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Gruppieren und Kategorisieren von Daten

Der Report Builder (Berichtsgenerator) ist unter anderem deshalb so benutzerfreundlich, weil er in Berichten die Möglichkeit bietet, Gruppierungen zu ziehen, um sie zwischen Zeilen und Spalten zu verschieben. Wir verwenden einen Matrixbericht, um Zusammenfassungen von zwei oder mehr Gruppierungsebenen in einem Raster anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie mehr Daten auf kleinerem Raum anzeigen und rasch gruppenübergreifend miteinander vergleichen.

Gruppieren von Daten in Berichten

Kommen wir noch einmal zur Berichtsanforderung Ihrer VP Vertrieb zurück, die einen weiteren Wunsch äußert: Sie möchte, dass die Opportunities im Bericht "Opportunities by Rep" zusätzlich nach Schlusstermin gruppiert und in einer Tabelle angezeigt werden. Kein Problem!

Wir werden den Bericht "Opportunities by Rep" modifizieren und nach Kalendermonat des Schlusstermins gruppieren:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Reports (Berichte).
  2. Klicken Sie auf All Folders (Alle Ordner).
  3. Klicken Sie auf Global Sales Reports.
  4. Klicken Sie auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben "Opportunities by Rep" und wählen Sie Edit (Bearbeiten) aus.
  5. Stellen Sie sicher, dass die Spalte Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber) nach Zeile gruppiert wird.
    Hinweis: Wird neben dem Namen des Opportunity-Inhabers eine Zahl angezeigt, ist die Spalte gruppiert. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber) und wählen Sie dann Group Rows by This Field (Zeilen nach diesem Feld gruppieren) aus.
  6. Klicken Sie im Bereich "Preview (Vorschau)" auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben Close Date (Schlusstermin) und wählen Sie die Option Group Columns by This Field (Spalten nach diesem Feld gruppieren) aus.
  7. Klicken Sie auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol in der Zusammenfassungszeile "Close Date (Schlusstermin)", bewegen Sie den Mauszeiger über Group Date By (Datum gruppieren nach) und wählen Sie dann Calendar Month (Kalendermonat) aus.
    Schlussterminoptionen
  8. Ändern Sie unten im Bereich "Preview (Vorschau)" die Schalterstellung neben Detail Rows (Detailzeilen) und Stacked Summaries (Gestapelte Zusammenfassungen), um diese Optionen zu deaktivieren.
  9. Klicken Sie auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben "Save (Speichern)" und klicken Sie auf Save As (Speichern unter). Geben Sie dann die Details zum Speichern des Berichts ein:
    • Report Name (Berichtsname): Opportunities by Rep and Close Month
    • Klicken Sie in das Textfeld "Report Unique Name (Eindeutiger Berichtsname)", um den eindeutigen Namen automatisch eintragen zu lassen. Keine Sorge, der eindeutige Name dieses Berichts wird nicht überprüft.
    • Report Description (Berichtsbeschreibung): What opportunities do your sales reps have in the pipeline and when do they close?
  10. Achten Sie darauf, diesen Bericht im Ordner Global Sales Reports zu speichern.
  11. Klicken Sie auf Save (Speichern).
  12. Klicken Sie auf Run (Ausführen).

Verwenden von Bucket-Feldern

Bericht "Opportunities by Rep and Close Month"

Matrixberichte sind nützlich zur Anzeige von Daten, doch wie sieht es aus, wenn Sie Gruppierungen nach Kategorien organisieren müssen? Hier kommt Bucketing ins Spiel. Bucketing ermöglicht es Ihnen, Ihre Berichtsdaten im Handumdrehen zu segmentieren, indem Sie eine Reihe von Kategorien, oder "Buckets", zum Sortieren, Gruppieren oder Filtern der Datensätze definieren.

Schauen wir uns an, wie Bucketing funktioniert und wie wir damit eine Berichtsanforderung Ihrer VP Vertrieb erfüllen können. Wir werden erneut einen Matrixbericht erstellen, diesmal sollen jedoch Opportunities, die in diesem Geschäftsquartal in der Pipeline sind, nach Inhaber, Phase und Größe angezeigt werden.

