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Determinar cuándo y dónde eliminar contactos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Decidir si eliminar o no contactos de su cuenta de Marketing Cloud
  • Determinar qué información de contacto elimina
  • Identificar los distintos tipos de arrendatarios de Marketing Cloud
  • Encontrar información de contacto en Marketing Cloud

Cuándo eliminar información de contacto (y cuándo no)

Las cuentas de Marketing Cloud pueden contener cientos de miles (si no millones) de registros de contactos. Cada registro contiene información básica sobre una misma persona, incluidos nombres, direcciones y otra información que usa para segmentar o dirigir sus actividades de marketing. No tiene que buscar en estos registros manualmente, pero, incluso con la ayuda de la automatización, tiene que gestionar una enorme cantidad de datos. Así que es posible que, en algún momento, se plantee eliminar parte de estos datos.

Sin embargo, antes de eliminar nada, debe tener en cuenta que los registros de contactos representan una valiosa fuente de información, incluso si no tiene intención de volver a contactar con esa persona nunca. Los registros de contactos contienen información de suscripción, y pueden incluir información útil sobre cancelación de la suscripción. Si una persona anuló su suscripción a sus actividades de mensajes, deberá conservar esa información para evitar remitirle más envíos de marketing. No solo porque es de mala educación seguir molestándole, sino porque estaría incumpliendo leyes que prohíben ese tipo de comunicación (como la ley CAN-SPAM de EE. UU.).

Los datos de contacto también son la base de muchas funciones importantes de Marketing Cloud, incluida la creación de audiencias y herramientas de Einstein como Puntuaje de implicación y Frecuencia. Además, la información de contactos le ayuda a relacionar las actividades de envíos promocionales y transaccionales para atraer mejor a sus suscriptores en los distintos canales de marketing. Y esta información le ayuda a comprender todas las interacciones de sus contactos con su marca.

Aunque no recomendamos eliminar contactos solo por poner un poco de orden, hay ciertas ocasiones en las que puede ser necesario borrar información de contacto. Hay leyes, como el Reglamento general de protección de datos (RGPD), que garantizan el derecho de los contactos a ser olvidados, es decir, a solicitar que se elimine todo lo que se sabe de ellos. 

¿Qué información debe eliminar?

Cuando se trata del derecho a ser olvidados, hay poco que decir. "Olvidado" implica eliminar todo lo relacionado con el contacto. Sin embargo, recomendamos mantener algún tipo de registro para evitar cualquier envío o contacto accidental. Basta con un sencillo identificador del contacto que le permita impedir esos envíos. Y, por supuesto, si el contacto regresa para iniciar otro registro, no habrá ningún problema en absoluto. Basta con saber que ninguno de los datos de contacto anteriores está disponible. ¡Eso es lo que significa "eliminar"!

Marketing Cloud ofrece varias herramientas con las que podrá asegurarse de cumplir las leyes. Para gestionar esos tipos de solicitudes, puede eliminar contactos de su cuenta directamente en Marketing Cloud o con la API de REST. Pero antes de ver cómo eliminar contactos, debe saber dónde encontrarlos en su cuenta, lo cual dependerá de la estructura de su cuenta, así que vamos a estudiarla. 

Determinar el tipo de arrendatario

No, en esta sección no le ayudaremos a buscar el mejor candidato para alquilarle su apartamento. En Marketing Cloud, el arrendatario es la estructura y organización de su cuenta. Este sería el aspecto que tendría cada tipo de cuenta de Marketing Cloud.

En una cuenta Enterprise 2.0, un arrendatario es la cuenta de nivel superior, junto con todas las unidades de negocio asociadas.

Diagrama de arrendatario de Enterprise 2.0

En el caso de una cuenta Enterprise, un arrendatario es la cuenta de nivel superior y todas las unidades de negocio asociadas On-Your-Behalf o Bloquear y publicar.

Diagrama de arrendatario de Enterprise

En el caso de las cuentas básicas, el arrendatario es la propia cuenta.

Diagrama de arrendatario de cuenta básica

Por último, en las cuentas de agencias, cada cuenta de nivel superior y cada cuenta de cliente asociada son arrendatarios distintos.

Diagrama de arrendatario de agencia

Así pues, ¿por qué es importante el tipo de arrendatario? El tipo de arrendatario determina dónde necesita ir para encontrar la información de contactos en su cuenta. Por ejemplo, las cuentas básicas son sencillas: la información de contacto solo existe en un nivel. En las cuentas Enterprise 2.0, sin embargo, la gran mayoría de datos de contactos se encuentran en la cuenta principal, aunque los envíos transaccionales también pueden contener información de contacto. Y esa información también puede encontrarse en el nivel de unidad de negocio.

¿No sabe cuál es su tipo de arrendatario? El administrador o representante de cuenta de Marketing Cloud puede ayudarle. Sugerencia: Si está trabajando con unidades de negocio, lo más probable es que tenga una cuenta Enterprise 2.0.

Buscar contactos por todas partes

Ahora que conoce la estructura de su cuenta puede empezar la búsqueda. Mire en los siguientes lugares: 

Extensiones de datos

Lo más lógico es empezar a buscar donde Marketing Cloud almacena la gran mayoría de datos: las extensiones de datos. En este caso, será mejor empezar por las extensiones de datos que se pueden enviar. Las extensiones de datos que se pueden enviar contienen la clave de contacto y las direcciones que se usan para realizar envíos a ese contacto. Cuando inicia una solicitud de eliminación de contacto, esas extensiones de datos son el objetivo de la solicitud. Sin embargo, no es el único lugar en el que hay que mirar. Otras extensiones de datos pueden contener más información de contacto que puede tener que eliminar. Revise el modelo de datos de Contact Builder para comprobar qué extensiones de datos pueden contener información de contacto que debe eliminarse. Tal vez tenga que realizar este proceso manualmente para asegurarse de hacerlo todo.

Nota

Nota

Para asegurarse de que revisa todas las extensiones de datos, use tanto Diseñador de datos como la ficha Extensiones de datos de Contact Builder.

Otras operaciones con los datos

Normalmente, las cuentas de Enterprise 2.0 almacenan toda la información de contacto en la cuenta de nivel superior y comparten esa información con las demás unidades de negocio de ese arrendatario. Sin embargo, las unidades de negocio podrían almacenar más información de contacto en otras ubicaciones. Por ejemplo, los envíos desencadenados pueden almacenar información de contacto como direcciones de email o números de celular. Y las operaciones de datos, como las consultas o los filtros, también pueden contener información de contacto. Elimine manualmente esta información de estas fuentes cuando sea necesario.

Por último, las extensiones de datos sincronizadas pueden mover la información de otras nubes a Marketing Cloud. Lo mejor es eliminar esa información en la fuente y después de Marketing Cloud para que no se vuelva a introducir accidentalmente en su cuenta.

Marketing Cloud no almacena información de contacto en objetos como plantillas o reglas de encabezado y pie de página de email. Estas entidades pueden usar información de extensiones de datos para la personalización, pero la información no existe realmente en esos objetos.

Ahora ya sabe cuándo hay que eliminar la información de contacto y dónde encontrarla. En la siguiente sección aprenderá a eliminar un contacto en Marketing Cloud.

Recursos