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Personalizar el proceso de aprobación de registros

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Definir un proceso de aprobación y especificar sus componentes clave.
  • Describir un proceso de negocio que puede automatizarse empleando un proceso de aprobación.
  • Configurar un proceso de aprobación para gestionarlo automáticamente cuando una cuenta cambia de un cliente potencial a un cliente nuevo.

Primeros pasos con aprobaciones

Un proceso de aprobación automatiza el modo en que se aprueban registros de Salesforce en su organización. En un proceso de aprobación, se debe especificar lo siguiente:

  • Los pasos necesarios para que se apruebe un registro y quién lo aprueba en cada paso.

    Por ejemplo, si un empleado crea una solicitud de tiempo libre, haga que Salesforce envíe automáticamente una solicitud de aprobación al director del empleado.

  • Las acciones que se deben realizar basadas en lo que sucede durante el proceso de aprobación.

    Por ejemplo, si se aprueba una solicitud de descanso, actualice campos en el registro del empleado. Pero si se rechaza la solicitud, envíe una notificación al empleado.

Vamos a examinar un proceso de aprobación de ejemplo para ver cómo se procesa un registro en los distintos pasos del proceso. En este ejemplo, un usuario envía una solicitud para ocupar un nuevo puesto en una compañía.

Gráfico en el que se muestra un proceso de aprobación de ejemplo.

Cuando un usuario solicita por primera vez la aprobación para un nuevo puesto, se realizan acciones de envío iniciales. La acción de envío inicial predeterminada bloquea el registro. Esta acción garantiza que otros usuarios (a excepción de los aprobadores y administradores) no puedan cambiar el registro mientras esté pendiente de aprobación. Otras acciones de envío posibles incluyen el envío de una alerta de email, la actualización de un campo de un registro, la creación de una tarea o el envío de un mensaje saliente.

Los pasos de aprobación permiten asignar solicitudes de aprobación a varios usuarios y definir la cadena de aprobación para un proceso de aprobación determinado. En este ejemplo, el primer paso asigna la solicitud de aprobación al responsable directo del remitente.

Si el responsable directo rechaza la solicitud, se ejecutan las acciones de rechazo finales, estableciendo el estado de aprobación del puesto como Rechazada.

Si el responsable directo aprueba la solicitud, se aplica el siguiente paso al registro (aprobación del director general). Si el director general rechaza el puesto, se realizan las mismas acciones de rechazo finales.

Si el director general aprueba el puesto, se ejecutan las acciones de aprobación finales. Establecen el estado de aprobación como Aprobado, desbloquean el registro para futuras actualizaciones y notifican al empleado que solicitó el nuevo puesto.

Las acciones de aprobación finales solo se realizan cuando se aprueba un registro y no hay ningún otro paso de aprobación más.

Crear un proceso de aprobación

Ahora que vio el esquema básico de un proceso de aprobación, póngase manos a la obra. Tiene que asegurarse de que un gerente aprueba oportunidades que tienen un descuento superior al 40%. La oportunidad debe reflejar su estado de aprobación: Aprobada o No aprobada.
Sugerencia

Sugerencia

Planifique su proceso de negocio antes de intentar automatizarlo. Esto facilita la tarea de configuración cuando utilice una de nuestras herramientas de automatización.

Planificación previa

Antes de lanzarnos, tracemos un plan.

Para poder... Debemos...
Realizar un seguimiento del porcentaje de descuento de cada oportunidad Campo personalizado (Oportunidad)
Realizar un seguimiento del estado de aprobación de cada oportunidad Campo personalizado (Oportunidad)
Solicitar la aprobación de los gestores cuando el descuento de una oportunidad es superior a 40% Proceso de aprobación (Oportunidad)
Notificar a los gestores cuando el descuento de una oportunidad necesita aprobación Plantilla de email
Cuando los gestores respondan, actualizar el estado de aprobación de la oportunidad Acciones de aprobación (Actualización de campo)
Sugerencia

Sugerencia

Hemos simplificado este caso para los fines de este reto. En la vida real, uno puede utilizar el campo de descuento para el producto de una oportunidad y, a continuación, utilizar un campo de resumen para agregar este valor al registro de oportunidad.

Crear una plantilla de email

Primero cree su plantilla de email para poder notificar al gestor del propietario del registro en el caso de que se aplique a una oportunidad un descuento de más del 40 %.

  1. En Configuración, ingrese Plantillas en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Plantillas de email de Classic.
  2. Haga clic en Nueva plantilla.
  3. Seleccione Texto como el tipo de plantilla y haga clic en Siguiente.
  4. Configure la plantilla de email.
    Campo Valor
    Carpeta Plantillas de email públicas de Classic no archivadas
    Disponible para el uso Seleccionado
    Nombre de plantilla de email Aprobar descuento de oportunidad
    Codificación EE.UU. general y Europa Occidental
    Asunto Apruebe esta oportunidad con descuento
    Cuerpo de email Se ha aplicado un descuento a {!User.Manager}, el {!Opportunity.Name}. Apruebe este descuento. Gracias.

