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Primeros pasos con Flujos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Explicar a sus colegas cuándo es apropiado crear un flujo.
  • Identificar la diferencia entre Lightning Flow, Flow Builder y flujos.

El poder de la automatización

Con el paso del tiempo, la mayoría de las organizaciones establecen un conjunto de prácticas que cumplen varios requisitos de negocio. Estas prácticas son a menudo exclusivas de su negocio, lo que hace difícil encontrar una solución de uso inmediato que cumple exactamente sus requisitos. Quizás su compañía es un centro de llamadas delicado con secuencias de comandos específicas que sus agentes necesitan seguir basándose en los datos de cuenta de un cliente. Quizás tiene una práctica vigente donde su personal de ventas debería siempre, siempre, crear una orden de trabajo tras el cierre de una negociación. O quizás tiene una tarea que sus usuarios realizan una y otra vez, y si puede encontrar una forma de restarle unos minutos a esa tarea, puede ahorrar cientos de horas de horas por persona a lo largo de un año.

Un buen principio de buena experiencia de usuario es, “Si el usuario solo puede hacer una cosa, hágalo por él”. Si siempre crea una orden de trabajo tras el cierre de una negociación, ¿puede crearla automáticamente? Si llama sus agentes siempre a seguir un guión establecido al recopilar información del cliente, ¿tiene sentido hacerlo directamente en la interfaz de usuario? Si sus usuarios recopilan datos relacionados con tres objetos diferentes, ¿puede ahorrar tiempo haciendo que ingresen los datos en un formulario y luego crear los tres registros diferentes para ellos?

Este es el poder de la automatización. Ahorre tiempo de sus usuarios y asegúrese de que se están llevando a cabo las tareas requeridas. Mejore la calidad de sus datos. ¡Conviértase en el superhéroe que su compañía se merece!

¿Por qué fluir con la corriente?

En general, lo mejor es empezar con herramientas declarativas que no requieren programación más sencillas y avanzar hasta las soluciones con código. Aunque los flujos son una solución que no requiere programación, no son de ninguna manera la más sencilla. Los flujos se pueden describir mejor como programación visual; son declarativos, pero requieren que comprenda algunos conceptos de programación como variables y cómo funciona la lógica.

Tiene un conjunto de herramientas de automatización a su disposición: fórmulas, reglas de validación, procesos, flujos y Apex. También tiene algunas herramientas más específicas, como reglas de distribución y reglas de respuesta automática. Si debe crear un flujo depende del tipo de proceso de negocio que está intentando automatizar.

Los flujos son útiles para dos casos de uso principales: automatización en segundo plano y experiencias visuales guiadas.

Automatización en segundo plano

Si su proceso de negocio se ejecuta en segundo plano, y se debe iniciar automáticamente, como cuando cambia un registro, tiene su selección de soluciones.

  • Construir un proceso en Process Builder.
  • Construir un flujo iniciado automáticamente que especifica un desencadenador de registro en Flow Builder.
  • Construir un desencadenador de Apex con código de Apex.

No comience con un flujo porque no es la solución más sencilla para el trabajo. En su lugar, comience con un proceso. Si su proceso de negocio necesita funciones más complejas que las disponibles en Process Builder, cree un flujo iniciado automáticamente además de su proceso. El flujo iniciado automáticamente se puede llamar desde el proceso para gestionar la función compleja requerida.

Experiencias visuales guiadas

Si su proceso de negocio requiere el ingreso desde un usuario, puede utilizar:

  • Flujo de pantalla
  • Componente Lightning

Como es la solución más sencilla de las dos, comience con un flujo de pantalla. Cree pantallas enriquecidas que guían los usuarios a través de su proceso de negocio y automatice las acciones y la lógica necesaria entre esas pantallas.

Una nota acerca de terminología

Es posible que haya escuchado varios términos utilizados indistintamente al hacer referencia a flujos. Como recordatorio, los términos oficiales son:

  • Lightning Flow: El producto que engloba la creación, la gestión y la ejecución de flujos y procesos.
  • Flow Builder: Una herramienta con función de apuntar y hacer clic para la creación de flujos.
  • Flow: la parte de Lightning Flow que automatiza un proceso de negocio recopilando datos y haciendo algo en su organización de Salesforce o un sistema externo.

En breve, el producto Lightning Flow proporciona múltiples herramientas. Una de ellas, Flow Builder, le ayuda a crear flujos.

Nota

Nota

Quizás también haya escuchado el término Visual Workflow. Es un producto retirado para el diseño, la gestión y la ejecución de flujos. Visual Workflow fue sustituido por Lightning Flow.

Requisitos de negocio

Como un administrador de Salesforce, estuvo presionando sus partes interesadas para invertir en automatizar más de los procesos de negocio de su compañía, a menudo centrándose en las mejoras de eficiencia que ofrecen las herramientas de automatización de Salesforce. El responsable de ventas de su compañía le solicita mejorar la eficiencia de los equipos de ventas.

Cuando los representantes de ventas registran contactos en Salesforce, a menudo ignoran varios de los campos, una práctica que da como resultado contactos no autorizados sin cuenta. Para empeorar las cosas, los representantes de ventas crear a menudo contactos duplicados. Pueden evitar esto buscando Salesforce antes de crear el contacto, pero sería mejor si este proceso fuera automatizado. Después de todo, promovió cómo Salesforce puede hacer que la compañía sea más eficiente.

El caso de uso

Detallemos eso.

  • Capture valores únicamente para los campos obligatorios (Nombre y Apellidos) y la cuenta asociada.
  • Si existe un contacto coincidente, actualice el existente. Si no existe un contacto coincidente, cree uno.

Para completar este proceso de negocio, sería bueno proporcionar algún tipo de confirmación de que el proceso de negocio ha finalizado. Si señalamos lo que el flujo hizo en Chatter, más usuarios pueden acceder a esa información que si nos comunicamos a través de un canal cerrado como email. Agreguemos dos requisitos más.

  • Confirme lo que sucedió publicando en Chatter.
  • Confirme al usuario que el proceso de negocio está completo.

La solución

Como la finalidad de la automatización es que el sistema haga cosas automáticamente, necesitamos una solución que ofrece acciones y lógica condicional. Este proceso de negocio concreto requiere información del usuario, por lo que también necesitamos un formulario que captura esa información. Echemos un vistazo a cómo puede tratar este caso de uso en Salesforce.

Solución Formulario Acciones y lógica condicional
Acción rápida No
Flujo
Componente Lightning

Es mejor comenzar con herramientas declarativas que no requieren programación y avanzar hasta las soluciones con código, de modo que evita la creación de un componente Lightning, que requiere programación. Como nuestro caso de uso requiere acciones y lógica condicional, la solución más sencilla que se ajusta a sus requisitos es un flujo.

Antes de pasar a la implementación de este proceso de negocio, deseamos presentarle el País de los flujos: Flow Builder