Explore las técnicas de descubrimiento de información
Objetivos de aprendizaje
Después de completar esta unidad, podrá:
- Determinar el tipo de información que necesita un analista de negocios.
- Localizar información relevante.
La información es importante
"Cuando falta información, sacamos las peores conclusiones", Myra Kassim, escritora.
Acaba de aprender que un analista de negocios desempeña una función importante en el ciclo de vida del proyecto y que una de las etapas más importantes del ciclo de vida es el descubrimiento de información. Durante esta etapa, como analista, realiza la mayor parte de los preparativos para un proyecto.
Disponer de la información adecuada es fundamental para el éxito de un proyecto. Sin ella, no se pueden sacar las mejores conclusiones y lograr el éxito de un proyecto. Tal vez ni siquiera sea capaz de llegar a una conclusión.
Entonces, ¿qué tipo de información necesita y cómo la obtiene? En pocas palabras, como analista de negocios, debe reunir toda la información posible al explorar todas las áreas del proyecto. Por lo general, se hacen todas las preguntas de quién, qué, dónde, por qué, cuándo y cómo sobre el tema. Por ejemplo:
Quién: ¿Quiénes son las partes interesadas? ¿Quiénes participan? ¿Quién sigue el proceso? ¿Quién realiza las entregas?
Qué: ¿Qué se hace en primer lugar? ¿Qué se hace a continuación? ¿Cuál es el problema que intentamos resolver?
Dónde: ¿Dónde se ingresa la información? ¿A dónde se dirige la información una vez ingresada? ¿Dónde hace una persona esto?
Por qué: ¿Por qué hacemos esto? ¿Por qué es importante esto?
Cuándo: ¿Cuándo sucede esto? (¿Una vez a la semana? ¿El primer día de cada mes?) ¿Cuándo necesitamos una solución?
Cómo: ¿Cómo funciona esto ahora? ¿Cómo debería funcionar?
Las respuestas a todas estas preguntas le proporcionan al analista de negocios una buena muestra de datos que ayudan a orientar el proyecto hacia la mejor solución.
Consideremos la solicitud de Ian Lin. Ian contrató a un analista de negocios que le hizo ciertas preguntas para entender cómo completar el proyecto con éxito. Ella preguntó lo siguiente: ¿Quién forma parte de su equipo de ventas? ¿Cómo y dónde necesita ver el importe de pronóstico trimestral? ¿Es usted la única persona que necesita esta información? ¿Con qué frecuencia comprueba esta información? Para entender mejor cómo ayudar a Ian a mejorar aún más su solicitud, también le preguntó lo siguiente: ¿Le convendría ver la información de pronóstico en informes con gráficos?
A continuación, abordemos con más detalle algunos de los tipos de información en los que se basan los analistas de negocios para dirigir un proyecto con éxito y de dónde la obtienen.
Dónde encontrar información importante
"La inteligencia no es la capacidad de almacenar información, sino de saber dónde encontrarla", Albert Einstein.
La información del proyecto es el agente de cambio. Es lo que impulsa la solución y, en última instancia, el cambio en el negocio. Sin embargo, antes de ser el agente de cambio, hay que encontrarla. La información existe en todas las formas y tamaños, y proviene de innumerables fuentes, incluida la información del proyecto, los requisitos, los análisis y los procesos. También proviene de una variedad de personas, incluidos los expertos en la materia y las partes interesadas.
Para facilitar las cosas, vamos a agrupar las áreas de información en tres categorías de alto nivel: historia del proyecto, análisis y obtención.
Historia del proyecto
Tanto si se trata de crear un nuevo producto o servicio como de mejorar uno ya existente, es fundamental reunir una cantidad significativa de información de referencia sobre el proyecto, ya sea de las partes interesadas o de otras fuentes. Esto se conoce como la historia del proyecto, o a veces la orientación del proyecto.
Este tipo de información garantiza que no se repita de forma inadvertida el trabajo ya realizado o decisiones anteriores. También lo ayuda a comprender los sistemas existentes, el diseño, los requisitos y los procesos de negocio. Cuanto más sepa, mejor será el análisis. Por lo tanto, mejor será el resultado de su proyecto. Investigue todo lo que pueda sobre la situación existente y la mejora deseada. Aprenda los procesos y sistemas implicados para obtener toda la información posible sobre el funcionamiento del negocio y de los sistemas.
Análisis
Para aprender y comprender lo más posible un proyecto, el analista de negocios (BA) realiza varios tipos de análisis.
Análisis de la empresa
Como BA, tiene que aprender y comprender la estructura de una organización, incluido quién informa a quién, y las funciones e interacciones de los departamentos dentro de la organización. La información que obtiene aquí ayuda a que su equipo colabore y se comunique con éxito (abordaremos esto en la siguiente unidad).
