Obtener más detalles sobre la gestión de datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Explicar la importancia de la calidad de los datos en Salesforce.
Comprender cómo la limpieza de datos mejora la confianza del usuario, y la adopción y eficacia de las herramientas impulsadas por la IA, como Agentforce.
Identificar e implementar estrategias eficaces de recuperación y copia de seguridad de datos para los datos y metadatos de Salesforce.
Desarrollar y aplicar mejores prácticas para la limpieza de datos.
Crear y mantener entornos sandbox como mejor práctica.
Crear y mantener un diccionario de datos completo.

Conocer las mejores prácticas de la gestión de datos

Los datos solo son valiosos si son de calidad. Los registros incompletos o desactualizados pueden desalentar a los usuarios, lo que puede provocar que busquen alternativas y pierdan confianza en su Salesforce org. Por esa razón, la gestión de datos es importante. En esta unidad se describen varias mejores prácticas para gestionar datos.

IA y tecnologías emergentes

En la era de la IA y Agentforce, los datos limpios son fundamentales para alcanzar resultados óptimos. Agentforce, el asistente impulsado por IA de Salesforce, se basa ampliamente en datos confiables y precisos para automatizar tareas de manera eficaz y proporcionar respuestas fundamentadas. Agentforce usa acciones personalizadas para interactuar con los datos de Salesforce, lo que permite que los usuarios realicen tareas usando lenguaje natural.

Los datos deficientes, como datos duplicados, imprecisos, incompletos, inactivos o información acumulada, pueden obstaculizar el rendimiento de Agentforce y producir resultados imprecisos. Por ejemplo, si Agentforce intenta resumir un registro de un cliente que tiene inconsistencias o al que le faltan campos, el resultado generado no será confiable, lo que dará lugar a una toma decisiones deficiente y usuarios frustrados. Mantener los datos limpios es esencial para acceder al potencial completo de Agentforce y garantizar el éxito de las iniciativas impulsadas por IA en Salesforce.

Revisar y mantener una copia de seguridad

Es real que ninguna tecnología es infalible, y aún una plataforma sólida, como Salesforce, requiere una solución de copia de seguridad confiable. Siempre existe la posibilidad de que ocurra una pérdida de datos debido a diversos motivos, entre ellos:

Error por parte del usuario: esta es la causa más probable de pérdida de datos y puede deberse a errores durante importaciones masivas, implementaciones de integración o automatización incorrectas, y anulaciones o eliminaciones accidentales por parte de usuarios o administradores.
Actualizaciones de los entornos sandbox: la actualización de un entorno sandbox crea una copia de la organización de producción, lo que puede sobrescribir semanas o hasta meses del trabajo realizado en el entorno sandbox.
Interrupciones de Salesforce poco frecuentes: a pesar de que los servidores de Salesforce son sumamente seguros, siempre hay una pequeña posibilidad de que ocurra una pérdida de datos durante incidentes de interrupciones poco frecuentes.

Para reducir estos riesgos, la implementación de una estrategia de copia de seguridad sólida es crucial. Salesforce ofrece soluciones de copia de seguridad nativa, entre ellos: el servicio de exportación de datos, el Cargador de datos, Exportaciones de reportes para la copia de seguridad de datos, conjuntos de cambios, Actualización de sandbox y Centro de DevOps para la copia de seguridad de metadatos. No obstante, estas herramientas se concentran principalmente en la exportación de datos y no ofrecen una recuperación de datos automática.

Salesforce cuenta con una herramienta de recuperación y copia de seguridad paga; asimismo, vale la pena explorar las soluciones de copia de seguridad de proveedores terceros disponibles en AppExchange, como las siguientes:

OwnBackup: proveedor líder que ofrece un completo paquete de productos para la copia de seguridad de datos, mejoras de seguridad, propagación de entornos sandbox y archivado de datos.
Gearset: plataforma destacada de DevOps para Salesforce que también ofrece una solución completa para la copia de seguridad de datos y metadatos.
AutoRABIT: otra plataforma líder de DevOps de Salesforce que incluye un producto llamado Vault, que se especializa en compilar productos para industrias reguladas, como los servicios financieros.
Oda: ofrece una solución de gestión de datos de Salesforce probada para la empresa que incluye herramientas de copia de seguridad de datos, privacidad de datos y cumplimiento.

Al decidir qué solución de copia de seguridad elegir, considere los siguientes factores.

Dependencia comercial en Salesforce: cuanto más alta la dependencia, más importante se convertirá una solución de copia de seguridad disponible y sólida.
Proceso de restauración de pérdida de datos y metadatos: es fundamental comprender los pasos involucrados en la restauración de datos y metadatos en caso de pérdida, incluidos el tiempo y el impacto potencial en las operaciones de negocios.
Frecuencia de implementaciones de Salesforce: las implementaciones frecuentes aumentan el riesgo de pérdida de datos y metadatos, para lo que se necesita una solución de copia de seguridad que se alinee con la programación de implementaciones.

