una oportunidad de fomentar, hacer crecer y cosechar una relación sólida con el cliente. Así como cada semilla necesita agua y atención para crecer, para que los prospectos se conviertan en clientes se necesita comunicación constante, seguimiento y confianza.
Los buenos jardineros necesitan un sistema que preserve su jardín, y cada compañía necesita un sistema para encontrar y conservar clientes con el objetivo de sostener su negocio. Salesforce brinda ese tipo de sistema para que crezca su canalización, se cuide el jardín de prospectos y, en última instancia, se generen más ventas.
En este módulo, se recorre el proceso de ventas a través del seguimiento de un registro de prospecto desde su creación hasta su conversión en Salesforce. Descubra nuevas formas de buscar y revisar prospectos y oportunidades para trabajar con ellos, cerrar más negociaciones y garantizar la cosecha de ventas más abundante hasta el momento.
Generar prospectos para hacer un seguimiento de los clientes potenciales
Antes de continuar, aclaremos a qué nos referimos cuando hablamos de prospectos y oportunidades, ya que representan diferentes etapas en el proceso de ventas.
¿Qué es un prospecto?
En Salesforce, un prospecto es una compañía, persona o cliente potencial de ventas que expresó su interés en un producto o servicio, pero todavía no se convirtió en cliente. En general, los prospectos son personas u organizaciones que el equipo de ventas identificó como posible oportunidad de negocio.
Los prospectos se encuentran en la etapa inicial del proceso de ventas, donde el enfoque está en recopilar información, evaluar el interés y determinar si hay posibilidad de una relación de negocio.
Existen varias formas de encontrar prospectos para su negocio, por ejemplo, a través de:
- Referencias de otros clientes.
- Envío de formularios de contacto en su sitio web.
- Intercambio de información con compañías asociadas.
- Publicidades en los resultados de búsqueda y en redes sociales.
- Contacto directo durante conferencias o ferias comerciales.
Si utiliza a los prospectos en su proceso de ventas, puede realizar un mejor seguimiento, elaborar reportes y segmentar campañas de marketing para clientes potenciales. Los prospectos también lo ayudan a concentrarse en las negociaciones con mayor probabilidad de cierre. Si su compañía tiene equipos de ventas independientes para clientes potenciales y clientes existentes, el uso de prospectos aumentará la eficiencia del trabajo de todos.
Algunas compañías asignan prospectos de forma automática según criterios como ubicación geográfica o territorio de ventas. Otras compañías asignan todos los prospectos nuevos a una cola. Su administrador de Salesforce configurará un proceso de asignación de prospectos que funcione para su compañía. Un proceso puede tener este aspecto:
¿Qué es una oportunidad?
En definitiva, los prospectos son clientes potenciales en etapa inicial que requieren más cualificación. Una vez que se cualifica el prospecto, puede convertirse en una oportunidad, que es la siguiente etapa del proceso de ventas.
Una oportunidad representa a un prospecto cualificado que avanzó de la etapa inicial de evaluación y se considera una negociación viable. En general, ocurre más adelante en el proceso de ventas e incluye más información detallada acerca de la posible venta, como los ingresos previstos, la etapa de ventas, la fecha de cierre y probabilidad de cierre.
Obtendrá más información sobre las oportunidades en la siguiente unidad.
Gestionar prospectos en Salesforce
Salesforce ofrece una variedad de herramientas que permiten gestionar prospectos en un abrir y cerrar de ojos.
Comprender los registros de prospectos
El registro de prospecto es su espacio de trabajo para seguir interacciones, consultar historiales de campaña y planificar actividades futuras a medida que su prospecto avanza en el proceso de ventas. En su registro de prospecto, se encuentra la siguiente información.
- La ficha Activity (Actividad) ofrece un lugar para registrar sus llamadas, emails y notas de conversaciones con su prospecto. En la ficha Activity (Actividad), puede planificar su futuro al crear Tasks (Tareas) o Events (Eventos).
- Con la ficha Details (Detalles), puede revisar, buscar y actualizar información de prospectos rápidamente.
- En la ficha Chatter, puede colaborar con su equipo mediante la publicación de actualizaciones, el uso compartido de archivos y las pláticas sobre la actividad más reciente en torno a su prospecto en tiempo real.
- La ficha Related (Relacionado) muestra información como campañas o archivos asociados con su prospecto.
Vista de inteligencia de prospecto
La Vista de inteligencia de prospecto ofrece un lugar para revisar actividades de prospectos, tomar medidas y actualizar registros. Para abrirla, diríjase a la página de inicio de Lead (Prospecto) y haga clic en Intelligence View (Vista de inteligencia). Para volver a la vista original, haga clic en List View (Vista de lista).
En Intelligence View (Vista de inteligencia), puede filtrar sus prospectos, revisar estadísticas de actividad agregadas para el resultado de registros y tomar medidas rápidamente (todo desde la ficha Leads [Prospectos]).
Para abrir el detalle de actividad en registros individuales, haga clic en el icono del panel lateral junto al nombre de registro.
Las métricas de actividad de los prospectos incluyen:
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Total de prospectos: El número total de prospectos que cumplen con sus criterios de filtros.
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Sin actividad: Los prospectos que no completaron actividades.
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Inactivo: Los prospectos con actividades pasadas, pero que no completaron actividades en los últimos 30 días.
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Sin programación: Los prospectos que completaron actividades recientemente, pero que no tienen actividades futuras programadas.
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Vencidas: Los prospectos con actividades que se vencieron.
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Vencen hoy: Los prospectos con actividades que vencen hoy.
