Freigeben von Daten mit Accountbeziehungen

Nachvollziehen der Schritte aus "Trail Together"

Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Sehen Sie sich dieses Video an, das zur Serie "Trail Together" gehört. Der Clip beginnt bei Minute 53:35, für den Fall, dass Sie zurückspringen und den Anfang des Schritts noch einmal sehen möchten.

Erstellen von Geschäftsbeziehungen zwischen Accounts

Maria ist mit der Einrichtung der erforderlichen Geschäftsprozesse für die Partner von Ursa Major noch nicht fertig. Sie erkennt, dass sie eine detailliertere Kontrolle darüber benötigt, welche Informationen sie zwischen Partneraccounts freigibt. Sie beschließt, Accountbeziehungen zu verwenden, um diese Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Empfohlene Verwendung von Accountbeziehungen

Accountbeziehungen eignen sich hervorragend, wenn Sie eine Geschäftsbeziehung zwischen zwei Ihrer Partneraccounts einrichten müssen. Angenommen, einer Ihrer Händler benötigt Zugriff auf eine Teilmenge der Kundenaccounts seines Wiederverkäufers, damit er diese effektiv unterstützen kann. Oder ein Händler muss bei bestimmten Geschäften mit einem Wiederverkäufer zusammenarbeiten. Oder eventuell möchten Sie die Apex-Freigabe für die Freigabe unter Accounts einsetzen.

Diese Beispiele eignen sich perfekt für das Feature "Accountbeziehung".

Prüfen der Sichtbarkeit von Opportunity-Daten

Marias Anwendungsfall stammt direkt von Ursa Majors Channel Account-Managerin Maya Pasqua. Maya möchte, dass Partnerbenutzer von Express Logistics and Transport alle Opportunities sehen können, die mit dem Wiederverkäuferaccount Pyramid Construction zusammenhängen.

Bevor Sie die Lösung für diesen Anwendungsfall erarbeiten, sollten Sie einige Vorarbeiten leisten, um sicherzustellen, dass die Verkaufschancen für Pyramid Construction für die Nutzer von Express Logistics und Transport noch nicht sichtbar sind. Wandeln Sie dazu den Account "Pyramid Construction" in einen Partneraccount um und ändern Sie den Inhaber der Verkaufschance "Pyramid Construction" in einen Partnerbenutzer des Accounts.

1. Wählen Sie im App Launcher Accounts aus.
   
2. Wählen Sie die Listenansicht All Accounts (Alle Accounts) aus.
   
3. Klicken Sie auf Pyramid Construction Inc.
   
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Enable as Partner (Als Partner aktivieren) aus.
   
5. Klicken Sie im Bestätigungs-Dialogfeld auf Enable As Partner (Als Partner aktivieren).
   
6. Klicken Sie in der Themenliste "Kontakte" auf Pat Stumuller.
   
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Enable Partner User (Partnerbenutzer aktivieren) aus.
   
8. Ändern Sie in der Detailseite "New User (Neuer Benutzer) Folgendes:
   

• Email (E-Mail): [Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, damit Sie Anmeldeinformationen für Ihre neu erstellten Benutzer erhalten.]
  
• Username (Benutzername): [Eindeutiger Benutzername im Format einer E-Mail-Adresse]
  
• User License (Benutzerlizenz): Partner Community
  
• Profile (Profil): Partner Community User (Partner-Community – Benutzer) 
  

Erinnern Sie sich, hier empfiehlt sich die Vorgehensweise, das Profil "Partner Community User" (Partner-Community-Benutzer) zu duplizieren. Gehen Sie alle Benutzerberechtigungen sehr aufmerksam durch, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen die von Ihnen gewünschten sind.

• Deaktivieren Sie Salesforce CRM Content User (Salesforce CM CRM Content-Benutzer).
  
• Deaktivieren Sie Repetitive Salesforce CRM Content Email Alberts (Salesforce CRM Content-E-Mail-Benachrichtigungen empfangen).
  
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gene rate new password and notify user immediately (Neues Kennwort generieren und Benutzer sofort benachrichtigen).
  

10. Klicken Sie auf Speichern und auf OK.
    
11. Navigieren Sie zurück zum Pyramid Construction-Account.
    
12. Klicken Sie auf die Verkaufschance Pyramid Emergency Generators (Pyramid Notstromaggregate) und wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Change Owner (Inhaber ändern) aus.
    
