Perfeccione sus habilidades de comunicación
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar por qué una buena comunicación es fundamental para el analista de negocios.
- Enumerar los cuatro tipos de comunicación que lo ayudan a obtener mejores resultados en los proyectos.
La comunicación como herramienta fundamental
"La comunicación es una habilidad que se puede aprender. Es como andar en bicicleta o escribir a máquina. Si está dispuesto a trabajar en ello, puede mejorar rápidamente la calidad de cada parte de su vida", Brian Tracy, orador motivacional y autor.
En realidad, los analistas de negocios tienen un valor inestimable para un proyecto de negocio porque ayudan a mejorar la productividad general y a impulsar el resultado final simplemente mediante una comunicación eficaz.
Para un BA, una buena comunicación es esencial. Aplica sus habilidades de comunicación en cada momento: el inicio del proyecto, la obtención de los requisitos, las relaciones con las partes interesadas y la entrega de la solución final.
Y lo que es más importante, debe realizar lo siguiente:
- Comunicar las necesidades de las partes interesadas al equipo del proyecto.
- Asegurarse de que, al concluir el proyecto, se han satisfecho esas necesidades.
- Eliminar las dificultades de la comunicación, como el tiempo, la atención, las expectativas o el idioma, que pueden ocurrir entre las partes interesadas y los desarrolladores.
Sugerencias para involucrar a las partes interesadas en el logro de los objetivos del proyecto
Existen varios métodos para involucrar a las partes interesadas, y en esta unidad se analizan algunos enfoques y sugerencias esenciales. Para conocer otros métodos, consulte la sección Recursos al final de la unidad.
Comunicar mediante una conversación
Haga preguntas y escuche las respuestas. Cree un tono coloquial. No quiere que las partes interesadas se sientan presionadas.
Compartir el modo en que puede ayudar
Al mostrar cómo puede ayudar, las partes interesadas pueden ver su valor como analista de negocios. Cuanto más valor vean, más fácil será llevar a cabo el resto del trabajo.
Conseguir el compromiso para los próximos pasos
Quiere que las partes interesadas se involucren, pero no quiere que sientan que deben responder infinitas preguntas cada vez que se reúnan con usted. Agradezca su tiempo de forma respetuosa. Al explicar los siguientes pasos y la necesidad de comprometerse, demuestra también su compromiso y crea una base sólida para su relación.
Desarrollar relaciones
Las personas trabajan juntas con más facilidad y eficacia si hay confianza. La confianza crece a partir del desarrollo de las relaciones. Dedique tiempo a desarrollar relaciones y verá un gran retorno de la inversión.
Recuerde que todos somos humanos
Tenga en cuenta que los seres humanos pueden ser irracionales, discutidores, incoherentes o imprevisibles. Hay sentimientos humanos de por medio y las agendas no siempre coinciden. Si siente tensiones, intente buscar la causa raíz del comportamiento de una parte interesada. Luego, evalúe si puede cambiar la dinámica para poder mantener una relación productiva. Trate de ser comprensivo siempre.
La comunicación se lleva a cabo de diversas maneras
La comunicación es una forma de arte que abarca escuchar, leer, comprender, procesar y transferir información. A veces puede ser difícil, pero es muy importante en un proyecto.
A continuación, proporcionamos algunas sugerencias que lo ayudarán a desarrollar los métodos de comunicación que tiene a su disposición, para poder conseguir mejores resultados en sus proyectos.
Comunicación verbal
Usted utiliza la comunicación verbal para transmitir ideas, hechos y opiniones. Esto se hace en conversaciones individuales, reuniones, presentaciones y conferencias. Es importante porque lo ayuda a obtener y aclarar la información de manera oportuna.
A continuación, proporcionamos algunas sugerencias que lo ayudarán a mejorar este tipo de comunicación.
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Sugerencia |
Aclaración |
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Hable de manera clara y en voz alta. |
Pronuncie las palabras y hable lo suficientemente fuerte para que todos puedan escucharlo. |
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Escoja sus palabras con cuidado. |
Sus palabras reflejan su personalidad. Utilice palabras que muestren su profesionalidad e inteligencia. También utilice palabras que sean apropiadas para cualquier persona. |
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Utilice un tono adecuado. |
Su tono, o el sonido de su voz, dice mucho de lo que comunica y de cómo se siente. Asegúrese de que el tono de su voz coincida con las palabras y las opiniones que desea expresar. |
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Tenga en cuenta a su audiencia. |
Considere a su audiencia cuando hable. Para una audiencia formal, debería utilizar un diálogo más formal. Puede hablar con un tono más informal si conoce bien a los participantes. |
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Responda de manera adecuada. |
Piense antes de hablar. Formule sus ideas antes de responder. Esto ayuda a prevenir la posibilidad de responder de manera ofensiva. |
Comunicación no verbal
La comunicación no verbal es la que se lleva a cabo sin utilizar palabras o sonidos. Implica el uso del lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales para transmitir información a los demás. La comunicación verbal, revisada anteriormente, es importante, pero solo comprende una pequeña parte de la comunicación. La mayor parte de la comunicación es no verbal. Entender y prestar mucha atención a las señales no verbales puede ayudarlo a saber lo que alguien quiere decir realmente, y asegurarse de que usted también comunica el mensaje que desea.
