Crear funcionalidades con un propósito

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:

• Expresar el propósito de una aplicación como un conjunto de funcionalidades.
  
• Determinar los requisitos de diseño de alto nivel para las funcionalidades de su aplicación.
  
• Implementar un arreglo sencillo para el diseño de la aplicación The Motivator.
  

Convertir el propósito en funcionalidades con acompañamiento de pizza

Si comprende la audiencia y el propósito de su aplicación, podrá concebir las ideas de diseño específicas para The Motivator que se convertirán en sus funcionalidades. Esto lo hace con el grupo más reducido que en la última reunión se prestó a seguir colaborando con usted.

Sin más dilación, programa una sesión con ellos mientras almuerzan el día siguiente. Con una pizza y una ensalada por delante, empieza con los comentarios de la reunión anterior, que integra en una breve presentación que comparte con el equipo. Por turnos, los participantes de la reunión van a la pizarra, debaten sobre uno o dos comentarios y, a continuación, escriben o esbozan conclusiones clave. Al final, revisan todas las ideas entre todos y votan sobre su orden de prioridad. Toma las notas y los esbozos del equipo y los organiza en otro conjunto de diapositivas.

Aquí en CRM Analytics, cuando realizamos talleres de diseño, hacemos que las personas escriban sus ideas de funcionalidades en notas adhesivas y las peguen en la pizarra. Cada persona dice unas palabras sobre su idea, y las agrupamos a medida que vamos avanzando. Después la gente vota por las que quiere ver reflejadas en la aplicación. Las subimos y las bajamos en función del número de votos.

Estas son las conclusiones a las que llegaron usted y el equipo, por orden de prioridad.

1. Los elementos más importantes que hay que tener son un tablero de líderes y los totales por actividad, junto con las actividades completadas y vencidas. Esto tiene que destacar al máximo.
   
2. Necesita ver cada tipo de actividad por semanas.
   
3. Asegúrese de poder desglosar los elementos según la jerarquía de funciones. Es decir, necesita ver las actividades a medida que pasan a un nivel de gestión diferente, del gerente de ventas al gerente regional y de este al vicepresidente de ventas.
   
4. Necesita ver rápidamente las actividades de cada representante y cada cuenta.
   
5. Necesita datos separados por cada actividad; es decir, secciones separadas para emails, llamadas, etc.
   
6. Usará los promedios de los niveles de actividad como indicador de referencia.
   
7. Quiere más detalles por cada tipo de actividad. Por ejemplo, en el caso de llamadas, necesita clasificarlas como entrantes y salientes con el fin de comprobar si son los representantes o los clientes los que inician el contacto. En el caso de emails, quiere organizarlos según la prioridad. Y en el caso de tareas y eventos, quiere saber si están completos o abiertos.
   

Observa la primera versión de The Motivator y resulta fácil ver dónde no está a la altura. En primer lugar, hay algunos problemas iniciales que obstaculizan el propósito de la aplicación.

• No hay ninguna estructura temporal. Los gerentes no pueden consultar cuándo tienen lugar las actividades de sus representantes. Lo único que saben es que The Motivator está mostrando actividades desde el principio de los tiempos hasta la actualidad. Esto hay que arreglarlo sin falta.
  
• No hay indicadores de referencia y tampoco hay un tablero de líderes. Sin ellos, no hay manera de saber qué representantes están por encima o por debajo del promedio, y tampoco se puede determinar correctamente quién está teniendo éxito.
  

También hay otros problemas: algunos están relacionados con la estructura y la organización del tablero; otros están más relacionados con cuestiones estilísticas y superficiales. Llegaremos a esos aspectos de diseño más adelante en el módulo.

• Los totales están en la parte inferior (como ya observó antes).
  
• No hay modo de ver las actividades acumuladas bajo cada nivel de gestión.
  
• Puede ver las actividades por cuenta mediante el menú Nombre de la cuenta. Pero, ¿no sería fantástico poder ver una vista de lista de todas las cuentas?
  
• Solo puede ver los totales de cada actividad. No podemos ver las actividades siguiendo una estructura temporal, en este caso, por semanas.
  
• No puede ver el nivel de detalle sobre las actividades que necesitamos.
  
• El tamaño de fuente es incoherente.
  
• Algunas partes del tablero se combinan entre sí aunque no deberían ir unidas. Por ejemplo, ¿por qué está el nombre del propietario sobre todas las mediciones de la izquierda?
  
• Los colores y los tamaños de las secciones que muestran los totales no tienen sentido.
  

Validar sus ideas y empezar a crear su tablero

Ahora tiene los requisitos reales del equipo, y está casi listo para empezar a crear su tablero. Lo único que falta es revisar la declaración del propósito y la lista de ideas/funcionalidades con el equipo una vez más para validarlas.

Fue una tarea rápida y el resultado fue fabuloso. ¿Cómo se logró? Hagamos una revisión.