13. Ändern Sie den Inhaber von sich selbst in Pat Stumuller. Wenn Sie Pat nicht finden können, ändern Sie das Suchziel in "Partner Users" (Partnerbenutzer).
    
14. Klicken Sie auf Submit (Senden).
    

Melden Sie sich nun als Babara Levy beim Partnerportal an, um zu überprüfen, ob Sie die Verkaufschancen von Pyramid Construction sehen können.

1. Wählen Sie im App Launcher Contacts (Kontakte) aus.
   
2. Wählen Sie Babara Levy aus.
   
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Log in to Experience as User (Als Benutzer bei der Erfahrung anmelden) aus.
   
4. Wählen Sie im Portal im Navigationsmenü Sales | Opportunities (Vertrieb | Verkaufschancen) aus.
   

Werden Pyramid Construction-Opportunities angezeigt? Hoffentlich nicht! Sie erinnern sich sicherlich, dass Ihre externen organisationsweiten Standardeinstellungen für Opportunities auf privat eingestellt sind, sodass Sie hier keine Pyramid Construction-Opportunities angezeigt bekommen sollten.

Freigeben von Opportunities mit Accountbeziehungen

Sehen wir uns einmal an, wie Maria den Benutzern von Express Logistics and Transport (einschließlich Babara Levy) Zugang zu den Verkaufschancen von Pyramid Construction verschafft.

Zuerst aktiviert Maria das Feature "Accountbeziehung" in ihrer Organisation.

1. Geben Sie in Setup im Feld der Schnellsuche Digital Experiences (Digitale Erfahrungen) ein und wählen Sie  Settings (Einstellungen) aus.
   
2. Aktivieren Sie unter "Account Relationship Settings" (Einstellungen für Accountbeziehungen) das Kontrollkästchen neben Enable Account Relationships (Accountbeziehungen aktivieren).
   
3. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Wichtig: Wenn Sie Accountbeziehungen in Ihrer Organisation einmal aktiviert haben, können Sie diese Funktion nicht mehr deaktivieren.

Nach der Aktivierung von Accountbeziehungen steht Ihnen in Ihrer Organisation ein ganz neues Objekt ("Account Relationships (Accountbeziehungen)") zur Verfügung und Sie können Datenfreigaberegeln für Accountbeziehungen festlegen.

Nur eine Freigaberegel darf dieselben Feldwerte für "Account Relationship Type (Accountbeziehungstyp)" und "Object Type (Objekttyp)" enthalten. Sie dürfen also beispielsweise nur eine Freigaberegel einrichten, die den Feldwert "Lead.OwnerId Object Type" und den Feldwert "Distributor (Händler)" für "Account Relationship Type (Accountbeziehungstyp)" kombiniert.

Maria muss nun die Themenlisten "Accountbeziehung" zum Accountseitenlayout hinzufügen. Warum ist dies notwendig? Sobald Maria die Freigaberegel für die Accountbeziehung eingerichtet hat, kann jeder interne Benutzer die Themenlisten verwenden, um Geschäftsbeziehungen für den Datenzugriff zu erstellen.

1. Klicken Sie in Setup auf Object Manager (Objekt-Manager) | Account | Page Layouts (Seitenlayouts) | Account Layout (Accountlayout).
   
2. Klicken Sie auf Related Lists (Themenlisten).
   
3. Ziehen Sie die Themenlisten Account Relationships: Account From (Accountbeziehungen: Absenderaccount) und Account Relationships: Account To (Accountbeziehungen: Empfängeraccount) auf die Seite.
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   
5. Klicken Sie im Dialogfeld "Overwrite Users' Related List Customizations? (Anpassungen der Themenlisten des Benutzers überschreiben?)" auf Yes (Ja).
   

Anschließend richtet Maria eine Freigaberegel für die Accountbeziehung ein, um Mayas Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

1. Geben Sie unter "Setup" im Feld der Schnellsuche Account Relationship (Accountbeziehung) ein und wählen Sie dann Account Relationship Data Sharing Rule Settings (Freigaberegeleinstellungen für Accountbeziehungsdaten) aus. Möglicherweise müssen Sie die Seite aktualisieren, damit die Einstellungen für die Freigaberegeln für Accountbeziehungsdaten angezeigt werden.
   