A continuación, proporcionamos algunas áreas en las que puede centrarse para mejorar su comunicación no verbal.
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Área |
Fundamento |
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Contacto visual |
Mantenga el contacto visual, pero evite mirar fijamente. Hacer contacto visual es importante porque demuestra que está interesado y centrado en esa persona. |
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Espacio personal |
Preste atención a su proximidad con los demás. Busque señales de que la distancia entre usted y los demás es adecuada. Realice ajustes en consecuencia. Tenga en cuenta que las diferentes culturas ven la proximidad de manera diferente. |
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Postura y movimiento |
Considere su postura. Encorvarse se puede interpretar como desinterés. Además, los movimientos de su cuerpo son importantes. Demasiado movimiento, como balancear la pierna, puede incomodar a los demás. |
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Apertura corporal |
Evite cruzar los brazos sobre el cuerpo. Lo pueden interpretar como algo defensivo. Mantenga su cuerpo en una posición abierta; esto sugiere que está abierto a escuchar. |
Comunicación escrita
La escritura es una forma importante de comunicación para los analistas de negocios. Los BA proporcionan un registro escrito de información como referencia para mantener a las personas y a los grupos en sintonía. Los analistas de negocios comparten la información de manera amplia, a través de documentos escritos, emails, chats, blogs, memorandos y requisitos.
En el lugar de trabajo, cuando hay más de una persona implicada, escriba siempre de forma profesional, utilice frases completas y una gramática y puntuación adecuadas.
A continuación, proporcionamos algunas sugerencias que pueden ayudarlo a mejorar su escritura.
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Paso |
Explicación |
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Sea claro y breve. |
La clave está en hacerse entender. Sea lo más directo posible, y objetivo. |
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No confíe en el tono. |
Al escribir, mantenga un tono profesional. Intentar comunicar con sarcasmo, bromas o incluso con emoción puede influir de forma negativa según la audiencia. En su lugar, sea claro, breve y directo. Si quiere agregar algo de personalidad, hágalo en sus comunicaciones verbales de seguimiento. |
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Dedique tiempo a revisar sus comunicaciones escritas. |
Todos tenemos prisa a veces, e inevitablemente cometemos errores en nuestra escritura. Algunos errores pueden resultar costosos. Para evitarlos, vuelva a leer sus escritos antes de enviarlos. Intente tomarse un descanso antes de revisar lo que ha escrito; es posible que encuentre una forma mejor de transmitir algo. En el caso de comunicaciones importantes o envíos a una gran cantidad de personas, pídale a un colega de confianza que la revise también. |
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Guarde un archivo de los escritos que le parezcan eficaces como referencia. |
Desarrolle un estilo de escritura coherente. Busque un email, un documento o un folleto que represente el estilo que desea y utilícelo como modelo al escribir. En algún momento, ya no necesitará la referencia; habrá adoptado el estilo. |
Comunicación visual
La comunicación visual es el acto de utilizar medios visuales como diagramas, gráficos, imágenes y bocetos para transmitir información. La mayoría de las personas aprenden visualmente, por lo que este método suele ser útil. Puede utilizar elementos visuales en una presentación para atraer a la audiencia o en un documento para mostrar los datos de forma eficaz.
A continuación, proporcionamos algunas sugerencias para ayudarlo a comunicarse mejor visualmente.
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Paso |
Explicación |
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Tenga en cuenta a su audiencia. |
Incluya elementos visuales que sean relevantes para su audiencia y su nivel de comprensión. Quiere que lo visual sirva de aclaración, no que complique la comprensión. |
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Piense en el significado que quiere transmitir. |
La idea de utilizar un elemento visual es transmitir el significado de una manera clara. Asegúrese de que los elementos visuales que utiliza se relacionan con el tema que aborda y facilitan el consumo de la información. |
Como ha visto, los analistas de negocios tienen un sinfín de responsabilidades, y una de las más importantes es la comunicación eficaz. Una comunicación eficaz en todas sus formas puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. En resumen, los analistas de negocios deben ser buenos comunicadores.