Crear un proceso de aprobación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

  • Configurar un proceso de aprobación en el que se envíen emails a los aprobadores iniciales.
  • Configurar un proceso de aprobación en el que los usuarios puedan aprobar o rechazar registros de oportunidades.

Crear una plantilla de email

Primero cree su plantilla de email para poder notificar al gestor del propietario del registro en el caso de que se aplique a una oportunidad un descuento de más del 40 %.

  1. En Configuración, ingrese Plantillas en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Plantillas de email de Classic.
  2. Haga clic en Nueva plantilla.
  3. Seleccione Texto como el tipo de plantilla y haga clic en Siguiente.
  4. Configure la plantilla de email.
    Campo Valor
    Carpeta Plantillas de email públicas de Classic no archivadas
    Disponible para el uso Seleccionado
    Nombre de plantilla de email Aprobar descuento de oportunidad
    Codificación EE.UU. general y Europa Occidental
    Asunto Apruebe esta oportunidad con descuento
    Cuerpo de email {!User.Manager}, se aplicó un descuento a {!Opportunity.Name}. Apruebe este descuento. Gracias.
  5. La inclusión del campo de combinación {!Opportunity.Name} proporcionar al aprobador un vínculo al registro de oportunidad. Esto le permite revisar el registro antes de responder a la solicitud.
  6. Haga clic en Guardar.

Agregar campos personalizados

Ahora creamos campos personalizados de modo que podamos realizar un seguimiento del porcentaje de descuento y el estado de aprobación para cada oportunidad.

  1. Desde Configuración, ingrese Gestor de objetos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Gestor de objetos.
  2. Haga clic en Oportunidad.
  3. Seleccione Campos y relaciones y haga clic en Nuevo.
  4. En la columna Tipo de datos, seleccione Porcentaje y luego haga clic en Siguiente.
  5. Agregue un campo Porcentaje con estos valores.
    Campo Valor
    Etiqueta de campo Porcentaje de descuento
    Longitud Dejar valor predeterminado
    Número de decimales Dejar valor predeterminado
    Obligatorio Seleccionado
  6. Haga clic en Siguiente.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. Haga clic en Guardar y nuevo.
  9. En la columna Tipo de datos, seleccione Lista de selección y luego haga clic en Siguiente.
  10. Agregue un campo Lista de selección con estos valores.
    Campo Valor
    Etiqueta de campo Estado de porcentaje de descuento
    Valores Ingresar valores, un valor por línea
    Valores de listas de selección Aprobada
    No aprobada
  11. Haga clic en Siguiente.
  12. Haga clic en Siguiente.
  13. Haga clic en Guardar.

¡Estupendo! Ha creado una plantilla de email para enviar notificaciones a los aprobadores y ha configurado un objeto con los campos necesarios para facilitar el proceso de aprobación.

Crear un proceso de aprobación

Ahora que su organización está lista, creamos el proceso de aprobación.

  1. En Configuración, ingrese Aprobación en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Procesos de aprobación.
  2. En Gestionar procesos de aprobación para, seleccione Oportunidad.
  3. Haga clic en Crear proceso de aprobación nuevo | Usar asistente de inicio rápido. El asistente de inicio rápido le ayuda a crear un proceso de aprobación sencillo tomando algunas decisiones por usted.
  4. Configure el proceso de aprobación.
    Campo Valor
    Nombre Aprobar descuento de oportunidad
    Plantilla de email de asignación de aprobación Aprobar descuento de oportunidad
    Especificar criterios de entrada Oportunidad: Porcentaje de descuento superior a 0,4
    Seleccionar aprobador Permitir al remitente seleccionar el aprobador manualmente
  5. Guarde el proceso de aprobación.
  6. Haga clic en Ver página de detalles del proceso de aprobación.
  7. Bajo Acciones de aprobación finales, haga clic en Agregar nueva | Actualización de campo y configúrela con estos valores.
    Campo Valor
    Nombre Aprobado
    Campo para actualizar Estado de porcentaje de descuento
    Un valor específico Aprobado
  8. Haga clic en Guardar.
  9. Bajo Acciones de rechazo finales, haga clic en Agregar nueva | Actualización de campo y configúrela con estos valores.
    Campo Valor
    Nombre No aprobado
    Campo para actualizar Estado de porcentaje de descuento
    Un valor específico No aprobado
  10. Haga clic en Guardar.

¡Excelente trabajo! Para iniciar la evaluación de oportunidades con descuento, simplemente active el proceso de aprobación.

Asegurarse de que se enviaron los registros

Realizó mucho trabajo para automatizar lo que sucede cuando se envía un registro para su aprobación. Ahora, cuando los usuarios hacen clic en Enviar para aprobación en una oportunidad, ésta pasa por su proceso de aprobación. Pero, ¿qué sucede (¡qué horror!) si los usuarios olvidan hacer clic en el botón?

Ingrese en Flow Builder. Una de las acciones disponibles en el elemento Acción es Enviar para aprobación, lo que significa que puede crear un flujo que envíe automáticamente un registro para su aprobación. Eso implica que sus usuarios no tienen que recordar enviar oportunidades para su aprobación, Por ejemplo, en un flujo que se ejecuta cuando se crean o se modifican oportunidades:

  1. Agregue el elemento Decisión que comprueba si Porcentaje de descuento es superior a 0,4.
  2. Agregue un elemento Acción, establecido en Enviar para aprobación, que envíe la oportunidad para su aprobación.

Más información...

Ayude sus usuarios a ver solicitudes de aprobación abiertas agregando el componente Elementos para aprobar a su página Inicio. Además, permita a los usuarios responder a solicitudes de aprobación directamente desde email o Chatter. Para más detalles, consulte Preparar su organización para aprobaciones.

Recursos

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