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Guiar los usuarios por sus procesos de negocio con Flow Builder

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Definir un flujo y enumerar sus componentes clave.
  • Describir los tipos de elementos de flujo.
  • Crear un flujo que crea un registro y carga archivos.

Primeros pasos con Flow Builder

Es posible que haya escuchado varios términos utilizados indistintamente al hacer referencia a flujos. Como recordatorio, los términos oficiales son:

  • Lightning Flow: El producto que engloba la creación, la gestión y la ejecución de flujos y procesos.
  • Flow Builder: Una herramienta con función de apuntar y hacer clic para la creación de flujos.
  • Flow: Una aplicación que automatiza un proceso de negocio recopilando datos y haciendo algo en su organización de Salesforce o un sistema externo.

En breve, el producto Lightning Flow proporciona un par de herramientas. Una de ellas, Flow Builder, le permite crear flujos.

Más allá de lo básico

Es posible que haya escuchado funciones denominadasCloud Flow Designer o Visual Workflow. Se sustituyó Cloud Flow Designer por Flow Builder, una herramienta mucho más rápida que simplifica la creación y el mantenimiento con una interfaz de usuario simplificada. Visual Workflow es una función retirada para diseñar, gestionar y ejecutar flujos. Visual Workflow fue también sustituido por Lightning Flow.

Partes integrantes de un flujo

Cada flujo está formado de tres partes integrantes.

Elementos, conectores y recursos en un flujo
  • Elementos (1) aparecen en el lienzo. Para agregar un elemento al lienzo, haga clic en él o arrástrelo allí desde la caja de herramientas.
  • Conectores (2) definen la ruta que toa el flujo en el tiempo de ejecución. Indican al flujo qué elementos ejecutar a continuación.
  • Recursos (3) son contenedores que representan un valor dado, como fórmulas o valores de campo. Puede hacer referencia a recursos mediante su flujo. Por ejemplo, busque el Id. de una cuenta, guarde ese Id. en una variable y luego haga referencia a ese Id. para actualizar la cuenta.

Los elementos de flujo se incluyen en cuatro categorías diferentes.

Pantalla
Muestre datos a sus usuarios o recopile información de ellos con elementos Pantalla. Puede agregar campos sencillos a sus pantallas, como campos de entrada y botones de opción y también componentes Lightning sin ningún tipo de configuración como Carga de archivos.Una pantalla de flujo creada con componentes y campos sin ningún tipo de configuración.

Si necesita más de sus pantallas de flujo, como navegación personalizada o mostrar información en formato de tabla, cree o instale componentes Lightning personalizados.Una pantalla de flujo creada con componentes personalizados.

Lógica
Controle el flujo de... bueno, su flujo. Cree secciones, actualice datos, realice bucles sobre conjuntos de datos o espere una hora en particular.
Acciones
Actúe en Salesforce cuando tenga la información necesaria (quizás recopilada del usuario a través de una pantalla). Los flujos pueden buscar, crear, actualizar y eliminar registros de Salesforce. También puede crear publicaciones de Chatter, enviar registros para su aprobación y enviar mensajes de email. Si su acción no es posible de forma inmediata, llame el código Apex desde el flujo.
Integraciones
Conecte su flujo a una base de datos externa utilizando acciones principales o de Apex. Las acciones principales le permiten realizar solicitudes sin pasar por el servidor de Salesforce. Flow Builder también cuenta con un par de nexos a eventos de plataforma. Publique mensajes de evento de plataforma con un elemento Crear registros. Suscríbase a eventos de plataforma con un elemento Pausa.

Visita guiada

Cuando crea flujos, trabaja desde Flow Builder.

Captura de pantalla de la interfaz de usuario de Flow Builder con números señalando la caja de herramientas, el lienzo y la barra de botones
Barra de botones (1)
La barra de botones proporciona información acerca del flujo, como:
  • Si el flujo es activo o no.
  • Cuánto tiempo hace que se guardó el flujo.
  • Si el flujo tiene advertencias o errores. Para ver las advertencias o errores, haga clic en el icono respectivo.
Lienzo (2)
El lienzo es el área de trabajo, donde construye un flujo agregando elementos. A medida que agrega elementos al lienzo y los conecta entre sí, verá un diagrama visual de su flujo.
Caja de herramientas (3)
La caja de herramientas contiene los elementos y recursos que utilizará para crear su flujo.
  • Desde la ficha Elementos, agregue nuevos elementos, como Pantalla y Crear registros a su flujo.
  • Desde la ficha Gestor, cree recursos, como variables, etapas y elecciones para utilizar en su flujo. También podrá ver una lista de todos los elementos y recursos que incorporó al flujo.
Accesos directos del teclado
Utilice estos útiles accesos directos del teclado para navegar rápidamente a su flujo.
En Windows...
  • Para ampliar el zoom, pulse CTRL =.
  • Para alejar el zoom, pulse CTRL -.
  • Para ajustar el zoom a la pantalla, pulse CTRL 0.
  • Para ajustar el zoom a la vista, pulse CTRL 1.
  • Para seleccionar varios elementos en el lienzo, mantenga pulsada Mayús y haga clic en cada elemento.
Para Mac...
  • Para ampliar el zoom, pulse Comando =.
  • Para alejar el zoom, pulse Comando -.
  • Para ajustar el zoom a la pantalla, pulse Comando 0.
  • Para ajustar el zoom a la vista, pulse Comando 1.
  • Para seleccionar varios elementos en el lienzo, mantenga pulsada Mayús y haga clic en cada elemento.

