Mejorar la calidad de los datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Asignar nombres a los estándares de datos definidos en un plan de gestión típico
  • Indicar formas de uso de Salesforce para implementar un plan de gestión de datos.

Desarrollar un plan de gestión de datos

Ya sabe en qué medida es importante la calidad de los datos para el crecimiento del negocio. Los datos de mala calidad se asocian a pérdida de ingresos, pérdida de la visión general y consecuencias negativas para la reputación por nombrar solo unos cuantos ejemplos. Por el contrario, los datos de buena calidad son insuperables. Permiten a la compañía agilizar y aumentar la precisión de los procesos, como en el caso de los prospectos y la identificación de nuevos clientes, la identificación de oportunidades de ventas cruzadas y la planificación de los territorios.

Su directora de ventas le ha pedido que haga el esfuerzo de mejorar la calidad de los datos de Gelato. Llegó el momento de poner en práctica sus conocimientos.

Para su investigación, recuerda el primer paso para mejorar la calidad de los datos: desarrollar un plan de gestión de datos.

Por suerte, ya sabe qué datos de clientes son necesarios para gestionar los objetivos de negocio de Gelato. Ya sabe quiénes usan los datos y cómo. Todo lo que resta es crear un plan.

Un plan de gestión típico incluye estándares para crear, procesar y mantener los datos. Consulte esta práctica tabla de referencia.

Estándar de datos Descripción Ejemplo
Convención de nomenclatura Establezca convenciones de nomenclatura para los registros. ¿Se deben incluir siempre sufijos como Inc. o Corp.)? ¿Y abreviaturas? Asegúrese de que los nombres de las compañías nunca se abrevien excepto en el caso de que la abreviatura sea el nombre estándar.
Formato Determine cómo se van a representar las fechas y divisas. Use dd/mm/aaaa para todos los formatos de fecha.
Flujo de trabajo Determine los procesos de creación, revisión, actualización y archivado de registros. Determine todas las etapas por las que pasa un registro durante su ciclo de vida. Envíe las solicitudes de servicio asociadas a compañías de California a los representantes de California.
Calidad

Establezca los estándares apropiados para la calidad de los datos, incluyendo la capacidad de medir o puntuar registros. Asigne un valor a la antigüedad, integridad, aprovechamiento, precisión, coherencia y duplicados además de cualquier otra métrica específica para el negocio.

Los prospectos activos se actualizan como mínimo una vez al mes.
Funciones y propiedad Determine a quiénes pertenecen los registros, quiénes son responsables de los cambios en los datos y quiénes deben recibir notificaciones en caso de cambios en los datos. Asigne los prospectos asociados a compañías de California a representantes de ventas de California.
Seguridad y permisos Determine los niveles de privacidad correspondientes para los datos. Asegúrese de cumplir los requisitos reglamentarios, legales y contractuales. Asegúrese de que solo los miembros de los equipos regionales puedan ver la información confidencial de sus prospectos.
Monitoreo Establezca un proceso para garantizar el control de calidad de los datos. Determine la frecuencia, el ámbito, los propietarios y las comprobaciones, lo que incluye métodos para actualizar datos, evitar duplicados, combinar registros, agregar registros y archivar registros. Determine la métrica que se puede monitorear fácilmente en un tablero. Revise los prospectos sin información de la industria en primer día de cada mes.

Le muestra el plan a la directora de ventas. Le parece estupendo, pero desea saber algo: “¿Cómo puede todo esto mejorar nuestros datos?”

Implementar su plan de gestión de datos en Salesforce

La cuenta atrás final. Aprendió la importancia de la calidad de los datos en un negocio. Evaluó la calidad de los datos de su compañía. Y preparó un fantástico plan de gestión de datos. Esto es sin duda fantástico, pero todos esos conocimientos y planificación no es más que una sombrilla en un submarino su no puede ponerlos en acción.

¿Cómo hace esto?

La respuesta: Salesforce.

La potencia de Salesforce radica en su flexibilidad. Puede personalizar Salesforce fácilmente para cubrir el plan de gestión de datos de su compañía.

¡Haga que Salesforce trabaje para usted! Especialmente, facilite la tarea de crear, actualizar y mantener datos de clientes com algunas funciones clave de Salesforce. (Para más detalles acerca de cómo configurar estas funciones, consulte la sección Recursos.)

