Crear una jerarquía de funciones

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Explicar las diferencias entre la jerarquía de funciones y el gráfico de organización.
  
• Ver y modificar la jerarquía de funciones.
  
• Crear y asignar funciones para simplificar el acceso a los registros.
  

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y copie y pegue los valores en español (LATAM). Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

La jerarquía de funciones y el acceso a registros

La jerarquía de funciones se utiliza junto con los valores de colaboración predeterminados de toda la organización para determinar los niveles de acceso de los usuarios a los datos de Salesforce. Los usuarios pueden acceder a los datos de todos los usuarios que tengan por debajo en la jerarquía.

Los usuarios que necesiten ver grandes volúmenes de datos (como, por ejemplo, el director general, los ejecutivos o el personal de gestión) aparecen en la parte superior de la jerarquía. Sin embargo, las jerarquías de funciones no necesariamente coinciden con los gráficos de organización. Cada función de la jerarquía solo representa un nivel de acceso a los datos que necesita un usuario o un grupo de usuarios.

Los usuarios de cualquier nivel de función pueden ver y modificar todos los datos que los usuarios debajo de ellos en la jerarquía de funciones poseen o comparten. También pueden y generar reportes sobre esos datos. La única excepción son los objetos personalizados; se puede desactivar el acceso a ellos mediante jerarquías. En la lista relacionada Organization-Wide Defaults (Valores predeterminados de toda la organización), si la opción Grant Access Using Hierarchies (Otorgar acceso con jerarquías) se encuentra desactivada, solo el propietario del registro y los usuarios con acceso a través de las funciones de colaboración pueden acceder a los registros del objeto.

La implementación de la jerarquía de funciones en la plataforma es fácil una vez que se tiene una idea del aspecto de la jerarquía. Siempre que sea posible, es preferible comenzar con el gráfico de organización de la compañía y consolidar posteriormente distintos cargos en funciones sencillas según el acceso a registros. Las jerarquías de funciones no tienen que coincidir exactamente con el gráfico de su organización. En su lugar, cada función de la jerarquía de funciones debe representar un nivel de acceso a los datos que necesita un usuario o un grupo de usuarios.

Por ejemplo, si un grupo de desarrollo de software tiene en plantilla un ingeniero de software y un ingeniero de software junior, esas posiciones pueden consolidarse en una única función de ingeniero de software en la jerarquía. A continuación, podrá comenzar a definir la jerarquía de funciones.

Jerarquía de funciones para la aplicación Contratación

Examinemos una ramificación de la jerarquía de funciones para la aplicación de contratación de ejemplo. Recuerde que, con los valores predeterminados de toda la organización definidos, los gerentes de contratación pueden ver (pero no crear ni actualizar) todas las posiciones, las publicaciones de trabajos y los registros de sitios web de empleo, así como ver y actualizar otros registros de contratación de su propiedad. Eso no hace que la aplicación sea tan útil. Sin embargo, planea configurar funciones de Recursos Humanos para que los usuarios obtengan acceso a los datos que necesitan.

Esta jerarquía de funciones concede automáticamente los siguientes permisos de nivel de registro:

• Cynthia, directora general, podrá ver y actualizar todos los registros que puedan ver y actualizar los demás usuarios de la organización.
  
• Andrew, el vicepresidente de Desarrollo, podrá ver y actualizar los registros que puedan ver o actualizar sus gerentes y los empleados de sus gerentes.
  
• Megan, la vicepresidente de Recursos Humanos, podrá ver y actualizar los registros que pueda ver y actualizar tanto Phil, su gerente de contratación, como Mario, el contratador de Phil.
  
• Phil, gerente de contratación, podrá ver y actualizar los registros que sean propiedad de Mario, su contratador.
  
• Ben, gerente de Desarrollo de software, puede ver y actualizar los registros propiedad de Melissa, Tom o Craig, sus ingenieros de software.
  
• Clark, director de Calidad, puede ver y actualizar los registros propiedad de Flash o Harry, sus ingenieros de calidad.
  

Definir la jerarquía de funciones

Ahora practique la configuración de la función Onboarding Manager (Gerente de incorporaciones), subordinada a VP of Human Resources (Vicepresidente de RR. HH.).

