Verwenden von Freigaberegeln für externe Benutzer

Nachvollziehen der Schritte aus "Trail Together"

Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Sehen Sie sich dieses Video an, das zur Serie "Trail Together" gehört. Der Clip beginnt bei Minute 38:04, für den Fall, dass Sie zurückspringen und den Anfang des Schritts noch einmal sehen möchten.

Freigaberegeln für externe Benutzer

Freigaberegeln funktionieren für externe Benutzer genauso wie für interne Benutzer. In diesem Schritt erfahren Sie, wie Freigaberegeln für Partnerbenutzer verwendet werden.

Sehen Sie sich dieses Video an, um einen Überblick über die Funktionsweise von Freigaberegeln zu erhalten.

Freigaberegeln erteilen zusätzlichen Zugriff auf Datensätze auf Objektbasis, unabhängig davon, wo Benutzer in der Rollenhierarchie stehen. Sie können Freigaberegeln erstellen, die auf dem Inhaber oder auf Kriterien basieren. Sie können sogar Freigaberegeln speziell für Gastbenutzer in Ihrem Portal oder auf Ihrer Site einrichten.

Mit inhaberbasierten Freigaberegeln können Sie Datensätze zwischen Benutzergruppen freigeben. Kriterienbasierte Freigaberegeln gelten, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Salesforce erstellt und pflegt diese Site-spezifischen Benutzergruppen.

• Portalrollen
  
• Portalrollen und nachgeordnete Positionen
  
• Rollen, interne und portalbezogene nachgeordnete Positionen
  
• Alle Kundenportal-Benutzer und alle öffentlichen Gruppen von Partnerbenutzern
  
• Falls Kanelprogramme und -ebenen eingerichtet wurden, gibt es auch Kanalprogrammgruppen und Kanalebenengruppen.
  

Sie können auch eigene öffentliche Gruppen für Freigabezwecke einrichten.

Die öffentlichen Gruppen "All Customer Portal Users (Alle Kundenportalbenutzer)" und "All Partner Users (Alle Partnerbenutzer)" gibt es nicht in Produktionsorganisationen, die nach der Version Summer '20 erstellt wurden. Sie können diese öffentlichen Gruppen jedoch weiterhin auch in neu erstellten Trailhead Playground-Organisationen sehen.

Sehen wir uns an, wie Ursa Major die Freigaberegeln nutzt, um die Sichtbarkeit von Datensätzen unter den Partnern zu erhöhen.

Freigaberegeln unter Nutzung einer Accountrolle

Es gibt zwei Kategorien von Partnerbenutzern bei Ursa Major: Händler und Wiederverkäufer. Manchmal müssen Partnerbenutzer, die zu unterschiedlichen Konten gehören, die Datensätze des jeweils anderen einsehen können. Beispielsweise benötigen Partnermanager des Accounts "Express Logistics and Transport" Lese- und Schreibzugriff auf Opportunities, deren Inhaber alle Partnerbenutzer des Accounts "Edge Communications" sind.

Folgen Sie Maria, der Administratorin von Ursa Major, bei der Einrichtung einer Freigaberegel, die die im vorherigen Schritt eingerichteten Accountrollen verwendet.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Sharing (Freigabe) ein und wählen Sie dann Sharing Settings (Freigabeeinstellungen) aus.
   
2. Klicken Sie unter Opportunity Sharing Rules (Freigaberegeln für Verkaufschancen) auf New (Neu) und geben Sie diese Informationen ein.
   

• Label (Bezeichnung): Share Edge Opportunities
• Rule Name (Regelname): [Wird automatisch ausgefüllt]
  
• Rule Type (Regeltyp): Based on record owner (Basierend auf Datensatzinhaber)
  
• Select which records to be shared (Wählen Sie aus, welche Datensätze freigegeben werden sollen): Portal Roles and Subordinates (Portalrollen und nachgeordnete Positionen):
  
• Select the users to share with (Wählen Sie die Benutzer aus, für die die Freigabe erfolgen soll): Portal Roles (Portalrollen):
  
• Select the level of access for the users (Wählen Sie die Zugriffsebene für die Benutzer aus): Read/Write (Lese-/Schreibzugriff)
  

3. Klicken Sie auf Speichern und auf OK.
   

Sehen Sie, was Sie getan haben? Sie haben den Partnermanagern von Express Logistics and Transport Lese- und Schreibzugriff auf alle Verkaufschancen erteilt, die sich im Besitz der Partnermanager und Untergebenen von Edge Communications (d. h. der Partnerbenutzer) befinden.