Crear un flujo

Dependiendo de sus formatos de página, los objetos pueden tener muchos campos, que pueden abrumar los usuarios que solo desean crear un registro rápidamente. Creamos un flujo para simplificar la creación de cuentas. Cuando se ejecuta, nuestro flujo recopila las aportaciones de usuarios acerca de la nueva cuenta, crea un registro de cuenta y permite al usuario cargar archivos al registro de cuenta.
Sugerencia

Sugerencia

Planifique su proceso de negocio antes de intentar automatizarlo. Esto facilita la tarea de configuración cuando utilice una de nuestras herramientas de automatización.

En Configuración, ingrese Flujos en el cuadro Búsqueda rápida, luego seleccione Flujos y haga clic en Nuevo flujo y, a continuación, seleccione Flujo de pantalla y haga clic en Crear.

Agregar una pantalla para recopilar aportaciones de usuario

  1. Desde la caja de herramientas, arrastre un elemento Pantalla en el lienzo.
  2. Asígnele el nombre Nueva cuenta en el campo Etiqueta.
  3. En Componentes de pantalla, haga clic en Texto y luego haga clic en Texto de nuevo.
  4. Seleccione el primer componente de pantalla Texto e ingrese Nombre de cuenta en el campo Etiqueta.
  5. Seleccione el segundo componente de pantalla Texto e ingrese Nombre de teléfono en el campo Etiqueta.
  6. Seleccione el pie de página y a la derecha y bajo Navegación de control, anule la selección de Anterior y Pausa.
  7. Haga clic en Listo.

Agregar un elemento Crear registros para crear registros

El elemento Crear registros utiliza los valores para Nueva cuenta para crear un registro de cuenta.
  1. Desde la caja de herramientas, arrastre un elemento Crear registros al lienzo. Denomínelo Crear cuenta.
  2. Para Cómo establecer los campos de registro, seleccione Utilice variables separadas, recursos y valores literales.
  3. En Crear un registro de este objeto, en Objeto, seleccione Cuenta.
  4. En Campo, seleccione Nombre.
  5. En Valor, seleccione COMPONENTES DE PANTALLA | Account_Name.
  6. Haga clic en Agregar campo.
  7. En Campo, seleccione Teléfono.
  8. En Valor, seleccione COMPONENTES DE PANTALLA | Phone_Number.
    Asegúrese de que su elemento Crear registro tiene este aspecto.Captura de pantalla de la pantalla Modificar Crear registros
  9. Haga clic en Listo.

Crear la pantalla que permite las cargas de archivos

El segundo elemento de pantalla permite a los usuarios cargar archivos para la cuenta que crearon.
  1. Arrastre otro elemento Pantalla en el lienzo.
  2. En Propiedades de pantalla, configure estos parámetros.
    1. Asigne a la pantalla el nombre Cargar archivos en el campo Etiqueta.
    2. Bajo Navegación de control, anule la selección de Anterior y Pausa.
      Si no realizar esa selección, los usuarios podrían navegar de vuelta a la primera pantalla y se podrían crear múltiples cuentas por error.
  3. A la izquierda en Componentes de pantalla, haga clic en Carga de archivos.
    1. Para Nombre de API, ingrese accountFiles.
    2. Para Etiqueta de carga de archivos, ingrese Cargar archivos relacionados.
    3. Para Id. de registro relacionado, seleccione VARIABLES | AccountId de Create_Account. El valor resultante debería ser {!Create_Account}.
    4. Para Permitir varios archivos, seleccione $GlobalConstant.True.
    La configuración de campo para el campo de componente de carga de archivos
  4. Haga clic en Listo.

