Definir reglas de colaboración

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Utilizar reglas de colaboración para ampliar el acceso más allá de la estructura de la jerarquía de funciones.
  
• Crear un grupo público que incluya usuarios con diferentes perfiles y funciones.
  

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y copie y pegue los valores en español (LATAM). Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Ampliar el acceso con las reglas de colaboración

La configuración de colaboración predeterminada de toda la organización proporciona un nivel de línea de base de acceso (bastante restrictivo) a cada objeto. Si sus valores predeterminados de colaboración de toda la organización son Sólo lectura pública o Privada, puede conceder acceso a determinados usuarios con las reglas de colaboración. Estas reglas permiten realizar excepciones automáticas en la configuración de la colaboración de toda su organización para conjuntos de usuarios seleccionados. Al igual que sucede con las jerarquías de funciones, las reglas de colaboración no deben ser jamás más estrictas que la configuración predeterminada de toda su organización. Estas reglas solo permiten un mayor acceso a usuarios concretos.

Cada regla de colaboración tiene tres componentes: qué registros se comparten, con qué usuarios y con qué tipo de acceso.

¿Qué registros se comparten?

Puede compartir registros que sean propiedad de ciertos usuarios o que cumplan con determinados criterios de valores de campo.

¿Con qué usuarios se comparten?

Puede definir grupos de usuarios por función, por territorio o definiendo un grupo público. Los grupos públicos son grupos de usuarios definidos por el administrador que pueden usarse para simplificar la creación de reglas de colaboración. Dependiendo de los tipos de miembro de grupo disponibles en su organización, los grupos públicos pueden ser una combinación de:

• Usuarios individuales
  
• Funciones
  
• Funciones y subordinados (Puede optar por incluir usuarios de portal y del sitio de Experience Cloud o solo usuarios internos.)
  
• Territorios
  
• Territorios y subordinados
  
• Otros grupos públicos
  

¿Qué tipo de acceso deben tener los usuarios?

Puede asignar el acceso de Solo lectura o Lectura/Escritura.

Las reglas de colaboración funcionan mejor cuando se definen para un grupo de usuarios concreto que se puede determinar o prever con antelación, en vez de un conjunto de usuarios que cambia con frecuencia. Por ejemplo, en la aplicación de Contratación, es importante compartir cada puesto, prospecto, solicitud de empleo y revisión con cada contratador. Como todos los contratadores pertenecen a las funciones Gerente de contratación o Contratador de la jerarquía, es posible usar una regla de colaboración para compartir fácilmente esos objetos con la función Gerente de contratación y sus subordinados.

Como alternativa, considere otro caso de uso de la aplicación de contratación: Los entrevistadores necesitan acceso de lectura a los prospectos y las solicitudes de empleo de los entrevistados. En este caso, el conjunto de entrevistadores es mucho más difícil de prever con antelación; los gerentes de contratación pueden utilizar diferentes conjuntos de entrevistadores según la posición para la que están contratando y los entrevistadores pueden proceder de diferentes grupos de la jerarquía de funciones. Por lo tanto, este caso de uso probablemente no deba gestionarse con reglas de colaboración; el equipo de entrevistadores para cualquier gerente es demasiado difícil de predecir.

Reglas de colaboración para la aplicación Contratación

Examinemos el acceso que desea implementar y seleccionemos las opciones que mejor funcionan con las reglas de colaboración.

Los contratadores necesitan acceso de lectura y actualización en cada registro de puesto, prospecto, solicitud de empleo y revisión que existe en la aplicación.

Sí. Es fácil seleccionar el grupo de contratadores en la jerarquía de funciones.

Los gerentes de contratación necesitan acceso de lectura y actualización a los registros de posiciones en los que son el gerente de contratación.

No. Es demasiado difícil predecir las posiciones que se asignarán a cada gerente de contratación. Debe abordar este caso de uso de otra manera, por ejemplo, compartir cada registro de posiciones mediante una regla de colaboración manual.

Los gerentes de contratación necesitan acceso de lectura a los registros de prospectos en los que son el gerente de contratación.

No. Nuevamente, es demasiado difícil predecir las posiciones que se asignarán a cada gerente de contratación.

Los gestores de contratación necesitan acceso de lectura y actualización en cada registro de solicitud de empleo y revisión.

Sí. Como no desea restringir las revisiones y solicitudes de empleo que un gerente de contratación puede leer y actualizar, puede seleccionar fácilmente todos los gerentes de contratación desde la jerarquía de funciones y definir un regla de colaboración para ellos.

Los entrevistadores necesitan acceso de lectura a los registros de prospectos y solicitudes de empleo de los entrevistados.

No. Es difícil predecir quién formará parte del equipo de entrevistadores para una posición determinada.

A continuación, se muestra un resumen de las reglas de colaboración clave que se definirán para la aplicación de contratación.

En el resto de esta unidad, obtendrá información sobre cómo crear grupos públicos y reglas de colaboración para ampliar el acceso requerido.

¿Qué son los grupos públicos?

Antes de crear una regla de colaboración, es importante configurar el grupo público apropiado si desea utilizar uno. Un grupo público es una recopilación de usuarios individuales, otros grupos, funciones o territorios que tienen una función en común. Por ejemplo, tanto los usuarios con el perfil Contratador así como los usuarios en la función Gestor de desarrollo de software revisan las solicitudes de empleo. 

La utilización de un grupo público al definir una regla de colaboración facilita la creación de la regla y, lo que es más importante, su posterior comprensión, especialmente si es una de las muchas reglas de colaboración que se intentan mantener en una organización de gran tamaño. Cree un grupo público si desea definir una regla de colaboración que englobe a más de uno o dos grupos o funciones, o bien a cualquier individuo.

