Crear una lista de estudiantes potenciales para reclutar

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Organizar datos para estudiantes potenciales en EDA.
• Describir cómo funcionan en EDA los diferentes tipos de registros de cuentas.
• Crear una lista de estudiantes potenciales a partir de parámetros específicos.

Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.

¿Qué puede considerarse un reporte en EDA?

Un reporte puede ser una simple lista de registros que cumplen criterios definidos por usted, pero también sirven para mucho más. Puede usar esa lista para filtrar y crear grupos de datos, agregar fórmulas y personalizar el tipo de cuadro o gráfico que desea utilizar para mostrar los datos. Puede ejecutar un reporte de cualquier objeto en Education Data Architecture (EDA), incluidos objetos personalizados. Más allá de su contenido y su aspecto, un reporte es una herramienta eficaz para obtener las respuestas necesarias a preguntas importantes.

En cada unidad de este módulo, veremos cómo crear un reporte para una parte diferente de su institución: Reclutamiento y Admisiones, Experiencia del Estudiante, Escuelas Primarias y Secundarias, y Desarrollo Profesional.

¿Desea pasar a la práctica con los reportes de EDA?

En este módulo, le mostramos los pasos para crear registros de contactos y definir integrantes en EDA. En este módulo no hay retos prácticos; pero, si desea practicar y probar los pasos, puede configurar una instancia de Playground con el módulo Instalar EDA en un Trailhead Playground. 

La Instalación de EDA está disponible en Salesforce AppExchange. También puede encontrarla aquí.

La instalación de EDA mediante metaDEPLOY sobrescribe todas las personalizaciones existentes. Si está en este paso y usa su organización de producción, deténgase y asegúrese de que ahí es donde quiere estar. Si continúa, sus datos se eliminarán y se restablecerán las personalizaciones.

Creación de reportes para reclutamiento y admisiones

Ya es la temporada de aplicar a las universidades; por eso, los estudiantes de escuelas secundarias de todo el país empiezan a elegir en qué instituciones educativas presentarse. Los reclutadores para admitir estudiantes universitarios tienen una de las tareas más difíciles: hacer un seguimiento de los cientos (a veces, miles) de candidatos que expresan su interés en la institución de enseñanza superior.

En esta unidad, se pondrá en los zapatos de uno de ellos: Marquis Bryant, reclutador de Cloudy College. Veremos cómo Marquis usa Salesforce y EDA para convertir este trabajo abrumador en un proceso simplificado y eficiente. Específicamente, acompañaremos a Marquis en uno de los casos de uso de creación de reportes más comunes para un reclutador de admisiones: identificar a los estudiantes de un subconjunto de escuelas secundarias que expresan interés en los programas académicos de Cloudy College.

Es posible que ya conozca a Marquis de Cloudy College por otros módulos de Salesforce para educación, pero refresquemos su memoria.

• Marquis Bryant es un reclutador de Cloudy College. Es el responsable de representar a Cloudy en ferias universitarias, eventos en el campus, conferencias y eventos de contratación locales y nacionales. Asiste a los estudiantes potenciales con información sobre el proceso de admisión, incluidos los requisitos y las fechas límite de solicitud. Marquis colabora con la programación, la planificación y la ejecución de todos los eventos especiales de admisión, incluidos los días de visita de estudiantes, las jornadas de puertas abiertas, los días de estudiantes aceptados y las sesiones de información.
  
  
• Cloudy College es una universidad privada mixta, ficticia, de artes liberales ubicada en el noroeste de Estados Unidos. Fundada en 1964, Cloudy College recientemente inscribió más de 3800 estudiantes para su semestre de otoño.

Dado que Salesforce y EDA se especializa en datos, como reclutador que utiliza Salesforce, Marquis debe pensar en su tarea de reclutamiento en esos términos. Esto es lo que está buscando:

• Una lista de estudiantes actuales de escuelas secundarias
• De todas las escuelas secundarias en la región geográfica que abarca
• Que hayan expresado interés en un programa académico de Cloudy College

Si desea practicar la creación de este reporte en la organización de EDA, prepárese para utilizar estos tres criterios para filtrar los datos. Pero antes de comenzar a filtrar, debe pensar en la arquitectura de datos, porque con EDA es donde todo comienza.

Las explicaciones y los análisis de datos que proporcionamos en este módulo dan por sentado que usted ya conoce los diversos componentes de EDA. Si no es así, consulte el módulo Fundamentos de EDA, cuyo vínculo encontrará en la sección Recursos al final de esta unidad.

