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Automatizar los procesos de negocio sencillos con Process Builder

Usar Flow Builder para crear un nuevo proceso automatizado

Para todos los requisitos de automatizaci贸n en segundo plano, recomendamos que use Flow Builder. Utilice Generador de procesos solo si ya est谩 familiarizado con esa herramienta y si necesita editar un proceso existente. Para crear un nuevo proceso automatizado, use Flow Builder.

Objetivos de aprendizaje

Despu茅s de completar esta unidad, podr谩:
  • Enumerar los tipos de procesos que puede crear en Generador de procesos.
  • Definir los componentes clave utilizados para crear un proceso.
  • Crear un proceso que actualiza las direcciones para los contactos de una cuenta cuando se actualiza la direcci贸n de la cuenta.

Primeros pasos con Generador de procesos

Generador de procesos es una herramienta interactiva que le permite automatizar f谩cilmente procesos de negocio if/then y ver una representaci贸n gr谩fica de su proceso cuando lo crea.

Los componentes de un proceso

Cada proceso consta de un desencadenador, al menos un nodo de criterios y al menos una acci贸n. Puede configurar acciones inmediatas o programar acciones para su ejecuci贸n en una hora espec铆fica.

A continuaci贸n encontrar谩 un ejemplo de un proceso sencillo.

Un ejemplo de un proceso con un nodo de criterios, una acci贸n inmediata y una acci贸n programada.

Desencadenador: Identificar cu谩ndo se debe ejecutar el proceso

El desencadenador identifica cu谩ndo se debe ejecutar el proceso. Para procesos de cambio de registro, el desencadenador determina a qu茅 objeto y a cu谩l de los siguientes cambios debe prestar atenci贸n el proceso.

  • Solo cuando se crea un registro
  • Cualquier momento en que se crea o se modifica un registro

Criterios: Determinar si ejecutar acciones o no

Aunque un proceso obtiene un solo desencadenador, puede agregar tantos nodos de criterios como desee. Cada nodo de criterios controla si el proceso ejecuta o no las acciones asociadas. Si el registro no cumple los criterios, el proceso omite esas acciones y pasa al siguiente nodo de criterios en el proceso.

En cada nodo de criterios, puede:

  • Establecer condiciones de filtro.
  • Ingresar una f贸rmula personalizada. Igual que en las reglas de validaci贸n, la f贸rmula debe resolverse como verdadero o falso.
  • Abandonar los criterios y siempre ejecutar las acciones asociadas.

Acciones: Lo que debe hacer el proceso

Cuando un nodo de criterios se eval煤a como verdadero, el proceso ejecuta las acciones asociadas o espera a ejecutarlas en una hora programada.

  • Cada acci贸n inmediata se ejecuta en cuanto se eval煤a como verdadero.
  • Cada acci贸n programada se ejecuta en la hora especificada, como 10 d铆as antes de la fecha de cierre del registro o 2 d铆as a partir de ahora. En la hora especificada, Salesforce se asegura de que el nodo de criterios asociados a煤n se eval煤a como verdadero. Si es as铆, se ejecuta la acci贸n programada. Puede programar acciones bas谩ndose en:
    • Un campo de fecha/hora espec铆fico en el registro que inici贸 el proceso. Por ejemplo, un mes antes de que caduque el contrato de servicio de una cuenta.
    • La hora en que se ejecut贸 el proceso. Por ejemplo, 3 d铆as a partir de ahora.

Independientemente de cu谩ndo se ejecutan las acciones, 茅stas son algunas de las cosas que puede hacer con una acci贸n de proceso.

  • Crear registros.
  • Actualizar el registro que inici贸 el proceso o cualquier registro relacionado.
  • Enviar ese registro para su aprobaci贸n.
  • Actualizar uno o m谩s registros relacionados.
  • Enviar mensajes de email utilizando una plantilla de email espec铆fica.
  • Publicar en noticias en tiempo real de Chatter.

Tipos de procesos

Generador de procesos puede automatizar algunos tipos de procesos de negocio. La diferencia principal es el desencadenador: cu谩ndo se inicia el proceso.
Tipo
El proceso se inicia cuando
Cambio de registro
Se crea o se modifica un registro
Invocable
Es llamado por otro proceso
Evento de plataforma
Se recibe un mensaje de evento de plataforma
Para mantener las cosas sencillas, esta unidad se centra en el tipo de proceso m谩s com煤n: Cambio de registro.

Generador de procesos

Antes de profundizar en Generador de procesos, echemos un vistazo r谩pido.
Captura de pantalla de la interfaz de usuario de Generador de procesos

La barra de botones (1) le permite gestionar el proceso o ver la lista de todos los procesos.

El lienzo (2) es el espacio de trabajo principal de un proceso. En el lienzo, define:

  • El desencadenador (3)
  • Uno o m谩s nodos de criterios (4)

Una o m谩s acciones (5) en un grupo de acciones (6)

Crear un proceso

A continuaci贸n le mostramos un caso de uso com煤n: Si se crea o se actualiza una oportunidad (desencadenador) y es de gran valor y cerrada ganada (criterios), crear un contrato borrador (acci贸n inmediata). Seis d铆as tras el cierre de la oportunidad (programa), crear una tarea de seguimiento para el propietario de la cuenta (acci贸n programada)

Sugerencia

Sugerencia

Planifique su proceso de negocio antes de intentar automatizarlo. Esto facilita la tarea de configuraci贸n cuando utilice una de nuestras herramientas de automatizaci贸n.

