Usar relaciones y afiliaciones para crear una red

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Organizar datos para padres que figuran actualmente en EDA.
Describir las diferencias entre las relaciones y las afiliaciones, así como sus usos.
Crear una lista de padres y estudiantes a partir de parámetros específicos.

Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.

En esta unidad, veremos cómo pueden usarse los reportes de Salesforce para aprovechar las redes profesionales de los padres de sus estudiantes. Seguiremos a Carl Haddish, consejero de trayectorias profesionales en un colegio secundario del distrito escolar Pleasant Trail que cuenta con un programa STEM Magnet en desarrollo. En Pleasant Trail utilizan el K-12 Architecture Kit de Salesforce, implementado junto con Education Data Architecture (EDA), para recopilar información detallada sobre los padres y otras relaciones importantes de los estudiantes.

Aquí presentamos rápidamente a Carl y el distrito donde trabaja.

Carl Haddish es consejero de trayectorias profesionales en la escuela secundaria Sandy Creek. Esta escuela es la primera del distrito Pleasant Trail en implementar el programa STEM Magnet. Carl se ocupa de reunir a la escuela, los padres/madres y la comunidad para ofrecer un programa completo de asesoramiento que se centra en el desarrollo académico, profesional y social. Coordina y gestiona proyectos y programas especiales orientados a las oportunidades profesionales y académicas; además, desarrolla planes para acompañar los objetivos de los estudiantes.
Pleasant Trail es un distrito ficticio de escuelas primarias y secundarias públicas en el Medio Oeste de los Estados Unidos a donde asisten más de 25 000 estudiantes. Desde profesores comprometidos hasta administradores responsables, Pleasant Trail siempre colocó a los estudiantes en el centro de todo lo que hace.

Carl quiere identificar a los padres en el campo de STEM para organizar un día de asesoramiento profesional. Allí, los estudiantes del programa Magnet que también participan en un programa STEM Career Pathways después de la escuela podrán aprender más sobre qué implica realmente trabajar en STEM.

Esto es lo que está buscando:

Una lista de padres
Que trabajen en compañías en el campo de STEM
A quienes les interese participar en un evento para los estudiantes inscritos en un programa STEM Career Pathways después de la escuela
Una lista de estudiantes
En el programa STEM Magnet
Que también participen en un programa STEM Career Pathways después de la escuela

En primer lugar, veremos cómo usar las relaciones en EDA a fin de hacer un buen seguimiento de las relaciones pertinentes para sus estudiantes. Entre estas, las figuras paternas y maternas son de las más importantes. Luego, veremos de qué modo usa Carl un reporte de EDA estándar para identificar a los padres y madres con los que quiere comunicarse. Utiliza los reportes unidos en Salesforce para combinar los datos de afiliaciones parentales con los datos de estudiantes que cumplen sus criterios.

Relaciones y afiliaciones: un breve repaso

EDA almacena información sobre los contactos y sus relaciones con otros contactos y cuentas. En el modelo de cuenta de EDA, dos objetos personalizados trabajan en conjunto con los contactos.

Las relaciones hacen un seguimiento de las relaciones entre los contactos.
Las afiliaciones hacen un seguimiento de las conexiones entre los contactos y otras cuentas.

Para profundizar sobre las relaciones y afiliaciones, consulte el módulo Gestión de integrantes en EDA (se proporciona un vínculo en la sección Recursos). Para tener una vista detallada de los objetos, en este diagrama se muestran ejemplos de los tipos de relaciones y afiliaciones que puede tener un estudiante.

Relaciones y afiliaciones de muestra para el contacto de un estudiante.

Por ejemplo, veamos el registro de contacto para el estudiante de Sandy Creek Wyatt Hill.

Registro de contacto del estudiante Wyatt Hill donde se muestran sus cuentas afiliadas y relaciones

Carl puede ver en la lista relacionada Cuentas afiliadas que Wyatt se inscribió en el programa STEM Magnet. En la lista relacionada Relaciones, puede ver a los padres de Wyatt, que también figuran como contactos en EDA. Cuando Carl hace clic en el nombre del padre de Wyatt, ve que el registro del contacto de Calvin Hill refleja la relación recíproca con su hijo. También ve que Calvin tiene una cuenta afiliada con Secure-IT, la compañía donde trabaja Calvin.