Estudiantes potenciales: Organizar los datos

Ya sea que esté haciendo un seguimiento de un conjunto pequeño de estudiantes de escuelas secundarias o que esté evaluando muestras de estudiantes potenciales de todo el país, hay varias formas de organizar sus datos en Salesforce. EDA proporciona una estructura de datos organizacional de forma predeterminada que puede tomar de base para no tener que planificar todo por su cuenta. En esta sección, proponemos algunas prácticas recomendadas para usar EDA a fin de crear un sistema simplificado que produzca los resultados que usted necesita.

De manera práctica, EDA incluye campos y objetos de Salesforce que le permiten configurar fácilmente los datos que precisa para hacer un seguimiento integrado. Veamos a un estudiante potencial de una escuela secundaria que Marquis está reclutando: Joseph Halloway.





Como puede ver en el registro de la cuenta administrativa de Joseph, Marquis está usando el objeto Afiliaciones de EDA para hacer un seguimiento de los principales datos que le interesan. Se trata de un objeto de unión que conecta a Joseph Halloway con otras dos cuentas: Ichabod County High School, un colegio secundario de la región geográfica que cubre Marquis, y la licenciatura en Biología, un programa de primera categoría en Cloudy College. Marquis estableció una función y un estado específicos para cada una de estas afiliaciones: Joseph actualmente asiste a la escuela secundaria Ichabod County y es un estudiante potencial de la carrera de grado en Biología. Estos valores son importantes; más adelante, le explicaremos por qué.

A un nivel más profundo, en el registro de cuenta de cada cuenta afiliada, vemos en qué consisten esas dos cuentas afiliadas. El registro Ichabod County High School es una cuenta con un tipo de registro Institución educativa. El registro Lic. en Biología es una cuenta con un tipo de registro Programa académico.

Estos tipos de registro son importantes. Recuerde que, en EDA, un contacto puede tener una afiliación principal para cada tipo de registro predeterminado. (Consulte el módulo Gestión de integrantes en EDA, cuyo vínculo figura en la sección Recursos, para repasar las afiliaciones principales si lo necesita). Para Joseph, Marquis define a cada una de estas cuentas como una afiliación principal para obtener los resultados del reporte que está buscando. Si no lo hace, los datos no estarán disponibles mediante el registro de contacto de Joseph, que es donde Marquis necesita verlo si más adelante desea incluir la información en su reporte.




Así que ahí lo tiene: una manera sencilla y elegante para que Marquis organice sus datos de estudiantes potenciales en EDA mediante cuentas, tipos de registro de cuenta, afiliaciones y afiliaciones principales. Ahora que está implementada la arquitectura y que cargó los datos, ya puede obtener algunos resultados.

En las próximas secciones, veremos cómo crear reportes útiles con todos los datos que acabamos de mencionar. Si quiere acompañarnos desde su propia organización de EDA, cree algunos datos de muestra para trabajar.

Si bien la creación de este conjunto de datos es opcional, es necesaria para practicar cómo crear reportes de asistencia en la organización de EDA. Si no desea crear estos registros, avance a la siguiente sección para seguir con Marquis mientras crea el reporte.

1. Cree registros de contactos para 12 estudiantes, todos afiliados a escuelas secundarias particulares. (En este ejemplo, Marquis está reclutando tres alumnos de cada una de cuatro escuelas diferentes). Cuando crea las afiliaciones, asegúrese de establecer la función de afiliación a Estudiante y el estado de afiliación a Actual.
2. Cree afiliaciones adicionales a distintos programas académicos para ocho de esos estudiantes. Cuando crea estas afiliaciones, asegúrese de establecer la función de afiliación a Cliente potencial y el estado de afiliación a Actual.

Crear un reporte de contacto y cuentas

¿De qué modo Marquis obtiene los datos que necesita? Usará EDA junto con una de las funciones más potentes de Salesforce: los reportes.

1. Haga clic en la ficha Reportes. (Si no ve la ficha Reportes, haga clic en Iniciador de aplicación [], luego, busque y seleccione Reportes).
2. Haga clic en Nuevo reporte.
3. Busque y seleccione el tipo de reporte Contactos y cuentas.
4. Haga clic en Continue (Continuar).
   
   
   

Marquis está usando el tipo de reporte Contactos y cuentas en Salesforce porque le permite profundizar en las afiliaciones esenciales y específicas de EDA.

Crear un filtro cruzado para los estudiantes actuales de escuelas secundarias

A continuación, crea un filtro cruzado de modo que pueda ver datos en varios objetos integrados.

1. En el nuevo reporte sin guardar, haga clic en el menú desplegable Filters (Filtros) y seleccione Add Cross Filter (Agregar filtro cruzado).
   