Mithilfe von Freigaberegeln können Sie auch externen Benutzern, die über die Kunden-Community Plus- oder die Partner-Community-Lizenz verfügen, Zugriff auf Datensätze interner Salesforce-Benutzer gewähren und umgekehrt.

Sehen wir uns nun an, wie Sie Datensätze mit einer öffentlichen Gruppe teilen können, die aus Partnerbenutzern besteht.

Kriterienbasierte Freigaberegeln unter Nutzung einer öffentlichen Gruppe

Ursa Major möchte, dass Partnermanager über alle Energie-Accounts mit hoher Priorität informiert sind. Außerdem soll auch der Director of Channel Sales diese Accounts kennen.

Wie kann Maria diese Anforderungen erfüllen? Zunächst muss sie eine öffentliche Gruppe erstellen, der die Manager der Partnerkonten sowie der Direktor für den Vertrieb über Vertriebskanäle angehören. Beachten Sie, dass sie eine öffentliche Gruppe erstellt, die sowohl interne als auch externe Rollen enthält.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Public Groups (Öffentliche Gruppen) ein und wählen Sie dann Public Groups (Öffentliche Gruppen) aus.
   
2. Klicken Sie auf New (Neu) und geben Sie die folgenden Informationen ein.
   

• Label (Bezeichnung): Partner Managers and Channel Director
• Group Name (Gruppenname): [Wird automatisch ausgefüllt]
  
• Durchsuchen Sie Roles (Rollen) für "Channel Sales (Verkauf über Vertriebskanäle)" und verschieben Sie Role: Director, Channel Sales (Rolle: Direktor, Verkauf über Vertriebskanäle) in "Selected Members (Ausgewählte Mitglieder)"
  
• Durchsuchen Sie Portal Roles (Portalrollen) nach "Manager" und verschieben Sie Portal Role: Edge Communications Partner Manager (Portalrolle: Partner-Manager Edge Communications) und Portal Role: Express Logistics and Transport Partner Manager (Portalrolle: Partner-Manager Express Logistics and Transport) in "Selected Members (Ausgewählte Mitglieder)"
  

3. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Als Nächstes muss Maria eine Freigaberegel erstellen, die die vorgegebenen Kriterien erfüllt.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Sharing (Freigabe) ein und wählen Sie dann Sharing Settings (Freigabeeinstellungen) aus.
   
2. Klicken Sie unter Account Sharing Rules (Accountfreigaberegeln) auf New (Neu) und geben Sie diese Informationen ein.
   

• Label (Bezeichnung): High Priority Energy Accounts
• Rule Name (Regelname): [Wird automatisch ausgefüllt]
  
• Rule Type (Regeltyp): Based on criteria (Basierend auf Kriterien)
  
• Select which records to be shared (Wählen Sie aus, welche Datensätze freigegeben werden sollen): Criteria (Kriterien)
  
  • Field (Feld):
    
• Select the users to share with (Wählen Sie die Benutzer aus, für die die Freigabe erfolgen soll): Public Groups (Öffentliche Gruppen):
  
• Select the level of access for the users (Wählen Sie die Zugriffsebene für die Benutzer aus):
  
  • Default Account and Contract Access (Standard-Account- und -Vertragszugriff): Read Only (Lesezugriff)
    
  • Opportunity Access (Opportunityzugriff): Private (Privat)
    
  • Case Access (Kundenvorgangszugriff): Private (Privat)
    

3. Klicken Sie auf Speichern und auf OK.
   

So, fertig. Sie haben jetzt einer ganzen Gruppe von Benutzern den Zugriff auf bisher unzugängliche Accounts eröffnet. Weiter so!

Ressourcen

Salesforce-Hilfe: Freigaberegeln

Videoreihe: Wer sieht was in Experience Cloud (englischsprachig)