Erstellen Sie einen neuen Opportunity-Bericht.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Reports (Berichte).
  2. Klicken Sie auf New Report (Neuer Bericht).
  3. Klicken Sie in der Liste "Choose Report Type (Berichtstyp auswählen)" auf Opportunities und wählen Sie dann in der eingeblendeten Liste Opportunities aus.
  4. Klicken Sie auf Continue (Fortfahren).
  5. Stellen Sie sicher, dass rechts oben im "Report Builder (Berichtsgenerator)" Update Preview Automatically (Vorschau automatisch aktualisieren) aktiviert ist.
  6. Klicken Sie in den Bereich Filters (Filter).
  7. Stellen Sie sicher, dass "Close Date (Schlusstermin)" auf Current FQ (Aktuelles Geschäftsquartal) festgelegt ist.
  8. Klicken Sie auf Opportunity Status (Opportunity-Status), wählen Sie Open (Offen) aus und klicken Sie auf Apply (Anwenden).
  9. Klicken Sie in den Bereich Outline (Struktur) und anschließend auf das X neben den folgenden Spaltenüberschriften, um diese zu entfernen:
    • Owner Role (Inhaberrolle)
    • Fiscal Period (Geschäftszeitraum)
    • Age (Alter)
    • Created Date (Erstelldatum)
    • Lead Source (Lead-Quelle)
    • Type (Typ)

Fügen Sie ein Bucket-Feld hinzu, um die Opportunities als klein, mittel oder groß zu kategorisieren.

  1. Klicken Sie im Bereich "Outline (Struktur)" auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben "Columns (Spalten)" und klicken Sie auf Add Bucket Column (Bucket-Spalte hinzufügen).
  2. Entfernen Sie die aktuelle Auswahl aus dem Feld "Field (Feld)", suchen Sie nach dem Eintrag Amount (Betrag) und wählen Sie ihn aus.
  3. Geben Sie als "Bucket Name (Bucket-Name)" Size ein.
  4. Vervollständigen Sie den ersten Bereich wie folgt:
    • Range (Bereich): <=50000
    • Name: Small
  5. Klicken Sie auf Add (Hinzufügen) und vervollständigen Sie dann den zweiten Bereich:
    • Range (Bereich): >50.000 bis 100000
    • Name: Medium
  6. Für den dritten Bereich (> 100.000) geben Sie im Feld "Name" Large ein.
  7. Achten Sie darauf, dass Treat empty Amount values in the report as zeros (Leere Betragswerte im Bericht als Nullen behandeln) aktiviert ist.
    Beispiel für die Einstellungen unter 'Bucket-Spalte bearbeiten'
  8. Klicken Sie auf Apply (Anwenden).

Gruppieren Sie den Bericht nach Phase und Opportunity-Inhaber und nach Größe. 

  1. Klicken Sie im Bereich "Preview (Vorschau)" auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben "Opportunity Owner (Opportunity-Inhaber)" und wählen Sie die Option Group Rows by This Field (Zeilen nach diesem Feld gruppieren) aus.
  2. Klicken Sie im Bereich "Preview (Vorschau)" auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben "Stage (Phase)" und wählen Sie die Option Group Rows by This Field (Zeilen nach diesem Feld gruppieren) aus.
  3. Klicken Sie auf den Pfeil Pfeil-nach-unten-Symbol neben "Size" und wählen Sie die Option Group Columns by This Field (Spalten nach diesem Feld gruppieren) aus.
  4. Ändern Sie unten im Bereich "Preview (Vorschau)" die Schalterstellung neben "Detail Rows (Detailzeilen)", "Subtotals (Zwischensummen)" und "Grand Total (Gesamtsumme)", um diese Optionen zu deaktivieren.
  5. Klicken Sie auf Save & Run (Speichern und ausführen) und geben Sie die Berichtsdetails ein:
    • Report Name (Berichtsname): Pipeline Matrix Report Current FQ
    • Klicken Sie in das Textfeld "Report Unique Name (Eindeutiger Berichtsname)", um den eindeutigen Namen automatisch eintragen zu lassen. Keine Sorge, der eindeutige Name dieses Berichts wird nicht überprüft.
    • Report Description (Berichtsbeschreibung): How big are the deals at each stage in the pipeline this FQ?
  6. Klicken Sie auf Select Folder (Ordner auswählen), wählen Sie Global Sales Reports und klicken Sie auf Select Folder (Ordner auswählen).
  7. Klicken Sie auf Save (Speichern).

Benötigen Sie bei diesem Schritt Unterstützung? Sehen Sie sich das Trailhead Together-Video zu diesem Badge und eine exemplarische Vorgehensweise für Lehrkräfte ab 36:38 im Video an.