Crear un proceso de aprobación
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Configurar un proceso de aprobación en el que se envíen emails a los aprobadores iniciales.
- Configurar un proceso de aprobación en el que los usuarios puedan aprobar o rechazar registros de oportunidades.
Nota
¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? En esta insignia, las validaciones de los retos prácticos de Trailhead funcionan en inglés. Entre paréntesis se incluyen las traducciones a modo de referencia. En su instancia de Trailhead Playground, asegúrese de (1) cambiar la configuración local a los Estados Unidos, (2) cambiar el idioma a inglés, y (3) copiar y pegar solo los valores en inglés. Siga las instrucciones que figuran aquí.
Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.
Accesibilidad
Esta unidad requiere algunas instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de esta unidad, haga clic en el siguiente vínculo:
Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.
Crear una plantilla de email
Primero cree su plantilla de email para poder notificar al gestor del propietario del registro en el caso de que se aplique a una oportunidad un descuento de más del 40 %.
- En Setup (Configuración), ingrese Templates (Plantillas) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de email de Classic).
- Haga clic en New Template (Nueva plantilla).
- Seleccione Text (Texto) como el tipo de plantilla y haga clic en Next (Siguiente).
- Configure la plantilla de email.
La inclusión del campo de combinaciónCampo Valor Carpeta Plantillas de email públicas de Classic no archivadas Disponible para el uso Seleccionado Nombre de plantilla de email Approve Opportunity Discount(Aprobar descuento de oportunidad)Codificación EE.UU. general y Europa Occidental Asunto Please approve this discounted opportunity(Apruebe esta oportunidad con descuento)Cuerpo de email {!User.Manager}, The {!Opportunity.Name} has been discounted.Please approve this discount.Thank you.({!User.Manager}: Se descontó {!Opportunity.Name}. Apruebe este descuento. Muchas gracias.){!Opportunity.Name}permite al aprobador proporcionar un vínculo al registro de oportunidad. Esto le permite revisar el registro antes de responder a la solicitud. - Haga clic en Save (Guardar).
Agregar campos personalizados
Ahora creamos campos personalizados de modo que podamos realizar un seguimiento del porcentaje de descuento y el estado de aprobación para cada oportunidad.
- Desde Setup (Configuración), ingrese Object Manager (Gestor de objetos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Object Manager (Gestor de objetos).
- Haga clic en Opportunity (Oportunidad).
- Seleccione Fields & Relationships (Campos y relaciones) y haga clic en New (Nuevo).
- En la columna Data Type (Tipo de datos), seleccione Percent (Porcentaje) y luego haga clic en Next (Siguiente).
- Agregue un campo Porcentaje con estos valores.
Campo Valor Etiqueta de campo Discount Percent(Porcentaje de descuento)Longitud Dejar valor predeterminado Número de decimales Dejar valor predeterminado Obligatorio Seleccionado - Haga clic en Next (Siguiente).
- Haga clic en Next (Siguiente).
- Haga clic en Save & New (Guardar y nuevo).
- En la columna Data Type (Tipo de datos), seleccione Picklist (Lista de selección) y luego haga clic en Next (Siguiente).
- Agregue un campo Lista de selección con estos valores.
Campo Valor Etiqueta de campo Discount Percent Status(Estado de porcentaje de descuento)Valores Ingresar valores, un valor por línea Valores de listas de selección Approved(Aprobado)Not Approved(No aprobado) - Haga clic en Next (Siguiente).
- Haga clic en Next (Siguiente).
- Haga clic en Save (Guardar).
¡Estupendo! Ha creado una plantilla de email para enviar notificaciones a los aprobadores y ha configurado un objeto con los campos necesarios para facilitar el proceso de aprobación.
Crear un proceso de aprobación
Ahora que su organización está lista, creamos el proceso de aprobación.
- En Setup (Configuración), ingrese Aprobación en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Approval Processes (Procesos de aprobación).
- En Gestionar procesos de aprobación para, seleccione Opportunity (Oportunidad).
