Realizar un seguimiento del desempeño con los reportes correctos
Objetivos de aprendizaje
Después de completar este módulo, podrá:
- Identificar las mejores herramientas de ventas para capturar datos de desempeño.
- Emplear las mejores prácticas de creación de reportes.
Responder todas las preguntas
El objetivo final de la mayoría de las herramientas de ventas es crear reportes que los equipos de ventas puedan usar para tomar las decisiones correctas durante todo el año. Estos reportes responden preguntas como:
- ¿Cuánta comunicación saliente (llamadas o emails) ejecuta el equipo de ventas?
- ¿Cuántos clientes existen en cada estado o país?
- ¿Qué cuentas abarca el nombre de cada miembro del equipo de ventas?
- ¿Cuánto dinero recibió cada miembro del equipo de ventas en comisiones el último mes?
Sistemas comunes y objetivos de sus reportes
Es posible obtener todo tipo de datos de negocios a través de los reportes. A continuación, se muestra una tabla de reportes comunes, la parte del proceso de ventas que estos respaldan y la ubicación de los datos.
Creación de reportes |
Descripción |
|---|---|
Actividades de ventas |
Los datos se capturan en una herramienta de automatización de la fuerza de ventas (SFA) o de gestión de la relación con el cliente (CRM). Por lo general, se incluye información sobre cuentas, oportunidades, prospectos y actividades/tareas, como las llamadas realizadas y los emails enviados. También es posible usar estos datos para crear una tabla con el grupo de los mejores. |
Asignación de territorios |
La visualización de datos se enfoca en la geografía. En general, esto se usa para identificar dónde se encuentran los clientes, quién es el responsable en el equipo de ventas de vender a estos clientes, etc. |
Compensación |
Los sistemas de compensación normalmente calculan cuánto ganan los miembros del equipo en función de su desempeño, el desempeño de la compañía y otras políticas establecidas durante el proceso de planificación anual. |
Reconocimiento |
Las herramientas de reconocimiento permiten que los colegas se agradezcan públicamente unos a otros y ayudan a las compañías a identificar a sus colaboradores de alto impacto. |
Reportes generales y visualización de datos |
Algunas herramientas disponibles se pueden integrar con los sistemas mencionados anteriormente. Se utilizan para visualizar los datos e interactuar con estos de una forma conjunta. Por ejemplo, es posible integrar datos de ventas con datos de asignación de territorios para ver fácilmente el desempeño de cada región. |
Presentar una historia de forma rápida
Los reportes son una ventana al desempeño de la compañía en un punto en el tiempo dado. Por lo tanto, no es posible utilizar el mismo conjunto de datos por mucho tiempo. Tal como es importante evaluar y reevaluar los KPI, es esencial extraer los reportes más recientes con frecuencia (según los datos y los KPI, puede ser de forma trimestral o diaria).
Además, vale la pena combinar puntos de datos para obtener un panorama completo. Una cosa es saber cómo se dividen los territorios y qué equipos de ventas son responsables, y otra cosa es ver el desempeño de cada territorio, cuáles rinden y cuáles no, y qué mejores prácticas se pueden encontrar en función de esta información.
Mantener los datos seguros
No todos deben ver cada punto de datos. Es importante estructurar los reportes de modo que solo las personas correctas vean la información que necesitan para realizar su trabajo. Este enfoque se llama principio de menor privilegio. En la mayoría de las herramientas, la función de creación de reportes permite controlar quién tiene permiso de ver qué datos. A veces, este tipo de seguridad se controla en el nivel de los datos (por ejemplo, lectura, escritura, edición, eliminación, etc.).
En general, los datos de compensaciones son los más confidenciales en una organización de ventas y requieren los permisos más estrictos. Solo el destinatario de la comisión, su gerente y las partes relevantes de finanzas deben ver los números de un reporte de comisiones dado. Otros tipos de reportes, como los que definen las asignaciones de territorios, deben ser de fácil acceso para todos los implicados en ventas a fin de evitar confusiones.
Aportar diversión a los datos
En otros casos, es posible crear una tabla con el grupo de los mejores para exhibir la proximidad de las personas a un objetivo. Recuerde la primera unidad. La planificación anual reveló la necesidad de llevar a cabo una competencia para ver quién podía realizar más llamadas de ventas. Es posible crear una tabla con el grupo de los mejores para ver cuántas llamadas se pueden realizar en un día o cuántas reuniones con clientes potenciales se pueden organizar en una semana. Estas competencias pueden hacer que el trabajo repetitivo sea divertido.
Presentar en pequeñas porciones
Por último, los buenos reportes son procesables. Pocas personas pueden observar un muro de datos y extraer conclusiones. El formato, los gráficos y los filtros pueden hacer que grandes conjuntos de datos sean comprensibles a simple vista. La accesibilidad (la capacidad de acceder a los reportes) y la capacidad de procesamiento de los datos (la posibilidad de interpretar los reportes) son los principales dos componentes de los reportes de ventas significativos.
Recursos