Crear una estrategia de datos centrada en los integrantes

Objetivos de aprendizaje:

Después de completar esta unidad, podrá:

• Planear una estrategia de datos centrada en los integrantes para su institución.
• Entender las prácticas recomendadas necesarias para mantener una estrategia de datos centrada en los integrantes.

Este módulo brinda información sobre la versión de paquete gestionado de Education Cloud. A partir de marzo de 2023, los clientes nuevos o migrados usan las soluciones de plataforma integrada de Education Cloud en lugar de los paquetes gestionados. Para obtener información sobre la solución de plataforma integrada, consulte nuestra documentación de Education Cloud.

Si ya realizó el trabajo previo de las dos unidades anteriores, logró grandes avances en la planificación de una estrategia de datos centrada en los integrantes. Este es un resumen de algunas de las tareas fundamentales que completó hasta ahora.

• Aplicación del modelo de seguridad de datos a sus actuales procesos de datos
• Identificación de las fuentes de datos y preparación para las integraciones
• Evaluación de la calidad de los datos
• Definición de los perfiles de los integrantes en todas las etapas del ciclo de vida de estos
• Asignación de las trayectorias de integrantes a los procesos de negocio existentes

¡Excelente trabajo! Si realiza el descubrimiento intencional y cuenta con documentación de los datos e integrantes de su institución, obtendrá perspectivas muy valiosas a medida que avance en la creación de una estrategia de datos. Continuemos con la exploración de los objetivos exclusivos de su institución para la estrategia de datos.

Identificar los objetivos de la estrategia de datos

Es importante garantizar que la estrategia de datos esté anclada a objetivos globales específicos de su institución. Durante una reunión de planificación de estrategia de datos en la universidad ficticia Cloudy College, el representante de cada departamento compartió la principal prioridad de su equipo. 

• El Departamento de Reclutamiento y Admisiones quiere que más estudiantes potenciales conozcan Cloudy College.
• El Departamento de Experiencia del Estudiante desea mejorar la implicación de los estudiantes y sus padres con los recursos existentes de la institución.
• El Departamento de Avances quiere alinear la misión de la institución con sus relaciones corporativas para aumentar la participación de su base de exalumnos.
• El Departamento de Operaciones Institucionales quiere estandarizar los procesos y optimizar el flujo de la información.

Si tiene dificultades para identificar sus objetivos, procure examinar la declaración de la misión y los valores generales de la institución. También puede consultar las métricas de su departamento: ¿qué se espera que logre cada semestre o año académico? ¿Cómo se evalúa su trabajo? 

Recuerde que Cloudy College se comprometió a implementar una estrategia de datos centrada en los integrantes; por lo tanto, el foco de sus objetivos es la experiencia de los integrantes. Recomendamos este enfoque.

Una sugerencia más: asegúrese de elegir objetivos alcanzables. Más adelante, explicaremos que la iteración es una parte clave de la estrategia de datos. En el futuro, se pueden establecer objetivos más complejos. Elegir objetivos iniciales alcanzables lo ayudará a tomar impulso para preparar a sus colaboradores y prepararse usted mismo para el éxito.

Elegir un punto de partida

Una vez que haya establecido los objetivos, elija un punto de partida con el fin de comenzar a trabajar para alcanzarlos. Pregúntese lo siguiente:

• ¿Qué es lo más importante?
• ¿Qué tareas son oportunidades a corto plazo y representan un triunfo rápido?

No se trata de evitar los problemas difíciles o complejos, pero muchas veces es sorprendente lo que se puede mejorar con cambios simples, como eliminar un par de hojas de cálculo repetidas. Intente identificar estas tareas pequeñas y de bajo esfuerzo, y priorícelas para tomar impulso.