   
   
   
2. Establezca el filtro a Contactos con cuentas afiliadas.
3. Haga clic en Apply (Aplicar).
   
   
   
   
4. Haga clic en Agregar filtro de cuentas afiliadas y agregue los siguientes filtros.
   1. Función igual a Estudiante: Busque y seleccione Función. Cuando aparece el filtro, deje el operador como igual y seleccione Estudiante como el valor. Haga clic en Aplicar.
   2. Estado igual a Actual: Busque y seleccione Estado. Cuando aparece el filtro, deje el operador como igual y seleccione Actual como el valor. Haga clic en Aplicar.
   3. Organización contiene escuela: Busque y seleccione Organización. Cuando aparezca el filtro, cambie el operador a contains (contiene) y seleccione school (escuela) para Value (Valor).
      (Sugerencia: No utilice “escuela secundaria”, debido a que no todas las escuelas a las que realiza el seguimiento tienen “secundaria” en su nombre).
   4. Haga clic en Apply (Aplicar).
      
      
      
      
5. Asegúrese de que los otros campos del reporte no restrinjan sus datos. Por ejemplo, Marquis verifica que el menú Mostrar esté establecido en Todas las cuentas y el intervalo de fechas esté establecido en Todo el tiempo. De este modo, el reporte incluirá todos los resultados posibles, más allá de quién haya creado los registros o cuándo lo haya hecho.
6. Para ejecutar el reporte, haga clic en Guardar y ejecutar.
7. Asigne el nombre Estudiantes de escuela secundaria interesados al reporte. Haga clic en Guardar.

Marquis ve una lista de estudiantes de las cuatro escuelas secundarias en su área geográfica. (En este ejemplo, hay 12 estudiantes).

Son los estudiantes que fue rastreando en el tiempo por un motivo u otro. Pero no todos manifestaron interés en algún programa específico de Cloudy College y, como puede ver en el nombre del reporte de Marquis, es la lista que desea. Refinemos los resultados agregando otro filtro cruzado al reporte.

Crear un segundo filtro cruzado para estudiantes potenciales actuales

1. Haga clic en el menú desplegable Filtros y seleccione Agregar filtro cruzado.
2. Establezca el nuevo filtro en Contactos con cuentas afiliadas, como acaba de hacer. Haga clic en Aplicar.
3. Haga clic en Agregar filtro de cuentas afiliadas y agregue los siguientes filtros.
   1. Función equals Estudiante potencial
   2. Estado igual a Actual
   3. Tipo de afiliación igual a Programa académico
4. Para ejecutar el reporte, haga clic en Guardar y ejecutar.
   
   La lista de estudiantes potenciales ahora incluye solo a aquellos alumnos que Marquis designó como “estudiantes potenciales”, es decir, los alumnos que expresaron su interés por un programa académico. (En este ejemplo, hay ocho estudiantes).
   
   
   
   “¡Un momento!”, dice Marquis. No es suficiente. Quiere saber en qué programas están interesados estos estudiantes y a qué escuela secundaria asiste cada uno. La creación de reportes en EDA y Salesforce le permite ver esa información, siempre que haya establecido las afiliaciones principales que mencionamos anteriormente.
   
   
5. Ubique la columna Campos contraída en el panel de la izquierda. Haga clic en la flecha para expandir.
6. Busque primary (principal) para ubicar el clúster de los campos principales.
   
   
   
   
7. Arrastre los campos Institución educativa principal y Programa académico principal al panel de vista previa y agréguelos al reporte.
8. Haga clic en Save & Run (Guardar y ejecutar).
   
   
   
   Es todo lo que Marquis necesita para crear un reporte útil con Salesforce y EDA. Puede volver a este reporte las veces que desee, y se actualiza automáticamente con los datos que agrega o modifica en su organización. Ahora bien, recuerde que la calidad de sus resultados dependerá de los datos que proporcione. Por eso, siga las prácticas recomendadas según el ejemplo de Marquis al crear la arquitectura e introducir datos en Salesforce.
   
   ¿Todo listo para ver la creación de reportes en acción en un equipo de experiencia del estudiante? Continúe con la siguiente unidad para utilizar los tipos de reportes personalizados a fin de explorar la creación de reportes sobre asistencia de los estudiantes.

Recursos

• Trailhead: Fundamentos de Education Data Architecture
• Trailhead: Gestión de integrantes en EDA
• Trailhead: Reports & Dashboards for Lightning Experience
• Ayuda de Salesforce: Crear una lista de estudiantes potenciales: