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Seleccionar la herramienta de automatización correcta

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Enumerar las herramientas incluidas en Lightning Flow.
  • Describir las herramientas disponibles para la automatización de experiencias visuales guiadas.
  • Describir y comparar las herramientas disponibles para la automatización en segundo plano.
  • Describir las herramientas disponibles para la automatización de aprobación.

La gente espera automatización

No importa si están comprando entradas de cine, pagando facturas o cambiando reservas de restaurante; si un cliente está interactuando con una compañía, espera una experiencia personalizada y simplificada.

Por ejemplo, cuando un cliente necesita sustituir su tarjeta de crédito, el agente de servicio medio necesita conocer algunas cosas. ¿Está dañada, se perdió o fue objeto de un robo? Si fue objeto de un robo, ¿le preocupan transacciones recientes? ¿Dónde deberíamos enviar la nueva tarjeta? Servir un cliente en esta situación y recopilar y mantener datos relacionados puede implicar sistemas separados con varios grados de complejidad.

La automatización solía ser difícil

Proporcionar una experiencia de cliente automatizada y simplificada siempre fue un reto, requiere de mucho tiempo y codificación. Dependiendo de la naturaleza precisa de sus procesos de negocio, es posible que tenga que:

  • Integrar varios sistemas.
  • Configurar lógica del proceso.
  • Diseñar y crear una experiencia de usuario final.
  • Hacer disponible la experiencia desde cualquier parte: escritorio o dispositivos móviles, aplicaciones internas o portales externos.

Conocer Lightning Flow

Lightning Flow proporciona la automatización de procesos declarativa para cada aplicación, experiencia y portal de Salesforce.

En Lightning Flow, se incluyen dos herramientas de automatización interactivas: Process Builder, que le permite construir procesos, y Flow Builder, que le permite construir flujos.

Para sumar las diferencias:

  • Lightning Flow es el nombre del producto.
  • Process Builder y Flow Builder son los nombres de las herramientas.
  • Utilice Process Builder para realizar procesos; utilice Flow Builder para realizar flujos.

Más tarde, platicaremos acerca de cuándo utilizar cada herramienta, pero por ahora le mostramos un vistazo del aspecto de los procesos de negocio en cada herramienta.

Process Builder
Un proceso de negocio de ejemplo configurado en Process Builder
Flow Builder
Un proceso de negocio de ejemplo configurado en Flow Builder

Con estas dos herramientas, Lightning Flow le facilita las siguientes tareas.

Caso de uso Funciones de Lightning Flow
Cree un tutorial guiado o un asistente con pantallas. Flow Builder incluye varios componentes de pantalla sin ningún tipo de configuración, como cuadros de texto, botones de opción y carga de archivos. Si necesita más de lo ofrecido, agregue componentes Lightning personalizados a sus pantallas.
Configure tareas y procesos automatizados. Configure de forma declarativa la lógica y las acciones para su proceso de negocio con Process Builder o Flow Builder. Si es necesario, puede crear código de Apex personalizado para cubrir cualquier brecha funcional.
Conecte con sistemas externos. Comunique cambios entre su organización de Salesforce y sus sistemas externos con eventos de plataforma.

Process Builder y Flow Builder le permiten enviar y responder a mensajes de evento de plataforma. Además, Flow Builder puede recuperar datos de sistemas externos con Servicios externos.

Agregue automatización a sus páginas y aplicaciones. Asegúrese de que sus procesos en segundo plano se inician cuando sucede la acción correcta, ya sea cuando cambian los registros o cuando los usuarios hacen clic en un botón concreto.

Una vez que cree experiencias visuales guiadas, agréguelas a páginas Lightning, páginas Comunidad, la barra de utilidades en sus aplicaciones Lightning y mucho más.

Reutilice lo que construya. En Flow Builder, se puede utilizar cualquier flujo como un subflujo.

En Process Builder, cree un proceso invocable para utilizar la lógica o las acciones de ese proceso en otros procesos de negocio.

¿Qué herramienta de automatización es adecuada para mi caso de uso?

Cuando todo esto es dicho y hecho, una experiencia impulsada por el proceso no está respaldada por un solo proceso. Es una combinación de todos los procesos de negocio en su organización que puede afectar a su cliente. Cada proceso de negocio recae habitualmente en uno de estos campos.

