Configurar el sistema

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Crear campos personalizados para el registro de información de competidor.
• Agregar reglas de validación para asegurarse de que sus representantes de ventas rellenan los nuevos campos.

Crear un campo personalizado de competidor

Comencemos por crear dos nuevos campos personalizados en el objeto Oportunidad, Competidor y Razón de pérdida. Aunque existe un campo estándar similar en el objeto Oportunidad denominado Competencia principal, crearemos un nuevo campo de lista de selección en su lugar.  Los campos de texto sin formato son bastante difíciles de analizar ya que los usuarios ingresarán probablemente valores similares para la misma competencia.  Imagen de un usuario ingresando "Acme" como un competidor, otro usuario ingresando "Acme Inc.", y todavía un tercer usuario ingresando "Acme Industries" - llevará a datos desordenados e incoherentes acerca de la competencia.  Por este motivo, recomendamos crear un nuevo campo de lista de selección con valores predefinidos.

A continuación le mostramos cómo crear el primer campo personalizado. 

Para realizar estos pasos en su sandbox, debe ser un Administrador del sistema. Consulte los pasos de Preparación en Unidad1.  

1. Haga clic en  y seleccione Configuración. Esto inicia Configuración en una ficha nueva.
2. Haga clic en Gestor de objetos.
3. Haga clic en Oportunidad, luego Campos y Relaciones.
4. En la parte superior de la página Campos y Relaciones, haga clic en Nuevo.
5. Seleccione Lista de selección y haga clic en Siguiente.
6. Para Etiqueta de campo, ingrese Competidor.
7. Seleccione Ingrese los valores, cada uno de ellos separado por una nueva línea.
8. En el cuadro de texto, enumere sus competidores principales en líneas separadas.
9. Asegúrese de que Restringir la lista de selección a los valores definidos en el conjunto de valores está seleccionada.
10. En Texto de ayuda, ofrezca a sus usuarios una sugerencia útil acerca de este nuevo campo: Identifique el competidor principal para esta oportunidad.
11. Haga clic en Siguiente.
12. Establezca la seguridad a nivel de campo. Asegúrese de que los representantes de ventas y otros contribuyentes pueden modificar y actualizar los valores de oportunidad. Por ejemplo, proporcione acceso de modificación a representantes de ventas y gestores seleccionando Visible para Personalizado:Perfil de ventas y Gestor de contratos.
13. Haga clic en Siguiente.
14. Seleccione los formatos de página que deberían incluir el nuevo campo, como cualquier formato de página asignado a los perfiles de su organización de ventas.
15. Haga clic en Guardar.

Sería una excelente idea ocultar el campo de texto Competencia principal estándar de sus formatos de página de usuario en este punto así como evitar la confusión.  Consulte este artículo de Ayuda de Salesforce para obtener detalles acerca de cómo modificar formatos de página.

Crear un campo personalizado del campo Razón de pérdida

1. Repita los pasos 1 a 5 para crear una segunda nueva lista de selección en el objeto Oportunidad, luego agregue los siguientes detalles.
2. Para Campo, ingrese Razón de pérdida.
3. Seleccione Ingrese los valores, cada uno de ellos separado por una nueva línea.
4. En el cuadro de texto, en líneas separadas, enumere las razones clave por las que se pudieron perder negociaciones, como Precio, Sin decisión, Fallo del producto, Finanzas.
5. Asegúrese de que Restringir la lista de selección a los valores definidos en el conjunto de valores está seleccionada.
6. En Texto de ayuda, ofrezca a sus usuarios una sugerencia útil acerca de este nuevo campo: Select the primary reason this opportunity was lost.This field is only required when closing an opportunity as Closed Lost. (Seleccione el motivo principal por el que se perdió esta oportunidad. Este campo solo es necesario cuando se cierra una oportunidad como Cerrada perdida).
7. Haga clic en Siguiente.
8. Establezca la seguridad a nivel de campo.
9. Haga clic en Siguiente.
10. Seleccione los formatos de página que deben incluir el nuevo campo.
11. Haga clic en Guardar.