Registro de contacto del padre, Calvin, donde se muestra una afiliación con su empleador y una relación con su hijo

Como Calvin trabaja para Secure-IT, en los detalles de su registro de contacto, la compañía figura como Organización comercial principal. En EDA, este tipo de afiliación es una afiliación principal para el tipo de registro Organización de negocio.

La Organización comercial principal de Calvin Hill es la compañía donde trabaja, Secure-IT.

Carl puede usar estos datos esenciales de afiliación para averiguar qué padres/madres tienen conexiones con organizaciones de tecnología importantes. Difundir, facilitar eventos profesionales y hacer coincidir estudiantes con oportunidades de interés es mucho más sencillo gracias a los reportes de Salesforce y EDA.

Si desea seguir y crear una lista de invitados para un evento de conexiones en su propia organización de EDA, necesita crear un conjunto de datos de muestra.

Si bien la creación de esta muestra de datos es opcional, es necesaria para practicar cómo generar reportes de creación de redes en la organización de EDA. También puede pasar a la siguiente sección ahora y ver de qué modo Carl crea este reporte.

Siga estos pasos para crear un conjunto de datos de muestra.

Si creó los datos de muestra para la lista de estudiantes actuales en la unidad 1 de este módulo, puede utilizar esos registros de estudiantes en este escenario de reporte. De lo contrario, cree seis registros de contacto para los estudiantes, que incluyan sus nombres y apellidos, y continúe con los pasos 2 a 5.
Cree al menos dos registros de contacto para representar las diferentes compañías donde trabajan los padres. Elija el tipo de registro Organización de negocio. Asigne a una de las cuentas el nombre “Secure-IT” para que coincida con el principal empleador en nuestro caso de uso y llame “Infinity EdTech” a la otra cuenta.
Cree seis registros de contacto adicionales para representar a los padres. Al crear cada registro de contacto, establezca el campo Organización comercial principal en una de las compañías (cuentas) que creó en el paso anterior. En nuestro caso de uso, cuatro padres trabajan para Secure-IT.
Ya sea desde el registro de contacto del estudiante o desde el del padre, cree registros de relaciones para que cada estudiante tenga una relación con al menos un padre/madre o tutor.
Para los seis estudiantes que se inscribieron en el programa STEM Magnet, cree y agregue una nueva inscripción en programas para el programa después de la escuela: Career Pathways.

Crear un reporte Relaciones con contacto

Carl usará el tipo de reporte estándar Relaciones con contacto de EDA. En este tipo de reporte, puede ver las relaciones de contactos y, así, aprovechar la valiosa red de conexiones entre los padres de sus estudiantes.

Haga clic en la ficha Reportes. (Si no ve la ficha Reportes, vaya a Iniciador de aplicación [], luego, busque y seleccione Reportes).
Haga clic en Nuevo reporte.
Busque y seleccione el tipo de reporte Relaciones con contacto.
Haga clic en Continue (Continuar).

El reporte final es básico y no tan útil en su formato sin configuración. Vamos a solucionar esto.
Carl elimina y agrega campos en Columnas para que quede con estos campos en su reporte.
- Contacto: Nombre
- Contacto: Apellidos
- Contacto: Organización comercial principal
- Tipo de contacto relacionado
Agrega un filtro para restringir la lista a solo los padres que trabajan para el empleador tecnológico más grande de la región, Secure-IT.
1. En el cuadro de búsqueda Agregar filtro..., busque y seleccione Organización comercial principal.
2. Deje el operador como igual a e introduzca Secure-IT en el cuadro de texto.
3. Haga clic en Apply (Aplicar).
  
  Carl comprueba los resultados filtrados en el panel de vista previa. Solo se muestra a los padres que trabajan en Secure-IT. ¡Correcto! Pero esto no termina aquí.
Asegúrese de que las opciones del reporte en Filtros no restrinjan sus datos. Por ejemplo, Carl verifica que el menú Mostrar esté establecido en Todas las relaciones y la relación: Intervalo de fechas de creación esté establecido en Todo el tiempo, de modo que el reporte incluya todos los resultados posibles, independientemente de quién creó los registros o cuándo.

