Crear un proceso de aprobación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Configurar un proceso de aprobación en el que se envíen emails a los aprobadores iniciales.
  
• Configurar un proceso de aprobación en el que los usuarios puedan aprobar o rechazar registros de oportunidades.
  

Nota

¿Es su idioma de aprendizaje español (LATAM)? Comience el reto en un Trailhead Playground en español (LATAM) y utilice las traducciones entre paréntesis para navegar. Copie y pegue solo los valores en inglés, ya que las validaciones del reto dependen de los datos en ese idioma. Si no aprueba el reto en su organización en español (LATAM), recomendamos que (1) cambie la configuración local a Estados Unidos, (2) cambie el idioma a inglés (según estas instrucciones) y, luego, (3) haga clic en el botón “Check Challenge” (Comprobar el reto) nuevamente.

Consulte la insignia Trailhead en su idioma para obtener más información sobre cómo aprovechar la experiencia de Trailhead en otros idiomas.

Accesibilidad

Esta unidad requiere algunas instrucciones adicionales para los usuarios de lectores de pantalla. Para acceder a una versión detallada para lectores de pantalla de esta unidad, haga clic en el siguiente vínculo:

Abrir las instrucciones para lectores de pantalla de Trailhead.

¿Todo listo para pasar a la práctica con Flow Builder?

Inicie su Trailhead Playground ahora para seguirnos y probar los pasos de este módulo. Para abrir su Trailhead Playground, desplácese hasta el reto práctico y haga clic en Iniciar. También utiliza el playground cuando es el momento de completar los retos prácticos.

Crear una plantilla de email

Primero cree su plantilla de email para poder notificar al gestor del propietario del registro en el caso de que se aplique a una oportunidad un descuento de más del 40 %.

1. En Setup (Configuración), ingrese Templates (Plantillas) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Classic Email Templates (Plantillas de email de Classic).
   
2. Haga clic en New Template (Nueva plantilla).
   
3. Seleccione Text (Texto) como el tipo de plantilla y haga clic en Next (Siguiente).
   
4. Configure la plantilla de email.
   
   • Carpeta: Plantillas de email públicas de Classic no archivadas
     
   • Disponible para el uso: opción seleccionada
     
   • Nombre de plantilla de email: Approve Opportunity Discount (Aprobar descuento de oportunidad)
     
   • Codificación: EE.UU. general y Europa Occidental
     
   • Asunto: Please approve this discounted opportunity (Apruebe esta oportunidad con descuento)
     
   • Cuerpo del email: {!User.Manager}, the {!Opportunity.Name} has been discounted.Please approve this discount.Thank you. ({!User.Manager}: Se descontó {!Opportunity.Name}. Apruebe este descuento. Muchas gracias).
     

La inclusión del campo de combinación {!Opportunity.Name} permite al aprobador proporcionar un vínculo al registro de oportunidad. Esto le permite revisar el registro antes de responder a la solicitud.

5. Haga clic en Save (Guardar).
   

Agregar campos personalizados

Ahora creamos campos personalizados de modo que podamos realizar un seguimiento del porcentaje de descuento y el estado de aprobación para cada oportunidad.

1. Desde Setup (Configuración), ingrese Object Manager (Gestor de objetos) en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Object Manager (Gestor de objetos).
   
2. Haga clic en Opportunity (Oportunidad).
   
3. Seleccione Fields & Relationships (Campos y relaciones) y haga clic en New (Nuevo).
   
4. En la columna Data Type (Tipo de datos), seleccione Percent (Porcentaje) y luego haga clic en Next (Siguiente).
   
5. Configure el campo Percent (Porcentaje) con estos valores.
   
   • Etiqueta de campo: Discount Percent (Porcentaje de descuento)
     
   • Length (Longitud): dejar los valores predeterminados
     
   • Decimal places (Número de decimales): dejar los valores predeterminados
     
   • Required (Obligatorio): opción seleccionada
     
6. Haga clic en Siguiente.
   
7. Haga clic en Next (Siguiente).
   
8. Haga clic en Save & New (Guardar y nuevo).
   
9. En la columna Data Type (Tipo de datos), seleccione Picklist (Lista de selección) y luego haga clic en Next (Siguiente).
   
10. Configure el campo Picklist (Lista de selección) con estos valores.
    
    • Etiqueta de campo: Discount Percent Status (Estado de porcentaje de descuento)
      
    • Valores: Ingrese los valores, cada uno de ellos separados por una nueva línea.
      
    • Valores de la lista de selección:
      
      • Approved (Aprobado)
      • Not Approved (No aprobado)
        
11. Haga clic en Siguiente.
    
12. Haga clic en Next (Siguiente).
    
13. Haga clic en Save (Guardar).
    

¡Estupendo! Ha creado una plantilla de email para enviar notificaciones a los aprobadores y ha configurado un objeto con los campos necesarios para facilitar el proceso de aprobación.

Crear un proceso de aprobación

Ahora que su organización está lista, creamos el proceso de aprobación.

