Más información acerca de los planes de acción
Objetivos de aprendizaje
Después de completar este módulo, podrá:
- Explicar qué son los planes de acción de Financial Services Cloud.
- Enumerar algunos beneficios de utilizar planes de acción.
- Explicar la diferencia entre las plantillas de planes de acción y planes de acción.
Introducción
Si ya obtuvo una de las insignias de la ruta Inspirar fidelidad a los clientes con Financial Services Cloud, probablemente se acuerde del equipo de Cumulus Cloud Bank. Volvamos a familiarizarnos con el equipo.
Ryan Dobson es administrador a tiempo parcial, gestor de capitales, asesor financiero a tiempo completo y superhéroe capaz de cualquier cosa. Ryan trabaja duro para comprender los objetivos y las necesidades financieras de sus clientes y siempre va un paso más allá para ayudarles a planificar sus finanzas y proteger su futuro. Esto es lo que hace de Ryan un recurso tan valioso para Cumulus.
Por supuesto que Ryan no puede hacer todo esto él solo. Para ello cuenta con la ayuda de Srilakshmi Maajid, que se unió recientemente al equipo en calidad de asociado de clientes. Su trabajo consiste en ayudar a los asesores financieros como Ryan en las tareas de planificación, organización y programación para que puedan mantenerse centrados en lo que es más importante: ayudar a que los clientes alcancen el éxito. A Srilakshmi le apasiona su trabajo y está constantemente buscando oportunidades de mejorar los procesos.
Por último, no podemos olvidarnos de nuestro súper administrador Matt, que ha trabajado incansablemente para ayudar a Cumulus a seguir el ritmo de las tendencias más recientes de la industria en términos de servicio al cliente y tecnología.
Las personas también pueden ser superhéroes.
De hecho, Cumulus Cloud Bank se esfuerza por ser una entidad financiera moderna y eso supone que hay trabajo más que suficiente para todos en el banco. Pese a que eso no suele representar ningún problema para nuestro equipo, hay ciertas tareas rutinarias que les están dando algunos problemas.
Eso es algo que preocupa a Ryan. Como asesor financiero veterano que es, tiene una perspectiva de todo lo que sucede en la división de Gestión de capitales de Cumulus Bank. Conoce bien las distintas fluctuaciones que se producen, así como el flujo de procesos de tareas y sabe que todo debe funcionar en perfecta armonía para que el equipo pueda capturar y satisfacer las necesidades de los clientes en el plazo correcto.
Como prioridad, desea asegurarse de que la reunión periódica de revisión del plan financiero con los clientes con alto patrimonio siga desarrollándose sin problemas. Detrás de cada reunión, hay mucho trabajo de planificación y preparación.
- Enviar invitaciones a la reunión con antelación
- Recopilar la documentación financiera de los clientes
- Revisar la documentación
Pese a que estas son tareas sencillas, a Ryan le preocupan los descuidos u olvidarse de alguna tarea. Estas son tareas que se deben completar con puntualidad y alguien debe ejecutarlas.
Conocer los planes de acción
Recientemente, Ryan oyó a Matt hablar de la característica Planes de acción de Financial Services Cloud y tiene curiosidad por saber si podría ayudar a su equipo en la gestión de las tareas. Por esta razón, acude a Matt para pedirle más detalles.
Los planes de acción permiten capturar tareas repetitivas y automatizar las secuencias de tareas, lo que supone una mejora de la colaboración y la productividad. Con los planes de acción, el equipo puede asignar automáticamente plazos y propietarios de tareas para implicaciones de cliente específicas. Entre estas se incluyen las reuniones de planes financieros de Ryan, aperturas de cuentas, aprobaciones de préstamos y procesamiento de quejas.
Los planes de acción también permiten crear reportes y tableros fácilmente para que pueda monitorear el progreso y garantizar el cumplimiento.
Plantillas de planes de acción frente a planes de acción
Cuando se trabaja con planes de acción, primero hay que crear plantillas de planes de acción. ¿Cuál es la diferencia entre una plantilla de plan de acción y un plan de acción?
En una plantilla de plan de acción, se capturan las tareas repetitivas de implicaciones específicas, como, por ejemplo, las reuniones de revisión de planes financieros con los clientes. Para estas implicaciones, los gestores de capitales necesitan preparar la reunión con antelación, recopilar documentación financiera y revisar dicha documentación. Configure la plantilla del plan de acción una vez y actualícela conforme vaya conociendo mejor las tareas repetitivas con el tiempo.
Por el contrario, los planes de acción son instancias de tiempo de ejecución de las plantillas que permiten automatizar la secuencia de tareas que definió en la plantilla. Los planes de acción se generan a partir de las plantillas para cada implicación, como, por ejemplo, la próxima reunión de revisión del plan financiero que tendrá Ryan con uno de sus clientes más importantes, Kiara Shah.
