Festlegen externer organisationsweiter Standardeinstellungen für Ihre Organisation

Nachvollziehen der Schritte aus "Trail Together"

Möchten Sie bei diesem Schritt einem Experten folgen? Sehen Sie sich dieses Video an, das zur Serie "Trail Together" gehört. Dieser Clip beginnt bei Minute 22:17, für den Fall, dass Sie zurückspringen und den Anfang des Schritts noch einmal sehen möchten.

Externe organisationsweite Standardeinstellungen

Externe organisationsweite Standardeinstellungen geben Ihnen volle Kontrolle über den Basisdatensatzzugriff von Site- und Portalbenutzern. Diese Sicherheitsebene stellt sicher, dass Sie separate Zugriffsrichtlinien für interne und externe Benutzer definieren können.

Sehen Sie sich dieses Video an, um einen Überblick über externe organisationsweite Standardeinstellungen und deren Funktionsweise mit externen Benutzern zu erhalten.

Beispielsweise können Sie allen internen Benutzern öffentlichen Lesezugriff auf Verkaufschancen erteilen und die externen organisationsweiten Standardeinstellungen als "privat" festlegen, damit Partner die Verkaufschancen der anderen nicht sehen können.

Überlegungen zu externen organisationsweiten Standardeinstellungen

Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie externe organisationsweite Standardeinstellungen verwenden. Externe organisationsweite Standardeinstellungen gelten für alle Experience Cloud- und alten Portallizenzen. Nicht für alle Objekte kann ein externes Freigabemodell festgelegt werden. Für folgende Objekte ist dies möglich:

• Accounts und die ihnen zugeordneten Verträge und Vermögenswerte
  
• Objekte
  
• Kundenvorgänge
  
• Kontakte
  
• Einzelpersonen
  
• Opportunities
  
• Aufträge
  
• Benutzerdefinierte Objekte
  
• Benutzer
  

Wir empfehlen dringend, den externen Standardzugriff für alle Objekte als "privat" festzulegen und den Zugriff dann auf anderen Wegen zu öffnen. Wenn Sie Berichte und Dashboards zu beliebigen Objekten für externe Benutzer (z. B. einen Partner) freigeben möchten, müssen Sie den externen organisationsweiten Standard ebenfalls auf privat einstellen.

Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist die Tatsache, dass die externe organisationsweite Standardeinstellung nicht mehr Zugriff erlauben darf als die interne Einstellung. Das bedeutet, dass externe Benutzer keinen öffentlichen Lese-/Schreib-/Übertragungszugriff haben können, wenn Ihre internen Salesforce-Benutzer über öffentlichen Lese-/Schreibzugriff auf Kundenvorgänge verfügen.

Wenn die Einstellung Sicherer Gastbenutzerzugriff auf Datensätze in "Setup | Sharing Settings" (Setup | Freigabeeinstellungen) aktiviert ist, werden Gastbenutzer nicht als externe Benutzer angesehen. Die organisationsweiten Standardeinstellungen für Gastbenutzer sind für alle Objekte auf "Privat" festgelegt. Diese Zugriffsebene kann nicht geändert werden. Sie können den Zugriff für Gastbenutzer mit anderen Freigabemechanismen, wie z. B. Freigaberegeln, ermöglichen.

Einrichten und Testen externer organisationsweiter Standardeinstellungen

Da sich Ursa Major entschieden hat, den Vertrieb über Partner auszubauen, ist es zwingend notwendig, externe organisationsweite Standardeinstellungen festzulegen.

Maria möchte den externen Zugriff auf Verkaufschancen einschränken, während interne Ursa Major Salesforce-Benutzer weiterhin die Flexibilität haben sollen, alle Verkaufschancen einzusehen. Um dieser Anforderung umzusetzen, ändert Maria die Standardeinstellungen für den internen und externen Zugriff.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Schnellsuche" Sharing Settings (Freigabeeinstellungen) ein und wählen Sie dann Freigabeeinstellungen aus.
   
2. Klicken Sie im Bereich "Organization-Wide Defaults (Organisationsweite Standardeinstellungen)" auf Edit (Bearbeiten).
   
3. Legen Sie für die Objekte "Account", "Contract" und "Opportunity" den internen Standardzugriff als Öffentlicher Lesezugriff und den externen Standardzugriff als Privat fest.
   
4. Klicken Sie auf Save (Speichern). Klicken Sie auf OK, falls Popup-Meldungen oder Warnungen angezeigt werden.
   

Sehen wir uns nun an, wie sich diese Änderung der externen, organisationsweiten Standardeinstellung auf das auswirkt, was die Benutzer tatsächlich in der Salesforce-Organisation und im Ursa Major-Partnerportal sehen.

Hinzufügen von Opportunities zum Navigationsmenü

Um Verkaufschancen im Ursa Major Partner-Portal anzuzeigen, müssen Sie zunächst das Opportunity-Objekt zum Navigationsmenü des Portals hinzufügen.

1. Geben Sie in Setup im Feld "Quick Find (Schnellsuche)" den Text Digital Experiences (Digitale Erfahrungen) ein und wählen Sie dann All Sites (Alle Sites) aus.
   
2. Klicken Sie neben dem Ursa Major-Portal auf Builder (Generator).
   
3. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle der Navigationsmenüleiste (1) und anschließend auf die Schaltfläche Edit Default Navigation (Standardnavigation bearbeiten) (2).
   
   
4. Klicken Sie auf Add Menu Item (Menüelement hinzufügen).
   
5. Ziehen Sie New menu item (Neues Menüelement) unter "Sales (Vertrieb)" ein.
   
6. Ändern Sie diese Eigenschaften:
   

• Name: Opportunities
• Type: Salesforce Object (Salesforce-Objekt)
  
• Object Type (Objekttyp): Opportunity
  
• Default List View (Standardlistenansicht): All Opportunities (Alle Opportunities)
  

6. Klicken Sie auf Save Menu (Menü speichern).
   
7. Klicken Sie auf Publish (Veröffentlichen), dann erneut auf Publish (Veröffentlichen) und dann auf Got It (Verstanden).
   

Testen der Opportunity-Sichtbarkeit im Ursa Major-Partnerportal

Melden Sie sich als Systemadministrator beim Ursa Major-Partnerportal an. Am einfachsten geht dies über Salesforce Setup | Digital Experiences | All Sites | [site URL] (Salesforce-Setup | Digitale Erfahrungen | Alle Sites | [Site-URL] . Navigieren Sie zum Menüelement "Opportunities" (Verkaufschancen), das Sie soeben unter "Sales" (Vertrieb) hinzugefügt haben. Sehen Sie nur die vielen Verkaufschancen!

Melden Sie sich jetzt beim Portal als Josh Davis an. Die einfachste Möglichkeit ist die Option Log in to Experience as User (Als Benutzer bei der Erfahrung anmelden) auf dem Kontaktdatensatz von Josh. Wählen Sie im App-Launcher Kontakte aus, klicken Sie auf den Namen von Josh Davis, um seinen Kontaktdatensatz zu öffnen, und wählen Sie im Dropdown-Menü für Schnellaktionen die Option Log in to Experience as User (Als Benutzer bei der Erfahrung anmelden) aus.

Navigieren Sie zum gleichen Menüelement "Opportunities" und wählen Sie die Listenansicht Alle Opportunities aus. Sie sollten jetzt keine Opportunities sehen können. Gut gemacht!

Ressourcen

Salesforce-Hilfe: Festlegen Ihrer externen organisationsweiten Standardeinstellungen

Salesforce-Hilfe: Freigaberegeln

Videoreihe: Wer sieht was in Experience Cloud (englischsprachig)