Agregar un reporte unido con información de la inscripción en programas

Ahora que Carl cuenta con datos sobre los padres que trabajan en Secure-IT, ya puede buscar a los estudiantes que se inscribieron en el programa STEM Career Pathways con la fecha de inicio 1 de septiembre de 2020 y que reúnen los requisitos para asistir al evento de trayectoria profesional.

Haga clic en la flecha del menú desplegable junto a Reporte y seleccione Reporte unido.
Haga clic en Apply (Aplicar).
En la vista del reporte unido, haga clic en Add Block (Agregar bloque).
Busque y seleccione el tipo de reporte Inscripción en programas con contacto.
Haga clic en Add Block (Agregar bloque).

Observe que aparece un nuevo bloque en el reporte.

También observe que el panel Fields (Campos) se actualiza con una nueva área que contiene campos exclusivos para el tipo de reporte.
Carl hace clic en la ficha Esquema en el generador de reportes y elimina y agrega columnas al bloque de Inscripción en programas con contacto para que quede con estos campos en ese bloque:

Contacto: Apellidos
Contacto: Nombre
Programa

Vista previa del reporte después de arrastrar los campos dentro y fuera del bloque Inscripción en programas con contacto

Crear filtros para fecha de inicio y programa

Carl ya casi termina. Este evento de trayectoria profesional está destinado específicamente a los estudiantes que están empezando el programa STEM Career Pathways después de la escuela en septiembre de 2020. La última tarea es filtrar a los estudiantes que se inscribieron en el programa STEM Career Pathways con fecha de inicio en septiembre para garantizar que solo ellos estén invitados al evento.

Agregue un filtro para Fecha de inicio.
1. En el cuadro de búsqueda Agregar filtro..., busque y seleccione Fecha de inicio.
2. Cambie el operador a mayor o igual y seleccione 1/9/2020 como fecha.
3. Haga clic en Apply (Aplicar).
Agregue otro filtro para los participantes del programa STEM Career Pathways.
1. Haga clic en la ficha Filtros en el generador de reportes.
2. En el cuadro de búsqueda Agregar filtro..., busque y seleccione Programa.
3. Deje el operador como igual e introduzca STEM Career Pathways en el cuadro de texto.
4. Haga clic en Apply (Aplicar).
Asegúrese de que las opciones del reporte en Filtros no restrinjan sus datos. Por ejemplo, Carl verifica que el filtro Show Me (Mostrarme) esté establecido en All program enrollments (Todas las inscripciones en programas) y el intervalo de fechas esté establecido correctamente. Esto garantiza que su reporte incluya todos los resultados posibles, independientemente de quién creó los registros o cuándo.

Carl verifica los resultados filtrados en el panel de vista previa. Solo se muestran los estudiantes que cumplen con sus criterios.
Hace clic en Guardar y ejecutar para conservar su trabajo duro en este reporte.
Guarda el reporte con el nombre Padres de Secure-IT con STEM-CP Sept y una breve descripción para que pueda buscarlo fácilmente en una carpeta de reportes cuando sea necesario.
Hace clic en Save (Guardar).

Y así es como Carl tiene un reporte de los padres que trabajan en Secure-IT combinado con un reporte de los estudiantes de STEM Career Pathways actuales que empiezan el programa en septiembre 2020. En este ejemplo, hay tres padres y cinco estudiantes de este tipo. Carl puede volver a este reporte las veces que desee, y se actualiza automáticamente con los datos que agrega o modifica en su organización.

Con este tipo de datos al alcance, crear campañas de difusión dirigidas y ampliamente personalizadas se convierte en una tarea mucho más sencilla. Puede ver cómo EDA permite que Carl aproveche fácilmente las conexiones de sus integrantes y ayude a que sus estudiantes desarrollen conexiones profesionales importantes.

¿No son suficientes los reportes de Salesforce? Sabemos cómo se siente. Consulte la siguiente unidad para aprender a personalizar el reporte de eventos de exalumnos.