  1. En Configuraci贸n, ingrese Generador de procesos en el cuadro B煤squeda r谩pida y, a continuaci贸n, seleccione Generador de procesos y haga clic en Nuevo.
  2. Asigne al proceso el nombre Closed Won Opportunities (Oportunidades cerradas ganadas). El nombre de la API se actualiza a Oportunidades _cerradas_ganadas en el momento en el que sale del campo Nombre.
  3. Para incluir una descripci贸n, ingrese Si se cierra y gana una oportunidad de alto valor, crear un borrador de contrato y una tarea de seguimiento para el propietario de la cuenta.
  4. Configure el proceso a iniciar cuando cambia un registro.
  5. Haga clic en Guardar.

Agregar un desencadenador

  1. Haga clic en Agregar objeto.
  2. Para Objeto, ingrese Opo para filtrar la lista de opciones y seleccione Oportunidad.
  3. Seleccione cu谩ndo se crea o se modifica un registro. Panel Seleccionar objeto y Especificar el momento en que iniciar el proceso
  4. Haga clic en Guardar.

Agregar criterios

Ahora definamos los criterios. Comprobamos si la oportunidad es cerrada ganada y si es de alto valor. En este caso, high-value (alto valor) significa m谩s de $250,000.
  1. Haga clic en Agregar criterios.
  2. Asigne a los criterios el nombre Closed Won (Cerrada ganada) y High-Value (Alto valor).
  3. Deje Se han cumplido todas las condiciones seleccionada.
  4. Compruebe si la oportunidad se cerr贸 y gan贸.
    1. Para Campo (1), seleccione Oportunidad | Etapa y haga clic en Elegir.
    2. Para Operador (2), deje Es igual a seleccionada.
    3. Para Tipo (3), deje Lista de selecci贸n seleccionada.
    4. Para Valor (4), seleccione Closed Won (Cerrada ganada).
  5. Con otra condici贸n, compruebe si la oportunidad es de alto valor.
    1. Haga clic en Agregar fila.
    2. Para Campo (1), seleccione Oportunidad | Importe y haga clic en Elegir.
    3. Para Operador (2), seleccione Mayor que.
    4. Para Tipo (3), deje Divisa seleccionada.
    5. Para Valor (4), ingrese 250,000.
    6. Aseg煤rese de que se haya seleccionado Se han cumplido todas las condiciones.
      Panel Definir criterio para este grupo de acci贸n
  6. Haga clic en Avanzada y seleccione S铆. Cuando selecciona esta opci贸n, el proceso ignorar谩 los cambios del registro que no sean relevantes para el criterio definido. Por ejemplo, si la descripci贸n de la oportunidad est谩 actualizada, el proceso no ejecutar谩 las acciones asociadas.
  7. Haga clic en Guardar.

Agregar un programa

Hagamos que el propietario realice un seguimiento de la cuenta 6 d铆as tras el cierre de la oportunidad.
  1. Bajo Acciones programadas, haga clic en Definir programaci贸n.
  2. Establezca la programaci贸n para 6 d铆as despu茅s del cierre de la oportunidad. Panel Definir programaci贸n
  3. Haga clic en Guardar.

Agregar acciones

Ahora definamos las acciones que se ejecutar谩n cuando los criterios se cumplan. Necesitamos una acci贸n inmediata que crea un contrato borrador y una acci贸n programada que crea una tarea para el propietario de la cuenta.

Acci贸n inmediata

  1. Bajo Acciones inmediatas, haga clic en Agregar acci贸n.
  2. Para el tipo de acci贸n, seleccione Crear un registro.
  3. Asigne a la acci贸n el nombre Crear borrador de contrato.
  4. Para Tipo de registro, seleccione Contrato. Cuando seleccione el objeto para el que quiere crear un registro, Generador de procesos muestra filas para los campos obligatorios.
  5. Para asociar el contrato con la cuenta de la oportunidad, establezca el Id. de cuenta.
    1. Para Tipo, seleccione Referencia de campo.
    2. Para Valor, seleccione Oportunidad | Id. de cuenta (sin una flecha junto al valor) y luego haga clic en Elegir.
      Cuando selecciona un valor sin una flecha junto al valor, est谩 seleccionando un campo. Para utilizar campos en registros relacionados, haga clic en un valor con una flecha junto a 茅l.
      Seleccione Oportunidad > Id. de cuenta.
  6. Aseg煤rese de que el nuevo contrato es un borrador. En el Valor para Estado, seleccione Draft (Borrador) en la lista desplegable. En la acci贸n del proceso, el Id. de cuenta del contrato se establece como el Id. del propietario de la cuenta de oportunidad y el estado del contrato se establece como Draft (Borrador).
  7. Haga clic en Guardar.

Acci贸n programada

  1. Bajo el programa que creamos anteriormente (6 d铆as tras la fecha de cierre), haga clic en Agregar acci贸n.
  2. Para Tipo de acci贸n, seleccione Crear un registro.
  3. As铆gnele el nombre Tarea de seguimiento.
  4. Para Tipo de registro, seleccione Tarea.
  5. Establezca los valores de campo de la tarea.
    Campo
    Tipo
    Valor
    Asignado al Id.
    Referencia a un campo
    Oportunidad > Id. de cuenta > Id. de propietario
    Prioridad
    Lista de selecci贸n
    Alta
    Estado
    Lista de selecci贸n
    No se ha iniciado
  6. Haga clic en Guardar.

隆Correcto! Usted cre贸 un proceso que gestiona autom谩ticamente sus oportunidades de negocio de alto valor.

Proceso final

Para comenzar a utilizar este proceso, solo tiene que activarlo.

M谩s informaci贸n...

Puede ampliar este proceso para incluir criterios y acciones adicionales. Si el primer nodo de criterios que defini贸 no se eval煤a como verdadero, el proceso puede entonces comprobar si una oportunidad de alto valor est谩 cerrada y perdida, o si por el contrario se le proporcion贸 un presupuesto, con acciones adicionales basadas en esas condiciones.聽

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