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Automatizar los procesos de negocio sencillos con Process Builder

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Enumerar los tipos de procesos que puede crear en Process Builder.
  • Definir los componentes clave utilizados para crear un proceso.
  • Crear un proceso que actualiza las direcciones para los contactos de una cuenta cuando se actualiza la dirección de la cuenta.

Primeros pasos con Process Builder

Process Builder es una herramienta interactiva que le permite automatizar fácilmente procesos de negocio if/then y ver una representación gráfica de su proceso cuando lo crea.

Los componentes de un proceso

Cada proceso consta de un desencadenador, al menos un nodo de criterios y al menos una acción. Puede configurar acciones inmediatas o programar acciones para su ejecución en una hora específica.

A continuación encontrará un ejemplo de un proceso sencillo.

Un ejemplo de un proceso con un nodo de criterios, una acción inmediata y una acción programada.

Desencadenador: Identificar cuándo se debe ejecutar el proceso

El desencadenador identifica cuándo se debe ejecutar el proceso. Para procesos de cambio de registro, el desencadenador determina a qué objeto y a cuál de los siguientes cambios debe prestar atención el proceso.

  • Solo cuando se crea un registro
  • Cualquier momento en que se crea o se modifica un registro

Criterios: Determinar si ejecutar acciones o no

Aunque un proceso obtiene un solo desencadenador, puede agregar tantos nodos de criterios como desee. Cada nodo de criterios controla si el proceso ejecuta o no las acciones asociadas. Si el registro no cumple los criterios, el proceso omite esas acciones y pasa al siguiente nodo de criterios en el proceso.

En cada nodo de criterios, puede:

  • Establecer condiciones de filtro.
  • Ingresar una fórmula personalizada. Igual que en las reglas de validación, la fórmula debe resolverse como verdadero o falso.
  • Abandonar los criterios y siempre ejecutar las acciones asociadas.

Acciones: Lo que debe hacer el proceso

Cuando un nodo de criterios se evalúa como verdadero, el proceso ejecuta las acciones asociadas o espera a ejecutarlas en una hora programada.

  • Cada acción inmediata se ejecuta en cuanto se evalúa como verdadero.
  • Cada acción programada se ejecuta en la hora especificada, como 10 días antes de la fecha de cierre del registro o 2 días a partir de ahora. En la hora especificada, Salesforce se asegura de que el nodo de criterios asociados aún se evalúan como verdadero. Si es así, se ejecuta la acción programada. Puede programar acciones basándose en:
    • Un campo de fecha/hora específico en el registro que inició el proceso. Por ejemplo, un mes antes de que caduque el contrato de servicio de una cuenta.
    • La hora en que se ejecutó el proceso. Por ejemplo, 3 días a partir de ahora.

Independientemente de cuándo se ejecutan las acciones, éstas son algunas de las cosas que puede hacer con una acción de proceso.

  • Crear registros.
  • Actualizar el registro que inició el proceso o cualquier registro relacionado.
  • Enviar ese registro para su aprobación.
  • Actualizar uno o más registros relacionados.
  • Enviar mensajes de email utilizando una plantilla de email específica.
  • Publicar en noticias en tiempo real de Chatter.

Si necesita más de lo que está disponible en Process Builder, cree un flujo iniciado automáticamente o una clase de Apex para llenar ese vacío. A continuación llame al flujo o Apex desde el proceso.

Tipos de proceso

Process Builder puede automatizar algunos tipos de procesos de negocio. La diferencia principal es el desencadenador: cuando se inicia el proceso.
Tipo
El proceso se inicia cuando
Cambio de registro
Se crea o se modifica un registro
Invocable
Es llamado por otro proceso
Evento de plataforma
Se recibe un mensaje de evento de plataforma

Para mantener las cosas sencillas, esta unidad se centra en el tipo de proceso más común: Cambio de registro.


Process Builder

Antes de profundizar en Process Builder, echemos un vistazo rápido.
Captura de pantalla de la interfaz de usuario de Process Builder

La barra de botones (1) le permite gestionar el proceso o ver la lista de todos los procesos.

El lienzo (2) es el espacio de trabajo principal de un proceso. En el lienzo, define:

  • El desencadenador (3)
  • Uno o más nodos de criterios (4)

Una o más acciones (5) en un grupo de acciones (6)

Crear un proceso

A continuación le mostramos un caso de uso común: Si se crea o se actualiza una oportunidad (desencadenador) y es de gran valor y cerrada ganada (criterios), cree un contrato borrador (acción inmediata). Seis días tras el cierre de la oportunidad (programa), cree una tarea de seguimiento para el propietario de la cuenta (acción programada)

Sugerencia

Sugerencia

Planifique su proceso de negocio antes de intentar automatizarlo. Esto facilita la tarea de configuración cuando utilice una de nuestras herramientas de automatización.

  1. En Configuración, ingrese Process Builder en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Process Builder y haga clic en Nuevo.
  2. Asigne al proceso el nombre Oportunidades cerradas ganadas. El nombre de la API se actualiza a Closed_Won_Opportunities en el momento en el que sale del campo Nombre.
  3. Para incluir una descripción, ingrese Si se cierra y gana una oportunidad de alto valor, crear un borrador de contrato y una tarea de seguimiento para el propietario de la cuenta.
  4. Configure el proceso a iniciar cuando cambia un registro.
  5. Haga clic en Guardar.

