Fluir con la corriente

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar cómo se relacionan Salesforce Flow, Flow Builder y los flujos entre sí.
  
• Identificar oportunidades para mejorar procesos de negocios mediante la automatización.
  

Vocabulario importante de los flujos

Puede que haya escuchado varios términos relacionados con los flujos, que a veces se utilizan de manera indistinta. Aclaremos lo que significa cada término.

Salesforce Flow

Es el término general para todo lo que en Salesforce le permite crear, gestionar y ejecutar automatizaciones con clics en lugar de código. También incluye productos individuales, como Flow Orchestration y Flow Integration con tecnología de MuleSoft.

Flujo

Es una configuración de automatización guardada en Salesforce con la estructura de un diagrama de flujo. El flujo automatiza un proceso de negocio mediante la recopilación de datos y el uso de estos para realizar acciones. Puede generar un efecto en la organización de Salesforce y en un sistema externo.

Flow Builder

Es la herramienta principal para crear flujos. Obtendrá más información acerca de esta herramienta en la siguiente unidad.

Fanático de los flujos

Es una persona que disfruta de crear flujos. Así es. Existe toda una comunidad de personas que en verdad disfrutan los flujos.

En resumen, Salesforce Flow incluye múltiples herramientas. Una de ellas, Flow Builder, le ayuda a crear flujos. A los fanáticos de los flujos les encanta hacer esto.

Los flujos son sus amigos

Si desea aprender qué son los flujos, puede comenzar con este video breve. Es una visión general de alto nivel de qué pueden hacer los flujos y de qué se componen.

Los flujos lucen como gráficos de flujos: Se componen de casillas y flechas de conexión que muestran los detalles en orden de un proceso de negocio. Sin embargo, existe una gran diferencia. Si bien los gráficos de flujos muestran un proceso, los flujos pueden realizar los pasos del proceso. Es todo un nuevo nivel de potencial.

De hecho, los flujos son tan poderosos que puede considerarlos una codificación visual. Se crean mediante clics, en lugar de código. Sin embargo, sí es necesario que comprenda algunos conceptos y lógicas de la programación. 

No se preocupe. En realidad, no tendrá que aprenderse ningún código. Sin embargo, si aprende algunos conceptos relacionados con el desarrollo, podrá utilizar flujos para realizar gran parte de las mismas automatizaciones que puede realizar mediante código. Ni siquiera debería ser tan complejo. Muchos de los casos de uso simples se pueden resolver con flujos mediante el uso de algunos elementos.

Por supuesto que los flujos no son la única herramienta de automatización disponible. También hay fórmulas, reglas de validación, acciones rápidas, Apex y algunas herramientas para situaciones muy específicas, como las reglas de incremento gradual y respuesta automática. Sin embargo, los flujos pueden automatizar una gran variedad de procesos en Salesforce. A continuación se muestran algunos ejemplos.

• Guíe a un miembro del sitio en la solicitud de una nueva tarjeta de crédito con un recorrido paso a paso.
  
• Cuando un técnico de asistencia haga clic en un botón de Incremento gradual en un caso, reasigne ese caso a un técnico de nivel superior.
  
• Cuando se actualiza una cuenta, se actualizan todos los contactos relacionados con esa cuenta.
  
• Cuando se actualice una etapa de oportunidad, envíe un mensaje personalizado a un sistema externo.
  
• Cuando se produzca un evento de plataforma, cree una tarea.
  
• Cuando se cierre una oportunidad, cree una oportunidad de renovación.
  
• Muestre todos los descuentos posibles en todas las oportunidades abiertas y permita que el personal de ventas seleccione y aplique un descuento con un solo clic.
  
• Actualiza un registro de prospecto en Salesforce después de que transcurre cierta cantidad de tiempo, o bien cuando se alcanza una hora especificada.
  

A menudo, para automatizar procesos mediante código personalizado, se necesitan las capacidades de un desarrollador de Apex. Es complejo y costoso de desarrollar y mantener. Por suerte, existen muchas opciones que puede realizar sin código mediante el uso de Flow Builder.

Si dedica suficiente tiempo en Salesforce, escuchará a alguien hablar sobre las herramientas declarativas. No se preocupe. “Declarativa” solo significa que no se requieren habilidades de programación de software. Flow Builder es una herramienta declarativa.

Sepa cuándo utilizarlos

Puede crear flujos mediante clics, sin utilizar código, en una herramienta declarativa. Como administrador, ya utiliza herramientas declarativas todo el tiempo. Utiliza una herramienta declarativa cuando crea campos personalizados y otras cuando diseña páginas Lightning. Por lo tanto, si comprende cómo funcionan e interactúan entre sí los objetos y los campos de Salesforce, ya se encuentra a medio camino de poder comprender los flujos.

