Importar e integrar los datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Comprender las herramientas y el conocimiento requeridos para implementar una integración exitosa.
• Identificar los pasos necesarios para desarrollar una estrategia de integración.

Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra Documentación de Education Cloud.

¿Qué es una integración?

La integración es el proceso de vincular diferentes sistemas informáticos o aplicaciones. Como administrador educativo, es probable que pueda mencionar rápidamente una lista interesante de los sistemas informáticos que tiene su institución. Desde el sistema de gestión de aprendizaje (LMS) y el sistema de información de estudiantes (SIS) hasta las herramientas de gestión de eventos y los sistemas de facturación, es un reto común tener los datos de los integrantes aislados en diferentes lugares del campus. Independientemente de la cantidad de sistemas involucrados, el proceso de importar e integrar datos en Salesforce no tiene que ser tan abrumador como parece a simple vista. Sin mencionar que el beneficio de los datos integrados es significativo y duradero.

Se incluyen dos componentes en la integración.

• Integración física: La vinculación real de sistemas y aplicaciones (por lo general, esto se gestiona en el Departamento de TI porque su carácter es más técnico por naturaleza).
  
  
• Integración con el negocio: Se identifica qué datos deben sincronizarse y con qué frecuencia, y cómo se alinea la integración con los procesos de negocio existentes.

En esta unidad, ofrecemos algunas prácticas recomendadas para las herramientas de integración y una estrategia que aborda tanto la integración física como la integración con el negocio. Empezamos con una lista introductoria de escenarios de importación de datos que puede ser relevante para su institución.  

Escenarios de importación comunes

Antes de profundizar en las herramientas y estrategias de integración, establezcamos la escena con una idea de cómo se verá la integración cuando se ejecute en su institución. Para ayudarlo a trazar algunas de esas posibilidades, este gráfico organiza escenarios de importación de datos comunes por departamentos de enseñanza superior.

Herramientas de integración

Al planificar un esfuerzo de integración, considere tres tipos diferentes de herramientas: un conector existente, una integración creada desde cero y una herramienta de middleware. Cada una tiene su lugar, sus beneficios y su lista de cuestiones para tener en cuenta antes de profundizar. Un recurso valioso en el paso de seleccionar una herramienta de integración puede ser un resumen como el gráfico que se muestra a continuación. Organizar las definiciones de herramientas, las explicaciones de funciones y los recursos requeridos, así como los beneficios, las consideraciones y los ejemplos de cada herramienta en uso, en un solo lugar ayuda a sopesar las opciones.

Estrategia de integración

Una vez que está familiarizado con las herramientas de integración a su disposición, es momento de comprometerse con una estrategia de integración. Vale la pena dedicar tiempo a importar e integrar los datos, pero no es un proyecto que se beneficie con un enfoque rápido y libre.

Para tener en cuenta, este es un enfoque de cinco pasos para la integración que lo lleva desde la planificación hasta la creación.

Paso 1: Comprender los datos y lo que necesitará para conectarse
En este paso crítico de planificación, se designan los datos y procesos. Designe un sistema de registro y estime el volumen de datos que se extraerá o se actualizará cada mes. Esto lo ayudará a estimar y comprender el costo.

Paso 2: Determinar con cuánta frecuencia se actualizan e importan los datos
Tiene dos opciones: En tiempo real y por lotes.

Con las importaciones en tiempo real, los datos están siempre actualizados, pero este estilo de importación puede causar problemas, ralentizar la organización o utilizar más almacenamiento de datos de lo que estaba previsto por mes.

Las importaciones por lotes pueden programarse según los límites de almacenamiento de datos y en un momento específico del día (un horario menos ocupado que no interfiera en otros procesos y trabajos de la organización), pero los datos no se actualizan inmediatamente.

Paso 3: Identificar a los “propietarios” de cada sistema
Pregúntese quién es el punto de contacto para cada sistema. ¿Será un administrador de Salesforce; el Departamento de TI; o, posiblemente, un socio de ISV? No hay una única respuesta que se aplique a todas las instituciones y puede ser una combinación de personas, departamentos y un tercero. Definir los propietarios de cada sistema permite que todos los propietarios se conecten con los errores y los solucionen en equipo.

Paso 4: Organizar y priorizar
Cuando llegue a este paso, comience por identificar los costos clave de la integración. Tenga en cuenta sus limitaciones y opciones de almacenamiento de datos actuales. ¿Es necesaria la ampliación? ¿Cuáles son los costos en los que se incurrió? También incluya el costo de conectores o middleware si se aplica a su institución.

A continuación, determine el orden de la integración. ¿Qué debe integrarse primero? ¿Qué puede esperar un poco? Las respuestas a estas preguntas dependen del análisis de costos que completó o de los procesos que se consideran más importantes en su institución. Tiene sentido que agrupe ciertas integraciones para poder identificar cuáles están relacionadas. Esto puede generar un cambio en el orden de prioridades de una integración debido a su impacto en otra integración.

Paso 5: Diseñar y crear la integración
¡El último paso! Cuando ingrese a la fase de diseño y creación, asegúrese de documentar todos los elementos que se deban entregar y las especificaciones. Esto incluye requisitos técnicos, mejoras y resultados esperados del proceso, así como una documentación clara de lo que se supone que debe cumplir la integración, de modo que pueda supervisar el progreso.

Una vez que se haya creado e implementado la integración, recopile los comentarios de líderes estratégicos, líderes de unidades de negocio, otros administradores y usuarios finales.

Diccionario de datos de EDA

Queremos dedicar un momento a destacar una herramienta que puede ser bastante útil en las tareas de mantenimiento y documentación de integraciones. El Diccionario de datos de EDA facilita la comprensión de los diversos elementos de la arquitectura. Se incluye el vínculo al Diccionario de datos en la sección Recursos al final de esta unidad.



¿Cómo puede utilizar el Diccionario de datos en su institución? Se recomienda que los administradores utilicen el Diccionario de datos como punto de partida, además de cualquier objeto personalizado que creen en sus organizaciones. Esta forma de documentar los datos sirve de ayuda en el momento de la integración, cuando los administradores necesitan entender qué datos deben estar en qué lugar. La documentación también es valiosa debido a que ayuda a los futuros administradores a entender qué elementos ya existen y qué se debe actualizar.

Esta revisión de las herramientas y estrategias de integración es una gran preparación para impulsar la conversación sobre importación e integración de datos en su institución. Cuando esté listo para aprender más, consulte los recursos vinculados a continuación.

Completó su recorrido por las características específicas de la configuración de EDA y la importación de datos. Esperamos que este módulo haya respondido sus preguntas más cruciales acerca de los fundamentos de la configuración y la personalización de EDA. También esperamos que haya servido para generar una nueva lista de preguntas acerca de las maneras en que puede abordar estos temas para adaptar EDA a su institución. Recomendamos que explore la sección Recursos de cada unidad y trace rutas nuevas en Trailhead para continuar perfeccionando sus habilidades como administrador educativo. 

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Diccionario de datos de EDA
• Ayuda de Salesforce: Secuencia de importación de datos recomendada para EDA
• Ayuda de Salesforce: Desactivar las reglas de coincidencia