    La inclusión del campo de combinación {!Opportunity.Name} permite al aprobador proporcionar un vínculo al registro de oportunidad. Esto permite la revisión del registro antes de responder a la solicitud.

  5. Haga clic en Save (Guardar).

Agregar campos personalizados

Ahora creamos campos personalizados de modo que podamos realizar un seguimiento del porcentaje de descuento y el estado de aprobación para cada oportunidad.

  1. Desde Configuración, ingrese Gestor de objetos en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Gestor de objetos.
  2. Haga clic en Oportunidad.
  3. Seleccione Campos y relaciones y haga clic en Nuevo.
  4. En la columna Tipo de datos, seleccione Porcentaje y luego haga clic en Siguiente.
  5. Agregue un campo Porcentaje con estos valores.
    Campo Valor
    Etiqueta de campo Porcentaje de descuento
    Longitud Dejar valor predeterminado
    Número de decimales Dejar valor predeterminado
    Obligatorias Seleccionado
  6. Haga clic en Siguiente.
  7. Haga clic en Siguiente.
  8. Haga clic en Guardar y nuevo.
  9. En la columna Tipo de datos, seleccione Lista de selección y luego haga clic en Siguiente.
  10. Agregue un campo Lista de selección con estos valores.
    Campo Valor
    Etiqueta de campo Estado de porcentaje de descuento
    Valores. Ingrese valores, cada uno separados por una nueva línea.
    Valores de listas de selección Aprobado

    No aprobado

  11. Haga clic en Siguiente.
  12. Haga clic en Siguiente.
  13. Haga clic en Guardar.

¡Genial! Ha creado una plantilla de email para enviar notificaciones a los aprobadores y ha configurado un objeto con los campos necesarios para facilitar el proceso de aprobación.

Crear un proceso de aprobación

Ahora que su organización está lista, creamos el proceso de aprobación.
  1. En Configuración, ingrese Aprobación en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Procesos de aprobación.
  2. En Gestionar procesos de aprobación para, seleccione Oportunidad.
  3. Haga clic en Crear proceso de aprobación nuevo | Usar asistente de inicio rápido.
    El asistente de inicio rápido le ayuda a crear un proceso de aprobación sencillo tomando algunas decisiones por usted.
  4. Configure el proceso de aprobación.
    Campo Valor
    Nombre Aprobar descuento de oportunidad
    Plantilla de email de asignación de aprobación Aprobar descuento de oportunidad
    Especificar criterios de entrada Oportunidad: Porcentaje de descuento mayor que 0,4
    Seleccionar aprobador Permitir al remitente seleccionar el aprobador manualmente
  5. Guarde el proceso de aprobación.
  6. Haga clic en Ver página de detalles del proceso de aprobación.
  7. Bajo Acciones de aprobación finales, haga clic en Agregar nueva | Actualización de campo y configúrela con estos valores.
    Campo Valor
    Nombre Aprobado
    Campo para actualizar Estado de porcentaje de descuento
    Un valor específico Aprobado
  8. Haga clic en Guardar.
  9. Bajo Acciones de rechazo finales, haga clic en Agregar nueva | Actualización de campo y configúrela con estos valores.
    Campo Valor
    Nombre No aprobado
    Campo para actualizar Estado de porcentaje de descuento
    Un valor específico No aprobado
  10. Haga clic en Guardar.

¡Excelente trabajo! Para iniciar la evaluación de oportunidades con descuento, simplemente active el proceso de aprobación.

Asegurarse de que se enviaron los registros

Realizó mucho trabajo para automatizar lo que sucede cuando se envía un registro para su aprobación. Ahora, cuando los usuarios hacen clic en Enviar para aprobación en una oportunidad, ésta pasa por su proceso de aprobación. Pero, ¿qué sucede (¡qué horror!) si los usuarios olvidan hacer clic en el botón?

Ingrese Process Builder. Una de las acciones disponibles es Enviar para aprobación, que significa que puede crear un proceso que envía registros automáticamente para su aprobación. Eso implica que sus usuarios no tienen que recordar enviar oportunidades para su aprobación. Por ejemplo, en un proceso que se ejecuta cuando se crean o se modifican oportunidades:

  1. Agregue un nodo de criterios que comprueba si Porcentaje de descuento es superior a 0,4.
  2. Agregue una acción Enviar para aprobación que envía la oportunidad para su aprobación.
    Una acción Enviar para aprobación
Sugerencia

Sugerencia

La acción Enviar para aprobación está también disponible en Flow Builder como una acción principal.

Más información...

Ayude sus usuarios a ver solicitudes de aprobación abiertas agregando el componente Elementos para aprobar a su página Inicio. Además, permita a los usuarios responder a solicitudes de aprobación directamente desde email o Chatter. Para más detalles, consulte Preparar su organización para aprobaciones.