1. En Setup (Configuración), en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida), busque y seleccione Roles (Funciones).
   
2. Si ve una página de bienvenida denominada “Comprensión de funciones”, haga clic en Configurar funciones en la parte inferior de la página para saltar directamente a la herramienta.
   

La vista predeterminada para esta página es la vista de árbol, como se indica en la lista desplegable del extremo derecho de la barra de título Role Hierarchy (Jerarquía de funciones). Al crear una jerarquía de funciones, mantener esta vista o la vista de lista es probablemente lo mejor, ya que ambas permiten ver fácilmente cómo se complementan todas las funciones en la jerarquía. La vista de lista ordenada es mejor si conoce el nombre de la función que desea buscar, pero no conoce con certeza su ubicación en la jerarquía, o si no desea desplegar todos los nodos del árbol. En esta unidad, conservamos la vista de árbol. 

3. Al comenzar a definir la jerarquía de funciones por primera vez, la vista de árbol muestra un nodo de marcador sencillo con el nombre de su organización. A partir de este punto, debe agregar el nombre de la función que se encuentra en la parte superior de la jerarquía (en este caso, el director general). En esta zona de pruebas, ya se definieron algunas funciones de la jerarquía. Haga clic en Expand All (Ampliar todo) para ver toda la jerarquía de funciones.
   
4. En la función VP Human Resources (Vicepresidente de RR. HH.), haga clic en Add Role (Agregar función).
   
5. En Label (Etiqueta), ingrese Onboarding Manager (Gerente de incorporaciones). El valor Role Name (Nombre de función) se completará automáticamente con Onboarding_Manager.
   
6. En el cuadro de texto This role reports to (Supervisor de esta función), deje la función VP Human Resources (Vicepresidente de RR. HH.) completada.
   
7. En el cuadro de texto Role Name as displayed on reports (Nombre de función como se muestra en los reportes), puede ingresar un valor de forma opcional. Este texto se utiliza en reportes para indicar el nombre de una función. Como los nombres de función demasiado largos ocupan mucho espacio en las columnas de los reportes, se recomienda usar una abreviatura fácil de leer.
   
8. Deje el resto de las opciones, como Contact Access (Acceso a contacto) u Opportunity Access (Acceso a oportunidad), configuradas en los valores predeterminados y haga clic en Save (Guardar). Estas opciones de acceso no afectan a la aplicación de contratación. Normalmente, el acceso de la función se configura según los registros secundarios de las cuentas que la función posee.
   
9. Después de crear la función, puede asignarle el usuario apropiado. Haga clic en Onboarding Manager (Gerente de incorporaciones) y seleccione Assign Users to Role (Asignar usuarios a función). 
   

10. En la lista desplegable Available Users (Usuarios disponibles), seleccione All Unassigned (Todos sin asignar).
    
11. Elija un usuario de la lista y haga clic en Add (Agregar) para moverlo a la lista Onboarding Manager (Gerente de incorporaciones). Luego, guarde los cambios.
    

Si regresa a la página principal Roles (Funciones) en Setup (Configuración), podrá ver la nueva función en la jerarquía. A continuación, podrá definir el resto de las funciones según su diagrama, como las funciones Recruiting Manager (Gerente de contratación) y Recruiter (Contratador).

Para acelerar el proceso de incorporación de una nueva función, haga clic en Agregar función directamente bajo el nombre de la función a la cual la nueva función deberá reportar. Cuando haga esto, el cuadro de texto Supervisor de esta función se rellenará automáticamente con el nombre de la función apropiada.

Como puede ver, la jerarquía de funciones permite conceder acceso a los datos a las personas que lo necesitan.

Con los valores predeterminados de toda la organización y la jerarquía de funciones, ya casi ha terminado con los permisos de acceso de nivel de registro de la aplicación de contratación. Todo lo que queda es compartir los registros relacionados con la contratación entre los grupos que aparecen en ramas separadas de la jerarquía de funciones. Puede completar este requisito mediante las reglas de colaboración.

Recursos

• Ayuda de Salesforce: Configurar el acceso a registros para los usuarios
• Ayuda de Salesforce: Controlling Access Using Hierarchies