El equipo de experiencia del estudiante de Cloudy College tiene un excelente ejemplo de triunfo rápido. Su objetivo es aumentar la implicación de los estudiantes con los recursos existentes del campus. Uno de los motivos por los cuales el equipo estableció este objetivo es que constantemente surgían problemas con la programación de citas para las entrevistas de estudiantes, y los miembros del personal se sorprendieron al verificar que el proceso era confuso cuando probaron este punto de contacto de los integrantes. Advirtieron que era difícil encontrar el botón que permitía programar una cita con un asesor.

Para resolver este problema de los integrantes, el equipo quiere mover el botón para que aparezca en una posición más destacada en la página de la comunidad de estudiantes. Cuando se lo comentan en una reunión de planificación a Nina, la administradora de Salesforce de Cloudy College, ella confirma que se puede lograr fácilmente en Experience Builder. Es un pequeño cambio que tendrá un gran impacto.

Medir el éxito

La estrategia de datos es un viaje, no un destino. A medida que recorra el camino, deberá medir el éxito para ver qué funciona y qué debe ajustar. Identifique las métricas cuando comience a diseñar su estrategia; de ese modo podrá obtener un reporte preciso del progreso más adelante.

¿Qué son estas métricas a las que nos referimos? Son metas específicas que lo ayudarán a medir si está cerca de lograr el objetivo global. Cuando las establezca, priorice la viabilidad y la especificidad. Primero, identifique las dos o tres métricas más importantes para cada objetivo. Luego, sea lo más específico posible acerca de lo que quiera medir. Esto hará que sea más fácil determinar si se está acercando a donde quiere llegar. Estas son las métricas que Cloudy College estableció para cada uno de los objetivos del equipo.

Consulte las métricas periódicamente (cada 3, 6 o 12 meses). Puede haber métricas que requieran consultas más o menos frecuentes, por lo que no hay una regla general.

Iterar y actualizar

Como mencionamos antes, la estrategia de datos es un viaje. Seguirá ajustando las métricas según sea necesario, para asegurarse de recopilar información que valga la pena.

Si descubre que las métricas son adecuadas, pero no obtiene los resultados esperados, evalúe sus métodos nuevamente y haga los ajustes pertinentes. Haga un seguimiento tanto de los esfuerzos individuales como de las métricas más grandes para poder identificar lo que funciona y lo que no en una escala menor. De esa forma, no deberá empezar de cero cada vez que no logre un objetivo.

El equipo de avances de Cloudy College hizo mucha difusión para ocuparse de sus métricas clave: la cantidad de exalumnos en la asociación de exalumnos y la cantidad de exalumnos que colaboran en el campus. El equipo envió emails y folletos, organizó eventos e hizo que los miembros del equipo de asuntos de exalumnos llamaran personalmente a algunos exalumnos. Al evaluar las repercusiones de todas estas acciones, el equipo se dio cuenta de que los emails tuvieron muy pocas respuestas, a excepción de uno o dos que funcionaron bien. La reacción de los exalumnos a las llamadas telefónicas individuales no fue positiva. Por otro lado, la asistencia a los eventos fue siempre alta. Por lo tanto, el año que viene, el equipo de avances de Cloudy ajustará su estrategia de la siguiente manera: organizará más eventos; cancelará las llamadas telefónicas; y enviará menos emails, pero mejor orientados. Estas son decisiones basadas en datos que ayudan a optimizar los esfuerzos del personal y a mejorar la experiencia de los exalumnos de Cloudy como integrantes. Es la estrategia de datos en acción.

Las partes interesadas, como Nina, la administradora de Salesforce, se muestran muy entusiasmadas con el progreso que ven a medida que se implementa una estrategia de datos centrada en los integrantes y bien pensada en el campus. Además de ayudar a la institución a alcanzar sus objetivos, la estrategia de datos de Cloudy también ayuda a detectar áreas en las que se puede mejorar.

Continúe con la siguiente unidad para obtener más información sobre cómo usar las perspectivas de la estrategia de datos para resolver los problemas de los integrantes y para predecir y superar obstáculos.

Recursos

• Trailhead: Estrategias de datos centradas en el cliente
• Trailhead: Métricas de adopción de los usuarios