Familiarizarse con Flow Builder

[Narrador] Bienvenido a Flow. Con la herramienta Flow Builder, puede crear automatizaciones sólidas en Salesforce o flujos en cualquier objeto estándar o personalizado. Todo esto mediante clics. Los flujos pueden actualizar registros, enviar emails y guiar a los usuarios a través de los pasos de un proceso de negocio complejo. Lo primero que debe decidir al abrir Flow Builder es el tipo de flujo. Los tres tipos más comunes de flujos son el Flujo de pantalla, el Flujo desencadenado por registro y el Flujo iniciado automáticamente.

• Para los flujos de pantalla, imagine un breve formulario o cuestionario que cambia en función de las respuestas del usuario y de los datos existentes. Por ejemplo, una encuesta al cliente después de completar un caso de asistencia. Las preguntas de la encuesta pueden cambiar según el tiempo de resolución o la complejidad del caso. En segundo plano, el flujo podría enviar un email al cliente y asignar tareas de seguimiento a un agente de asistencia.
• Utilice los flujos desencadenados por registros cuando desee que un cambio en sus datos de lugar a actualizaciones o acciones adicionales. Por ejemplo, cuando se cierre una gran oportunidad, envíe una alerta a las personas adecuadas de su equipo. O cuando se crea una oportunidad, envíe automáticamente un email al equipo de ventas.
• En el caso de los flujos iniciados automáticamente, los puede utilizar cuando desea que un proceso se inicie de manera automática al realizar una acción específica. Por ejemplo, los usuarios podrían hacer clic en un botón personalizado que utiliza un flujo en segundo plano para eliminar todas las cotizaciones obsoletas de una oportunidad.

Ahora que conoce los tipos de flujo más comunes, abordemos el diseño básico de Flow Builder. En primer lugar, se encuentra la Caja de herramientas, donde los Elementos son como sus herramientas. Los elementos pueden ser interactivos, como una pantalla en la que los usuarios ingresan información; basados en la lógica, como un elemento de decisión que alterará la ruta que sigue su flujo; o basados en datos, como la creación de un nuevo registro.

Luego, se encuentra el lienzo. El lienzo es el área de trabajo donde se crea un flujo al agregar elementos de la caja de herramientas. A medida que agrega elementos al lienzo y los conecta entre sí, verá un diagrama visual de su flujo. Además del lienzo, también encontramos la sección Gestor. Se trata de una lista de lo que ha creado en su flujo, que incluye los elementos usados, las variables, las opciones de la lista de selección, y más. No se preocupe, hay más videos que explican de manera más detallada los elementos como las variables.

Buen trabajo, ahora conoce los tres flujos más comunes y el diseño de Flow Builder.

[Narrador] Vayamos directo al grano. La automatización de Salesforce garantiza el funcionamiento confiable y eficiente de su organización. Con la automatización, se actualizan campos, se crean listas de selección, se envían emails y se corrigen errores en segundo plano. Automatice tareas una vez y ahorre tiempo en cada clic.

Flow Builder es la herramienta de automatización más eficiente y versátil que creamos hasta el momento. Permite automatizar una amplia variedad de tareas en Salesforce. Solo es necesario crearla una vez. ¿Cuál es su plan si un miembro del personal abandona la compañía para arrear cabras? Con un flujo implementado, solo deberá desactivar manualmente su registro de usuario. A partir de eso, con Flow Builder se puede transmitir un mensaje al equipo de RR. HH. a través de Slack, enviar un email al gerente de TI, actualizar todos los registros que eran propiedad de ese usuario en función de criterios, comunicarse con otros sistemas de TI y mucho más. Cuando un miembro del personal renuncia, los pasos siguientes deben ser precisos y rápidos. No dependa de una lista de comprobación manual si puede automatizar el proceso.

Flow Builder es una herramienta declarativa, o lo que llamamos sin/con poco código. Ya no es necesario ser un desarrollador para crear automatizaciones eficaces. Si conoce la forma de interactuar de los objetos, los registros y los campos, está a medio camino de comprender los flujos. Resulta considerablemente más sencillo mantener y admitir automatizaciones sin/con poco código. Si también decide huir y arrear cabras, la persona que lo reemplace puede capacitarse en Flow Builder con los recursos disponibles como Trailhead.