Al analizar los permisos obligatorios que se deben implementar para la aplicación de contratación, existen tan solo dos objetos que necesitan un grupo público para sus reglas de colaboración: Solicitud de empleo y Revisar. Como los contratadores y los gerentes de contratación necesitan acceso de lectura y actualización a las solicitudes de empleo y las revisiones, puede definir un grupo público denominado Reviewers (Revisores) que incluya tanto contratadores como gerentes de contratación. En este grupo, agregue las funciones SW Dev Manager (Gestor de desarrollo de software), Director Product Management (Director de gestión de productos) y Director QA (Director de control de calidad), así como la función y los subordinados del gerente de contratación.

Crear un grupo público

Cree el grupo público Reviewers (Revisores).

1. En Setup (Configuración), en el Quick Find (Búsqueda rápida), busque y seleccione Public Groups (Grupos públicos).
   
2. Haga clic en New (Nuevo). 
   
3. Ingrese Reviewers (Revisores) en Group Label (Etiqueta de grupo). El cuadro de texto Nombre del grupo se rellena automáticamente al hacer clic sobre él. Se trata de un nombre exclusivo que usa la API y los paquetes gestionados.
   
4. Alternativamente, puede incluir una descripción.
   
5. Omita la adición de miembros por ahora. Haga clic en Save (Guardar).
   
6. En la página Public Groups Setup (Configuración de grupos públicos), haga clic en el grupo público Reviewers (Revisores) que acaba de crear.
   
7. En la página de detalles del grupo público, haga clic en View Summary (Ver resumen). En esta página, puede ver las reglas de colaboración, las carpetas de reportes y tableros, y las vistas de lista donde este grupo público se utiliza para conceder acceso, así como los otros grupos públicos a los que se agregó. También puede gestionar la pertenencia.
   

8. En All Public Group Members (Todos los miembros del grupo público), haga clic en Add Members (Agregar miembros).
   
9. Seleccione usuarios individuales, otros grupos o funciones y especifique si se deben incluir los subordinados. Puede incluir una combinación de tipos de miembros en sus grupos públicos. Para este grupo público, agregue los siguientes miembros:
   
   • Función: SW Dev Manager (Gestor de desarrollo de software)
     
   • Función: Director Product Management (Director de gestión de productos)
     
   • Función: Director QA (Director de control de calidad)
     
   • Función y subordinados internos: Recruiting Manager (Gerente de contratación)
     
10. Haga clic en Save (Guardar).
    

Una vez determinado el grupo, podrá usarlo para definir reglas de colaboración.

Definir una regla de colaboración

En la aplicación de contratación, necesita una regla para compartir con todos los contratadores y gerentes de contratación las revisiones en las que cualquier miembro de la organización sea autor o propietario.

1. En Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), busque y seleccione Sharing Settings (Configuración de colaboración). Esta es la misma página que se usa para definir configuraciones predeterminadas para toda la organización.
   
2. En la lista desplegable Manage sharing settings for (Gestionar configuración de colaboración para), seleccione el objeto para el que desea crear la regla de colaboración. Al seleccionar un objeto de esta lista desplegable, puede centrarse en los valores predeterminados de toda la organización y las reglas de colaboración de un único objeto en un momento puntual, en lugar de buscar estos valores en una página extensa. Esto es especialmente útil si se trata de una organización de gran tamaño con múltiples objetos personalizados. Para esta regla, seleccione Review (Revisión).
   
3. En el área Sharing Rules (Reglas de colaboración), haga clic en New (Nueva) y otorgue la etiqueta Edit Reviews (Modificar revisiones) a la regla. El cuadro de texto Nombre de regla se rellena automáticamente al hacer clic sobre él.
   
4. Para el tipo de regla, puede elegir si la regla de colaboración está basada en el propietario o basada en criterios con los que los registros deben coincidir para ser incluidos. Para esta regla de colaboración, seleccione Basada en propietario de registro.
   
5. Para Seleccione qué registros compartir, seleccione una categoría desde la primera lista de selección, y un conjunto de usuarios de la segunda lista desplegable o campo de búsqueda. Aquí, seleccione Public Groups (Grupos públicos) y, a continuación, All Internal Users (Todos los usuarios internos) para compartir todos los registros de revisiones.
   
6. Para Seleccionar usuarios con quien compartir, especifique los usuarios que obtienen acceso a los datos. Seleccione el grupo público Reviewers (Revisores) que acaba de crear.
   
7. Seleccione la configuración de acceso de colaboración. Aquí, establezca el nivel de acceso en Read/Write (Lectura/escritura).
   
8. Haga clic en Save (Guardar).
   

¡Excelente trabajo! Abrió el acceso a las revisiones para los usuarios que lo necesitan sin cambiar la configuración de colaboración de toda la organización.

En este módulo, aprendió todo sobre los cuatro niveles de acceso a los datos, así como las funciones y los valores de configuración que se utilizan para controlarlos. Incluso pudo realizar ejercicios prácticos durante la configuración del acceso para la aplicación de contratación. Para obtener más información sobre la gestión de usuarios y su acceso a los datos, consulte la Ayuda de Salesforce.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Reglas de colaboración
• Ayuda de Salesforce: Crear reglas de colaboración
• Ayuda de Salesforce: Consideraciones sobre las reglas de colaboración
• Ayuda de Salesforce: Sharing Rule Categories
• Ayuda de Salesforce: Configurar el acceso a registros para los usuarios