Estructurar su aplicación

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Comprender la importancia de estructurar el contenido de su aplicación.
  
• Explicar el proceso para estructurar su aplicación.
  
• Determinar la estructura de la aplicación The Motivator y empezar a arreglarla.
  

Criterios para estructurar sus ideas

Dispone de un excelente conjunto de ideas de funcionalidades que expresa el propósito de The Motivator y que puede ofrecer a los responsables de ventas lo que necesitan. Ahora debe estructurarlas de acuerdo con varios criterios.

• Prioridad. ¿Qué es lo más importante para la audiencia y el propósito?
  
• Lógica. ¿Qué debe comprenderse primero?
  
• Nivel de granularidad. ¿Qué es más general y qué es más específico?
  
• Similitud. El contenido debería organizarse conjuntamente con otro contenido similar. El contenido diferente debería estar separado.
  

Teniendo esto en cuenta, le echa otro vistazo a la lista de ideas de la reunión que mantuvo mientras almorzaban pizza. Ya estableció las prioridades de la lista, así que parte del trabajo ya está hecho. Ahora vamos a verlo de manera abreviada.

1. Un tablero de líderes y los totales por actividad, junto con las actividades completadas y vencidas.
   
2. El tipo de actividad por semanas.
   
3. Visualización de las actividades a medida que pasan a un nivel de gestión diferente, del gerente de ventas al gerente regional y de este al vicepresidente de ventas.
   
4. Las actividades de cada representante y cada cuenta.
   
5. Secciones separadas para emails, llamadas, etc.
   
6. Visualización de las actividades por semanas.
   
7. El indicador de referencia del promedio de los niveles de actividad.
   
8. Los detalles por cada tipo de actividad.
   

• Las llamadas entrantes y salientes.
  
• La prioridad del email.
  
• Los eventos completados y abiertos.
  
• Las tareas completadas y abiertas.
  

Parece una lista minuciosa y bien ordenada, así que no debería costarle mucho trabajo decidir cómo organizarla para convertirla en un tablero.

Conceptos de estructura de la aplicación

Para ayudarle a estructurar sus ideas, echémosle primero un vistazo a algunos conceptos de estructura, usando algunas de las aplicaciones de CRM Analytics como ejemplo.

Al nivel más alto, las aplicaciones se estructuran alrededor de las personas que vayan a usarlas y de lo que quieran aprender de las aplicaciones. Sales Analytics usa ese tipo de enfoque personal y ofrece un contenido amplio de modo que sea de utilidad para diversos tipos de usuarios: líderes de ventas, responsables y representantes.

Independientemente de si una aplicación ofrece servicio a uno o más tipos de usuario, puede usar una estructura por tareas, organizada según lo que los usuarios quieran hacer. Service Analytics proporciona contenido profundo para dirigirse al responsable de servicio. Su contenido se organiza de acuerdo con tareas: revisión de casos, medición del desempeño del equipo y análisis de canales y cuentas.

Con The Motivator, decidió que solo haya un tipo de usuario, un tipo de persona, al que ofrecer asistencia. La audiencia de su responsable de ventas quiere realizar tareas tales como medir a aquellos con mayor desempeño y revisar actividades en resumen (llamadas, emails, tareas y eventos) y por cuenta. Puede usar una sencilla estructura por tareas para este tablero individual como esta.

El gráfico muestra una organización lógica de las mediciones de actividad de acuerdo con las prioridades que determinaron usted y el equipo. Se puede usar en la siguiente fase de su trabajo, es decir, para determinar cómo disponer las mediciones en un tablero.

De la estructura al formato

Una vez sepa qué tipo de estructura usar, debe empezar a pensar en cómo distribuir las funcionalidades. Tiene un montón de ideas sobre las funcionalidades que pueden cubrir las necesidades de su audiencia. Ahora necesita un plan concreto para expresar dichas ideas en una jerarquía lógica. Debe organizar las funcionalidades en un flujo sencillo que vaya de lo más general y/o lo más importante a lo específico y/o de importancia secundaria.

En esta etapa, determine si necesita uno o varios tableros. Algunas aplicaciones requieren muchos, como las aplicaciones Sales Analytics y Service Analytics predeterminadas. Otras solo requieren uno o varios, como Adoption y Financial Services Analytics. Como vimos, una aplicación se define por su propósito, no por la cantidad de activos.

A modo de ejemplo, observe el plan original de la jerarquía y el flujo de Sales Analytics.

Comienza con la necesidad más general de la audiencia: tener una visión de conjunto del desempeño de ventas. A continuación, presenta vistas detalladas de dicha visión de conjunto de acuerdo con un flujo lógico, comenzando con el progreso según la cuota (el indicador clave de desempeño más importante del equipo de ventas). Claramente, la aplicación necesita múltiples tableros para expresar dicho flujo.

Usted debe tomar sus propias decisiones sobre cuántos tableros necesita basándose en lo que contribuya mejor a contar la historia de su aplicación. Decida lo que decida, a continuación deberá determinar los aspectos específicos del formato de los tableros, ya sean uno o varios. A continuación veremos cómo hacerlo.

Patrones de diseño para el formato de tableros

Muchas otras personas antes que usted ya tuvieron que pensar cómo expresar una estructura de contenido como la que se acaba de encontrar. Debido a eso, hay unos cuantos patrones de página bien diseñados que puede considerar para acelerar el proceso de obtener un formato de página para su tablero. Si su aplicación cuenta con más de un tablero, cada uno de ellos puede seguir uno de estos patrones.

Muchos tableros siguen lo que se denomina un patrón en F, porque se parece a la letra F. Mediante este formato, puede colocar un resumen de los indicadores clave de desempeño de mayor prioridad en el panel izquierdo (el lado izquierdo de la F). Las visualizaciones de mediciones más granulares se sitúan a la derecha (las dos barras horizontales de la letra). Aparecen más detalles más a la derecha y abajo. Por lo general, si el usuario realiza cambios en el resumen o si se aplican visualizaciones más granulares, como cambiar una selección de filtro, también se filtran los detalles (con las etiquetas Detalles y Lista sobre la que se pueden realizar acciones en la imagen). En CRM Analytics, esto se denomina aplicación de facetas: cambiar la selección de un filtro en un widget del tablero también cambia el filtro de cualquier widget facetado del tablero.

Un formato de patrón en Z implica un escaneo de la página de arriba a abajo. La información de resumen se ubica centrada en la parte superior de la página. Las visualizaciones de apoyo se colocan debajo del resumen y ocupan el ancho completo del área de contenido. Con la aplicación de facetas al resumen y la visualización, se filtran los paneles más detallados (en la imagen, Visualización, Detalles y Lista sobre la que se pueden realizar acciones).

Otro formato común: el patrón de lado a lado, de especial utilidad si compara dos mediciones, ya que puede colocarlas una al lado de la otra. El usuario escanea de izquierda a derecha y viceversa para comparar mediciones. Con la aplicación de facetas de forma independiente en una de las visualizaciones, también se filtraría la otra visualización.

¿Qué funciona mejor en el tablero de The Motivator? Puede descartar el patrón de lado a lado, ya que no va a comparar elementos. Quizás el patrón en Z, pero dado que tiene que presentar muchos elementos, puede acabar siendo una Z muy larga, lo que obligaría al usuario a desplazarse para acceder a información importante.

Parece que el patrón en F es el mejor para su caso, si bien con algunas modificaciones. Puede colocar el tablero de líderes a la izquierda, y la parte superior de la F puede mostrar las sumas de actividades con desgloses por actividad justo debajo. Más abajo de eso puede situar la lista de detalles de cuenta.

De modo que decide intentarlo así. No se considera un artista, pero puede dibujar cuadros con forma de F y etiquetarlos con sus ideas de funcionalidades. Este es el resultado.

¡Estupendo! Ya estructuró su aplicación. Ahora es el momento de seguir arreglando The Motivator.

Renovación de My Motivator, paso 2: hallado en el espacio

La última vez que tocó el tablero, arregló un problema obvio relacionado con el propósito. A continuación, arreglará otro igual de obvio en su estructura. De nuevo, no va a hacerlo todo para que su estructura sea totalmente perfecta. Tomará varios pasos en la dirección correcta para saber qué hacer cuando llegue el momento de desarrollar su propia aplicación.

Traslada la medición de resumen de actividades que estaba en la parte inferior del tablero para que esté arriba, donde debería estar. Cuando haga eso, la barra horizontal superior del formato en F estará en su lugar.

1. Vaya al tablero de The Motivator en el que trabajó en la unidad anterior.
   
2. Si el tablero no está abierto en el diseñador de tableros, haga clic en el botón Modificar.
   
3. En el panel de widgets de la izquierda, arrastre un widget de contenedor () hacia el lienzo del tablero debajo de la medición Total de actividades.  Sugerencia: Los contenedores son fabulosos para agrupar widgets relacionados cuando los mueve de sitio. Úselos sin mesura.
   
4. Use los controladores de tamaño () del contenedor para cambiar su tamaño con el fin de que tenga la misma longitud y ancho que las tres mediciones.  Sugerencia: Si deja de ver el contenedor, haga clic o pase el ratón por encima de donde cree que está y este se mostrará.
   
5. Arrastre la medición de actividades totales hacia abajo y colóquela en el contenedor que tiene debajo. 
   
6. Repita el paso 5 para las mediciones de actividades vencidas y completadas. Ahora que todas las mediciones están en el contenedor, mueva el contenedor para mover todos los widgets al mismo tiempo.
   
7. Pase el ratón sobre el borde del contenedor hasta que el cursor cambie a flechas cruzadas y, a continuación, haga clic y mantenga pulsado el botón. 
   
8. Haga clic mientras presiona la tecla Mayús y arrastre el contenedor justo debajo de los filtros.  Sugerencia: Cuando mueva un widget, haga clic mientras presiona la tecla Mayús para apartar automáticamente otros widgets. Esto se denomina reflujo.
   
9. Guarde su tablero actualizado y, a continuación, previsualícelo.
   

Mucho mejor, ¿verdad? Y también muy sencillo. Pero está lejos de ser perfecto: ya percibió que los cuadros de indicadores clave de desempeño de resumen no tienen ni el mismo tamaño ni el mismo color. Está a punto de pasar a la siguiente parte del proceso de diseño: pulido de la superficie. Nos centraremos en eso, la última parte del proceso de diseño, en la unidad siguiente.