En resumen, Flow Builder es la herramienta de automatización más versátil de Salesforce. Con Flow Builder, se automatizan la comunicación y las actualizaciones de datos. Flow Builder es una herramienta declarativa. Tenga cuidado si los empleados comienzan a mirar muchos tutoriales de arreo de cabras y, como siempre, primero pruebe sus automatizaciones en una organización de entorno sandbox.

[Narrador] Las películas en blanco y negro pasan a color. El carruaje con caballo da paso al automóvil. Cintas de carrete en carrete a VHS. De las hojas de cálculo a Salesforce. Seguro ya sabe a dónde va esto. No podríamos volver a los antiguos métodos después de haber experimentado los beneficios de la nueva tecnología. El traspaso de Process Builder a Flow Builder es lo mismo. Con Flow Builder se puede hacer lo mismo que con Process Builder y más.

Veamos algunos aspectos destacados de Flow Builder frente a Process Builder. Tanto con Process Builder como con Flow Builder se pueden crear y actualizar registros, enviar emails y ejecutar acciones programadas. Sin embargo, con Flow Builder también se pueden eliminar registros, utilizar datos de cualquier registro de Salesforce (aunque no esté relacionado), llamar a acciones de Slack, seguir rutas lógicas con múltiples ramificaciones, ejecutar varios flujos a partir de un solo desencadenador, y depurar y probar automatizaciones sin activarlas antes.

Además de ser más poderosos, los flujos son más eficientes y fáciles de mantener. De hecho, un flujo desencadenado por registro puede actualizar un registro de Salesforce 10 veces más rápido que un proceso de cambio de registro creado con Process Builder. Tal vez se pregunte cómo es posible que los flujos sean 10 veces más rápidos que las automatizaciones de Process Builder. Examinemos un ejemplo. Si se crea un flujo desencadenado por registro y se seleccionan las actualizaciones de campo rápidas, el flujo se ejecuta incluso antes de que se guarde el registro, mientras que con Process Builder se debe esperar a que el registro se guarde para realizar las actualizaciones y, luego, volver a guardar el registro. Como se puede ver, con Flow Builder realizan menos paradas y, por consiguiente, se llega a destino en menos tiempo. Una automatización más eficiente equivale a una organización de Salesforce con mejor desempeño.

Este es un resumen de Flow Builder frente a Process Builder. Con Flow Builder y Process Builder se pueden ejecutar algunas de las mismas tareas, pero Flow Builder ofrece funciones más avanzadas, como el uso de datos de cualquier registro de Salesforce. Con Flow Builder se puede actualizar un registro hasta 10 veces más rápido que con Process Builder. Como siempre, asegúrese de probar primero sus automatizaciones en una organización de entorno sandbox. Suba al automóvil de Flow Builder para avanzar a toda velocidad y dejar atrás el carruaje con caballo de Process Builder.

[Narrador] ¿Sabía que Flow no está conectado a sus datos? Flow no tiene ninguna información sobre lo que ocurre en su organización de Salesforce. Entonces, ¿cómo se ingresan los datos en Flow? Ojalá hubiera un elemento de datos que nos ayude a ingresar los datos en Flow. Espere, lo hay.

Para ingresar información en Flow, utilizamos el elemento de datos Obtener registros. Obtener registros le permite elegir un objeto del que obtener registros e incluso establecer criterios para decidir qué registros obtener. Puede obtener uno o varios registros para trabajar. Dentro del registro, puede obtener todos los campos o seleccionar solo los que necesita.

Una vez que los registros se encuentran en el flujo, se puede trabajar con la información de diversas maneras. Puede informar las decisiones, actualizar los registros que ha ingresado en el flujo y otros. Todas estas decisiones, actualizaciones, entre otras cosas, son temporales y solo permanecen en el flujo hasta que la información se envía de vuelta a su organización de Salesforce. Esto se puede llevar a cabo con los elementos de datos Crear, Eliminar y Actualizar registros. Mediante Obtener registros, ingresa información en su flujo, y mediante los elementos Crear, Eliminar y Actualizar registros, envía esa información a su organización de Salesforce.