- Haga clic en Create New Approval Process (Crear proceso de aprobación nuevo) | Use Jump Start Wizard (Usar asistente de inicio rápido). El asistente de inicio rápido le ayuda a crear un proceso de aprobación sencillo tomando algunas decisiones por usted.
- Configure el proceso de aprobación.
Campo Valor Nombre Approve Opportunity Discount(Aprobar descuento de oportunidad)Plantilla de email de asignación de aprobación Aprobar descuento de oportunidad Especificar criterios de entrada Oportunidad: Porcentaje de descuento superior a 0,4 Seleccionar aprobador Permitir al remitente seleccionar el aprobador manualmente - Guarde el proceso de aprobación.
- Haga clic en View Approval Process Detail Page (Ver página de detalles del proceso de aprobación).
- Bajo Final Approval Actions (Acciones de aprobación finales), haga clic en Add New (Agregar nueva) | Field Update (Actualización de campo) y configúrela con estos valores.
Campo Valor Nombre Approved(Aprobado)Campo para actualizar Estado de porcentaje de descuento Un valor específico Aprobado - Haga clic en Save (Guardar).
- Bajo Acciones de rechazo finales, haga clic en Add New (Agregar nueva) | Field Update (Actualización de campo) y configúrela con estos valores.
Campo Valor Nombre Not Approved(No aprobado)Campo para actualizar Estado de porcentaje de descuento Un valor específico No aprobado - Haga clic en Save (Guardar).
¡Excelente trabajo! Para iniciar la evaluación de oportunidades con descuento, simplemente active el proceso de aprobación.
Asegurarse de que se enviaron los registros
Realizó mucho trabajo para automatizar lo que sucede cuando se envía un registro para su aprobación. Ahora agreguemos un botón al diseño de la página que permita a los usuarios iniciar el proceso de aprobación.
- Desde Configuración, haga clic en la ficha Gestor de objetos.
- Haga clic en Opportunity (Oportunidad).
- Haga clic en Page Layouts (Formatos de página).
- Seleccione Opportunity Layout (Formato de oportunidad).
- En la barra de encabezado del editor de diseño, seleccione Buttons (Botones).
- Arrastre el botón Submit for Approval (Enviar para aprobación) a la sección Standard Buttons (Botones estándar) en el diseño de página.
- Haga clic en Guardar.
Si su organización utiliza páginas de registro de Lightning que se actualizan para utilizar acciones dinámicas, debe agregar la acción Submit for Approval (Enviar para aprobación) al panel de aspectos destacados de la página de registro de Lightning. Consulte Crear acciones dinámicas en el Generador de aplicación Lightning para obtener más información.
Ahora, cuando los usuarios hacen clic en Submit for Approval (Enviar para aprobación) en una oportunidad, esta pasa por su proceso de aprobación. Pero, ¿qué sucede (¡qué horror!) si los usuarios olvidan hacer clic en el botón? Ingrese en Flow Builder. Una de las acciones disponibles en el elemento Acción es Submit for Approval (Enviar para aprobación), lo que significa que puede crear un flujo activado por registros que envíe automáticamente un registro para su aprobación. Eso implica que sus usuarios no tienen que recordar enviar oportunidades para su aprobación, Por ejemplo, puede crear un flujo activado por registros que se active cuando se edite una oportunidad; que compruebe si el porcentaje de descuento es mayor que 0,4; y que, si es así, ejecute un elemento de acción que envíe la oportunidad para su aprobación.
Para obtener más información sobre el envío de registros para su aprobación con flujos, consulte la insignia Datos y acciones en flujos. Y, mientras está allí, debe completar el resto de la ruta Construir flujos con Flow Builder para obtener información sobre cómo crear flujos activados por registros y más.
Más información...
Ayude sus usuarios a ver solicitudes de aprobación abiertas agregando el componente Elementos para aprobar a su página Inicio. Además, permita a los usuarios responder a solicitudes de aprobación directamente desde email o Chatter. Para más detalles, consulte Preparar su organización para aprobaciones.