Agregar un desencadenador

  1. Haga clic en Agregar objeto.
  2. Para Objeto, ingrese Opo para filtrar la lista de opciones y seleccione Oportunidad.
  3. Seleccione cuándo se crea o se modifica un registro. Panel Seleccionar objeto y Especificar el momento en que iniciar el proceso
  4. Haga clic en Guardar.

Agregar criterios

Ahora definamos los criterios. Comprobamos si la oportunidad es cerrada ganada y si es de alto valor. En este caso, alto valor significa más de 250.000 $.
  1. Haga clic en Agregar criterios.
  2. Asigne a los criterios el nombre Cerrada ganada y Alto valor.
  3. Deje Se han cumplido todas las condiciones seleccionada.
  4. Compruebe si la oportunidad se cerró y ganó.
    1. Para Campo (1), seleccione Oportunidad | Etapa y haga clic en Seleccionar.
    2. Para Operador (2), deje Es igual a seleccionada.
    3. Para Tipo (3), deje Lista de selección seleccionada.
    4. Para Valor (4), seleccione Cerrada ganada.
  5. Con otra condición, compruebe si la oportunidad es de alto valor.
    1. Haga clic en Agregar fila.
    2. Para Campo (1), seleccione Oportunidad | Importe y haga clic en Seleccionar.
    3. Para Operador (2), seleccione Mayor que.
    4. Para Tipo (3), deje Divisa seleccionada.
    5. Para Valor (4), ingrese 250.000.
    6. Asegúrese de que Se cumplen todas las condiciones está seleccionada.
      Panel Definir criterio para este grupo de acción
  6. Haga clic en Avanzada y seleccione . Cuando selecciona esta opción, el proceso ignorará los cambios del registro que no sean relevantes para el criterio definido. Por ejemplo, si la descripción de la oportunidad está actualizada, el proceso no ejecutará las acciones asociadas.
  7. Haga clic en Guardar.

Agregar un programa

Hagamos que el propietario realice un seguimiento de la cuenta 6 días tras el cierre de la oportunidad.
  1. Bajo Acciones programadas, haga clic en Definir programación.
  2. Establezca la programación durante 6 días tras el cierre de la oportunidad. Panel Definir programación
  3. Haga clic en Guardar.

Agregar acciones

Ahora definamos las acciones que se ejecutarán cuando los criterios se cumplan. Necesitamos una acción inmediata que crea un contrato borrador y una acción programada que crea una tarea para el propietario de la cuenta.

Acción inmediata

  1. Bajo Acciones inmediatas, haga clic en Agregar acción.
  2. Para el tipo de acción, seleccione Crear un registro.
  3. Asigne a la acción el nombre Crear borrador de contrato.
  4. Para Tipo de registro, seleccione Contrato. Cuando seleccione el objeto para el que quiere crear un registro, Process Builder muestra filas para los campos obligatorios.
  5. Para asociar el contrato con la cuenta de la oportunidad, establezca el Id. de cuenta.
    1. Para Tipo, seleccione Referencia de campo.
    2. Para Valor, seleccione Oportunidad | Id. de cuenta y luego haga clic en Seleccionar.
      Cuando seleccione un valor sin una flecha junto a él, está seleccionando un campo. Para utilizar campos en registros relacionados, haga clic en un valor con una flecha junto a él.
      Seleccione Oportunidad > Id. de cuenta.
  6. Asegúrese de que el nuevo contrato es un borrador. En el Valor para Estado, seleccione Borrador en la lista desplegable. En la acción del proceso, el Id. de cuenta del contrato se establece como el Id. del propietario de la cuenta de oportunidad y el estado del contrato se establece como Borrador.
  7. Haga clic en Guardar.

Acción programada

  1. Bajo el programa que creamos anteriormente (6 días tras la fecha de cierre), haga clic en Agregar acción.
  2. Para Tipo de acción, seleccione Crear un registro.
  3. Asígnele el nombre Tarea de seguimiento.
  4. Para Tipo de registro, seleccione Tarea.
  5. Establezca los valores de campo de la tarea.
    Campo
    Tipo
    Valor
    Asignado al Id.
    Referencia a un campo
    Oportunidad > Id. de cuenta > Id. de propietario
    Prioridad
    Lista de selección
    Alta
    Estado
    Lista de selección
    No se ha iniciado
  6. Haga clic en Guardar.

¡Correcto! Usted creó un proceso que gestiona automáticamente sus oportunidades de negocio de alto valor.

Proceso final

Para comenzar a utilizar este proceso, solo tiene que activarlo.

Más información...

Puede ampliar este proceso para incluir criterios y acciones adicionales. Si el primer nodo de criterios que definió no se evalúa como verdadero, el proceso puede entonces comprobar si una oportunidad de alto valor está cerrada y perdida, o si por el contrario se le proporcionó un presupuesto, con acciones adicionales basadas en esas condiciones. ¡Las posibilidades son infinitas!

Recursos