Las exportaciones de datos programadas de forma regular constituyen un aspecto fundamental de una estrategia de copia de seguridad sólida. La función de exportación incorporada en Salesforce permite realizar copias de seguridad programadas de forma semanal o mensual. Es fundamental almacenar los archivos de copia de seguridad descargados en una ubicación segura, como un servidor de SharePoint u otra solución de almacenamiento segura. Además, considere incluir todos los datos en las exportaciones, incluidos documentos e imágenes, para evitar que se pierdan referencias y así garantizar una completa recuperación de los datos.

Limpiar datos

Limpiar los datos se traduce en menos duplicados y mejores experiencias de los usuarios. La configuración de reglas de coincidencia y duplicados reduce la duplicación y garantiza registros coherentes. El uso de reportes personalizados, como tableros “Limpie su habitación”, ayudan a rastrear y resolver brechas de datos, como información de contacto faltante. Para crear reportes duplicados, defina sus campos y objetos de destino. Esto ofrece claridad sobre la necesidad de limpiar datos y mantiene una coherencia en toda la organización. No solo datos, revise reportes, tableros, vistas de lista, plantillas de emails y metadatos, como funciones, perfiles y permisos. Limpiar de forma regular su organización optimiza los procesos y mejora la eficiencia.

Revisar y actualizar entornos sandbox

Mantener los entornos sandbox actualizados es una mejor práctica clave para las implementaciones correctas de Salesforce. La actualización de entornos sandbox después de cada implementación de producción ayuda a disminuir el riesgo de errores en la configuración y garantiza la alineación entre diferentes entornos. Esta práctica es de especial importancia, dado que los entornos sandbox sirven como entornos aislados para el desarrollo, la evaluación y la capacitación, lo que permite que los administradores y desarrolladores trabajen en configuraciones y personalizaciones sin afectar la organización de producción activa.

Reducción de los errores de configuración

Cuando se implementan cambios en la producción, la configuración del entorno de producción cambia. Si no se actualizan, los entornos sandbox pueden conservar configuraciones desactualizadas, lo que lleva a inconsistencias y errores potenciales cuando se realizan nuevas implementaciones o pruebas. Actualizar los entornos sandbox los mantiene al día en lo que respecta a la configuración de producción más reciente, lo que reduce el riesgo de sufrir estos problemas.

Programación de actualizaciones coherente

Una programación de actualizaciones coherente promueve una mejor colaboración y previsibilidad entre los equipos. Los administradores y desarrolladores pueden anticiparse cuando los entornos sandbox se actualizarán, lo que les permite planear su trabajo en función de esto y reducir interrupciones. Esto también garantiza que se esté trabajando en el entorno más actualizado, lo que lleva a procesos de desarrollo y prueba más eficientes.

Intervalos de actualización y tipos de entornos sandbox de Salesforce

Salesforce ofrece diferentes tipos de entornos sandbox; cada uno de ellos atiende necesidades específicas y ofrece intervalos de actualización diversos.

Entornos sandbox de Developer: diseñado para desarrollo y pruebas individuales, estos entornos sandbox pueden actualizarse de forma diaria, lo que garantiza que los desarrolladores tengan un entorno actualizado para trabajar.
Entornos sandbox de Developer Pro: con un conjunto de datos superior al de los entornos sandbox de Developer, estos son ideales para desarrollo y pruebas más complejos, y pueden actualizarse cada varios días.
Entornos sandbox de copia parcial: estos entornos contienen un subconjunto de datos de producción, lo que los hace ideales para pruebas de aceptación de usuarios y pruebas de integración, con intervalos de actualización que van de unos días a una semana.
Entornos sandbox completos: dado que replican el entorno de producción completo, incluidos datos y configuraciones, estos son adecuados para pruebas y ensayos de rendimiento; los intervalos de actualización suelen realizarse de forma mensual debido a su tamaño.

Coordinación y propiedad del entorno sandbox

La designación de propietarios para cada entorno sandbox es fundamental para una coordinación fluida antes de realizar cualquier actualización. Esta práctica permite un canal de comunicación claro y responsabilidad para administrar el entorno sandbox, lo que garantiza que se preserve el trabajo en curso y se aborde cualquier conflicto potencial antes de la actualización. El propietario del entorno sandbox puede notificar a los usuarios sobre las siguientes actualizaciones, lo que les permite realizar copias seguridad de los datos o configuraciones importantes que no están listos para la implementación.

Preparación para la implementación y alineación

La revisión y actualización regulares de los entornos sandbox mantienen las configuraciones alineadas con la producción, lo que garantiza que las funciones y personalizaciones desarrolladas estén listas para la implementación sin interrumpir el trabajo en curso. Esta práctica contribuye a un proceso de versiones más confiable y fluido.

Es posible, sin embargo, que los entornos sandbox no sean un proceso directo, en especial al tratar con personalizaciones sustanciales o volúmenes de datos grandes. Para obtener asistencia en procedimientos de actualización de entornos sandbox complejos, consulte la documentación de Salesforce o comuníquese con el soporte de Salesforce para obtener asistencia de expertos.