Abordemos un ejemplo del mundo real sobre estas ideas. Necesita una pantalla de flujo donde se cree un caso y se asigne de manera automática. Un campo obligatorio de este flujo es Propietario, el usuario al que se asigna el caso. Debemos indicarle al flujo qué usuario será el propietario de nuestro nuevo caso, pero el flujo solo tiene acceso al usuario que ejecuta actualmente el flujo. Para ingresar estos datos en Flow, necesitamos usar el elemento Obtener registros a fin de obtener el Id. del usuario que debería ser propietario del caso. Por último, se agrega el elemento de creación de registro al flujo para enviar la nueva información a su organización de Salesforce. El nuevo registro, el caso, se crea y se asigna al usuario correcto.

Felicitaciones, ha aprendido a ingresar información en su flujo con el elemento Obtener registros y a enviar información desde el flujo a su organización de Salesforce con los elementos Crear, Eliminar y Actualizar registro. Por último, le recomendamos probar siempre sus automatizaciones en un entorno sandbox.

[Narrador] Lo que ocurre dentro de un flujo se queda dentro de un flujo. (music scratching) Hasta que se utiliza un elemento de datos. Un elemento de datos en el flujo representa una acción que el flujo puede realizar. Estos elementos le permiten obtener registros de su base de datos e ingresarlos al flujo. También le permiten crear, eliminar y actualizar registros. Podemos utilizar los elementos de datos para modificar un registro o un grupo de registros.

Veamos algunos casos de uso de negocio. Cuando el estado de una oportunidad cambia, podemos utilizar Crear registros para crear una nueva tarea y asignarla a un compañero. Cuando un cliente acepta una cotización, el elemento Eliminar registros puede eliminar las demás cotizaciones de la oportunidad. Para eliminar, crear o actualizar varios registros, primero tenemos que ingresarlos en una variable de registro que almacene diversos valores. A continuación, utilizamos el elemento Eliminar registros para eliminar todos los registros a la vez. Es mucho más eficiente eliminar, crear o actualizar todos los registros a la vez que actualizar los registros uno por uno. Debe tener mucho cuidado con el elemento Eliminar registros. Inténtelo primero en un entorno sandbox.

Ahí lo tiene: Ahora tiene más información sobre los elementos de flujo y cómo utilizarlos para eliminar, actualizar o crear registros de diversas maneras. Recuerde intentarlo en un entorno sandbox cuando utilice estos elementos de flujo.

[Narrador] A estas alturas, ya obtuvo un poco de información acerca de Flow Builder y hasta es posible que haya creado algunos flujos. No es su primera experiencia con flujos, pero la creación de un flujo desencadenado por registro puede presentar algunas dudas. ¿Desea utilizar actualizaciones de campo rápidas o acciones y registros relacionados? No lo sé, usted debe averiguarlo. Para descubrir su preferencia, hágase una pregunta. No, todavía no es hora de almorzar.

La pregunta correcta es: ¿Este flujo solo actualizará el registro que desencadenó la automatización? Es decir, el registro que activa la automatización en primer lugar. Si desea actualizar solo ese registro, elija las actualizaciones de campo rápidas. Si desea hacer algo más, como actualizar otros registros de contacto o enviar un email, elija las acciones y los registros relacionados.

Veamos un ejemplo. Supongamos que un contacto se muda a una nueva ubicación en un lugar cálido. Si deseamos realizar actualizaciones adicionales solo sobre su registro, debemos elegir las actualizaciones de campo rápidas. Por ejemplo, deseamos que la automatización actualice la región de la lista de contactos a Sudeste de EE. UU. En cambio, si deseamos enviar un email al propietario del registro con respecto a la actualización de la región de contactos, debemos elegir las acciones y los registros relacionados. Las acciones y los registros relacionados se utilizan para todo aquello que no sea la actualización del registro que desencadenó la automatización. Cada elección implica ciertos problemas de desempeño. Las actualizaciones de campo rápidas se ejecutan antes de que se guarde el registro en Salesforce. Las acciones y los registros relacionados se realizan después de que se guarda el registro.

En resumen, es posible utilizar tanto las actualizaciones de campo rápidas como las acciones y los registros relacionados en un flujo desencadenado por registro. Las actualizaciones de campo rápidas se utilizan para actualizar el registro que desencadenó el flujo. Las acciones y los registros relacionados se utilizan para todos los demás casos. Para mejorar las velocidades de desempeño, utilice las actualizaciones de campo rápidas cuando corresponda y, como siempre, asegúrese de probar los flujos en un entorno sandbox primero. Ahora es momento de almorzar.