Esto funciona igual que las plantillas de actas de reuniones de Microsoft Word. La estructura y el contenido de los marcadores de posición de la plantilla se definen una vez y se crean nuevas instancias de la plantilla en documentos de Word tras cada reunión semanal con el equipo.
Objetos de Salesforce compatibles
Puede crear una plantilla de plan de acción (y por lo tanto planes de acción también) para varios objetos, dependiendo de su configuración de Salesforce y licencias disponibles. Los objetos de destino para plantillas de plan de acción incluyen:
- Cuenta
- Activos y pasivos
- Eventos clave de negocio
- Miembros
- Tarjeta
- Contacto
- Contrato
- Cuenta financiera
- Negociación financiera
- Objetivo financiero
- Participación financiera
- Solicitud individual
- Póliza de seguro
- Cobertura de póliza de seguro
- Prospecto
- Oportunidad
- Evento de vida personal
- Solicitud de préstamo residencial
Nota
Puede crear plantillas de plan de acción para objetos personalizados también.
Qué hay en un plan de acción
Los tipos de elementos que se pueden incluir en una plantilla de plan de acción y sus planes de acción generados incluyen lo siguiente o una combinación de ambos:
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Elemento de lista de comprobación de documentos
Los planes de acción le permiten definir secuencias y tareas repetibles y luego automatizar el seguimiento y la asignación de tareas. A menudo esas tareas implican la recopilación y revisión de documentos compatibles necesarios para procesos como la gestión de reclamaciones u originación de préstamos. Incluyendo elementos de lista de selección de documentos en plantillas de plan de acción, puede estandarizar y automatizar pasos de aprobación y seguimiento de documentos para estos procesos.
El seguimiento de documentos simplifica la implicación de prestatarios permitiendo a los prestatarios, responsables de préstamos y suscriptores de hipotecas cargar y revisar documentos compatibles requeridos para una solicitud de hipoteca.
Para más información acerca de esta función, consulte el módulo de Trailhead acerca de hipotecas en la sección Recursos.
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Tarea
Las tareas son una antigua función de Salesforce de confianza. Con tareas, puede mantener su lista de tareas en Salesforce y permanecer al tanto de sus negociaciones y cuentas. Relacione fácilmente cada tarea a registros para prospectos, contactos, campañas, contratos y otra información que necesite. Salesforce le proporciona diferentes herramientas para maximizar la productividad; formas rápidas de crear y actualizar tareas, listas de tareas filtradas previamente y opciones de notificación de tarea.
Conozca más detalles acerca de las tareas en la sección Recursos.
Mecánica de Plantillas de planes de acción y Planes de acción
En una plantilla de planes de acción, asigne cada tarea u otro elemento a una persona, una función, una cola o el creador del plan de acción. Al crear plantillas con la interfaz de usuario, el creador del plan de convierte en el propietario del plan. Al crear plantillas utilizando la API, puede designar un propietario de plan diferente al creador del plan.
Cuando crea un plan de acción desde una plantilla para un registro de destino específico:
- Los elementos que no tiene un usuario asignado se asignan al usuario que crea el plan de acción.
- Los elementos asignados a una función compartida por dos o más usuarios se asignan al usuario que crea el plan de acción.
- Las fechas límite de elementos se calculan utilizando la fecha de inicio y el intervalo de fecha definidos en la plantilla de plan de acción. Sin embargo, el creador del plan puede elegir si el cálculo de fecha está basado en calendario o días laborables.
Cuando se inicia un plan de acción, los usuarios ven las tareas asignadas a ellos a través de las vistas y listas de tareas de Salesforce estándar. Los usuarios registran información de estado de tarea utilizando las interfaces estándar para tareas u otros elementos, o la vista de detalles de Planes de acción. Los registros de destino, como cuentas o contactos, también muestran listas de planes de acción relacionados.
Ryan está muy entusiasmado con las posibilidades. Siga su trayectoria en las próximas unidades para ver cómo trabajará con el equipo en la configuración de la característica para que todos los gestores de capitales puedan utilizar los planes de acción para el trabajo recurrente. Con los planes de acción, pueden asignar tareas y definir fechas de finalización para dichas tareas. De este modo estarán seguros de que no hay descuidos y, lo más importante, de que los clientes se mantienen satisfechos.
Siguientes pasos
Después de aprender acerca de los planes de acción en esta unidad, Ryan está emocionado con las posibilidades. Continúe con la siguiente unidad mientras Matt configura la función para que Ryan se asegure de que nadie quede afuera. Así los clientes se mantienen satisfechos. ¡Vamos a ello!