2. Klicken Sie auf New (Neu).
   
3. Geben Sie folgende Informationen ein.
   

• Name: Share Opportunities
• Developer Name (Entwicklername): share_opportunities
• Description (Beschreibung): Sharing opportunities between accounts.
• Account Relationship Type (Accountbeziehungstyp): Distributor (Händler)
  
• Access Level (Zugriffsebene): Read/Write (Lese-/Schreibzugriff)
  
• Object Type (Objekttyp): Opportunity
  
• Account To Criteria Field (Kriterienfeld für Empfängeraccount): Account ID (Account-ID)
  

4. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Was tut diese neue Regel? Eine Datenfreigaberegel für Accountbeziehungen gibt den Accountbeziehungstyp, den Typ der freizugebenden Informationen und die Zugriffsebene für die Datensätze an. Der Typ der Accountbeziehung ist vielleicht der wichtigste Teil dieser Gleichung: Er verbindet die Freigaberegel mit der Accountbeziehung (die Sie in Kürze einrichten werden). Ihre Organisation verfügt bereits zu Anfang über mehrere Accountbeziehungstypen, doch Sie können weitere Typen hinzufügen, falls dies aufgrund Ihrer Geschäftsanforderungen notwendig ist.

Nachdem Maria nun die Freigabelogik mit der Distributorbeziehung verknüpft hat, muss sie die spezifischen Distributor-Wiederverkäufer-Beziehungen definieren.

1. Wählen Sie im App Launcher Accounts aus.
   
2. Wählen Sie Express Logistics and Transport.
   
3. Klicken Sie in der Themenliste "Accountbeziehungen: Absenderaccount" auf Neu.
   
4. Geben Sie folgende Informationen ein.
   

• Name: Share Opportunities with Express
• Account From (Absenderaccount): Express Logistics and Transport
  
• Absenderaccount: Pyramid Construction Inc.
  
• Account Relationship Type (Accountbeziehungstyp): Distributor (Händler)
  

5. Klicken Sie auf Save (Speichern).
   

Bei Accountbeziehungen ist der Absenderaccount der Account, der Zugriff auf Daten erhält, und der Empfängeraccount ist der Account, der Zugriff auf seine Daten gewährt. Und wie bereits erwähnt, ist das Feld "Account Relationship Type" (Typ der Accountbeziehung) das Element, das alle Punkte in der Organisation miteinander verbindet.

Melden Sie sich nun wieder als Babara Levy beim Portal an, um zu sehen, welche Verkaufschancen sie sieht.

1. Wählen Sie im App Launcher Contacts (Kontakte) aus.
   
2. Wählen Sie Babara Levy aus.
   
3. Wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen Log in to Experience as User (Als Benutzer bei der Erfahrung anmelden) aus.
   
4. Wählen Sie im Portal im Navigationsmenü Sales | Opportunities (Vertrieb | Verkaufschancen) aus.
   

Wird die Opportunity "Pyramid Construction" angezeigt? Diese Freigabe hat schon Charme, oder?

Zu beachtende Punkte: An einer früheren Stelle in diesem Schritt mussten wir den Opportunity-Inhaber ändern, um zu zeigen, dass die Freigabe der Opportunity unabhängig vom Inhaber möglich ist. Und obwohl Maria, die Administratorin, die Accountbeziehung für den Account eingerichtet hat, kann jeder Salesforce-Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen ganz einfach Beziehungen zwischen Accounts einrichten. Dadurch ist eine detaillierte Freigabe von Daten möglich, die Ihre Geschäftsanwender selbst steuern können, ohne die Hilfe eines Administrators zur Einrichtung von Freigaberegeln in Anspruch nehmen zu müssen.

Sehen, wieviel Sie freigegeben haben

Fassen wir zusammen, was Sie in diesem Projekt geleistet haben. Wie reagieren Sie:

• Sie haben ein einfaches Partnerportal mithilfe der Vorlage "Partner Central' erstellt.
  
• Sie haben ein externes Freigabemodell eingerichtet.
  
• Sie haben Partneraccounts und Partnerbenutzer erstellt.
  
• Sie haben einen neuen Benutzer zur Salesforce-Rollenhierarchie hinzugefügt.
  
• Sie haben Freigaberegeln verwendet, um Datensätze über Rollenhierarchien und Accountrollen freizugeben.
  
• Sie haben ein Freigabeset für die Freigabe von Datensätzen verwendet.
  
• Sie haben eine Accountbeziehung für die Freigabe von Datensätzen erstellt.
  

So haben Maria (und Sie) die Ausgangsanforderung erfüllt:

Herzlichen Glückwunsch! Gehen Sie jetzt hin und nutzen Sie Ihr gesammeltes Wissen, um Ihre Datensätze für die externen Benutzer freizugeben, die sie sehen müssen.