Explore los tipos de documentación
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Explicar la función de la documentación en un proyecto.
- Describir algunos de los principales tipos de documentos que crean los analistas de negocios.
La trifecta ganadora para el analista de negocios exitoso
"Saber implica más que conocer", Mokokoma Mokhonoana, filósofo y autor.
¿Recuerda a Ian Lin, vicepresidente de Ventas Internacionales de Ursa Major? Hizo lo correcto al contratar a un analista de negocios para que lo ayude a lograr su objetivo. Ahora puede ver y ajustar el importe del pronóstico trimestral de su equipo. El BA lo ayudó a conseguir este resultado con rapidez y éxito.
A estas alturas, probablemente pueda adivinar cómo sucedió: la analista de negocios aplicó sus habilidades de comunicación para obtener las necesidades de Ian (la parte interesada) y colaborar con éxito en todos los niveles de los equipos. Obtuvo el conocimiento sobre el producto y las habilidades para lograr el resultado deseado. Sin embargo, la analista de negocios llevó a cabo algo más para lograr una conclusión exitosa: utilizó la documentación como herramienta de comunicación y colaboración con las partes interesadas.
Aprendió que las habilidades de comunicación son indispensables para el éxito de un proyecto. Una buena comunicación mantiene la información accesible y fluida entre las partes interesadas, los equipos de desarrollo y los equipos de gestión de proyectos. La colaboración también es fundamental. Los miembros del equipo tienen sus propios puntos de vista, ideas y objetivos, y los BA necesitan colaborar de manera eficaz con todos los miembros para conseguir la alineación en el proyecto. Luego se encuentra la documentación. La comunicación, la colaboración y la documentación efectiva en conjunto son la trifecta ganadora en el mundo de los analistas de negocios. Juntas, suelen dar lugar a un resultado exitoso.
Veamos algunos tipos de documentos que los analistas de negocios recopilan y en los que se basan.
Tipos de documentación
Los tipos de documentación que se crean dependen de varios factores, entre ellos se encuentran los siguientes:
- Tipo de proyecto
- Necesidad del negocio
- Necesidades de las partes interesadas
- Supuestos
- Restricciones
Son muchos los tipos de documentos que pueden ser de importancia para un analista de negocios. Documentos impresos, repositorios de información, recopilaciones de capturas de pantalla y sitios web, y blogs con información de la compañía y los departamentos. Para cada proyecto, usted crea y utiliza solo los tipos de documentos más adecuados.
Veamos algunos ejemplos específicos. Para ver otros ejemplos de documentos que crea un analista de negocios, consulte la sección Recursos de esta unidad.
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Tipo de documento |
Qué es |
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Glosario de términos |
Esta es una lista de términos y definiciones clave que favorece la comprensión entre los equipos que participan en el proyecto. |
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Gráfico RACI |
RACI son las siglas en inglés de responsable, aprobador, consultado e informado. Es una matriz que determina quién es responsable de qué en el contexto del esfuerzo de análisis de negocio. Responsable: una persona que realiza una actividad o lleva a cabo el trabajo. Aprobador: una persona que es responsable en última instancia del resultado. Consultado: una persona que tiene que proporcionar comentarios o contribuir a la actividad. Informado: una persona que debe saber sobre una decisión o acción. |
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Registros de entrevistas y obtención de la información |
Estos documentos recopilan información importante sobre las partes interesadas. |
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Análisis de las partes interesadas |
Este documento identifica lo siguiente:
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Historias de usuarios |
Una historia de usuario describe la funcionalidad que debe proporcionar un sistema de negocio para su desarrollo. Se suele denominar ticket o elemento de trabajo. El formato es el siguiente: "Como... necesito... para poder..." |
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Casos de uso |
Un caso de uso identifica, define y organiza los requisitos del sistema desde la perspectiva del usuario. |
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Plan del análisis de negocio |
Este plan enumera todas las actividades de análisis de negocios que se llevarán a cabo durante el proyecto. |
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Análisis del estado actual |
Si el proceso de negocio o el dominio actual no se entiende bien, el BA analiza y documenta el estado actual antes de plantear un proyecto para mejorarlo. |
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Especificación de la declaración de alcance |
Esta es la entrega más importante de cualquier proyecto. Es una definición clara de lo que hay que conseguir y del trabajo que hay que llevar a cabo para entregar el proyecto o producto. |
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Especificación de requisitos funcionales (FRS) |
Se trata de los requisitos de negocio que se definen desde la perspectiva del usuario final o del negocio. Se especificarán los resultados esperados. |
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Especificación de los requisitos del sistema (SRS) |
Este documento detalla cómo debe funcionar el sistema completo y enumera los requisitos de hardware, software, y de funcionamiento y comportamiento del sistema. |
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Documento de análisis de brechas |
Este documento describe las brechas entre los procesos actuales y los previstos. |
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Registros de solicitudes de cambio |
Este documento es un registro de todas las solicitudes de cambio en el proyecto, incluida la fecha de solicitud, el solicitante y cualquier otra información importante. |
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Esquemas de página y otra documentación visual |
Este documento contiene representaciones de la interfaz de usuario, a menudo en forma de esquemas de página de baja fidelidad. |
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Planes de prueba, casos de prueba o planes de pruebas de aceptación de usuarios |
Estos documentos describen los planes de prueba y los casos de prueba detallados que el equipo utilizará para validar los requisitos funcionales. |
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Gestión de cambios |
Este documento describe el método para enviar los cambios al negocio. |
Cómo pensar en la documentación
Los analistas de negocios crean y actualizan los documentos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Su documentación satisface diversas necesidades de los proyectos, la consultan diferentes tipos de partes interesadas en un proyecto, y se presenta en diversos formatos y medios.
Presentación de los resultados
Cuando presente los resultados, asegúrese de utilizar un formato que sea fácil de entender para todos. Elija un formato que se pueda actualizar fácilmente, ya que las actualizaciones son inevitables. Esto se convierte en su modelo de presentación.
Para decidir cuál es el mejor modelo de presentación, pregúntese lo siguiente:
- ¿Quién es la audiencia objetivo? ¿Es la información adecuada para la audiencia?
- ¿Qué necesita cada una de las partes interesadas y cómo van a entender la información?
- ¿Qué información es importante comunicar?
- ¿Hay que cumplir con algún tipo de obligación normativa o contractual?
A continuación, proporcionamos tres formatos para presentar la información a las partes interesadas. Utilice uno o varios formatos en función de sus respuestas a las preguntas anteriores.
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Formato |
Qué es |
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Documentación formal |
Este formato suele basarse en una plantilla organizativa y puede incluir texto, matrices o diagramas. |
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Documentación informal |
Este formato puede incluir texto, matrices o diagramas que no forman parte de un proceso organizativo formal. |
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Presentaciones |
Este es el mejor formato para proporcionar una visión general de alto nivel de los objetivos, soluciones o información para respaldar una decisión. |
A modo de resumen
Abordamos mucha información sobre lo que hace un analista de negocios y qué habilidades permiten que un analista de negocios tenga éxito. Desde la recopilación de información y su documentación hasta la comunicación de ideas y necesidades, así como la colaboración con las partes interesadas, el analista de negocios desempeña un papel importante en el ciclo de vida del proyecto. No subestime el poder de esta función cuando se trata de implementar una solución de negocio exitosa.