Campos obligatorios

Ya sabe qué campos son necesarios para cubrir los objetivos de negocio de Gelato. Está en su plan de gestión de datos. Convierta estos campos en obligatorios. Para los prospectos de Gelato, convirtió varios campos personalizados en obligatorios, incluyendo los relacionados con información importante de industria y fechas. A continuación, los prospectos se pueden puntuar, asignar y convertir correctamente.

Nuevo campo personalizado


Reglas de validación 

¿Desea asegurarse de que los números de teléfono siguen un formato concreto? Configure reglas de validación para cualquier campo. A continuación, cuando se guardan los registros, se comprueban los datos para confirmar que siguen el formato. Las reglas de validación son muy versátiles. Por ejemplo, para convertir un campo estándar en obligatorio, puede utilizar una regla de validación que comprueba para ver si el campo está en blanco. Establece reglas de validación para campos de teléfono, tarjeta de crédito e Id. de cliente. También establece reglas de validación para convertir los campos de información de contacto de prospecto estándar en obligatorios. 

Reglas de flujo de trabajo
Las reglas de flujo de trabajo son la varita mágica en su acto de implementación de Salesforce Las reglas de flujo de trabajo le permiten automatizar procedimientos y procesos estándar internos para ahorrar tiempo en su compañía. Configura reglas de flujo de trabajo de modo que se dirigen los prospectos al representante más cercano. Hace lo mismo para asignar solicitudes de servicio también. Ahora, los representantes de Gelato pueden dedicar su tiempo al crecimiento del negocio, no a asignar registros.

Formatos de página 
Algunos registros tienen trillones de campos que sabe que sus representantes no utilizan. ¡Deshágase de ellos! Exacto, elimínelos del formato de página para sus representantes De hecho, crea formatos de página personalizados para diferentes tipos de representantes y gerentes en Gelato para darles los campos que necesitan cuando los necesitan. Mientras lo hace, pone los campos obligatorios más importantes e la parte superior.

Tableros
¿Por qué hacer que sus representantes y gestores vadear por el pantano de reportes y registros? En su lugar, cree tableros sencillos para cubrir los objetivos de negocio. Para Gelato, usted crea una serie de tableros para gestores en Gelato para mostrar cosas como datos de campaña que faltan y asignación de prospectos.

Reporte de calidad de los datos


Herramientas de enriquecimiento de datos 

Los datos se vuelven obsoletos en cuanto se ingresan. Es por eso que es importante comparar sus datos con una fuente de confianza con frecuencia. Un número de productos en Aplicaciones de datos en AppExchange le ayudan con esta tarea. 

Gestión de duplicados 
Los registros duplicados son la pesadilla de cualquier representante. ¿Qué registro es el registro correcto? Asegúrese de que existe un solo registro de cuenta para cada cliente de Gelato. Luego utiliza Gestión de duplicados, la herramienta de gestión de duplicados integrada de Salesforce, para evitar duplicados de ahora en adelante. 

Tipos de campos personalizados 
Conoce el formato que su compañía desea utilizar para fechas y divisas, así que emplea tipos de campos en campos personalizados. Asegúrese de asignar todos los campos de fecha personalizados a Tipo = Fecha y todos los campos de divisa personalizados a Tipo = Divisa. Para los campos con una lista estándar de valores, utilice Type = Picklist. Y hablando de listas de selección, configure Listas de selección de país y estado. De esa forma, sus representantes ingresan direcciones eligiendo en una lista estandarizada de estados y países.

Después de implementar su plan de gestión de datos, se reúne con el director de ventas. Ella revisa todos los nuevos procesos. Con una sonrisa, ella solo tiene una cosa que decir: “¿Ascenso?”

Conclusión

Después de disfrutar de todo lo que ha conseguido, pasa dos semanas magníficas en un destino tropical lejos de todo el jaleo de Gelato. Le sorprende cómo la arena penetra en todo lo que toca. Piensa que con los datos ocurre algo parecido. Lo abarcan todo: forman parte de su negocio y están en lugares que nunca habría imaginado.

Este es el motivo por el que es necesario promover una cultura centrada en los datos. Por suerte, en este Salesforce está para ayudar. Alcanzó un gran éxito. A la directora de ventas le encantó su implementación, los representantes y gestores de Gelato le felicitaron y logró un gran ascenso. ¡Magnífico! Aún así, el trabajo para mejorar los datos nunca termina. De hecho, ya tiene unas cuantas ideas que quiere implementar.

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