Análisis de la estrategia
Se trata de llegar al núcleo del problema. Se trata de comprender. En primer lugar, identifica la necesidad de importancia estratégica o táctica: la necesidad del negocio. Este es un primer paso importante; la necesidad del negocio guía el resto del proyecto.
A continuación, observa el estado actual y define los estados futuros y de transición que responderán a la necesidad del negocio. Se trata de un análisis de las brechas, es decir, la identificación de las diferencias entre el estado actual y el deseado. Ahora, evalúe las opciones para alcanzar el estado deseado, incluido el trabajo o el alcance requerido, y recomiende el enfoque de mayor valor para alcanzar ese estado.
El BA también debe evaluar los riesgos asociados a la solución de cambio identificada y el efecto que esas incertidumbres podrían tener en el ciclo de vida del proyecto o en el objetivo final. Desarrolle un plan de acción para abordar los posibles riesgos.
Análisis de las partes interesadas
Las partes interesadas son los individuos o grupos (internos o externos a la organización inmediata) que toman decisiones y que tienen un papel importante en la determinación de las prioridades y los requisitos de su proyecto. Por este motivo, es esencial identificar a las partes interesadas desde el principio. Para identificarlas, comience con esta medida: cualquier persona que tenga un interés en el tema en cuestión o que pueda verse afectada.
Estos son algunos ejemplos de partes interesadas.
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Función |
Interno/externo |
Ejemplos |
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Propietario |
Interno |
Fundador, presidente, director |
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Gerente |
Interno |
Director general, ejecutivo, gerente |
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Empleado |
Interno |
Personal, equipo, departamento, grupo |
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Competidor |
Externo |
En el mismo sector/mercado o en otro |
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Cliente |
Externo |
Compradores y usuarios de productos/servicios |
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Socio |
Externo |
Alianzas y organizaciones asociadas |
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Proveedor |
Externo |
Proveedores de materias primas/partes |
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Regulador |
Externo |
Organismos reguladores y de gobierno |
Puede utilizar una rueda de partes interesadas para ayudarlo a reconocer a cada una de ellas y el nivel de influencia que pueden tener en el proyecto.
Obtención de información
Cuando investiga un tema para un trabajo trimestral en la escuela, por lo general puede reunir información fácilmente en una biblioteca o en fuentes en línea. Sin embargo, el analista de negocios no suele obtener la información tan fácilmente. Muchos de los requisitos de negocio o técnicos están en la mente de las partes interesadas o de los usuarios finales; rara vez están documentados en alguna parte. Cuando la información que usted necesita como analista de negocios no está disponible de manera fácil, debe obtenerla.
En el mundo de los analistas de negocio, el descubrimiento de información se conoce como obtención, que significa sacar o extraer. Es una de las etapas más importantes para un BA. Según la guía BABOK (Business Analysis Body of Knowledge), la obtención "se basa en extraer o recibir información de las partes interesadas u otras fuentes. Es el camino principal para descubrir los requisitos y la información de diseño, y puede implicar hablar con las partes interesadas directamente, investigar temas, experimentar o simplemente recibir información".
Hay muchas técnicas de obtención que se pueden utilizar. Como analista de negocio, lo primero que debe hacer es determinar las necesidades del proyecto y, a continuación, elegir el método o los métodos de obtención que mejor respalden su proyecto. Algunos de estos métodos son los siguientes:
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Es importante destacar que la obtención no es una actividad aislada o compartimentada. Usted obtiene información del proyecto mientras realiza cualquier tarea que incluya la interacción con las partes interesadas y durante su trabajo analítico independiente. La obtención inicial puede desencadenar una obtención adicional para reunir los detalles, cerrar brechas o aumentar la comprensión. La clave es estar abierto a agregar información fundamentada a lo largo del ciclo de vida de su proyecto.
La obtención suele realizarse en tres etapas generales.
- Preparar la obtención: comprender de manera completa y precisa la necesidad de negocio del proyecto.
- Llevar a cabo la obtención: reunirse con las partes interesadas para obtener información sobre sus necesidades y las del negocio.
- Confirmar los resultados de la obtención: validar que los requisitos establecidos coinciden con el problema y las necesidades, y garantizar que la comprensión se adapta a los deseos o intenciones reales de las partes interesadas.
La obtención es la investigación subyacente para la siguiente etapa del proceso: la creación de requisitos. Una vez que tenga suficiente material, puede empezar a elaborar y documentar los requisitos.
Esperamos que ahora entienda por qué la información es importante para el analista de negocios, así como la manera de descubrirla. Un analista de negocios experto conoce los tipos de información necesarios para cada proyecto y cómo acceder a ellos para alcanzar el objetivo del proyecto. A continuación, abordaremos otra habilidad del analista de negocios: la comunicación.