1. En Setup (Configuración), ingrese Aprobación en el cuadro Quick Find (Búsqueda rápida) y, a continuación, seleccione Approval Processes (Procesos de aprobación).
   
2. En Gestionar procesos de aprobación para, seleccione Opportunity (Oportunidad).
   
3. Haga clic en Create New Approval Process (Crear proceso de aprobación nuevo) | Use Jump Start Wizard (Usar asistente de inicio rápido). El asistente de inicio rápido le ayuda a crear un proceso de aprobación sencillo tomando algunas decisiones por usted.
   
4. Configure el proceso de aprobación.
   
   • Nombre: Approve Opportunity Discount (Aprobar descuento de oportunidad)
     
   • Plantilla de email de asignación de aprobación: Aprobar descuento de oportunidad
     
   • Especificar criterios de entrada:
     
     • Campo: Oportunidad: Porcentaje de descuento
       
     • Operador: greater than (mayor que)
       
     • Valor: 0.4
       Cuando los campos Percent (Porcentaje) almacenan sus valores, dividen el valor ingresado por 100. Por ejemplo, si un usuario ingresa el valor 40 en un campo Percent (Porcentaje), se almacena como 0.4. Entonces, estos criterios de entrada buscan un porcentaje de descuento mayor que el 40%.
       
   • Seleccionar aprobador: Permitir al remitente seleccionar el aprobador manualmente
     
5. Guarde el proceso de aprobación.
   
6. Haga clic en View Approval Process Detail Page (Ver página de detalles del proceso de aprobación).
   
7. Bajo Final Approval Actions (Acciones de aprobación finales), haga clic en Add New (Agregar nueva) | Field Update (Actualización de campo) y configúrela con estos valores.
   
   • Nombre: Approved (Aprobado)
     
   • Campo para actualizar: Estado de porcentaje de descuento
     
   • Un valor específico: Aprobado
     
8. Haga clic en Save (Guardar).
   
9. Bajo Acciones de rechazo finales, haga clic en Add New (Agregar nueva) | Field Update (Actualización de campo) y configúrela con estos valores.
   
   • Nombre: Not Approved (No aprobado)
     
   • Campo para actualizar: Estado de porcentaje de descuento
     
   • Un valor específico: No aprobado
     
10. Haga clic en Save (Guardar).
    

¡Excelente trabajo! Para iniciar la evaluación de oportunidades con descuento, simplemente active el proceso de aprobación.

Asegurarse de que se enviaron los registros

Realizó mucho trabajo para automatizar lo que sucede cuando se envía un registro para su aprobación. Ahora agreguemos un botón al diseño de la página que permita a los usuarios iniciar el proceso de aprobación.

1. Desde Configuración, haga clic en la ficha Gestor de objetos.
   
2. Haga clic en Opportunity (Oportunidad).
   
3. Haga clic en Page Layouts (Formatos de página).
   
4. Seleccione Opportunity Layout (Formato de oportunidad).
   
5. En la barra de encabezado del editor de diseño, seleccione Buttons (Botones).
   
6. Arrastre el botón Submit for Approval (Enviar para aprobación) a la sección Standard Buttons (Botones estándar) en el diseño de página.
   
7. Haga clic en Guardar.
   

Si su organización utiliza páginas de registro de Lightning que se actualizan para utilizar acciones dinámicas, debe agregar la acción Submit for Approval (Enviar para aprobación) al panel de aspectos destacados de la página de registro de Lightning. Consulte Crear acciones dinámicas en el Generador de aplicación Lightning para obtener más información.

Ahora, cuando los usuarios hacen clic en Submit for Approval (Enviar para aprobación) en una oportunidad, esta pasa por su proceso de aprobación. Pero, ¿qué sucede (¡qué horror!) si los usuarios olvidan hacer clic en el botón? Ingrese en Flow Builder. Una de las acciones disponibles en el elemento Acción es Submit for Approval (Enviar para aprobación), lo que significa que puede crear un flujo activado por registros que envíe automáticamente un registro para su aprobación. Eso implica que sus usuarios no tienen que recordar enviar oportunidades para su aprobación, Por ejemplo, puede crear un flujo activado por registros que se active cuando se edite una oportunidad; que compruebe si el porcentaje de descuento es mayor que el 40%; y que, si es así, ejecute un elemento Action (Acción) que envíe la oportunidad para su aprobación.

Para obtener más información sobre el envío de registros para su aprobación con flujos, consulte la insignia Datos y acciones en flujos. Y, mientras está allí, debe completar el resto de la ruta Construir flujos con Flow Builder para obtener información sobre cómo crear flujos activados por registros y más.

Más información...

Ayude sus usuarios a ver solicitudes de aprobación abiertas agregando el componente Elementos para aprobar a su página Inicio. Además, permita a los usuarios responder a solicitudes de aprobación directamente desde email o Chatter. Para más detalles, consulte Preparar su organización para aprobaciones.

Recursos

• Documentación: Crear un proceso de aprobación con el asistente estándar
• Documentación: Acción principal de Flow: Enviar para aprobación
• Trailhead: Construir un proceso de aprobación de descuento