Información general sobre cuentas y contactos

Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Describir qué son las cuentas y los contactos de negocio, y explicar cómo están relacionados.
  • Describir qué es una cuenta personal.
  • Agregar una cuenta de negocio nueva y un contacto asociado.

¿Qué son las cuentas y los contactos?

Los negocios buenos están construidos sobre excelentes relaciones con los clientes. La construcción de esas relaciones lleva tiempo y cuidados, y también requiere información. Tiene que saber quiénes son sus clientes, dónde encontrarlos y cómo hacer contacto con ellos, y también cómo satisfacerlos.

En Salesforce, almacena la información sobre sus clientes mediante cuentas y contactos. Las cuentas son compañías con las que hace negocios y los contactos son las personas que trabajan para dichas compañías.

Las cuentas y los contactos están relacionados con muchos otros objetos estándar, lo que los convierte en algunos de los objetos más importantes de Salesforce. Comprender cómo usar las cuentas y los contactos es fundamental para aprovechar al máximo Salesforce.

Si hace negocios con una sola persona, como un único contratista o un consumidor individual, use un tipo de cuenta especial llamado cuenta personal. Las cuentas personales son parecidas a las cuentas de negocio, pero como están pensadas para registrar información sobre una persona en particular, las cuentas personales no tienen sus propios contactos.

Para los fines de este módulo, daremos por supuesto que solo vende a compañías y todas sus cuentas son cuentas de negocio. No obstante, prácticamente todo lo que aprenda aquí se puede aplicar a ambos tipos de cuentas.

Cuentas de negocio

Imagine que usted es representante de ventas de Cloud Kicks, una compañía que se especializa en zapatillas personalizadas de lujo. Va a reunirse con un cliente, Get Cloudy Consulting. Usted cree que al equipo de Get Cloudy le encantará el último diseño de las zapatillas de Cloud Kicks. Desea revisar sus necesidades e historial de compras, y desea sorprenderlos al saber quién es quién en Get Cloudy. Puede encontrar la información necesaria en Salesforce.

En Salesforce, las compañías a las que vende son cuentas de negocio.

Nota

Nota

Haremos referencia a las cuentas de negocio sencillamente como cuentas de ahora en adelante, a no ser que necesitemos distinguir una función disponible únicamente para ciertos tipos de cuentas.

Para avanzar, cree una cuenta Get Cloudy en su Trailhead Playground. No tiene que seguir al pie de la letra para completar el reto, pero cuantas más veces practique, más fácil le será completar estas tareas durante su trabajo habitual.

Creemos una cuenta.

  1. Desplácese a la parte inferior de esta página y haga clic en Lanzar. Esta acción abre su Trailhead Playground en una nueva ficha.
  2. Después de iniciar sesión, haga clic en la ficha Cuentas (1). Si no ve la ficha Cuentas, seleccione Ventas desde el selector de aplicaciones (2).La barra del encabezado de navegación resaltando la ficha Cuentas y el icono del selector de aplicaciones.
  3. Haga clic en Nuevo.
  4. Agregue estos detalles de cuenta. (Si es necesario, desplácese para ver algunos de estos campos.)
    • Nombre de la cuenta: Get Cloudy
    • Teléfono: 775-555-5309
    • Número de la cuenta: 117
    • Sitio de la cuenta Única ubicación
    • Tipo: Cliente - Directo
    • Industria: Usuario
    • Ciudad de facturación: Reno
    • Estado o provincia de facturación: NVCreate_Account.png
  5. Haga clic en Guardar.

Al abrir el registro de la cuenta, puede ver la información recopilada sobre la compañía como una lista de registros relacionada con esta, como las personas que trabajan ahí, las negociaciones en curso, las solicitudes de servicio, la información sobre reuniones o llamadas anteriores y los documentos cargados. Prepárese para su reunión revisando estos detalles.

Por ejemplo, podría descubrir que Get Cloudy presentó un caso de servicio hace unos dos meses.

Si no lleva consigo la computadora, puede ver la mayor parte de la información de esta cuenta con la aplicación móvil Salesforce. En la aplicación móvil Salesforce, toque Cuentas, busque Get Cloudy y, a continuación, toque Get Cloudy.

Registro de la cuenta de Get Cloudy en la pantalla de un dispositivo móvil.

Contactos de negocio

Uno de los aspectos más importantes que debe conocer de una compañía es quiénes trabajan en ella y cómo acceder a este personal. En Salesforce, las personas que trabajan con sus cuentas se llaman contactos.

Sus contactos en Get Cloudy Consulting son Alan Johnson y Leung Chan. En Salesforce, tiene un contacto para Alan, donde se incluyen su compañía (cuenta), dirección de email y número de teléfono. Tiene un segundo contacto para Leung, donde se incluyen su compañía (cuenta), dirección de email y número de teléfono.

Para avanzar, cree contactos para Alan y Leung en su Trailhead Playground. Debería tener aún abierta la cuenta Get Cloudy en su Trailhead Playground, pero si no es así, haga clic en la ficha Cuentas y luego haga clic en Get Cloudy.

  1. Desplácese hasta Contactos y haga clic en Nuevo.
  2. Agregue un registro de contacto para Alan Johnson.
    • Nombre: Alan
    • Apellidos: Johnson
    • Título: Responsable de ventas
    • Teléfono: (720) 444-1229
    • Email: alan@gogetcloudy.com
  3. Haga clic en Guardar y nuevo.
  4. Agregue un registro de contacto para Leung Chan.
    1. Nombre: Leung
    2. Apellidos: Chan
    3. Título: Gerente de marketing
    4. Email: leung@gogetcloudy.com
  5. Haga clic en Guardar.