Tipo de proceso de negocio Descripción Herramientas disponibles
Experiencia visual guiada Los procesos de negocio que necesitan entradas de usuarios, ya sean empleados o clientes. Flow Builder
Automatización en segundo plano Los procesos de negocio que obtienen todos los datos necesarios de su organización de Salesforce o un sistema conectado. En otras palabras, la entrada de usuario no es necesaria.

Process Builder

Flow Builder

Apex

Automatización de aprobación Los procesos de negocio que determinan cómo se aprueba un registro, como una solicitud de descanso, por las partes interesadas correctas. Aprobaciones

Desde procesos a flujos a Apex

Una de las cosas más difíciles de determinar para un administrador o un desarrollador es cuándo utilizar esa herramienta para el trabajo que está realizando. En general, lo mejor es empezar con herramientas declarativas que no requieren programación y avanzar hasta las soluciones con código.

Process Builder

Utilice Process Builder cuando necesite iniciar un proceso de negocio en segundo plano automáticamente. Los procesos pueden comenzar cuando:

  • Se crea un registro
  • Se actualiza un registro
  • Se produce un evento de plataforma

Flow Builder

Utilice Flow Builder para:

  • Automatizar una experiencia visual guiada.
  • Agregar más funciones para un proceso en segundo plano que está disponible en Process Builder. Utilice Flow Builder para construir funciones más complejas. A continuación llame al flujo resultante desde el proceso.
  • Inicie un proceso de negocio en segundo plano cuando un usuario haga clic en algo, como un botón.

Por ejemplo, cuando una oportunidad es ganada, su compañía desea que se cree una oportunidad de renovación automáticamente. Como verá más adelante en este módulo, puede crear partes de ese caso de uso como un proceso, pero el resto se debe crear en un flujo.

Apex

Utilice Apex cuando necesite más funciones de las que hay disponibles en Process Builder o Flow Builder. Construya funciones más complejas que se puedan invocar en métodos de Apex. Luego llame al Apex resultante como una acción de Apex en el proceso o como un elemento de acción de Apex en el flujo.

Ahora veamos esos principios en la práctica con algunos escenarios de ejemplo.

Escenarios de ejemplo

Escenario Herramienta Lo que construye
Guíe a un miembro de la comunidad en la solicitud de una nueva tarjeta de crédito con un asistente paso a paso. Flow Builder Flujo
Un representante de ventas hace clic en un botón en una oportunidad, lo que inicia una calculadora de descuentos. Flow Builder Flujo
Cuando se actualiza una cuenta, se actualizan todos los contactos relacionados con esa cuenta. Process Builder Proceso
Cuando se actualiza una etapa de oportunidad, se actualiza también un campo de casilla de verificación personalizada. Process Builder Proceso
Crear una tarea cuando se produce un evento de plataforma. Process Builder Proceso
Actualiza un registro de prospecto en Salesforce después de que transcurre cierta cantidad de tiempo, o bien cuando se alcanza una hora especificada. Process Builder Proceso
Cuando se cierra una oportunidad, se crea automáticamente una oportunidad de renovación. Process Builder y Flow Builder Proceso y flujo
Enruta la solicitud de vacaciones de un empleado a un gerente para su aprobación. Aprobaciones Proceso de aprobación

Espere. ¿Qué es un proceso de aprobación?

¡Sorpresa! Encontramos otra herramienta aquí. Aprobaciones no está incluida en Lightning Flow, pero ofrece una forma declarativa de automatizar algo que Lightning Flow no cubre. Dicho esto, Lightning Flow admite la automatización de cómo se envía un registro para su aprobación. Obtendrá más información sobre Aprobaciones más adelante en este módulo.

¿Qué hay sobre las reglas de flujos de trabajo?

Si aún no está utilizando Workflow, consulte Process Builder y Flow Builder primero. Tienen más funciones y pueden hacer más cosas. Además, Flow Builder incluye todas las nuevas funciones para la automatización en segundo plano.

Puede conocer más detalles sobre Workflow visitando la Ayuda de Salesforce.

Recursos