Seleccionar la herramienta de automatización correcta

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Enumerar las herramientas incluidas en Salesforce Flow.
  • Describir las herramientas disponibles para la automatización de experiencias visuales guiadas.
  • Describir y comparar las herramientas disponibles para la automatización en segundo plano.
  • Describir las herramientas disponibles para la automatización de aprobación.

La gente espera automatización

No importa si están comprando entradas de cine, pagando facturas o cambiando reservas de restaurante; si un cliente está interactuando con una compañía, espera una experiencia personalizada y simplificada.

Por ejemplo, cuando un cliente necesita sustituir su tarjeta de crédito, el agente de servicio medio necesita conocer algunas cosas. ¿Está dañada, se perdió o fue objeto de un robo? Si fue objeto de un robo, ¿le preocupan transacciones recientes? ¿Dónde deberíamos enviar la nueva tarjeta? Atender a un cliente en esta situación y recopilar y mantener datos relacionados puede implicar sistemas separados con varios grados de complejidad.

La automatización solía ser difícil

Proporcionar una experiencia de cliente automatizada y simplificada siempre fue un reto, requiere de mucho tiempo y codificación. Dependiendo de la naturaleza precisa de sus procesos de negocio, es posible que tenga que:

  • Integrar varios sistemas.
  • Configurar la lógica del proceso.
  • Diseñar y crear una experiencia de usuario final.
  • Hacer disponible la experiencia desde cualquier parte: escritorio o dispositivos móviles, aplicaciones internas o portales externos.

Conocer Salesforce Flow

Salesforce Flow proporciona la automatización de procesos declarativa para cada aplicación, experiencia y portal de Salesforce.

En Salesforce Flow, se incluyen dos herramientas de automatización interactivas: Flow Builder, que le permite crear flujos, y Process Builder, que le permite editar procesos existentes.

Para sumar las diferencias:

  • Salesforce Flow es el nombre del producto.
  • Flow Builder y Process Builder son los nombres de las herramientas.
  • Use Flow Builder para crear flujos; use Process Builder para ajustar procesos existentes.

Más tarde, platicaremos acerca de cuándo utilizar cada herramienta, pero por ahora le mostramos un vistazo del aspecto de los procesos de negocio en cada herramienta.

Flow Builder Un proceso de negocio de ejemplo configurado en Flow Builder
Process Builder Un proceso de negocio de ejemplo configurado en Generador de procesos

Salesforce Flow le facilita la tarea para hacer lo siguiente.

Caso de uso Funciones de Salesforce Flow
Crear un tutorial guiado o un asistente con pantallas. Flow Builder incluye varios componentes de pantalla sin ningún tipo de configuración, como cuadros de texto, botones de opción y carga de archivos. Si necesita más de lo ofrecido, agregue componentes Lightning personalizados a sus pantallas.
Configurar tareas y procesos automatizados. De forma declarativa, configure la lógica y las acciones para el proceso de negocio con Flow Builder. Si es necesario, puede crear código de Apex personalizado para cubrir cualquier brecha funcional.
Conectar con sistemas externos. Comunique cambios entre su organización de Salesforce y sus sistemas externos con eventos de plataforma.

Flow Builder le permite enviar y responder mensajes de eventos de plataforma. Además, puede recuperar datos de sistemas de terceros con servicios externos.

Agregar automatización a sus páginas y aplicaciones. Asegúrese de que sus procesos en segundo plano se inician cuando sucede la acción correcta, ya sea cuando cambian los registros o cuando los usuarios hacen clic en un botón concreto.

Una vez que cree experiencias visuales guiadas, agréguelas a páginas Lightning, páginas Experience Builder, la barra de utilidades en sus aplicaciones Lightning y mucho más.

Reutilizar lo que construya. En Flow Builder, desglose las acciones o la lógica del proceso en un flujo al que se haga referencia mediante el elemento Flujo secundario. Puede volver a utilizar o hacer referencia a este flujo en otros procesos de negocio.
En Process Builder, llame a un flujo autoiniciado de un proceso para automatizar procesos de negocio complejos. 

¿Qué herramienta de automatización es adecuada para mi caso de uso?

