Mejorar la adopción de la IA con el marco LEVERS

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

Definir las siglas LEVERS de la administración de cambios.
Identificar las tácticas que se pueden usar para mejorar la adopción de la tecnología de IA.

LEVERS de la administración de cambios

La administración de cambios es un conjunto de tácticas diseñadas para ayudar a las organizaciones y personas a implementar iniciativas nuevas, como el lanzamiento de soluciones de IA nuevas. Para una adopción exitosa, se combina el conocimiento (“Sé cómo...”) y el comportamiento o la acción deseadas (“Decido...”).

El comportamiento se forma de acuerdo con varias influencias, por ejemplo, factores individuales, como creencias y habilidades; factores sociales, como presión social y direccionamiento del liderazgo; y factores estructurales, como políticas e incentivos. Estos factores se capturan en el modelo LEVERS (Palancas), por sus siglas en inglés: Leadership, Ecosystem, Values, Enablement, Rewards y Structure (Liderazgo, Ecosistema, Valores, Habilitación, Recompensa y Estructura).

A partir de investigaciones, se descubrió que es mucho más probable que el cambio sea exitoso si participan cuatro o más LEVERS.

Liderazgo

Para implementar cambios, los líderes tienen que fomentar y modelar el desarrollo de nuevas formas de trabajar, así como asistirlo. Sus acciones comunican un mensaje claro sobre la prioridad e importancia de las iniciativas nuevas.

Las estrategias para mover la palanca del Liderazgo son:

Fomentar una comunicación transparente: los líderes tienen que comunicar los beneficios de la IA con claridad cuando hay inquietudes con respecto a los despidos laborales para demostrar que la IA fomenta el trabajo, en lugar de reemplazarlo.
Involucrar a los empleados en el proceso de cambios: desde un principio, los líderes deberían incluir a los empleados en el proceso de adopción de la IA para recibir comentarios y crear soluciones de IA de forma colaborativa. Así se fomenta la aceptación y el apoyo en la organización.
Fomentar la responsabilidad del liderazgo: como objetivo individual, los líderes deben incluir el éxito de los proyectos de IA para mostrar su compromiso y responsabilidad.
Desarrollar resúmenes de material ejecutivo: proporcione a los líderes material preciso enfocado en IA para platicar sobre la repercusión y el progreso del programa de IA en sus reuniones.
Establecer canales para comentarios bidireccionales: cree caminos (con plataformas como Slack) para que los empleados ofrezcan comentarios sobre el uso y la efectividad de las herramientas de IA y para fomentar que los líderes participen en pláticas de forma activa.

Ecosistema

El “sistema de personas” de una organización incluye clientes, empleados, socios, proveedores y comunidades. Las relaciones entre estos grupos repercuten en la forma de pensar, actuar y trabajar de las personas en la organización.

Las estrategias para mover la palanca del Ecosistema son:

Realizar una evaluación de las partes interesadas: identifique los grupos y las personas clave que se vieron influenciados por el éxito de la implementación de la IA o aquellos que influyeron en él, y formule estrategias de participación personalizadas.
Establecer una red de cambios de IA: promocione la participación activa, apoye los procesos dirigidos por IA nuevos y fomente la colaboración y el conocimiento colaborativo en los departamentos para fortalecer la integración de la cultura de IA.
Crear un comité de ética para la IA: cuando crea comités de ética colaborativos, se asegura de que los proyectos de IA se revisan desde varias perspectivas que incluyen las diversas partes interesadas de la organización en cuanto a las decisiones de gobernanza de IA.
Organizar shows en la ruta enfocados en la IA: dirija eventos para aumentar la visibilidad de la transición a la IA, recopile comentarios e incluya a toda la organización en el diálogo de adopción de la IA.
Evaluar la repercusión en la estructura organizacional: determine si la implementación de la IA necesita cambios en el diseño de la organización, las especificaciones de funciones o la configuración de equipo.
Realizar un análisis de la brecha de talentos: identifique dónde faltan habilidades o talento debido a la adopción de tecnología de IA y solucione estas brechas.