Como se configuró, este componente Carga de archivos permite a los usuarios cargar más de un archivo a la vez en la cuenta creada.

Conectar los elementos para finalizar el flujo

La conexión de los elementos del flujo indica al flujo qué orden seguir en el tiempo de ejecución.
  1. Haga clic en el nodo de la parte inferior de Inicio y arrástrelo a Nueva cuenta.
  2. Haga clic en el nodo en la parte inferior de Nueva cuenta y arrástrelo a Crear cuenta.
  3. Haga clic en el nodo en la parte inferior de Crear cuenta y arrástrelo a Cargar archivos.
    Conexión de Nueva cuenta con Crear cuenta y Crear cuenta con Cargar archivos
  4. Guarde el flujo y denomínelo Cuenta rápida en Etiqueta de flujo.
  5. Haga clic en Guardar.
    Omita la advertencia que aparece sobre el tiempo de ejecución Lightning. Hablaremos sobre ello a continuación.

Hacer que los flujos tengan el mismo aspecto que Lightning

Salesforce ofrece dos experiencias en tiempo de ejecución que determinan el aspecto cuando alguien ejecuta un flujo. Para que sus flujos se fusionen con Lightning Experience, asegúrese de que el tiempo de ejecución de Lightning está activado en su organización.
  1. En Configuración, ingrese Automatización en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Configuración de automatización de procesos.
  2. Verifique que Activar tiempo de ejecución Lightning para flujos está seleccionada.
  3. Guarde los cambios.
Nota

Nota

Esta configuración solo afecta a flujos basados en URL. Incluye flujos que se ejecutaron desde botones personalizados o el botón Ejecutar en Flow Builder. Para obtener más detalles, consulte Tiempo de ejecución de flujos Lightning frente al tiempo de ejecución de flujos de Classic.

Distribuir su flujo

Ahora es el momento de distribuir el flujo a los usuarios correctos. Para ello, lo agregamos a la página Inicio.
Para aprender más formas de distribuir un flujo, consulte el módulo Distribución de flujo de pantalla.

Activar el flujo

Solo los flujos activos están disponibles en el Generador de aplicaciones Lightning, así que active el flujo primero.
  1. En Configuración, ingrese Flujos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Flujos.
  2. Haga clic en Cuenta rápida.
  3. Desde la barra de botones en Flow Builder, haga clic en Activar.

Agregar su flujo a la página Inicio

  1. Cree una página de inicio.
    1. En Configuración, ingrese Generador en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Generador de aplicaciones Lightning.
    2. Haga clic en Nuevo.
    3. Seleccione Página de inicio y haga clic en Siguiente.
    4. Asigne un nombre a la página y haga clic en Siguiente.
    5. Haga clic en DUPLICAR PÁGINA PREDETERMINADA DE SALESFORCE, seleccione Valor predeterminado de página de inicio y haga clic en Finalizar.
  2. Arrastre un componente de flujo a la parte superior de la columna derecha.
    Operación de arrastre del componente Flujo a una página Inicio
  3. Para Flujo, seleccione Cuenta rápida.
  4. Guarde sus cambios y active la página. Marque esta página como la página de inicio predeterminada y haga clic en Guardar.
  5. Para ver su flujo en acción, vaya a su página Inicio.
    1. Haga clic en Atrás para regresar a Configuración.
    2. Haga clic en Icono del Iniciador de aplicación, y bajo Ver todo, haga clic en Inicio.
Página de inicio resultante

Asegurarse de que los usuarios pueden ejecutar el flujo

Para asegurarse de que sus usuarios pueden ejecutar el flujo, agregue el permiso de usuario Ejecutar flujos a un conjunto de permisos o perfil, y asígnelo a los usuarios adecuados. Si Sustituye el comportamiento predeterminado y restringe el acceso a perfiles o conjuntos de permisos activados está seleccionado para el flujo, agregue el flujo a un conjunto de permisos o perfil y asígnelo a los usuarios adecuados.
Nota

Nota

Solo los administradores de flujos (usuarios con el permiso de usuarios Gestionar flujo) pueden ejecutar flujos inactivos.

Más información...

  • Una entrevista de flujo es una instancia en ejecución de un flujo. Cuando distribuye un flujo, los usuarios interactúan con entrevistas individuales de ese flujo.
  • Esta unidad le guía por un ejemplo sencillo de un flujo. Puede personalizar ese flujo para hacer mucho más. Por ejemplo, mejore el flujo Cuenta rápida de modo que proporcione valores para más campos de cuenta, como Número de cuenta o Propiedad. O bien utilice las mismas entradas para también crear un contacto y una oportunidad.

Recursos