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Con programación: Los prospectos con actividades que vencen en los próximos 30 días.
Sales Engagement
Si trabaja en ventas internas, Sales Engagement ofrece un espacio de trabajo de alta productividad con todo lo que su equipo necesita para gestionar prospectos y oportunidades de forma más rápida, por ejemplo:
-
Lightning Sales Console: Una interfaz intuitiva y personalizable de Salesforce que le ofrece perspectivas en tiempo real, datos contextuales y flujos de trabajo simplificados para acelerar los ciclos de ventas y mejorar la productividad.
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Cola de trabajo: Una lista o un tablero dinámicos dentro del sistema CRM donde puede visualizar, priorizar y gestionar sus tareas, prospectos, oportunidades y otros elementos con capacidad de acción según cadencias predefinidas.
-
Sales Dialer: Una herramienta integrada en los sistemas CRM que automatiza procesos de llamadas salientes, le permite conectarse con prospectos y clientes potenciales de forma eficiente, seguir los resultados de llamadas y simplificar las actividades de seguimiento para aumentar la productividad e impulsar la eficacia en las ventas.
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Cadencias: Los gerentes pueden crear procesos de ventas personalizados que guíen su trabajo con distintos tipos de prospectos.
-
Automatización: Puede agregar automatizaciones a Sales Engagement para impulsar la productividad. Por ejemplo, puede automatizar acciones, flujos de pantalla y flujos iniciados automáticamente de cadencia.
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Asistente de compras: Genere prospectos, ofrezca pláticas personalizadas y cierre negociaciones más rápido con un asistente de compras. Los bots de asistente de compras transforman la experiencia de prospecto web y ayudan a que su equipo de ventas venda más.
-
Sales Engagement: Entienda cómo funcionan en conjunto Lightning Sales Console, la cola de trabajo, Sales Dialer, las cadencias rápidas, las acciones automatizadas y otras funciones de Sales Engagement para acelerar sus ventas.
Escenario: Generar prospectos para Cloud Kicks
Es un representante de ventas de Cloud Kicks, una compañía que se especializa en zapatillas personalizadas de lujo. Recientemente se reunió con un prospecto, Aparna Bosu, en la feria comercial Cloud Nine. Ella trabaja en Get Cloudy Consulting y quiere zapatillas personalizadas para los empleados de su oficina. Consigue su tarjeta de presentación y la agrega rápidamente como prospecto desde la aplicación móvil Salesforce para hacer un seguimiento después de la feria comercial.
¿Todo listo para pasar a la práctica con Sales Cloud?
Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Iniciar. También utiliza el playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.
Agregar prospectos a Salesforce
Vamos a agregar a Aparna como prospecto. Más adelante, va a avanzar a través de la canalización.
- Haga clic en el Iniciador de aplicación
y seleccione Sales (Ventas).
- Haga clic en la ficha Leads (Prospectos).
- Haga clic en Nuevo.
- Agregue un registro de prospecto para Aparna Bosu.
- Nombre:
Aparna - Apellidos:
Bosu - Compañía:
Get Cloudy West - Título:
Marketing Manager(Gerente de marketing) - Email:
aparna@gogetcloudywest.com - Estado del prospecto: Abierto: No contactado
- Nombre:
- Ingrese cualquier otra información disponible.
- Haga clic en Guardar.
Además, puede agregar prospectos mediante la importación de un archivo en Salesforce o un proceso automático, como un formulario de prospectos web que permita recopilar prospectos del sitio web de su negocio.
Convertir el prospecto nuevo en una oportunidad
Llama a Aparna de Get Cloudy West para hablar acerca de su negociación. A ella le satisface lo que le dice y tiene interés en comprar zapatillas personalizadas. Es momento de convertir el prospecto en oportunidad.
Cuando convierte un prospecto, Salesforce usa la información almacenada en el registro de prospecto para crear una cuenta de negocio, un contacto y una oportunidad. Si activó las cuentas personales y el registro de prospecto no incluye el nombre de una compañía, el prospecto se convierte en una cuenta personal y una oportunidad.
Vamos a convertir el registro de prospecto de Aparna Bosu.
- En la ficha Prospectos, abra el registro de prospecto de Aparna.
- Haga clic en Convert (Convertir) en la parte superior izquierda.
- En la sección Account (Cuenta), cree una nueva cuenta desde el nombre de Company (Compañía) que ingresó para el prospecto. Si fuera a convertir un prospecto que trabaje para una cuenta existente, seleccionaría una cuenta existente en su lugar.
- En la sección Contact (Contacto), cree un nuevo contacto con el nombre que ingresó para el prospecto. Si el contacto ya existe, seleccionaría el contacto existente en su lugar.
- En la sección Opportunity (Oportunidad), ingrese un nombre para la oportunidad nueva. Asigne un nombre descriptivo a la oportunidad. Por ejemplo, utilice el nombre de cuenta y un resumen de los productos que pueden comprar, como “Get Cloudy West: 50 zapatillas personalizadas Stratus X11”.
- Compruebe que el Propietario del registro y el Estado convertido son correctos.
- Haga clic en Convert (Convertir).
En este caso, Aparna indicó que necesitará 50 pares de zapatillas y está interesada en el modelo Stratus X11. En primer lugar, incluya esa información en el nombre de la oportunidad. Luego, utilice Flow Builder para automatizar la estandarización de los nombres de oportunidades. Si crea una oportunidad mediante la conversión de un prospecto, Salesforce anexa el nombre de la cuenta al nombre de la nueva oportunidad automáticamente. Ahora que ya ha convertido el prospecto, puede trabajar con la negociación.