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Perfeccione sus habilidades de comunicaciĆ³n

Objetivos de aprendizaje

DespuƩs de completar esta unidad, podrƔ:

  • Explicar por quĆ© una buena comunicaciĆ³n es fundamental para el analista de negocios.
  • Enumerar los cuatro tipos de comunicaciĆ³n que lo ayudan a obtener mejores resultados en los proyectos.

La comunicaciĆ³n como herramienta fundamental

"La comunicaciĆ³n es una habilidad que se puede aprender. Es como andar en bicicleta o escribir a mĆ”quina. Si estĆ” dispuesto a trabajar en ello, puede mejorar rĆ”pidamente la calidad de cada parte de su vida", Brian Tracy, orador motivacional y autor.

En realidad, los analistas de negocios tienen un valor inestimable para un proyecto de negocio porque ayudan a mejorar la productividad general y a impulsar el resultado final simplemente mediante una comunicaciĆ³n eficaz. 

Para un BA, una buena comunicaciĆ³n es esencial. Aplica sus habilidades de comunicaciĆ³n en cada momento: el inicio del proyecto, la obtenciĆ³n de los requisitos, las relaciones con las partes interesadas y la entrega de la soluciĆ³n final. 

Y lo que es mĆ”s importante, debe realizar lo siguiente: 

  • Comunicar las necesidades de las partes interesadas al equipo del proyecto.
  • Asegurarse de que, al concluir el proyecto, se han satisfecho esas necesidades.
  • Eliminar las dificultades de la comunicaciĆ³n, como el tiempo, la atenciĆ³n, las expectativas o el idioma, que pueden ocurrir entre las partes interesadas y los desarrolladores.

Sugerencias para involucrar a las partes interesadas en el logro de los objetivos del proyecto

Existen varios mĆ©todos para involucrar a las partes interesadas, y en esta unidad se analizan algunos enfoques y sugerencias esenciales. Para conocer otros mĆ©todos, consulte la secciĆ³n Recursos al final de la unidad.

Comunicar mediante una conversaciĆ³n

Haga preguntas y escuche las respuestas. Cree un tono coloquial. No quiere que las partes interesadas se sientan presionadas.

Compartir el modo en que puede ayudar

Al mostrar cĆ³mo puede ayudar, las partes interesadas pueden ver su valor como analista de negocios. Cuanto mĆ”s valor vean, mĆ”s fĆ”cil serĆ” llevar a cabo el resto del trabajo.

Conseguir el compromiso para los prĆ³ximos pasos

Quiere que las partes interesadas se involucren, pero no quiere que sientan que deben responder infinitas preguntas cada vez que se reĆŗnan con usted. Agradezca su tiempo de forma respetuosa. Al explicar los siguientes pasos y la necesidad de comprometerse, demuestra tambiĆ©n su compromiso y crea una base sĆ³lida para su relaciĆ³n.

Desarrollar relaciones

Las personas trabajan juntas con mĆ”s facilidad y eficacia si hay confianza. La confianza crece a partir del desarrollo de las relaciones. Dedique tiempo a desarrollar relaciones y verĆ” un gran retorno de la inversiĆ³n.

Recuerde que todos somos humanos

Tenga en cuenta que los seres humanos pueden ser irracionales, discutidores, incoherentes o imprevisibles. Hay sentimientos humanos de por medio y las agendas no siempre coinciden. Si siente tensiones, intente buscar la causa raĆ­z del comportamiento de una parte interesada. Luego, evalĆŗe si puede cambiar la dinĆ”mica para poder mantener una relaciĆ³n productiva. Trate de ser comprensivo siempre.

La comunicaciĆ³n se lleva a cabo de diversas maneras

La comunicaciĆ³n es una forma de arte que abarca escuchar, leer, comprender, procesar y transferir informaciĆ³n. A veces puede ser difĆ­cil, pero es muy importante en un proyecto. 

A continuaciĆ³n, proporcionamos algunas sugerencias que lo ayudarĆ”n a desarrollar los mĆ©todos de comunicaciĆ³n que tiene a su disposiciĆ³n, para poder conseguir mejores resultados en sus proyectos. 

ComunicaciĆ³n verbal

Usted utiliza la comunicaciĆ³n verbal para transmitir ideas, hechos y opiniones. Esto se hace en conversaciones individuales, reuniones, presentaciones y conferencias. Es importante porque lo ayuda a obtener y aclarar la informaciĆ³n de manera oportuna. 

A continuaciĆ³n, proporcionamos algunas sugerencias que lo ayudarĆ”n a mejorar este tipo de comunicaciĆ³n.

Sugerencia

AclaraciĆ³n

Hable de manera clara y en voz alta.

Pronuncie las palabras y hable lo suficientemente fuerte para que todos puedan escucharlo. 

Escoja sus palabras con cuidado.

Sus palabras reflejan su personalidad. Utilice palabras que muestren su profesionalidad e inteligencia. TambiĆ©n utilice palabras que sean apropiadas para cualquier persona. 

Utilice un tono adecuado.

Su tono, o el sonido de su voz, dice mucho de lo que comunica y de cĆ³mo se siente. AsegĆŗrese de que el tono de su voz coincida con las palabras y las opiniones que desea expresar.

Tenga en cuenta a su audiencia.

Considere a su audiencia cuando hable. Para una audiencia formal, deberƭa utilizar un diƔlogo mƔs formal. Puede hablar con un tono mƔs informal si conoce bien a los participantes.

Responda de manera adecuada.

Piense antes de hablar. Formule sus ideas antes de responder. Esto ayuda a prevenir la posibilidad de responder de manera ofensiva.

ComunicaciĆ³n no verbal

La comunicaciĆ³n no verbal es la que se lleva a cabo sin utilizar palabras o sonidos. Implica el uso del lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales para transmitir informaciĆ³n a los demĆ”s. La comunicaciĆ³n verbal, revisada anteriormente, es importante, pero solo comprende una pequeƱa parte de la comunicaciĆ³n. La mayor parte de la comunicaciĆ³n es no verbal. Entender y prestar mucha atenciĆ³n a las seƱales no verbales puede ayudarlo a saber lo que alguien quiere decir realmente, y asegurarse de que usted tambiĆ©n comunica el mensaje que desea.  

A continuaciĆ³n, proporcionamos algunas Ć”reas en las que puede centrarse para mejorar su comunicaciĆ³n no verbal.

Ɓrea

Fundamento

Contacto visual

Mantenga el contacto visual, pero evite mirar fijamente. Hacer contacto visual es importante porque demuestra que estĆ” interesado y centrado en esa persona. 

Espacio personal

Preste atenciĆ³n a su proximidad con los demĆ”s. Busque seƱales de que la distancia entre usted y los demĆ”s es adecuada. Realice ajustes en consecuencia. Tenga en cuenta que las diferentes culturas ven la proximidad de manera diferente.

Postura y movimiento

Considere su postura. Encorvarse se puede interpretar como desinterƩs. AdemƔs, los movimientos de su cuerpo son importantes. Demasiado movimiento, como balancear la pierna, puede incomodar a los demƔs.

Apertura corporal

Evite cruzar los brazos sobre el cuerpo. Lo pueden interpretar como algo defensivo. Mantenga su cuerpo en una posiciĆ³n abierta; esto sugiere que estĆ” abierto a escuchar.

ComunicaciĆ³n escrita

La escritura es una forma importante de comunicaciĆ³n para los analistas de negocios. Los BA proporcionan un registro escrito de informaciĆ³n como referencia para mantener a las personas y a los grupos en sintonĆ­a. Los analistas de negocios comparten la informaciĆ³n de manera amplia, a travĆ©s de documentos escritos, emails, chats, blogs, memorandos y requisitos. 

En el lugar de trabajo, cuando hay mĆ”s de una persona implicada, escriba siempre de forma profesional, utilice frases completas y una gramĆ”tica y puntuaciĆ³n adecuadas.

A continuaciĆ³n, proporcionamos algunas sugerencias que pueden ayudarlo a mejorar su escritura.

Paso

ExplicaciĆ³n

Sea claro y breve.

La clave estĆ” en hacerse entender. Sea lo mĆ”s directo posible, y objetivo. 

No confĆ­e en el tono.

Al escribir, mantenga un tono profesional. Intentar comunicar con sarcasmo, bromas o incluso con emociĆ³n puede influir de forma negativa segĆŗn la audiencia. En su lugar, sea claro, breve y directo. Si quiere agregar algo de personalidad, hĆ”galo en sus comunicaciones verbales de seguimiento.

Dedique tiempo a revisar sus comunicaciones escritas.

Todos tenemos prisa a veces, e inevitablemente cometemos errores en nuestra escritura. Algunos errores pueden resultar costosos. Para evitarlos, vuelva a leer sus escritos antes de enviarlos. Intente tomarse un descanso antes de revisar lo que ha escrito; es posible que encuentre una forma mejor de transmitir algo. En el caso de comunicaciones importantes o envƭos a una gran cantidad de personas, pƭdale a un colega de confianza que la revise tambiƩn.

Guarde un archivo de los escritos que le parezcan eficaces como referencia.

Desarrolle un estilo de escritura coherente. Busque un email, un documento o un folleto que represente el estilo que desea y utilĆ­celo como modelo al escribir. En algĆŗn momento, ya no necesitarĆ” la referencia; habrĆ” adoptado el estilo.

ComunicaciĆ³n visual

La comunicaciĆ³n visual es el acto de utilizar medios visuales como diagramas, grĆ”ficos, imĆ”genes y bocetos para transmitir informaciĆ³n. La mayorĆ­a de las personas aprenden visualmente, por lo que este mĆ©todo suele ser Ćŗtil. Puede utilizar elementos visuales en una presentaciĆ³n para atraer a la audiencia o en un documento para mostrar los datos de forma eficaz.

A continuaciĆ³n, proporcionamos algunas sugerencias para ayudarlo a comunicarse mejor visualmente.

Paso

ExplicaciĆ³n

Tenga en cuenta a su audiencia.

Incluya elementos visuales que sean relevantes para su audiencia y su nivel de comprensiĆ³n. Quiere que lo visual sirva de aclaraciĆ³n, no que complique la comprensiĆ³n. 

Piense en el significado que quiere transmitir.

La idea de utilizar un elemento visual es transmitir el significado de una manera clara. AsegĆŗrese de que los elementos visuales que utiliza se relacionan con el tema que aborda y facilitan el consumo de la informaciĆ³n.

Como ha visto, los analistas de negocios tienen un sinfĆ­n de responsabilidades, y una de las mĆ”s importantes es la comunicaciĆ³n eficaz. Una comunicaciĆ³n eficaz en todas sus formas puede ser la diferencia entre el Ć©xito y el fracaso de un proyecto. En resumen, los analistas de negocios deben ser buenos comunicadores.

Recursos

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