Evaluar la calidad de los datos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Indicar los métodos de uso de datos para facilitar el logro de los objetivos de negocio.
  • Indicar los métodos para medir la calidad de los datos.
  • Instalar Data Quality Analysis Dashboards App e interpretar los tableros.

Determinar el uso de los datos para el negocio

Como administrador de Salesforce para su compañía, es el guardián de los datos de los clientes. Si los datos fueran el entorno y la compañía una nave, sería el capitán. Se trata de un trabajo bastante importante, digno de capa y máscara. Suponga que se pone un poco a la defensiva cuando el director de ventas le pregunta “¿Cómo de malos son nuestros datos?”

Su respuesta es la de un auténtico superhéroe: mirar a su escritorio y procesar unos cuantos reportes.

Lamentablemente, los reportes son tan útiles para explicar los problemas con los datos como el video de un gato sobre un robot de limpieza con el que está obsesionado. Se da cuenta de que no tiene ninguna pista para evaluar la calidad de los datos de su compañía. ¿Campos en blanco? ¿Duplicados? ¿Información incorrecta? ¿Por dónde empezar?

Entonces, recuerda algo que leyó: El primer paso para evaluar la calidad de los datos es determinar cómo la compañía usa los datos de los clientes para lograr sus objetivos de negocio. Parece un buen comienzo.

Se reúne con los gestores y representantes de Gelato y les pregunta:
  • ¿Cuáles son sus objetivos de negocio?
  • ¿Qué datos de los clientes son necesarios para lograr estos objetivos?
  • ¿Cómo usan los datos de los clientes?
  • ¿Donde se almacenan los datos de los clientes?

Al parecer, cada departamento tiene un conjunto de objetivos único y varios departamentos están usando los mismos datos de clientes. Por desgracia, cada uno parece tener además su propio proceso de creación y mantenimiento de datos. Por ejemplo, prácticamente todos los departamentos necesitan información de contacto de los clientes. Sin embargo, cada departamento usa su propia fuente de confianza para obtener la información de contacto. El departamento de ventas usa Salesforce, el departamento de contabilidad tiene un complejo sistema de hojas de cálculo y el departamento de atención al cliente no usa ningún sistema. Es la misma historia con todos los tipos de datos en toda la compañía.

Hace lo posible por encontrar dos departamentos que utilicen el mismo proceso para crear registros. Pero tendría más suerte de encontrar un vegetariano en un asador. Consulta a varios responsables de ventas. Una responsable le comenta que su equipo guarda toda la información de los clientes en una hoja de cálculo compartida. Al final de cada mes, su ayudante transfiere la información a Salesforce. Es decir, hasta que su ayudante abandonó el puesto hace 3 meses. Otro responsable de ventas le comenta que su equipo no se preocupa por ingresar los datos en Salesforce (aunque sea una norma de la compañía).

Con prácticas como estas, no es de extrañar que los reportes sean complejos y haya duplicados, registros incompletos y datos obsoletos. El genio de los datos no aparece por arte de magia para conceder tres deseos. Si los recursos de la compañía no se emplean para garantizar la calidad de los datos, hay pocas probabilidades de mejorar los datos.

Organiza toda la información que ha recopilado en una práctica tabla de referencia.

Objetivo de negocio Departamentos Datos necesarios
Servicios de publicidad Marketing Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, industria, número de empleados, ingresos anuales
Puntuajes y trayectorias de prospectos Ventas Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, número de empleados, ingresos anuales, estado, propietario, origen de prospecto
Seguimiento y conversión de prospectos Ventas Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, número de empleados, ingresos anuales, industria, estado, propietario, fecha de la última modificación, origen de prospecto, siguientes pasos
Planificación y alineación de territorios Ventas, Marketing, Atención al cliente Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, número de empleados, ingresos anuales, industria, propietario
Seguimiento de solicitudes de servicio Atención al cliente, Ventas, Jurídico Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, prioridad, motivo, detalles de distribución, tipo de solicitud, indicador de SLA, origen de la solicitud, descripción
Identificación de oportunidades de ventas cruzadas y aumento de las ventas Ventas, Marketing Compañía, industria, ingresos anuales, número de empleados
Facturación para clientes Atención al cliente, Ventas, Jurídico, Finanzas Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, productos en propiedad
Comunicación con clientes Ventas, Marketing, Recursos humanos, Atención al cliente, Jurídico Nombre, compañía, email, dirección, teléfono, productos en propiedad

Envía la información recopilada a la directora de ventas y se siente satisfecho con su trabajo. Ella le comenta que ha hecho un buen trabajo, pero tiene una pregunta: “¿Qué no funciona con los datos de que disponemos?”

Revisar tableros y reportes de calidad de datos

Saber cómo utiliza su compañía los datos para apoyar sus objetivos es fantástico. Pero es tan útil como una cinta de VHS en Roku si no puede obtener los datos en un formato útil y accesible (o sea, ¡en Salesforce!).

“¿Qué pasa con los datos que sí tenemos?” le preguntó el director de ventas. A las pruebas nos remitimos, ¿verdad? La mejor manera de evaluar la calidad de los datos es echarles un vistazo (o a su falta). Se encargó a cada departamento de Gelato que utilizase Salesforce como fuente de datos auténticos. Después de hablar con los gestores y representantes en los departamentos, sabe que es cierto. Pero la mejor manera de probar su teoría es revisar los datos en Salesforce. Una vez que los ejecutivos vean las brechas de los datos en Salesforce, están seguros de priorizar la calidad de los datos. Por lo tanto, si la prueba está en la masa, ¿cómo hace la masa?

La calidad de los datos tiene varios atributos clave. Es importante comprender estas dimensiones antes de intentar solucionar problemas de datos. (La solución de problemas se trata en la siguiente unidad.)

Dimensión de calidad de datos Descripción Cómo evaluarla
Edad Los datos no envejecen como el vino. ¿Cuándo fue la última vez que se actualizó cada registro? Ejecute un reporte en la Fecha de última modificación de registros. ¿Qué porcentaje de registros se actualizó recientemente?
Totalidad ¿Crema de cacahuetes sin mermelada? ¡De ninguna manera! Del mismo modo, no puede encontrar oportunidades de ventas sin información completa de la industria y la jerarquía de la compañía. ¿Están todos los campos de negocio clave en los registros completados? Enumere los campos que son obligatorios para cada uso de negocio. A continuación, ejecute un reporte que muestre el porcentaje de espacios en blanco para esos campos. También puede utilizar una aplicación de calidad de datos desde AppExchange.
Precisión No ganó un oro olímpico por falta del objetivo. ¿Son sus datos lo más precisos posible? ¿Se han comparado con una fuente de confianza? Instale la aplicación de calidad de datos desde AppExchange. Puede comparar sus registros con una fuente de confianza y e informarle acerca de cómo se pueden mejorar sus datos.
Coherencia ¿Es el mismo formato, ortografía y lenguaje utilizado en los registros? Ejecute un reporte para mostrar los valores utilizados para los campos fecha, divisa, estado, país y región. ¿Cuántas variaciones se utilizan para un valor único?
Duplicación En ocasiones dos no son mejor que uno. Duplicar datos significa habitualmente ineficiencias. ¿Se duplican los registros y datos en su organización? Utilice las funciones de Gestión de duplicados en Salesforce e instale una aplicación de detección de duplicados desde AppExchange.
Uso ¡Tómelo o déjelo! ¿Se están aprovechando sus datos en reportes, tableros y aplicaciones? Revise los recursos y las herramientas disponibles que su negocio utiliza. ¿Está optimizando el uso de os datos?

Pensar en todo el trabajo que supondrá generar esos reportes le está causando dolores de cabeza. Está a punto de sorber su tercer Frappuccino del día cuando se topa con Salesforce AppExchange. Y está lleno de un batiburrillo de paquetes que evaluarán la calidad de sus datos entre varias dimensiones. En tan solo unos clics, tiene acceso a un múltiples reportes y tableros.

Un paquete de AppExchange que le gusta mucho es Data Quality Analysis Dashboards App. Para más paquetes útiles de AppExchange, revise la sección de recursos.

Instalar y ejecutar Data Quality Analysis Dashboards App

A continuación se detallan los pasos para instalar Data Quality Analysis Dashboards App desde AppExchange. Para obtener instrucciones detalladas, consulte la Guía de instalación de la aplicación.

Para seguir y practicar los pasos de este módulo, es necesario que instale el paquete en su Trailhead Playground. Siga las instrucciones aquí para iniciar un Playground e instalar el paquete. También utiliza el paquete y el playground cuando es el momento de completar el reto práctico.

Inicie su Trailhead Playground desplazándose hasta la parte inferior de esta página y haciendo clic en Iniciar. Si ve una ficha en su organización etiquetada como Instalar un paquete, excelente. Siga los pasos que se describen a continuación.

En caso contrario, haga clic en Iniciador de aplicación para abrir el Iniciador de aplicación, luego haga clic en Playground Starter y siga los pasos. Si no ve la aplicación Playground Starter, copie este vínculo de instalación y consulte Instalar un paquete o aplicación para completar un reto de Trailhead en la Ayuda de Trailhead.

  1. Haga clic en la ficha Instalar un paquete.
  2. Pegue 04t20000000D24RAAS en el campo.
  3. Haga clic en Instalar.
  4. Seleccione Instalar solo para administradores y, a continuación, haga clic en Instalar.

Cuando su paquete termine de instalarse, verá una página de confirmación y recibirá un email en la dirección asociada con su Playground. En su Trailhead Playground, desde el menú de aplicaciones, haga clic en Tableros. Para ver todos los tableros del paquete, haga clic en Todos los tableros.

Cuando ejecuta el tablero High Level Data Quality Analysis, esto es lo que ve: Tablero High Level Data Quality Analysis con la mayoría de los reportes indicando una buena calidad de los datos

Cuando ejecuta el tablero Account, Contact & Opportunity Data Quality, esto es lo que ve:Tablero Account, Contact & Opportunity Data Quality mostrando reportes sobre la calidad general y los datos que faltan en cada objeto

Según los tableros, los datos de Gelato están bastante bien pero aún necesitan algo de TLC. Profundicemos más en los datos de oportunidades de Gelato. En el tablero Account, Contact & Opportunity Data Quality, puede ver que a la mayoría de las oportunidades les faltan campos de negocio clave, incluyendo el origen de los prospectos y los siguientes pasos. Recuerde que ya identificó que los datos son vitales para alcanzar los objetivos de negocio de Gelato, de modo que es una prioridad para los equipos de ventas de Gelato el actualizar esos campos.

Comparte los resultados con el director de ventas. Está realmente impresionada y convencida de que es importante para Gelato mejorar la calidad de sus datos. Mi trabajo termina aquí, pensará, cuando emprenda su camino y comience a retroceder a su escritorio. No tan rápido, vaquero. Está poniendo alguien a cargo de la mejora de la calidad de los datos. ¿Adivine quién? Exacto: depende de usted determinar cómo mejorar la calidad de los datos de Gelato. Consulte la siguiente unidad para ver cómo lo consigue.

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