Para determinar el propósito de su aplicación/tablero, siguió un proceso que presentó este aspecto:

1. Empatizar. Comprendió a su audiencia, lo que necesitaba y por qué lo necesitaba.
   
2. Desarrollar ideas. Con el equipo, colaboró con ideas que sirvieran para dicha audiencia.
   
3. Convertir ideas en funcionalidades. Concibió funcionalidades específicas que representaban ideas para el tablero.
   

No fue difícil, ¿verdad? Y es similar al proceso que seguimos en el equipo de diseño de CRM Analytics cuando trabajamos en aplicaciones con nuestro equipo de desarrollo o con clientes.

Y como parte de dicho proceso, normalmente también realizamos talleres informales que no se diferencian mucho de la reunión que mantuvo con el equipo para concebir ideas y funcionalidades específicas. En esos talleres, seguimos un proceso que se asemeja al siguiente.

1. Esbozar. En varias sesiones breves y programadas cada miembro perfila ideas de lo que podría incluirse en la aplicación.
   
2. Presentar. De uno en uno, cada miembro del equipo presenta rápidamente sus ideas. Se emplean tres minutos o menos en cada idea.
   
3. Ordenar. A medida que se debaten las ideas y se les asigna un nivel de prioridad, se categorizan y ordenan las notas adhesivas que representan cada una de las ideas.
   
4. Establecer la prioridad. El equipo organiza las ideas de mayor a menor relevancia para el cumplimiento de sus necesidades.
   

¿Le resulta familiar? Como dijimos, muy parecido a lo que hicieron cuando comieron pizza, ¿verdad? De nuevo, nada complicado y con mucho sentido común. Pero en nuestro afán por desarrollar y ofrecer resultados, es fácil omitir aspectos básicos como estos.

Y ahora que ya sentamos las bases, pasemos a la fase divertida y arreglemos The Motivator. Empezará realizando un pequeño ajuste para que la aplicación cumpla con su propósito final. Más tarde realizará más ajustes relativos a cuestiones estructurales y superficiales (estilísticas).

Renovación de My Motivator, paso 1: era cuestión de tiempo

Cuando abrió The Motivator, se dio cuenta de ello. Y cuando el equipo lo observó, también lo detectó inmediatamente: no hay forma de ver cuándo tuvieron lugar las actividades del equipo. Va totalmente en contra del propósito de la aplicación, que es proporcionar indicadores clave de desempeño (KPI) actualizados al minuto sobre las actividades de los representantes de ventas. ¿Cómo van a estar los KPI actualizados al minuto si el tablero no es capaz de medir el tiempo?

1. En Analytics Studio, haga clic en la ficha Recientes.
   
2. Haga clic en el tablero My Motivator (la copia que acaba de hacer) para abrirlo.
   
3. Haga clic en el botón Modificar. Se abrirá el diseñador de tableros.
   
4. Seleccionar el contenedor Filtros
   
5. En el panel de propiedades del widget a la derecha, haga clic en Gestionar filtros globales.
   
6. Para el conjunto de datos Actividades, haga clic en.
   
7. Para buscar campos de fecha por los que filtrar, ingrese fecha en el cuadro de búsqueda.
   
8. Seleccione Fecha de actividad y haga clic en Crear.
   
9. Haga clic en el botón Guardar y guarde el tablero.
   
10. Haga clic en el botón Vista previa.
    

¡Genial! Agregó un filtro de fecha. Sencillo, ¿verdad? Ahora pruébelo.

1. Haga clic en el nuevo filtro Fecha de actividad.
   
2. Seleccione Año fiscal hasta Fecha actual.
   
3. Haga clic en Aplicar.
   

El tablero mostrará únicamente las actividades del periodo de tiempo seleccionado.

Con ese sencillo arreglo, solucionó uno de los principales problemas que impedían que el tablero cumpliera con su propósito deseado. ¡Enhorabuena!

Del propósito a la estructura

Todavía le queda un largo camino por recorrer. Únicamente arregló uno de los problemas relacionados con el propósito. Este módulo de Trailhead trata sobre el proceso de diseño, no sobre la creación de tableros, así que no va a solucionar todos los problemas del tablero. Pero cuando agregó el filtro, vio que Analytics Studio le ofrece potentes herramientas para dar vida a sus diseños y crear tableros. Puede explorar las herramientas de creación de tableros de CRM Analytics en profundidad por su cuenta al revisar los recursos incluidos al final de esta unidad.

¿En qué punto del proceso de diseño nos encontramos? Comprende la audiencia y el propósito de su aplicación, y concibió ideas de diseño/funcionalidades. Está listo para pasar a la siguiente fase de diseño: determinar la estructura del tablero y arreglar el modo en el que están organizadas sus partes.

Pero antes, siga el camino para conseguir su insignia comprobando lo que aprendió con estas preguntas.

Recursos

• Módulo de Trailhead Fundamentos de creación de tableros de CRM Analytics.
  
• Crear tableros de CRM Analytics en la Ayuda de Salesforce.
  
• Agregar un widget de panel de filtro global para filtrar datos desde el tablero en la Ayuda de Salesforce.