Valores

La forma más efectiva de motivar es conectar los cambios con los valores existentes. La palanca Valores se trata de aprovechar la motivación personal de las personas. Sin embargo, puede ser complicado. Es imposible forzar a las personas a que estén motivadas en lo personal. ¿Qué puede hacer al respecto un agente de cambio? Puede conectar los cambios con aquello que ya les resulte importante a las personas. Marcar un vínculo claro entre los cambios y lo que ya es importante para las personas y crear promotores.

Las estrategias para mover la palanca de Valores son:

Comunicar los motivos y valores de la IA: comunique con claridad por qué la organización adopta IA. explique cómo la IA se alinea con la misión y visión de la compañía, cómo contribuye a alcanzar objetivos de negocio clave y cuáles son los beneficios que ofrece a cada persona.
Educar con respecto a la gobernanza de IA ética: establezca directrices éticas sólidas y solucione problemas que tengan que ver con sesgos y equidad en la IA para que los empleados puedan implicarse en la IA con responsabilidad.
Mostrar transparencia en los modelos de IA: cuando la forma de tomar decisiones de los modelos de IA es transparente, genera confianza y se alinea con los deseos de los empleados de honestidad e integridad en el lugar de trabajo.
Elaborar una narrativa impulsada por IA: desarrolle una narrativa que conecte el cambio de la IA con un motivo más grande para que los empleados se vean reflejados y se destaquen las repercusiones y los éxitos en la vida real.
Diseñar oportunidades de experiencia en IA prácticas: cree experiencias que muestren a los empleados los efectos positivos de la IA en su trabajo, sus clientes y socios de proceso.

Habilitación

La capacitación es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa de negocios nueva, pero aún más en el caso de las soluciones de IA. Para los trabajadores que no conocen el funcionamiento de la IA en el lugar de trabajo, la tecnología y la terminología futuristas pueden ser intimidantes. Si bien los términos como automatización, algoritmo y aprendizaje automático pueden tener connotaciones positivas para algunas personas, es posible que los aspectos básicos de la IA no sean tan claros para otros miembros del equipo.

Las estrategias para mover la palanca de Habilitación:

Crear una estrategia de capacitación: desarrolle un enfoque sistemático para capacitar a los usuarios. Busque oportunidades para implementar la capacitación en el flujo de trabajo con aplicaciones y experiencias prácticas.
Dirigir demostraciones en vivo: muestre las funciones y funcionalidades. Ofrezca orientación práctica para que los usuarios aprovechen al máximo los beneficios.
Reclutar a superusuarios: contrate usuarios con conocimiento para que sean el referente de la herramienta de IA y, así, ofrezcan asistencia a compañeros, capaciten a otros, respondan preguntas y asistan en la adopción en toda la organización.
Implementar plataformas de capacitación en línea: fomente el uso de plataformas, como Trailhead gratis, capacitación bajo demanda para tecnologías y herramientas de IA.
Establecer un laboratorio de innovación y práctica: cree un espacio para que los usuarios exploren y prueben funciones de IA nuevas, ofrezca experiencia práctica y una oportunidad de brindar comentarios para mejoras futuras. Comparta solicitudes y mejores prácticas para crearlo.
Compartir recursos de incorporación autoguiados: proporcione acceso continuo a las herramientas de incorporación para que los usuarios aprendan a usar la herramienta con la práctica a su propio ritmo
Ofrecer capacitación en ética de IA: brinde capacitación especializada a los empleados para que reconozcan y mitiguen sesgos de IA con el objetivo de contribuir al desarrollo y a la implementación de la IA de forma responsable.

Recompensas

Las recompensas se tratan de aprovechar la motivación extrínseca, es decir, establecer reconocimientos y recompensas tangibles e intangibles para fomentar un determinado comportamiento en las personas. En el trabajo, esos factores de motivación extrínseca pueden ser programas de reconocimiento, ventajas, sistemas de administración del desempeño y pago (por ejemplo, bonificaciones, comisiones y reconocimientos).

Pueden influir en el comportamiento de las personas en profundidad, pero se deben usar con moderación, ya que se descubrió que un exceso de recompensas extrínsecas puede disminuir la efectividad de otras palancas e, incluso, generar el resultado opuesto a lo deseado.