En general, lo mejor es tener en cuenta las opciones de herramientas declarativas antes de explorar las de código personalizado. La automatización que se crea mediante herramientas declarativas suele ser más sencilla de desarrollar y respaldar. Desde el punto de vista de las personas, aprender código requiere más tiempo y a menudo puede resultar más difícil, lo que hace que sea más complicado encontrar personas que sepan utilizar código. Los proyectos basados en código suelen ser más costosos de desarrollar y mantener.

Con esto no queremos decir que debería evitar el código. Algunos casos de uso se pueden resolver con flujos, pero debido a requisitos y limitaciones, se podrían resolver mejor mediante código. Siempre habrá tareas que se puedan resolver mediante código y no mediante flujos. En última instancia, la mayoría de los escenarios comunes de automatización se pueden generar mediante flujos sin problemas. La decisión de generar un flujo depende de los requisitos del proceso de negocio.

Por ejemplo, si su proceso de negocio precisa que un usuario genere un archivo PDF, que de por sí los flujos no pueden generar, probablemente necesite que una persona codifique una solución. Sin embargo, si la generación del archivo PDF se debe iniciar desde varios formularios para usuarios, puede que el mejor enfoque sea que un desarrollador cree un complemento de Apex que genere archivos PDF y que los usuarios puedan ejecutar desde los flujos que usted desarrolla.

En verdad, a veces la decisión entre los flujos y el código se determina a prueba y error: Primero intente experimentar con un flujo y, si no funciona, cambie a código. Seamos claros: No hay ningún problema. Es una parte normal del aprendizaje sobre la automatización. Incluso en Salesforce, los desarrolladores dedican tiempo a la investigación y la experimentación antes de comenzar a trabajar en una función nueva. De esta forma, se aseguran de que se determinó el mejor enfoque antes de comprometerse a elegir una opción determinada.

No existe una manera simple y definitiva de decidir si un caso de uso o una solución se debe desarrollar mediante flujos o código. (Si la hubiese, la compartiríamos aquí). Realice experimentos y no tenga miedo de fallar la primera vez o la segunda, o incluso la tercera.

Observemos un ejemplo

Para darse una idea de cómo puede utilizar los flujos en la organización, revise el siguiente escenario de ejemplo.

Requisitos de negocio

Flo Smith es una analista de negocios y administradora de Salesforce en Pyroclastic, Inc. Durante meses, les ha pedido a las partes interesadas que inviertan en automatizar una mayor parte de sus procesos de negocio. Está dispuesta a aprovechar las mejoras en la eficiencia que ofrecen las herramientas de automatización de Salesforce. Por ello, le emocionó cuando el representante de ventas de Pyroclastic le pidió que ayude a los equipos de ventas a trabajar de manera más eficiente.

Cuando los representantes de ventas de Pyroclastic registran contactos en Salesforce, a menudo ignoran varios de los campos, lo que genera como resultado contactos no autorizados sin cuenta. Para empeorar las cosas, los representantes de ventas crear a menudo contactos duplicados. Podrían evitar los duplicados si exploraran Salesforce antes de crear el contacto. Sin embargo, no lo hacen. Sería mejor automatizar este proceso. Es una oportunidad ideal para que Flo demuestre cómo Salesforce puede lograr que la organización sea más eficiente.

El caso de uso

Detallemos eso.

• Capture valores únicamente para los campos obligatorios (Nombre y Apellidos) y la cuenta asociada.
  
• Si existe un contacto coincidente, actualícelo. Si no existe un contacto coincidente, cree uno.
  

Para completar este proceso de negocio, Flo desea proporcionar una confirmación de que este se completó. Si señalamos lo que el flujo hizo en Chatter, más usuarios pueden acceder a esa información que si nos comunicamos a través de un canal cerrado, como el correo electrónico. Agreguemos dos requisitos más.

• Confirme lo que sucedió publicando en Chatter.
  
• Confirme al usuario que el proceso de negocio está completo.
  

La solución

Debido a que la finalidad de la automatización es que el sistema realice acciones de forma automática, Flo necesita una solución que pueda tomar decisiones lógicas e implementar medidas en función de condiciones definidas. Este proceso de negocio concreto requiere información del usuario, por lo que Flo también necesita un formulario que recopile esa información. Observemos tres maneras en las que puede tratar este caso de uso en Salesforce.

Debido a que el caso de uso requiere acciones y una lógica condicional, no funcionarán las acciones rápidas. Por ello, quedan como opción los componentes Lightning y los flujos. Sin embargo, los componentes Lightning solo se pueden escribir mediante código.

Flo no cuenta con mucha experiencia en codificación y desea utilizar una solución que pueda respaldar en el futuro sin la necesidad solicitar ayuda con la codificación. No olvide que, en general, es mejor tener en cuenta las opciones de herramientas declarativas antes de explorar las de código personalizado. Por esto, para comenzar, ella explora la solución más simple que satisface sus requisitos: un flujo.

A continuación, ingresará al mundo de los flujos: Flow Builder

Recursos

• Recurso en video sobre flujos: Flow Builder