Cuando todo esto es dicho y hecho, una experiencia impulsada por el proceso no está respaldada por un solo proceso. Es una combinación de todos los procesos de negocio en su organización que pueden afectar a su cliente. Cada proceso de negocio recae habitualmente en uno de estos campos.

Tipo de proceso de negocio Descripción Herramientas disponibles
Experiencia visual guiada Los procesos de negocio que necesitan entradas de usuarios, ya sean empleados o clientes. Flow Builder
Automatización en segundo plano Los procesos de negocio que obtienen todos los datos necesarios de su organización de Salesforce o un sistema conectado. En otras palabras, la entrada de usuario no es necesaria.

Flow Builder (recomendado)

Process Builder (usarlo para procesos existentes)

Apex

Automatización de aprobación Los procesos de negocio que determinan cómo se aprueba un registro, como una solicitud de descanso, por las partes interesadas correctas. Approvals

Flujos y procesos y Apex

Una de las cosas más difíciles de determinar para un administrador o un desarrollador es saber qué herramienta utilizar en cada momento para el trabajo que está realizando. En general, lo mejor es empezar con herramientas declarativas que no requieren programación y avanzar hasta las soluciones con código.

Flow Builder

Utilice Flow Builder para:

  • Automatizar una experiencia visual guiada.
  • Inicie un proceso de negocio en segundo plano:
    • Cuando un usuario hace clic en algo, como un botón
    • Cuando se crea un registro
    • Cuando se actualiza un registro
    • Cuando se elimina un registro
    • Cuando se produce un evento de plataforma
    • A una hora y una frecuencia especificadas

Por ejemplo, cuando se consigue una oportunidad, su compañía desea que se cree una oportunidad de renovación automáticamente. 

Process Builder

Para todos los requisitos de automatización en segundo plano, recomendamos que use Flow Builder. Utilice Process Builder solo si ya está familiarizado con esa herramienta y si necesita editar un proceso existente. Para crear un nuevo proceso automatizado, use Flow Builder.

Process Builder cuenta con algunas de las mismas funciones que Flow Builder. Los procesos pueden comenzar cuando:

  • Se crea un registro
  • Se actualiza un registro
  • Se produce un evento de plataforma

Apex

Use Apex cuando deba utilizar más funciones de las que están disponibles en Flow Builder. Construya las funciones más complejas como métodos Apex que se pueden invocar. Luego llame al Apex resultante como una acción de Apex en el proceso o como un elemento de acción de Apex en el flujo.

Ahora veamos esos principios en la práctica con algunos escenarios de ejemplo.

Escenarios de ejemplo

Cree flujos en Flow Builder para los siguientes escenarios.

  • Guíe a un miembro del sitio en la solicitud de una nueva tarjeta de crédito con un asistente paso a paso.
  • Un representante de ventas hace clic en un botón en una oportunidad, lo que inicia una calculadora de descuentos.
  • Cuando se actualiza una cuenta, se actualizan todos los contactos relacionados con esa cuenta.
  • Cuando se actualiza una etapa de oportunidad, se actualiza también un campo de casilla de verificación personalizada.
  • Crea una tarea cuando se produce un evento de plataforma.
  • Actualiza un registro de prospecto en Salesforce después de que transcurre cierta cantidad de tiempo, o bien cuando se alcanza una hora especificada.
  • Cuando se cierra una oportunidad, se crea automáticamente una oportunidad de renovación.

Use Process Builder solo para editar un proceso existente.

Cree un proceso de aprobación en Approvals para enviar la solicitud de horas libres de un empleado a un gerente para que la acepte.


Espere. ¿Qué es un proceso de aprobación?

¡Sorpresa! Encontramos otra herramienta aquí. Approvals no está incluida en Salesforce Flow, pero ofrece una forma declarativa de automatizar algo que Salesforce Flow no cubre. Dicho esto, Salesforce Flow admite la automatización de cómo se envía un registro para su aprobación. Obtendrá más información sobre Aprobaciones más adelante en este módulo.

Recursos



¡Siga aprendiendo gratis!
Regístrese para obtener una cuenta y continuar.
¿Qué hay para usted?
  • Consiga recomendaciones personalizadas para sus objetivos profesionales
  • Practique sus aptitudes con retos prácticos y pruebas
  • Siga y comparta su progreso con empleadores
  • Conecte con el asesoramiento y las oportunidades laborales