Importieren einer Tabelle in CRM Analytics

Manchmal ist es sinnvoll, wenn man sich eine Tabelle mit Daten ansieht. Es gibt aber auch Situationen, in denen man einfach nichts erkennt, keinen Überblick gewinnt und sich aus solchen Zahlenreihen keinen Reim machen kann. Mit CRM Analytics-Diagrammen lassen sich Datentabellen übersichtlich und informativ darstellen und Ihre Zielgruppe muss nicht mehr kopfrechnen. Die Zuhörer erhalten einen schnellen Überblick und Sie müssen weniger erklären. Sie sehen: Es gibt nur Vorteile.

Aber wie wandelt man eine Datentabelle in ein Diagramm um? Welches Diagramm sollten Sie auswählen? Und welche Daten sollten dargestellt werden? Bevor wir auf diese Fragen genauer eingehen, sollten Sie sich zunächst fragen: Was soll erreicht werden?

Sie möchten eine sinnvolle Darstellung von Daten, die einen Überblick bietet und Ihren Mitarbeitern entsprechende Ansatzpunkte aufzeigt.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Wirtschaftsanalyst und verfolgen für ein Elektronik-Großhandelsunternehmen mit Sitz in den USA Opportunities nach. Wie andere Menschen haben Sie bisher mit einer Tabelle gearbeitet, um die Opportunities des aktuellen Finanzjahrs aufzuführen und um Ihre Produkt-Pipeline im Auge zu behalten.

So sieht Ihre Tabelle aus:

Sie erstellen zwar Berichte anhand dieser Tabelle, aber häufig kommt es vor, dass Sie Kollegen und Vorgesetzten die Zahlen genauer erläutern müssen. Sie wünschten sich, es gäbe eine einfache Möglichkeit, beeindruckende und informative Grafiken zu erstellen, die man ganz einfach präsentieren und weitergeben könnte. Dieser Wunsch ist uns Befehl.

Zunächst müssen wir die Tabellendaten in CRM Analytics importieren. Registrieren Sie sich für eine spezielle Developer Edition-Organisation, die CRM Analytics-fähig ist.

1. Rufen Sie folgende Seite auf: developer.salesforce.com/promotions/orgs/analytics-de.
2. Füllen Sie das Formular unter Angabe einer aktiven E-Mail-Adresse aus.
3. Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf Sign me up (Registrieren). Daraufhin wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.
4. Warten Sie, bis Sie die Aktivierungs-E-Mail erhalten, öffnen Sie diese und klicken Sie darin Verify Account (Account bestätigen).
5. Schließen Sie Ihre Registrierung ab und legen Sie Ihr Kennwort und Ihre Überprüfungsfrage fest.
6. Klicken Sie auf Change Password (Kennwort ändern). Sie werden bei Ihrer neuen CRM Analytics-fähigen Developer Edition-Organisation angemeldet. Wenn das Fenster "Welcome to Lightning Experience" (Willkommen bei Lightning Experience) angezeigt wird, schließen Sie es.

Um sich bei der CRM Analytics-fähigen Developer Edition-Organisation anzumelden, wenn Sie die Aufgabe am Ende dieser Seite ausführen, wählen Sie im Verbindungsmenü die Option Connect Org (Organisation verbinden) aus. Zum Anmelden und Experimentieren können Sie login.salesforce.com jederzeit aufrufen.

1. Wechseln Sie in Ihrer Developer Edition-Organisation über den App Launcher () zu Analytics Studio und wählen Sie die Anwendung aus.
2. Klicken Sie in Analytics Studio rechts oben auf dem Bildschirm auf Create (Erstellen) und wählen Sie Dataset (Datenset).
3. Klicken Sie auf CSV File (CSV-Datei) als Datenquelle.
4. Klicken Sie im Bildschirm "New Dataset (Neuer Datenset" auf Select file or drag file here... (Wählen Sie eine Datei aus oder ziehen Sie die Datei hierhin...).
5. Wählen Sie im angezeigten Fenster zur Dateiauswahl wählen Sie die Datei "ProductPipelineUSA.csv" aus und klicken auf Open (Öffnen) (oder auf die entsprechende Schaltfläche in Ihrem Betriebssystem, um die Datei hochzuladen). Klicken Sie danach auf Next (Weiter).
6. Stellen Sie sicher, dass der Datensetname "ProductPipelineUSA" lautet, und klicken Sie auf Next (Weiter).
7. Klicken Sie bei "Edit Field Attributes (Feldattribute bearbeiten)" auf Upload File (Datei hochladen). Das Hochladen beginnt und ein neues Datenset wird erstellt.

Es gibt mehr als ein Dutzend verschiedene CRM Analytics-Diagramme für verschiedenste Einsatzmöglichkeiten. Bei manchen steht die Darstellung der Daten im Vordergrund und das, was Sie speziell hervorheben möchten sticht besonders ins Auge. Bei CRM Analytics verfügt jedes Diagramm über bestimmte Eigenschaften, die den gezeigten Datentyp bestimmen.

Diagramme variieren die Anzahl der Dimensionen (Spalten mit kategorischen Daten) und Maßeinheiten (Spalten mit nummerischen Daten), die für die Nutzung des Diagramms erforderlich sind. Beispiel: das Wasserfalldiagramm erfordert eine Maßeinheit und mindestens eine Gruppierung.

Aber sogar wenn zwei unterschiedliche Diagramme dieselben Daten anzeigen könnten, sollten Sie sich eher darauf konzentrieren, die von Ihnen gewünschten Einblicke zu vermitteln. Sie könnten Pipeline-Phasen beispielsweise anhand eines Balkendiagramms oder eines Wasserfalldiagramms anzeigen.

Haben Sie etwas bemerkt? Das Balkendiagramm zeigt den Gesamtwert der Opportunities nicht an. Auch visuell werden die Phasen oder Ergebnisse im Wasserfalldiagramm besser voneinander getrennt. Sie erkennen die einzelnen Phasen und wie diese zu den gesamten Opportunities beitragen. Das Wasserfalldiagramm hebt außerdem die relativen Beziehungen zwischen den Phasen hervor und zeigt, inwiefern die Opportunities zu einem Abschluss führen.

Als Nächstes erstellen Sie ein Wasserfalldiagramm aus dem soeben hochgeladenen Datenset, um die Kosten der Pipeline-Opportunities nach der Phase aufzuschlüsseln.