Ahora que Alan y Leung tienen registros en Salesforce, para buscarlos, haga clic en la ficha Contactos y localícelos en la lista Contactos recientes. Además, dado que Alan y Leung son contactos para la cuenta Get Cloudy, puede encontrarlos debajo de la información detallada de registro de esta cuenta. Haga clic en el nombre de Leung o Alan para ver el registro de contacto completo.

Al igual que ocurre con un registro de cuenta, un registro de contacto puede tener sus propias listas de información relacionadas, como los casos que cada contacto ha presentado, las reuniones mantenidas o los registros de llamadas a dicho contacto.

Registro de contacto de Alan en Salesforce.

Realizar un seguimiento de las interacciones de sus clientes

Los registros de Salesforce tienen toda la utilidad que aporte la información que almacene en ellos. Es estupendo almacenar información de contactos, números de teléfono y nombres. Es incluso mejor mantener un registro continuo de sus interacciones, de modo que sepa exactamente cuándo trabajo por última vez con un cliente, de lo que hablaron y qué programó.

La información relacionada enumerada para cada contacto garantiza que usted y sus colegas de trabajo estén al día de la información más reciente de esa cuenta. Acaba de colgar el teléfono con Leung: mantenga la precisión de su registro registrando la llamada.

  1. Vea el registro de contacto de Leung Chan.
  2. Localice la Cronología de actividad.
  3. Haga clic en Registrar una llamada.
  4. Registre los detalles de su llamada. (Usted es el único que sabe de lo que hablaron, así que solo usted sabe qué ingresar aquí.)
  5. Haga clic en Guardar.

Conocer mejor sus cuentas y contactos

Antes de asistir a su reunión, debe dedicar unos minutos a conocer las últimas noticias de su cuenta o de las personas que trabajan para dicha cuenta. Para ello, abra un navegador web y realice varias búsquedas para conocer las novedades de Get Cloudy o la industria de la tecnología, o revise los perfiles de redes sociales de Alan y Leung si los encuentra. Su búsqueda puede incluso mostrarle su actividad reciente en Twitter.

Se accede a las noticias en tiempo real del Director General de Salesforce, Marc Benioff, desde su registro de contacto en Salesforce.

Noticias

La función Noticias es justo lo que parece: noticias de fuentes norteamericanas en inglés, disponibles directamente en Salesforce. Las noticias que ve en Salesforce se personalizan dependiendo del punto donde acceda a ellas. Si ve Noticias en la página de detalle de una cuenta, los artículos se basan en la cuenta, sus ejecutivos y su industria. Para los contactos, las noticias se seleccionan en base a la cuenta con la que esté relacionado el contacto.

Antes de que pueda ver Noticias, su administrador deberá activar la función para su organización

Cuentas, contactos y prospectos sociales

Si su organización está utilizando la función Noticias y la función Cuentas, contactos y prospectos sociales, puede ver lo que sus cuentas, contactos y prospectos están publicando en Twitter.

Para ver o seguir una cuenta de Twitter desde Salesforce, debe disponer de una cuenta en Twitter y tiene que vincular el registro de la cuenta o contacto con un perfil de Twitter.

No puede ver ningún dato de una cuenta o un contacto que normalmente no está disponible al iniciar sesión en la red social. Pero puede ver esa información de un vistazo y puede usar la imagen de perfil de Twitter como la imagen de perfil de la cuenta, el contacto o el prospecto en Salesforce.

Para poder usar la función Prospectos, contactos y cuentas sociales, el administrador debe activarla para su organización y usted debe establecer su configuración personal.

Mejores prácticas para la gestión de cuentas y contactos

Conozca las convenciones de nombres de su compañía para las cuentas.
El uso de convenciones de nombres establecidas ayuda a todos en la compañía. Los nombres no solo le ayudan a encontrar compañías en sus registros, también pueden utilizarse para denotar relaciones entre cuentas y ayudarle a decidir si una compañía o individuo ya existe en sus registros. Por ejemplo, si trabaja con varias franquicias, es posible que necesite usar nombres que tengan sentido en una jerarquía, pero que también le ayuden a diferenciar dos tiendas con el mismo nombre en un área geográfica similar.

Asocie siempre los contactos a una cuenta.
Los contactos sin cuentas (contactos privados) son como barcos a la deriva. Dado que permanecen ocultos para todos los usuarios, a excepción de usted y sus administradores del sistema, son fáciles de olvidar, difíciles de encontrar y de ninguna utilidad para los colegas.

No permita que las cuentas y contactos inactivos se pierdan en la baraja.
Esté al tanto de cuentas y contactos , cree un reporte para encontrarlos, sin actividades enumeradas durante los últimos 30, 60 o 90 días. Dependiendo de su negocio, estos clientes inactivos podrían estar listos para un nuevo producto, o podría ser el momento de excluirlos de vistas de lista, reportes y campañas de modo que pueda centrarse en clientes activos.

Mantener la propiedad activa.
Es difícil gestionar activamente una cuenta si está asignada a alguien que no usa Salesforce. Si se encuentra una cuenta o contacto que es propiedad de alguien que ahora ocupa otro puesto o abandonó la compañía, ayude a encontrar un nuevo propietario para la cuenta y sus contactos.

Mantenga sus registros actualizados.
Siempre que localice nueva información sobre una cuenta, contacto o prospecto, ingrésela en Salesforce. Sus datos de Salesforce son tan buenos como los haga usted.