Programar para el éxito

Después de completar esta unidad, podrá:

• Dirigir reuniones que sean más productivas y valoradas.
• Reconocer el riesgo de brindar soluciones antes de conocer todos los requisitos.
• Describir los beneficios de ofrecer un triunfo rápido en las etapas tempranas de un proyecto.

El tiempo es todo

Probablemente, escuchó alguna vez la frase: “El tiempo es todo”. Al parecer, como analista de negocios, las acciones correctas en el momento incorrecto pueden generar todo tipo de problemas. En esta unidad, aprenderá a utilizar el tiempo a su favor mediante la conducción de reuniones efectivas y la entrega de trabajos en el momento oportuno.

Reuniones significativas

No cabe duda, un analista de negocios lleva a cabo muchas reuniones. Pero, para su información, las personas no esperan con ansias un montón de reuniones en sus ya ocupados calendarios. Afortunadamente, las personas valoran las reuniones que son productivas. Su trabajo es hacer que las reuniones sean tan significativas como sea posible.

Se puede decir que el principal componente de una buena reunión es la agenda, la cual se proporciona antes de que comience la reunión. Aquí, las personas pueden saber lo que se espera lograr en ese tiempo valioso y se establecen las expectativas para su tiempo. Los participantes vislumbran la forma en que se presupuesta el tiempo y la reunión aumenta las posibilidades de avanzar según lo planeado. Si comienza a desviarse del camino, puede regresar a la agenda para restablecer el orden. Con una agenda, todos tienen la oportunidad de preparar preguntas y comentarios, y estar listos para participar al máximo. Además de proporcionar una agenda, si necesita el aporte específico de alguien, debe hablar personalmente con esa persona para que se prepare.

Arme una presentación para cada reunión, sin importar su magnitud.

• Es una forma de lucir preparado y al mando.
• Brinda una estructura a la reunión y facilita el seguimiento de la agenda.
• Funciona como un cartel indicador en el que las personas pueden conocer la fase de la reunión (aunque se unan tarde).
• Puede incluir fragmentos de información para proporcionar contexto (por ejemplo, definiciones), aun cuando no se aborden concretamente.
• Aporta un elemento visual sobre el cual las personas pueden fijar y mantener su atención.

Grabe sus reuniones. En el mundo de hoy, los datos son baratos. Capture todo que pueda cuando sea admisible. (¡No olvide obtener un consentimiento primero!) Si graba una reunión, no necesita preocuparse por tomar notas detalladas en el momento. En lugar de eso, puede estar totalmente presente y comprometido con la discusión. Puede tomar algunas notas para agilizar la reunión, pero puede procesar los detalles posteriormente en su propio tiempo. A veces, es necesario regresar y escuchar exactamente lo que alguien expresó sobre un tema, en lugar de recurrir a las notas (o, lo que es peor, su memoria). Una grabación recuerda todo.

Por último, casi al final de la reunión, repase los temas abordados y resuma los logros alcanzados en el tiempo compartido con todos. Asegúrese de identificar los responsables de los siguientes pasos y si es necesario retomar algún tema de la agenda en la próxima reunión.

Dirigir una buena reunión puede hacerlo ver equilibrado y profesional, incluso si no tiene tanta experiencia en una industria o un dominio determinado.

Comprender, luego, brindar soluciones

Puede parecer obvio, pero debe terminar de comprender un problema antes de comenzar a resolverlo. En el mundo de los analistas de negocios, eso implica recopilar todos los requisitos antes de brindar soluciones. El orden de estos dos pasos es lógico, pero las personas intentan invertirlo en algunos casos y eso casi nunca da resultado.

El primer caso es cuando una parte interesada ya trae una solución a la reunión inicial. Esta persona vio una demostración de un producto y desea conocer la forma de usarlo en su negocio. Evidentemente, esto es un problema, ya que no existen garantías de que el producto satisfaga las necesidades reales del negocio, sobre todo si esas necesidades no se definieron por completo. Si se encuentra con una solución preventiva, aliente a las partes interesadas a pensar en lo que desean lograr en términos generales, no en el contexto de un producto específico. Siempre oriente su pensamiento a por qué necesitan hacer algo de manera diferente, en lugar de cómo hacerlo de manera diferente. En Salesforce, es probable que pueda satisfacer las necesidades del negocio con uno de nuestros productos, así que puede resolver el “cómo” más tarde.

El segundo caso es cuando un administrador con un nuevo conjunto de habilidades desea exhibir su fuerza administradora y comienza a jugar con la plataforma. Su emoción por utilizar el producto es tan grande que olvida ejercer la debida diligencia y consolidar los requisitos del negocio antes de crear. ¿Quién puede culparlo? Resolver problemas es divertido y ver que una obra propia logra algo nuevo es gratificante. Lamentablemente, es posible que no sea algo bueno para el negocio y sea necesario rehacer una gran parte del trabajo. Los nuevos analistas de negocios son propensos a cometer este error por sus conocimientos recién adquiridos sobre el sistema con el que trabajan y su anhelo de crear rápido algo que el cliente apreciará. Reduzca la velocidad y evite ir por el camino incorrecto demasiado temprano.

Generar confianza mientras se crea una solución

Eventualmente, cuanto tenga los requisitos del negocio en orden y un plan en marcha para una solución, será momento de comenzar a crear. A menudo, muchas partes de la solución requieren un proceso de creación y, a veces, es posible controlar las partes que se crean primero. En ese caso, es conveniente elegir una parte que ofrezca un triunfo rápido al cliente.

Demostrar la capacidad de brindar una buena parte de la solución en las etapas tempranas de un proyecto produce muchos beneficios. Más que nada, esto genera confianza en su habilidad para actuar en favor del cliente. Esto demuestra que existen buenos motivos para interactuar con usted cuando intenta obtener tiempo en el calendario de los expertos en la materia y las partes interesadas. Es una oportunidad para dar impulso al proyecto y lograr la participación de otros equipos, incluso de aquellos que no mostraron demasiado interés al principio.

Planear un poco los tiempos de producción de las entregas, esperar el momento oportuno para brindar una solución y dirigir las reuniones como un profesional será de gran ayuda para aumentar las posibilidades de que el proyecto tenga éxito.