Mantener y mejorar su diccionario de datos

Un diccionario de datos es una herramienta de vital importancia para una colaboración y administración eficaces dentro de un entorno de Salesforce, en especial, para integraciones y TI. Mantener un diccionario de datos ayuda a minimizar problemas de comunicación, errores y revisiones del trabajo al tiempo que mejora la colaboración.

Diccionario de datos: Un plano completo

Un diccionario de datos bien mantenido actúa como un repositorio central de información sobre la estructura de datos de la Salesforce org. Este plano incluye detalles sobre objetos (lo que equivale a tablas en una base de datos) y sus atributos (campos), y recopila información importante como la siguiente:

Tipos de datos: el tipo de datos almacenado en cada campo (texto, número, fecha, lista de selección). Esta información ayuda a garantizar la integridad y coherencia de los datos en el sistema.
Resultados de muestra: ejemplos ilustrativos de los valores de los datos para cada campo, lo que proporciona claridad y entendimiento para usuarios y desarrolladores. Estos ejemplos pueden ayudar en la validación y la prueba de datos.
Detalles de integración: documenta cómo cada campo interactúa con sistemas externos o aplicaciones, de especial importancia para administrar integraciones de forma eficaz.
Uso de campos: detalles sobre dónde y cómo se utiliza un campo en particular, incluidos formatos de página, clases de Apex, páginas de Visualforce y flujos de trabajo. Esta información ayuda a identificar campos no utilizados y evalúa el efecto de los cambios potenciales.
Fuente de datos: el origen de los datos para cada campo, ya sea que se hayan ingresado manualmente, derivado de una automatización o completado a través de una integración. Esto es de suma importancia para comprender el flujo de datos y las dependencias del sistema.
Seguridad y niveles de acceso: documenta la configuración de seguridad en el nivel de campo, especificando quién tiene acceso para ver, editar o modificar los datos en cada campo. Esto es importante para garantizar la privacidad de los datos y el cumplimiento de seguridad.
Seguimiento de historiales: identifica qué campos tienen habilitado el seguimiento de historiales para auditar y analizar los cambios en los datos a lo largo del tiempo. Esto es especialmente útil para resolver problemas relacionados con los datos y garantizar su integridad.
Diseños de página y ubicación de campos: especifica los formatos de página en los que aparece cada campo y su posición en el diseño. Esto ayuda a identificar campos redundantes o no utilizados, y mejora los diseños de página para la experiencia del usuario.
Preguntas y notas: ofrece un espacio para registrar preguntas y observaciones sobre campos específicos, lo que facilita la precisión y comunicación entre los miembros del equipo. Esto promueve un enfoque colaborativo para la gestión de datos.

Beneficios de un diccionario de datos

Colaboración mejorada: un diccionario de datos actúa como fuente única de información para todas las partes interesadas, incluidos administradores, desarrolladores, analistas de negocios y profesionales de TI. Este entendimiento compartido de la estructura de datos facilita la comunicación eficaz, reduce malos entendidos y promueve una toma de decisiones fundamentadas.
Reducción de errores y revisión del trabajo reducida: al proporcionar definiciones y orientación claras para los datos, un diccionario de datos ayuda a evitar errores en la entrada de datos, inconsistencias e interpretaciones erróneas. A su vez, reduce la necesidad de realizar limpieza de datos, revisión del trabajo y arreglos costosos más adelante.
Integraciones optimizadas: un diccionario de datos bien documentado es indispensable para administrar las integraciones de forma eficaz. Un entendimiento claro de las estructuras de datos, las relaciones y los puntos de integración simplifica el proceso de integración, minimiza errores y facilita un flujo de datos sin inconvenientes entre los sistemas.
Calidad de los datos mejorada: un diccionario de datos ayuda a mantener la coherencia y precisión de los datos, ya que establece estándares para los tipos de datos, las reglas de validación y las fuentes de datos Esto, a su vez, mejora la confiabilidad de los reportes, los tableros y la información analítica.
Auditorias de datos facilitadas: un diccionario de datos ofrece un marco para llevar a cabo auditorias de datos, lo que ayuda a identificar problemas de calidad de datos, como registros duplicados, datos incompatibles, registros incompletos y datos corruptos. Esto permite una limpieza de datos proactiva e iniciativas de mejora.

Mantener un diccionario de datos

Mantener un diccionario de datos actualizado es importante para cualquier administrador. A pesar de que una programación de actualización semanal podría ser adecuada para las organizaciones con cambios frecuentes, la frecuencia óptima depende de las necesidades específicas de su organización y el ritmo de desarrollo. La clave es garantizar que todos los cambios a estructuras de datos, campos o integraciones se vean reflejados de forma rápida en el diccionario de datos.

Al incorporar esta información, puede usar un diccionario de datos de forma eficaz como una sólida herramienta para la colaboración, la gestión de datos y la integración dentro del entorno de Salesforce.

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