Crear una regla de validación de competidor

Ahora que obtuvo los dos nuevos campos, puede generar reglas de validación para asegurarse de que sus representantes de ventas los rellenan en el momento correcto en el ciclo de ventas. 

Si está siguiendo el proceso en su organización, consulte con sus usuarios para determinar la etapa apropiada en su ciclo de ventas para desencadenar la regla de validación. 

Aquí, le proporcionamos pasos para aplicar esta regla únicamente cuando la oportunidad alcanza cualquiera de estas etapas en el ciclo de ventas: Propuesta / Presupuesto de precio, Negociación / Revisión, Cerrada ganada y Cerrada perdida.

1. Haga clic en  y seleccione Configuración.
2. Haga clic en Gestor de objetos.
3. Haga clic en Oportunidad, luego haga clic en Reglas de validación.
4. En la parte superior de la página Reglas de validación, haga clic en Nuevo.
5. Para el Nombre de regla, ingrese Competidor obligatorio. Salesforce inserta automáticamente “_” entre las palabras.
6. Asegúrese de que Activo está marcado.
7. Copie y pegue la siguiente fórmula en el cuadro de texto Fórmula de condición de error.

(ISPICKVAL( StageName , "Proposal/Price Quote") ||
ISPICKVAL( StageName , "Negotiation/Review") ||
ISPICKVAL( StageName , "Closed Won") ||
ISPICKVAL( StageName , "Closed Lost"))
&&
ISBLANK( TEXT(Competitor__c ))

1. Para Mensaje de error, ingrese Campo Competidor requiere un valor antes de avanzar a esta etapa Oportunidad.
2. Para Ubicación de error, seleccione Campo, y a continuación elija Competidor de la lista de selección.
3. Haga clic en Guardar.

Crear una regla de validación de Cerrada perdida

A continuación, cree la segunda regla de validación con requisitos ligeramente diferentes. Cuando ventas pierde una oportunidad, es importante comprender por qué. A continuación le mostramos cómo crear una regla que garantiza que los usuarios rellenen el nuevo campo Razón de pérdida cada vez que cambian la etapa a Cerrada perdida. 

1. Haga clic en  y seleccione Configuración.
2. Haga clic en Gestor de objetos.
3. Haga clic en Oportunidad, luego haga clic en Reglas de validación.
4. En la parte superior de la página Reglas de validación, haga clic en Nuevo.
5. Para Nombre de regla, ingrese Razón de pérdida. El sistema inserta automáticamente “_” entre las palabras.
6. Asegúrese de que Activo está marcado.
7. Para Fórmula de condición de error, para comprobar cualquier nombre de etapa Cerrada perdida, pegue el siguiente texto en el área de texto.

AND(ISBLANK(TEXT(Lost_Reason__c)), ISPICKVAL( StageName , "Closed Lost"))

1. Para Mensaje de error, ingrese Campo Razón de pérdida requiere un valor cuando la etapa es Cerrada perdida.
2. Para Ubicación de error, seleccione Campo, y a continuación elija Razón de pérdida de la lista de selección.
3. Haga clic en Guardar.

Probarlo

Este es un buen lugar para detenerse y probar sus cambios. Pruebe pasar por la experiencia como si fuere un representante de ventas. Por ejemplo, cree una nueva oportunidad. ¿Ve los nuevos campos Competidor y Razón de pérdida en la página? Ingrese la etapa Propuesta / Presupuesto de precio. ¿Desencadena eso el campo Competidor? ¿Qué tal Negociación / Revisión, Cerrada ganada y Cerrada perdida? Además, cuando cambia la etapa a Cerrada perdida, ¿es obligatorio el campo Razón de pérdida? Cuando esté satisfecho con el comportamiento de las reglas que configuró, estará listo para crear algunos reportes. Haremos eso más adelante.

Recursos

• Crear campos personalizados (Artículo de ayuda de Salesforce)
• Reglas de validación (Artículo de ayuda Salesforce)