Las estrategias para mover la palanca Recompensas son:

Crear un programa de incentivos: desarrolle una estrategia que fomente y recompense cuando se completa una capacitación y se usan tecnologías de AI nuevas en la organización.
Reconocer a los adoptadores tempranos de la IA: reconozca a las personas que adoptan las herramientas de forma rápida durante las reuniones de equipo o actualizaciones de liderazgo.
Implementar tableros de adopción de la IA: implemente tableros para realizar un seguimiento del uso de herramientas de IA en la organización. Reconozca y recompense a los equipos y las personas que usan la herramienta con constancia y demuestre formas nuevas de integrar la IA en sus procesos de trabajo.
Ofrecer rrecompensas por tener aptitudes en el uso de herramientas de IA: otorgue incentivos a los usuarios de herramientas de IA principales mediante recompensas, como tarjetas de regalo, mercancías de la compañía o bonificaciones como reconocimiento, a fin de fomentar la participación y excelencia continuas.
Crear un programa de reconocimiento del liderazgo: establezca un programa regular para honrar a los miembros del equipo sobresalientes que usan las herramientas de IA con éxito. Con plataformas como Slack, puede celebrar estos logros en la organización.

Estructura

El lanzamiento de soluciones de IA nuevas puede afectar a los equipos y sistemas más allá de los que participan de manera estrecha en el proceso. Por ejemplo, Agentforce para servicio tiene un claro impacto en las tareas diarias de los agentes de servicio, pero también puede afectar las operaciones de otros departamentos. La administración de cambios implica considerar el impacto más amplio que tiene la tecnología nueva en el negocio.

Otros obstáculos que se pueden mitigar mediante la administración de cambios son la verificación de la necesidad verdadera de la solución, el seguimiento adecuado de las métricas y la reducción de interrupciones del sistema. Identificar los obstáculos en una fase temprana del proceso permite que los procesos nuevos se integren lo mejor posible en los ya existentes.

Las estrategias para mover la palanca Estructura son:

Establecer la gobernanza de IA: implemente estructuras de gobernanza que incluyan directrices éticas, estándares de transparencia y procesos de mitigación de sesgos para garantizar que los sistemas de IA se usen de forma responsable y se alineen con los objetivos de la organización.
Implementar Slack para las pláticas de herramientas de IA: establezca canales de Slack dedicados a temas de IA para ofrecer un espacio en el que se hacen preguntas, comparten comentarios y aumenta la visibilidad con el objetivo de cambiar las pláticas de casillas individuales a una plataforma colaborativa.
Desarrollar bucles de comentarios sobre las herramientas de IA: para impulsar las mejoras continuas y el perfeccionamiento de los procesos de IA de forma estructurada e iterativa, cree canales para que los empleados ofrezcan comentarios.
Crear tableros de IA: implemente tableros y reportes mejorados con IA para enfatizar el principio de que los datos y las actividades que no se registran en la herramienta de IA no se reconocen.
Implementar la automatización para alcanzar la eficiencia: use tecnologías de automatización para reemplazar los procesos manuales donde sea posible y, así, simplificar las operaciones y reducir la fricción en los flujos de trabajo.
Revisar políticas y procedimientos: actualice las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización estándar para incluir los cambios que surgieron con la introducción de las herramientas de IA y las metodologías de trabajo nuevas.

Garantizar el éxito a largo plazo de las tecnologías de IA

El éxito a largo plazo de las soluciones de IA no se determina al final del día, ni siquiera semanas después de su lanzamiento. Es posible que las tecnologías nuevas tarden en implementarse, y la resistencia es un desafío habitual en la administración de cambios. Cuando se implementan soluciones de IA a gran escala que cambian de manera radical la forma de trabajar de los empleados, la resistencia es bastante común. Una de las claves del éxito de la adopción de la IA es mantener los cambios e integrar los nuevos procesos en el flujo de trabajo y la cultura de la organización.

Si utiliza un proceso de administración de cambios que describa estas iniciativas desde el principio, el éxito a largo plazo de la tecnología nueva aumenta de forma significativa. Así que no dude en mover las palancas (al menos cuatro LEVERS) del cambio.

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