Archivar y consolidar los datos de Salesforce
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Reconocer qué herramientas son útiles para brindar asistencia en la consolidación de organizaciones
- Señalar cuándo se necesita una estrategia de archivo
Retención, archivo y acceso a datos
Ya sea que use Sales Cloud, Service Cloud o Marketing Cloud Engagement, o que haya desarrollado aplicaciones conectadas, buena parte de los datos probablemente se generarán y se transferirán a la organización en un momento dado. Esta situación presenta algunos retos. Como los datos son muy valiosos, puede que eliminarlos no sea una opción. Si alguna vez enfrentó casos como los siguientes, es posible que sea útil implementar una estrategia de archivo comprimido.
- La cantidad de datos en su organización afecta el desempeño, ralentiza la generación de informes o bloquea los registros.
- No se cumplen las directivas de retención de datos.
- No se satisface la demanda de crecimiento global en cuanto a generación de informes e implementación de nuevas funciones.
- Hay inquietud respecto del almacenamiento de datos, ya que los registros se almacenan, pero no se usan activamente.
La gestión de datos en Salesforce Platform puede controlarse de varias maneras. Una forma excelente de archivar datos es mediante Heroku Connect. Veamos un caso de uso para que pueda comprender mejor cómo usar Heroku Connect cuando esté listo para archivar datos dentro de su propia arquitectura de soluciones.
Caso de uso: Retención, seguimiento y gestión de datos
Un cliente minorista grande necesita archivar datos antiguos para liberar espacio en su organización, pero desea seguir conservando esos datos y tener la opción de desarchivarlos por un plazo de 7 años. Para resolver estos desafíos, Robert Bullard, de Get Cloudy Consulting, recomienda usar Heroku Connect, Postgres y Salesforce Connect.
Dentro de esta arquitectura, hay tres partes que se procesan en Heroku. La primera es un servicio web que proporciona extremos de llamada para Salesforce con el fin de archivar o desarchivar registros. Estos servicios web también exponen operaciones que pueden realizarse en las tablas de Heroku Connect. A continuación, los datos se agregan a una cola, por lo que se convierte en un proceso asíncrono.
El segundo componente es la base de datos Postgres. Un proceso de trabajo en segundo plano convoca a un conjunto de procedimientos almacenados que procesan toda la gestión de registros entre las tablas de archivos y las tablas de Heroku Connect que están activas.
La transferencia de datos entre las tablas de archivo y de Heroku Connect es tan simple como ejecutar tareas de inserción y eliminación. Si le interesa agregar su propia lógica, puede usar operaciones DML.
El tercer componente está administrado por Heroku Connect, el complemento de Heroku. En este componente, hay dos partes: objetos externos y un motor de sincronización. Los objetos externos ayudan a exponer datos en la tabla de archivos mediante un extremo OData, que Salesforce Connect puede consumir y que, a su vez, vuelve a exponer los datos en Salesforce como un objeto externo. La segunda parte, el motor de sincronización de Heroku Connect, realiza la sincronización bidireccional entre las tablas activas de Heroku Connect en Postgres y la organización de Salesforce.
Beneficios de la solución
Con esta implementación, Robert espera ver mejoras significativas en el desempeño de la organización de Salesforce de sus clientes. Además, ya no es necesario archivar datos manualmente y se puede brindar asistencia al cliente para realizar modificaciones con más rapidez mediante la integración interactiva de Heroku Connect.
Compartir datos entre varias fuentes de datos externos podría llegar a ser el próximo emprendimiento de este cliente.
Consolidación de varias organizaciones de Salesforce
La mayoría de los usuarios tienen varias organizaciones. Si alguna vez intentó compartir datos entre ellas, es posible que haya tenido dificultades para fusionarlos. Una forma de mitigar estos problemas es usar Salesforce Connect y el modelo de distribuciones. En este modelo, todos los datos provienen de la organización central y se distribuyen hacia las organizaciones secundarias.
Por otro lado, Heroku Connect también permite sincronizar los datos de varias organizaciones en una sola base de datos Postgres. Una vez que los datos están en Postgres, puede transferir el conjunto de datos agregados a una organización consolidada.
Caso de uso: Consolidación de datos de la organización almacenados por departamento
Una cadena minorista de gran tamaño recurre a Cloudy Consulting en busca de una forma de centralizar los datos de clientes de dos organizaciones de ventas y una organización de servicio propias. También les interesa crear una experiencia de cliente individualizada para cada línea de negocios que ofrecen. Después de analizar las necesidades del cliente, Robert decide usar Heroku Connect, Salesforce Connect y el complemento Heroku Postgres.
En esta arquitectura, hay tres organizaciones: dos de ventas y una de servicio. Robert elige Heroku Connect porque ofrece a los clientes flexibilidad para centralizar sus datos y la capacidad de crear sus propias aplicaciones personalizadas. Si es preciso escribir código externo o de procesamiento, esto puede hacerse directamente en Heroku. Por último, Salesforce Connect extrae de Heroku todos los datos de CRM y los vuelca en la organización principal mediante la API de OData.
Recuerde que Salesforce Connect usa adaptador entre organizaciones, adaptadores personalizados de Apex y adaptadores de OData 2.0 y OData 4.0. Independientemente del adaptador que use, tenga en cuenta que una organización se limita a 20.000 llamadas de OData por hora y, en Developer Edition, se limita a 1.000 llamadas de OData por hora.
Una cosa más…
Salesforce Connect puede generar 100 tablas de datos a partir de la integración de una sola fuente de datos. Por ejemplo, un cliente usa varias fuentes de datos para diferentes objetos.
Aunque no hay una cantidad máxima de conexiones posibles, cada fuente de datos que se está integrando necesita licencias de Salesforce Connect. Si tiene varios sistemas de origen y advierte que el costo se vuelve insostenible, la mejor forma de aprovechar sus recursos es usar Heroku mediante Salesforce Connect. Heroku Connect funciona como un extremo en la interacción con otros sistemas diversos. Salesforce Connect apunta a Heroku y extrae la información necesaria. Si bien su implementación requiere más trabajo, ofrece más escalabilidad a largo plazo y elimina la necesidad de crear diferentes conexiones para cada plataforma.